淺析財(cái)務(wù)工作中銀行存款日記賬的自動(dòng)化錄入程序

李麟宇 方詩(shī)思 張涵婧

（成都市特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)研究院，四川 成都 610000）

1 現(xiàn)金存款日記賬的重要性

銀行存款日記賬是由出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的銀行存款收付憑證，序時(shí)逐筆登記的賬簿。是專門用來(lái)記錄銀行存款收支業(yè)務(wù)的一種特種日記賬，其是各單位重要的經(jīng)濟(jì)檔案之一。其登記要求為：根據(jù)復(fù)核無(wú)誤的銀行存款收、付款記賬憑證登記賬簿；所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容必須同記賬憑證相一致，不得隨意增減；要按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的順序逐筆登記賬簿；數(shù)字真實(shí)、準(zhǔn)確，摘要清晰明了，便于查閱。

編制銀行現(xiàn)金存款日記賬是為了詳細(xì)了解庫(kù)存現(xiàn)金的收支和結(jié)存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)收支工作中存在的問(wèn)題和可能出現(xiàn)的差錯(cuò)，單位除了對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行總分類核算以外，還須設(shè)置“現(xiàn)金日記賬”進(jìn)行序時(shí)核算。出納人員根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆登記。每日終了，應(yīng)計(jì)算當(dāng)日的現(xiàn)金收入合計(jì)數(shù)、現(xiàn)金支出合計(jì)數(shù)、結(jié)出賬面余額，并與實(shí)際庫(kù)存額核對(duì)相符。

編制銀行現(xiàn)金存款日記賬也為了及時(shí)掌握銀行存款的收支和結(jié)存情況，便于與銀行核對(duì)賬目，及時(shí)發(fā)現(xiàn)銀行存款收支工作中存在的問(wèn)題和可能出現(xiàn)的差錯(cuò)。出納人員根據(jù)銀行收款憑證、付款憑證及所附的有關(guān)原始憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐筆登記。每日終了，應(yīng)計(jì)算銀行存款收入合計(jì)、銀行存款支出合計(jì)，并結(jié)出賬面余額。

2 目前遇到的困境

對(duì)于成都市特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)研究院來(lái)說(shuō)，由于業(yè)務(wù)量大，且增速很快。財(cái)務(wù)工作人員編制銀行現(xiàn)金存款日記賬一直是一項(xiàng)機(jī)械且煩瑣的工作。以筆者單位為例進(jìn)行研究，一直以來(lái)，行政事業(yè)性收費(fèi)是單位的主要收入來(lái)源，每日業(yè)務(wù)量巨大。財(cái)務(wù)部門的工作人員每天需要根據(jù)已開(kāi)具的行政事業(yè)性票據(jù)，將銀行入賬單的到賬日期、摘要（即單位名稱）及金額逐筆核對(duì)并手工錄入至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，形成電子化的《銀行存款日記賬》，這要求每一筆都準(zhǔn)確無(wú)誤，才能確保月末《銀行存款日記賬》與《銀行客戶存款對(duì)賬單》一一勾對(duì)。在月末核對(duì)無(wú)誤后，將其打印下來(lái)備用。每年年底，在全年賬務(wù)核對(duì)無(wú)誤后造冊(cè)存檔備查。

以2019年數(shù)據(jù)為例進(jìn)行研究，據(jù)統(tǒng)計(jì)，由于法定節(jié)假日的原因，2月份需要處理的賬務(wù)最少，只有729筆；12月份需要處理的賬務(wù)最多，主要因?yàn)樾枰獙⒈灸赉y行已收、單位未開(kāi)票的回單及銀行入賬單全部錄入，該月總回單數(shù)量超過(guò)2 300筆；2019年平均每月行政事業(yè)性收費(fèi)的錄入數(shù)超過(guò)1 400筆。

《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》要求：銀行存款日記賬需要日清月結(jié)。在這種工作要求下，財(cái)務(wù)人員在做這項(xiàng)工作時(shí)一方面要求精神高度集中，另一方面又是機(jī)械地重復(fù)著大量相同的工作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，平均每筆賬務(wù)核對(duì)并錄入需花費(fèi)1分半左右的時(shí)間，還容易出現(xiàn)漏錄或金額錯(cuò)錄的情況，導(dǎo)致月末無(wú)法與《銀行對(duì)賬單》及會(huì)計(jì)完成記賬后的銀行存款余額一致。每筆賬務(wù)平均需要如此久的時(shí)間，主要由以下兩個(gè)原因?qū)е隆?/p>

