企事業(yè)單位文書(shū)檔案收集與歸檔路徑研究

尤建軍 郭利平 吳俊洋

摘要：歸檔文書(shū)是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。檔案收集和歸檔工作是否合理在一定程度上決定辦公室工作能否順利開(kāi)展。有鑒于此，本文關(guān)于書(shū)檔案收集和歸檔工作的路徑進(jìn)行了分析，歸納，總結(jié)，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;收集歸檔;企事業(yè)單位

引言

文書(shū)檔案收集和歸檔工作作為企事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，為企事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展提供了較為完善的數(shù)據(jù)和資料支持，對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展有著非常重要的作用。文書(shū)檔案中涵蓋的內(nèi)容較多，以基本工作文件為主，還會(huì)涉及企事業(yè)單位一些重大事件或者發(fā)展進(jìn)程文件，這些材料具有較高的參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的制定有著決定性作用。文書(shū)檔案中涵蓋的重要資料包括計(jì)劃任務(wù)書(shū)、審計(jì)報(bào)告、評(píng)定審核方式等內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行收集和歸檔管理，能夠幫助企事業(yè)單位更好地處理日常工作中存在的問(wèn)題，為企事業(yè)單位各階段發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著很好的助推作用。由此可知，文書(shū)檔案收集和歸檔工作對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展有著重大意義，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其重視力度。

1辦公室文書(shū)檔案收集及歸檔工作的重要性

辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作能夠收集企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)資料，作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要見(jiàn)證以及記錄，人們能夠通過(guò)翻閱各種辦公室文檔的方式獲得基礎(chǔ)性的資料，了解企事業(yè)單位運(yùn)行實(shí)際狀況。同時(shí)檔案也是企事業(yè)單位發(fā)展變化的見(jiàn)證，為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供了重要的參考。

2文書(shū)檔案收集和歸檔中存在的問(wèn)題

2.1重視力度較低，管理意識(shí)差

檔案管理人員對(duì)于文書(shū)檔案收集和歸檔重視力度普遍偏低，工作積極性堪憂(yōu)，使得管理工作落實(shí)存在較大問(wèn)題。加之很多管理人員自身管理意識(shí)的缺失，在檔案管理中只注重重要文件，忽略了其他文件資料的作用，導(dǎo)致檔案收集和歸檔存在不全面、不完善性，影響了文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量，降低了檔案的真實(shí)性和有效性，并致使文書(shū)檔案的實(shí)際作用得不到充分發(fā)揮和體現(xiàn)，對(duì)工作的開(kāi)展帶來(lái)了一定影響[1]。

2.2檔案信息資源的渠道來(lái)源不夠暢通

信息資源采集工作需要得到信息提供者的大力支持與積極配合，才能確保信息資源的真實(shí)性與有效性。辦公室檔案管理人員為了確保信息資源的意義價(jià)值，需要對(duì)所有文書(shū)資料進(jìn)行定期規(guī)范采集，但許多資料信息具有極強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性和流動(dòng)性，一個(gè)文書(shū)檔案資料就有可能需要得到多個(gè)機(jī)構(gòu)部門(mén)的配合，才能將有價(jià)值的資料信息采集整理完畢，然后才能進(jìn)行歸檔管理，才能為今后的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與管理決策提供參考依據(jù)。這種文書(shū)檔案資料關(guān)聯(lián)多個(gè)機(jī)構(gòu)部門(mén)的工作利益，因此需要它們積極溝通合作，對(duì)相關(guān)信息材料進(jìn)行補(bǔ)充與完善，最終形成科學(xué)規(guī)范、合乎標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)檔案。但在實(shí)際管理過(guò)程中，許多分支部門(mén)嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案資料收集工作應(yīng)付了事，不予認(rèn)真配合，導(dǎo)致單位的檔案信息渠道來(lái)源受到極大阻礙，難以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效溝通，致使一些重大信息資源缺乏連續(xù)性與完整性，檔案資料的質(zhì)量難以得到有效保障，對(duì)單位的規(guī)范運(yùn)行和建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。

2.3文書(shū)檔案收集和歸檔力度較小

文書(shū)檔案收集方式較為單一。歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁(yè)次，防止文件張頁(yè)丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。目前很多企事業(yè)單位在進(jìn)行文書(shū)檔案收集過(guò)程中，仍采用傳統(tǒng)較為單一的方式，這對(duì)于少量的文書(shū)檔案收集來(lái)說(shuō)，不會(huì)帶來(lái)較大影響，但是隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷拓展，文書(shū)檔案數(shù)量也勢(shì)必會(huì)增加，此時(shí)再應(yīng)用傳統(tǒng)的收集方式，難免會(huì)增大文書(shū)檔案收集的難度，影響檔案管理的水平，阻礙企事業(yè)單位相關(guān)工作的開(kāi)展[2]。

