OA信息辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設中的作用與價值分析

張小虎

長沙市軌道交通運營有限公司 湖南 長沙 410000

引言

互聯網大數據時代下，信息化建設儼然已成為企業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，以長沙市軌道交通信息管理系統(tǒng)項目為例，該系統(tǒng)自2019年開始建設涵蓋了3個標段共計20多種應用子系統(tǒng)，但當前在信息化建設中還存在著一些問題，為有效解決，可廣泛運用OA信息辦公系統(tǒng)，提升工作效率與質量，增強市場競爭力。

1 OA信息辦公系統(tǒng)的特點與功能

OA信息化辦公系統(tǒng)是利用互聯網絡、信息設備、智能設備等，為多人提供溝通，并實現信息的共享、協(xié)調，是一種當前信息時代的新型辦公方式。在日常辦公中廣泛運用OA系統(tǒng)不僅可以解決傳統(tǒng)紙質辦公的各項不便，提升辦公效率，節(jié)約辦公成本，還可以強化企業(yè)內部各部門的溝通交流、數據共享，實現當前時代移動辦公的需求，且通過不受時間、地點的限制，來實現集團化辦公的目標[1]。

OA信息辦公系統(tǒng)的核心是一個集成度、兼容性較高的溝通平臺，可以實現辦公中各項通訊、文件傳輸的時效性，同時還可以依靠這個平臺實現企業(yè)中職工的人事信息、專業(yè)知識管理、人事管理以及行政管理等多種功能，還可以依靠操作人員的習慣和喜好進行個性化設定，如催促任務進度、實時跟蹤、短信提醒、郵件接發(fā)甚至是考勤管理、工作日志管理等。

2 OA信息辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設中的應用途徑

在企業(yè)信息化建設中，OA信息辦公系統(tǒng)的加入，可應用于系統(tǒng)檢驗，并將其在信息化建設中提升建設效果。而OA信息辦公系統(tǒng)還可以在易用性檢驗中，注重于單功能的靈活性與直觀性方面進行檢驗，重點檢查使用者的操作頁面是否流暢、整潔，加強操作人員任務目標的一致性。

OA信息辦公系統(tǒng)可為企業(yè)構建系統(tǒng)技術方案，其中在對互聯網服務器與數據庫的連接中，應做好OA協(xié)同軟件開發(fā)工作，提升系統(tǒng)的操作性與兼容性，并充分發(fā)揮出OA信息辦公系統(tǒng)的價值與優(yōu)勢，通過工作流引擎做好自主研發(fā)。

3 OA信息辦公系統(tǒng)為企業(yè)信息化建設帶來的價值

3.1 提高工作效率

相比于傳統(tǒng)的紙質化辦公，企業(yè)的信息化建設更可以提高工作效率，滿足當前社會對時效性的需求。由于當前企業(yè)信息化建設在很多方面還存在著不確定性，運用OA信息辦公系統(tǒng)可通過其高度的自動化與檢測性，為企業(yè)信息化建設提供更多的幫助[2]。

運用OA信息辦公系統(tǒng)，擁有著極強的公文管理功能，當前信息時代對各項事務都提出了時間的要求，而針對新市場的到來，技術不斷更新的自動化辦公系統(tǒng)可以通過本身的公文跟蹤、查詢、傳遞以歸檔等功能，讓職工實現自助式辦公模式，讓職工可以自己進行系統(tǒng)規(guī)劃，并在多個部門之間建立起長效的溝通與連接。當前的單獨施工項目完成批點時間僅需要20秒，同時單個文件在不同部門之間的傳閱，也從多日縮減到了兩個工作日，這種工作效率的提升還可以大幅度降低工作強度，還可以通過協(xié)同部門溝通來為后續(xù)其他工作提供幫助，同時隨著后續(xù)移動App的開發(fā)，還可以通過OA信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，加強了多種工作的辦公效率（如圖1）。

圖1 行政公文流轉時間大為縮減

3.2 標準作業(yè)流程

信息化建設過程中，各項功能運用后都可以為企業(yè)的業(yè)務發(fā)展提供幫助，而在此過程中卻由于功能之間的兼容性等原因難以實踐運用。OA信息辦公系統(tǒng)可有效改善信息功能的兼容性，由于當前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，內部職工人數不斷增加，部門也出現了分割的情況，很多工程在開展過程中需要各個部門通力配合，但各部門卻由于聯系不暢、數據不對稱等原因出現溝通的壁壘。而通過OA信息辦公系統(tǒng)，則可以大幅度提升工作質量，加快部署效率，節(jié)約企業(yè)的成本，規(guī)范施工中各部門的配合情況，標準作業(yè)流程，實現跨地區(qū)辦公，往往很多人需要十幾天的事情，現在兩三人就可以通過信息化系統(tǒng)來完成，減少參與人員多帶來的不規(guī)范性與管理難度[3]。