2.1 人為原因?qū)е碌腻e(cuò)誤

以工作中實(shí)際遇到的情況舉例：在錄入銀行存款日記賬時(shí)，三個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)分別是對(duì)方戶名、到賬時(shí)間、到賬金額。

第一個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)是對(duì)方戶名。以對(duì)方戶名錄錯(cuò)的情況分析，有可能是因?yàn)樨?cái)務(wù)工作人員注意力不集中，或被其他事情打岔的同時(shí)在做這項(xiàng)工作，就會(huì)產(chǎn)生將對(duì)方戶名錄錯(cuò)的情況。舉例來(lái)講，實(shí)際對(duì)方戶名是“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限公司”，而由于人為失誤，產(chǎn)生錯(cuò)錄、少錄或多錄的情況，有可能會(huì)錄成“成都宏旭物業(yè)服務(wù)有限公司” “成都鴻旭物業(yè)有限公司”或“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司”。

在這種情況下，反應(yīng)在月末的表格中，就會(huì)在“我單位已收，銀行未收”欄出現(xiàn)一筆對(duì)方戶名為“成都宏旭物業(yè)服務(wù)有限公司”“成都鴻旭物業(yè)有限公司”或“成都鴻旭物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司”的賬務(wù)。但以單位的實(shí)際情況，這一欄不應(yīng)該有數(shù)據(jù)。所以這時(shí)財(cái)務(wù)人員就要去查找原始憑證，發(fā)現(xiàn)是哪里出現(xiàn)問(wèn)題，確認(rèn)正確的對(duì)方戶名，再進(jìn)行更正。

第二個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)是到賬時(shí)間，因?yàn)槲覇挝粚?shí)際情況，客戶不一定是當(dāng)天轉(zhuǎn)賬，當(dāng)天就開(kāi)票。有可能發(fā)生客戶在1月10日就已經(jīng)將應(yīng)繳費(fèi)用轉(zhuǎn)賬完成，卻由于各種原因耽誤了很久，在下半年才來(lái)辦理業(yè)務(wù)并開(kāi)票的情況。故而有可能發(fā)生實(shí)際到賬時(shí)間是2019年1月10日，卻因?yàn)榭蛻羰?月10日才來(lái)辦理業(yè)務(wù)并開(kāi)票，財(cái)務(wù)人員在錄入銀行存款日記賬時(shí)以慣性思維，直接將到賬時(shí)間錄成了2019年7月10日的情況。

在這種情況下，月底與銀行對(duì)賬時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)方戶名、到賬金額都能對(duì)上，但是卻分別在借方和貸方各有一筆無(wú)法勾對(duì)的賬目出現(xiàn)。這時(shí)，財(cái)務(wù)人員只需要核對(duì)這兩筆賬目的到賬時(shí)間，就能很快地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決，屬于最簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤之一。

第三個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)是到賬金額，這個(gè)數(shù)據(jù)是屬于最容易出錯(cuò)，并且發(fā)生錯(cuò)誤后最難找出原因的情況。在銀行回單上，到賬金額通常以大小寫分別列在“金額”一欄標(biāo)明。但在實(shí)際工作中，首先，一般不會(huì)去關(guān)注大寫金額，只會(huì)以小寫金額進(jìn)行錄入；其次，銀行回單上由于篇幅所限，該欄位其實(shí)很小。故而很可能將到賬金額看錯(cuò)、錄錯(cuò)。以一筆實(shí)際到賬金額為6 177.60元的賬務(wù)舉例，財(cái)務(wù)人員在錄入時(shí)很可能會(huì)將這筆金額錄成6 177.80元、6 771.60元或6 177.00元，發(fā)生這種錯(cuò)誤后，即使是再回過(guò)頭來(lái)檢查，也很難一眼就發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