2.4相關(guān)管理人員素質(zhì)低

相關(guān)管理人員的管理素質(zhì)較為低下，決定了辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作的水平不高。單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要提高對(duì)于辦公室工作人員素質(zhì)的重視，這樣才能夠有效利用檔案進(jìn)行決策，提升自身實(shí)力。因?yàn)檗k公室文書(shū)檔案管理人員多為退休人員或是家屬，本身素質(zhì)不是很高，缺乏對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視，許多辦公室員工因?yàn)楣ぷ鳝h(huán)境較為安逸，缺乏進(jìn)取心，對(duì)于單位的發(fā)展現(xiàn)狀了解不到位，思想水平不高，不利于辦公室文書(shū)檔案收集以及歸檔工作的開(kāi)展。

3辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的優(yōu)化發(fā)展措施

要想使辦公室文書(shū)檔案收集歸檔管理工作能夠有效適應(yīng)全新發(fā)展形勢(shì)的要求，徹底打破檔案信息收集管理工作困境，辦公室文書(shū)檔案管理人員就必須不斷提高思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)能力，建立科學(xué)完善的檔案管理制度，形成信息資源規(guī)范管理體系，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，不斷提高其質(zhì)量效率，充分發(fā)揮其意義價(jià)值，從而為整個(gè)檔案管理工作體系的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。

3.1強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)質(zhì)量，加強(qiáng)管理人員的意識(shí)水平

文書(shū)檔案收集和歸檔工作的開(kāi)展需要專(zhuān)業(yè)的管理人員輔助方能實(shí)現(xiàn)，因此企事業(yè)單位需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，加強(qiáng)工作人員對(duì)文書(shū)檔案收集和歸檔的重視力度，并熟練掌握工作的具體流程事項(xiàng)，按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作，提高文書(shū)檔案管理的整體水平。同時(shí)還要學(xué)習(xí)和引進(jìn)較為先進(jìn)的檔案收集和管理方式，提升檔案收集和歸檔的工作效率，保證文書(shū)檔案的完善性。例如，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立電子檔案，以此來(lái)提升檔案收集和歸檔效率，減少問(wèn)題的產(chǎn)生。此外，培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展也能夠幫助工作人員找出自身存在的問(wèn)題，進(jìn)而不斷提高自身的能力，提高文書(shū)檔案管理的效率[3]。

3.2建立實(shí)施科學(xué)完善的創(chuàng)新管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化工作流程

在當(dāng)前發(fā)展時(shí)期，辦公室文書(shū)檔案資料的內(nèi)容形式更加豐富多樣，紙質(zhì)存儲(chǔ)媒介與計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)媒介并存，信息流通更富時(shí)效性和廣泛性，因此需要辦公室檔案管理部門(mén)制定科學(xué)完善的創(chuàng)新管理制度，以對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行約束與規(guī)范。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作流程，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化操作管理，明確劃分檔案管理工作各環(huán)節(jié)步驟的責(zé)任義務(wù)，確保有價(jià)值的文書(shū)檔案資料從收集到形成、從歸檔到使用、從保管到交接等各個(gè)方面都合規(guī)合法、嚴(yán)密高效，從而促使檔案管理人員提升管理意識(shí)、增強(qiáng)管理能力，以此確保重要文檔信息形式內(nèi)容的規(guī)范性、歸檔工作的嚴(yán)密性以及交接工作的時(shí)效性。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要注重加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化操作，促使整個(gè)檔案管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)合規(guī)、科學(xué)高效，信息資源跟蹤管理工作落實(shí)到位，檔案信息管理質(zhì)量效率得到不斷提升。

3.3提升臨時(shí)性文書(shū)檔案材料的收集效果

目前很多文書(shū)檔案管理人員都是以臨時(shí)人員為主，其在調(diào)動(dòng)或者離職過(guò)程中很容易將很多檔案遺留在手上，這時(shí)就需要加強(qiáng)對(duì)這些臨時(shí)文件的收集和歸檔力度，保證檔案的完整性和可靠性。如在進(jìn)行重要會(huì)議時(shí)需要通知相關(guān)部門(mén)及時(shí)收集和整理會(huì)議資料，針對(duì)已經(jīng)離職和調(diào)動(dòng)的人員，單位需要及時(shí)與他們進(jìn)行溝通，并移交手中的文書(shū)檔案。

結(jié)語(yǔ)：檔案整理過(guò)程中要全面分析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及其產(chǎn)生原因，并采取有效的改善措施，可以最大程度地確保文書(shū)檔案的收集完整和準(zhǔn)確，進(jìn)而促進(jìn)文書(shū)檔案歸檔工作的順利開(kāi)展，并推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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