3.3 挖掘數據價值

OA信息辦公系統(tǒng)可通過自身的協(xié)同作用，通過實時通信、郵件接發(fā)等功能，將傳統(tǒng)垂直化管理模式轉變?yōu)榫仃嚹Ｊ?，最大限度提高企業(yè)工作人員的寫作能力，激發(fā)人員的創(chuàng)造力。而這項功能還可以起到挖掘數據價值的作用，利用信息化系統(tǒng)可以將各項數據，并配合報表分析，減少故障發(fā)生率以及檢修率，讓更多的數據加以展現，而隨著關鍵數據的錄入，信息化平臺還可以深度分析各項數據信息，并準確上報，為技術管理工作提供便利，系統(tǒng)也可以通過信息化平臺全面統(tǒng)計斷面客量以及換乘客流等多項要素，為運營決策相關管理者提供數據支持。

4 企業(yè)信息化建設面臨的現狀和困難

長沙市軌道交通信息管理系統(tǒng)在2022年前已經完成了14個子系統(tǒng)的上線試運行（如表1）。

表1 軌道交通信息管理子系統(tǒng)建設計劃

在系統(tǒng)建設過程中，多個部門間都已全力配合，共同建設信息化辦公體系，且各項子系統(tǒng)都嚴格按照需求完成調研與方案設計，試運行的子系統(tǒng)運行穩(wěn)定，都已為各部門的辦公提供幫助。但仍有一些子系統(tǒng)未能成功按照預定時間上線運行，由于公司組織架構的調整部分業(yè)務歸屬已轉至新成立的分子公司，建設過程中的系統(tǒng)還未遷移至政務云環(huán)境，系統(tǒng)業(yè)務流程未實現App移動端的全覆蓋。另外，物流配送系統(tǒng)雖已完成初步設計，但由于當前業(yè)務流程采用分散式采購物資管理模式同時缺乏物流配送團隊，最終導致完成設計的系統(tǒng)無法實際運用[4]。

4.1 缺乏經驗無法全面實現功能需求

信息化系統(tǒng)雖已經為業(yè)務工作提供了便利，隨著更多子系統(tǒng)的上線還可以為信息化建設累積更多的經驗，但由于企業(yè)缺乏信息化系統(tǒng)建設的經驗，以往根據傳統(tǒng)辦公模式編制的業(yè)務范疇與管理條例難以滿足更多功能的業(yè)務規(guī)范管理，部分功能都難以在信息化建設中得以有效落實，且各生產部門的管理模式還存在著較大的差異，面臨著無法滿足全體人員需求的窘境，而不同子系統(tǒng)間的接口與數據顆粒度還存在著不匹配的差異，需要在不同系統(tǒng)間重復錄用，難以實現真正意義上的數據共享。

4.2 初期使用效果難以達到預想

當前企業(yè)在信息化建設中，還面臨著對建設難度的預判不足，在施工系統(tǒng)上線后，缺乏對后續(xù)建設中的風險的規(guī)避，業(yè)務需求部門對信息化系統(tǒng)建設前景過于樂觀。已建線路所需設備的基礎數據臺賬較為龐大，在系統(tǒng)推廣過程中很容易由于用戶數量過大，對未部署至云環(huán)境的系統(tǒng)后臺數據庫造成過大的負載，從而出現操作界面鎖死，運轉不暢的故障；實際辦公中，在各子系統(tǒng)未推廣使用之前，并沒有給關鍵性用戶安裝兼容性的配套軟件，導致用戶在使用時出現界面卡死的問題；最后，由于最初的系統(tǒng)設計階段智能手機和5G技術還未全面普及和推廣，并未考慮到所有系統(tǒng)業(yè)務流程的App端全覆蓋，同時在App移動端的推廣和運用中，鑒于手機版本的操作系統(tǒng)的差異，很多操作系統(tǒng)都難以有效發(fā)揮其價值，導致最終結果與預估效果存在著差異。

4.3 缺乏完善配套的管理制度

在信息化建設中，各項子系統(tǒng)在上線試運行到正式投入使用的過程中，都需要進行不斷的更新迭代，最終讓系統(tǒng)人機界面和流程運作更為流暢，這就出現了相關配套技術資料并沒有及時更新，在系統(tǒng)上線后，業(yè)務歸口部門也沒有及時發(fā)布配套的系統(tǒng)使用規(guī)范，因此在運用過程中也無法發(fā)揮其最大功效，由于建設經驗不足缺乏完善配套的管理制度，都導致了在信息化建設中各子系統(tǒng)在上線測試以及正式運用等方面還存在不足。

5 結束語

綜上所述，隨著互聯網和大數據科技與社會的不斷進步與進展，各企業(yè)都已將信息化建設放在首要工作中，而當前企業(yè)在信息化建設過程中還面臨著建設經驗不足、管理制度不夠配套等問題，在企業(yè)的信息化建設過程中運用OA信息辦公系統(tǒng)可為企業(yè)帶來提高工作效率、強化風險控制、標準作業(yè)流程以及挖掘數據價值等諸多價值，從而增加企業(yè)的市場競爭力。