在這種情況下，月底與銀行對(duì)賬時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)我方余額與銀行余額對(duì)不上的情況。這時(shí)，通常來(lái)講財(cái)務(wù)人員需要參照差異的金額，以經(jīng)驗(yàn)去判斷本月賬務(wù)是漏錄了，還是錯(cuò)錄了。如果金額比較特殊，以我單位為例，金額如果是150 550 643.5元的話，就有很大概率是漏錄了一筆賬。此時(shí)可以在原始憑證中重點(diǎn)檢查到賬金額是該差異金額的賬務(wù)是否錄入，相對(duì)來(lái)說(shuō)還比較好找。但如果是上文提到的6 177.60元錄成了6 177.80元，這種只差了0.2的情況，就需要財(cái)務(wù)人員在所有當(dāng)月的原始憑證中，逐日核對(duì)，找出與銀行余額不一致的那一天，然后再逐筆檢查，看是錯(cuò)錄了哪一筆。

如果說(shuō)一個(gè)月只出現(xiàn)一筆錯(cuò)誤的賬務(wù)，賬務(wù)糾正起來(lái)還是很容易的，用上文說(shuō)到的辦法進(jìn)行糾正就可以了。但是人非圣，賢孰能無(wú)過(guò)，財(cái)務(wù)人員就算能保證99.5%的正確率，乘以平均每月1 400筆的龐大基數(shù)，每月月底需要更正的錯(cuò)賬也有7筆之多。而如果在同一個(gè)月中出現(xiàn)的多筆錯(cuò)賬，處理起來(lái)需要消耗的時(shí)間就不是以線性在增長(zhǎng)的了，多種的排列組合下，有可能找到這7筆錯(cuò)賬需要花費(fèi)的時(shí)間比完全重新再做一遍的時(shí)間還要久。

曾經(jīng)有一個(gè)月，在月底對(duì)賬時(shí)，我方賬戶余額與銀行存款余額差了0.3元，在3天的查錯(cuò)無(wú)果情況下，我單位財(cái)務(wù)人員又耗費(fèi)5個(gè)工作日將所有當(dāng)月賬目重新登記了一遍，大大影響了正常的工作流程。最終發(fā)現(xiàn)是有4筆賬務(wù)金額登記錯(cuò)誤，其中兩筆多錄了0.3元，一筆少錄了0.1元，一筆少錄了0.2元。

此外，每月的行政事業(yè)性收費(fèi)收入還需要和我單位自己的綜合管理系統(tǒng)中的行政事業(yè)性收入核對(duì)，避免出現(xiàn)兩者不統(tǒng)一的情況，影響業(yè)務(wù)量的統(tǒng)計(jì)，這方面工作量同樣繁重。

2.2 財(cái)務(wù)軟件的不便之處

我單位目前使用的財(cái)務(wù)軟件，在錄入銀行存款日記賬時(shí)，也有很多的不便之處：在使用該財(cái)務(wù)軟件時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要手工錄入序列號(hào)、錄入日期、業(yè)務(wù)日期、憑證字、憑證號(hào)、憑證年、憑證期間、摘要、借方金額的信息。其中序列號(hào)、憑證字、憑證號(hào)、憑證年、憑證期間可以由財(cái)務(wù)人員雙擊欄位后，財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)填充。錄入日期、業(yè)務(wù)日期、摘要、借方金額需要財(cái)務(wù)人員手工錄入。

但其實(shí)，錄入日期由于日清月結(jié)的要求，每天的錄入日期和系統(tǒng)日期一致就可以了，完全不需要再進(jìn)行人工錄入。業(yè)務(wù)日期、摘要、借方金額如果以手工方式錄入的話，很難不出錯(cuò)。并且以我單位自身收入情況舉例，2020年上半年共產(chǎn)生15 582條數(shù)據(jù)，其中摘要（即單位名稱）中包含“四川”字樣有3 967條，占25%；包含“成都”字樣有8 984條，占58%；包含“物業(yè)”字樣有4 447條，占29%；包含“有限公司”字樣有11 663條，占75%。在摘要部分，如果采用人工錄入的辦法，有大部分工作其實(shí)是機(jī)械地重復(fù)著的。

長(zhǎng)期來(lái)看，財(cái)務(wù)人員每天花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力才能使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和銀行收入數(shù)據(jù)、綜合管理系統(tǒng)收入數(shù)據(jù)三方一致。但是手工錄入的工作方式卻一直面臨著易出錯(cuò)，效率低的困境。因?yàn)楣ぷ髁看?，曾?jīng)出現(xiàn)過(guò)因?yàn)榻痤~出錯(cuò)，一一核對(duì)花費(fèi)幾天的情況；同時(shí)銀行存款日記賬的錄入量是龐大的，又是一項(xiàng)煩瑣、機(jī)械且重復(fù)的工作，所以希望有更簡(jiǎn)潔高效、正確率更高的方式來(lái)完成此項(xiàng)工作。

3 其他單位的處理辦法

筆者發(fā)現(xiàn)這一問(wèn)題后，積極地向其他公司、單位、機(jī)關(guān)了解他們的處理辦法。

了解到對(duì)于部分私企及大型國(guó)有企業(yè)，在公司條例或體系文件的允許下，他們有的是全程采用無(wú)紙化辦公，采購(gòu)新型綜合處理軟件，在經(jīng)濟(jì)行為發(fā)生的同時(shí)，便自動(dòng)生成銀行存款日記賬；有的是直接聘用多個(gè)財(cái)務(wù)人員來(lái)處理賬務(wù)。

對(duì)于一些機(jī)關(guān)單位，由于發(fā)生的經(jīng)濟(jì)行為并不多，一個(gè)月可能就幾十筆賬務(wù)需要處理，所以完全沒(méi)有關(guān)心過(guò)此類問(wèn)題；對(duì)于其他與我單位情況相似的單位，同時(shí)也在苦惱相同的問(wèn)題。

4 本文研究的解決辦法

因此，我單位希望通過(guò)研發(fā)出一套自動(dòng)化計(jì)算機(jī)軟件輔助程序，使財(cái)務(wù)工作人員只需輸入一至兩個(gè)關(guān)鍵字或者其他關(guān)鍵信息，甚至不需人工錄入即可自動(dòng)生成收入數(shù)據(jù)，代替煩瑣的人工逐字錄入，同時(shí)完成與綜合管理系統(tǒng)中的行政事業(yè)行收費(fèi)的收入數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)核對(duì)。

核對(duì)無(wú)誤后，自動(dòng)錄入Excle表格，形成簡(jiǎn)易銀行日記賬。最后，財(cái)務(wù)工作人員只需將信息完全準(zhǔn)確的簡(jiǎn)易銀行日記賬以Excle表格的形式導(dǎo)入至賬務(wù)處理系統(tǒng)，即可完成《銀行存款日記賬》的賬務(wù)核對(duì)與登記。

我單位研究銀行存款日記賬自動(dòng)化錄入程序，采用這套程序后流程如下。

4.1 銀行收入數(shù)據(jù)的生成

客戶至前臺(tái)以繳納現(xiàn)金的方式繳納的費(fèi)用，由出納人員每日下午統(tǒng)一存至銀行，銀行自動(dòng)于第二天生成到賬信息。

客戶至前臺(tái)以刷卡的方式繳納的費(fèi)用，銀行在N+1天自動(dòng)生成到賬信息。

客戶以對(duì)公轉(zhuǎn)賬、柜臺(tái)存款等方式，將應(yīng)繳費(fèi)用匯入我單位指定賬戶后，銀行自動(dòng)生成到賬信息。

4.2 綜合管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)生成

客戶至業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)，采用當(dāng)場(chǎng)繳納現(xiàn)金或刷卡的繳費(fèi)方式。業(yè)務(wù)部門工作人員選中需要處理的業(yè)務(wù)，勾選現(xiàn)金繳費(fèi)或刷卡繳費(fèi)的收費(fèi)模式，開(kāi)具對(duì)應(yīng)的行政事業(yè)性收費(fèi)票據(jù)，錄入綜合管理系統(tǒng)，生成該業(yè)務(wù)的綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

每天早晨，出納人員從銀行管理平臺(tái)導(dǎo)出前一日到賬信息，然后導(dǎo)入至綜合管理系統(tǒng)，以便業(yè)務(wù)部門在開(kāi)票時(shí)能選中并使用正確的到賬信息。

客戶至業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)，出示轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)部門工作人員選中需要處理的業(yè)務(wù)，勾選正確的到賬信息，開(kāi)具對(duì)應(yīng)的行政事業(yè)性收費(fèi)票據(jù)，錄入綜合管理系統(tǒng)，生成該業(yè)務(wù)的綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

4.3 自動(dòng)化錄入程序財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的生成

出納人員每天收齊當(dāng)日開(kāi)具的行政事業(yè)行收費(fèi)票據(jù)，通過(guò)掃描槍掃描行政事業(yè)行收費(fèi)票據(jù)上面的條形碼，獲取該票據(jù)的號(hào)碼，軟件自動(dòng)根據(jù)掃描到的票據(jù)號(hào)在綜合管理系統(tǒng)中搜索并核對(duì)已收費(fèi)的信息，抓取銀行日記賬需要的主要信息，生成該筆銀行存款日記賬明細(xì)，在這一步驟，可能出現(xiàn)以下幾種情況。

4.3.1 到賬信息與開(kāi)票信息不對(duì)應(yīng)

這種情況下，軟件核對(duì)綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與票據(jù)金額數(shù)據(jù)不一致，將彈窗提醒“找不到數(shù)據(jù)，請(qǐng)確認(rèn)！”。出納人員此時(shí)才需進(jìn)行人工確認(rèn)，找出軟件提示錯(cuò)誤的原因。

如果是由于客戶轉(zhuǎn)賬時(shí)少轉(zhuǎn)了，臨時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)通過(guò)其他方式繳費(fèi)的，就將這筆賬務(wù)放至其他收費(fèi)方式，進(jìn)行手動(dòng)錄入。

如果是由于業(yè)務(wù)部門工作人員開(kāi)票是勾選錯(cuò)誤，就聯(lián)系對(duì)應(yīng)責(zé)任人，將這筆業(yè)務(wù)更正后，再進(jìn)行自動(dòng)錄入。

4.3.2 到賬信息與開(kāi)票信息一一對(duì)應(yīng)

在這種情況下，軟件自動(dòng)核對(duì)由銀行數(shù)據(jù)導(dǎo)入綜合管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無(wú)誤；綜合管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與票據(jù)金額數(shù)據(jù)無(wú)誤；滿足這兩個(gè)條件后，軟件從綜合管理系統(tǒng)抓取銀行日記賬需要的主要信息，生成該筆銀行存款日記賬明細(xì)，自動(dòng)錄入該筆銀行存款日記賬至當(dāng)月的表格，系統(tǒng)初始化，準(zhǔn)備處理下一筆賬務(wù)。

4.4 財(cái)務(wù)現(xiàn)金日記賬的生成

通過(guò)以上三個(gè)步驟，將得到一份三方確認(rèn)無(wú)誤的當(dāng)日臨時(shí)表格，在每個(gè)月月末，將所有表格匯總，導(dǎo)入至財(cái)務(wù)處理軟件，財(cái)務(wù)處理軟件就能自動(dòng)生成正式的當(dāng)月財(cái)務(wù)現(xiàn)金日記賬，然后出納人員將其打印出來(lái)存檔，便完成了本月的這項(xiàng)工作。

5 研究成果統(tǒng)計(jì)

在采用該自動(dòng)化錄入程序之前，我單位出納人員平均每筆賬務(wù)的處理時(shí)間在90秒左右，每天需精神高度集中地花費(fèi)一個(gè)半至兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間做這項(xiàng)工作。在每月月底，每年年底的時(shí)候這個(gè)時(shí)間需要得更久。

在采用該自動(dòng)化錄入程序之后，每筆賬務(wù)軟件只需5秒左右進(jìn)行核對(duì)及核對(duì)無(wú)誤后的錄入工作，再加上其他需要手工錄入的賬務(wù)，每天平均只需要十分鐘左右即可完成該項(xiàng)工作。即使是年底有大量的賬務(wù)需要處理時(shí)，之前需要一周多的時(shí)間，采用該自動(dòng)化錄入程序之后，也僅僅需要一天時(shí)間就能完成所有的銀行已收、我單位未開(kāi)票的賬務(wù)處理。

本自動(dòng)化錄入程序大大地節(jié)約了財(cái)務(wù)工作人員的時(shí)間，將繁復(fù)的、機(jī)械的核對(duì)工作由計(jì)算機(jī)進(jìn)行初篩，只向財(cái)務(wù)人員反饋核對(duì)有問(wèn)題的數(shù)據(jù)，請(qǐng)求人工核實(shí)。在核對(duì)無(wú)誤的情況下，軟件自動(dòng)抓取關(guān)鍵信息，生成臨時(shí)表格文件，以備使用。

本自動(dòng)化錄入程序僅針對(duì)以轉(zhuǎn)賬方式進(jìn)行收費(fèi)的賬目進(jìn)行處理。由于現(xiàn)金繳費(fèi)及POS繳費(fèi)的量少，故計(jì)入其他收費(fèi)方式，進(jìn)行手動(dòng)錄入。