財務(wù)機器人的主要功能與應(yīng)用實例分析

王立衛(wèi)，劉翠俠，袁慶祿

（防災(zāi)科技學院，河北 廊坊 065201）

1 財務(wù)機器人的概念

機器人流程自動化（Robotic Process Automation， RPA）是指通過模擬人與計算機的交互過程，使用用戶界面（User Interface，UI）層面的技術(shù)，執(zhí)行高重復(fù)性、有固定規(guī)則任務(wù)的系列外掛應(yīng)用軟件。財務(wù)機器人是RPA 技術(shù)在財會領(lǐng)域的應(yīng)用，是指運用RPA技術(shù)，結(jié)合財會工作的內(nèi)容和流程需求，開發(fā)自動化程序代替人工操作，幫助完成業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性高、標準化強的基礎(chǔ)工作，實現(xiàn)財會工作流程自動化，提高工作效率和質(zhì)量，減少財會工作技術(shù)風險和違規(guī)風險，使財務(wù)人員投身到更高層次的工作中，促進企業(yè)實現(xiàn)降本增效和財務(wù)轉(zhuǎn)型。財務(wù)機器人能顯著提高財務(wù)工作的精確度和業(yè)務(wù)處理效率，適用于具有明確規(guī)則的重復(fù)性工作。目前，許多大型企業(yè)都在建設(shè)財務(wù)共享中心，財務(wù)共享服務(wù)中心就非常適合應(yīng)用財務(wù)機器人。

2 財務(wù)機器人的主要功能

財務(wù)機器人能實現(xiàn)財務(wù)流程的數(shù)字化、智能化，能提高財會部門人力資源配置的合理性和有效性，實現(xiàn)財務(wù)人員和工作內(nèi)容的優(yōu)化配置。財務(wù)機器人通過模擬人工操作，并結(jié)合企業(yè)的管理需求，可以實現(xiàn)多種功能的組合，實現(xiàn)多種財務(wù)流程節(jié)點的自動化。財務(wù)機器人的主要功能架構(gòu)如圖1所示。財務(wù)機器人的主要功能可以概括為以下幾方面。

圖1 財務(wù)機器人的主要功能架構(gòu)

2.1 數(shù)據(jù)獲取與記錄

財務(wù)機器人最基本的功能是數(shù)據(jù)獲取與記錄。財務(wù)機器人開發(fā)人員通過對傳統(tǒng)模式下財務(wù)人員的工作內(nèi)容進行分析，設(shè)置計算機程序規(guī)則對人工操作進行模擬，可以實現(xiàn)財務(wù)機器人對數(shù)據(jù)的檢索、遷移和 輸入。

2.2 OCR 圖像識別與處理

光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR） 與處理功能是指財務(wù)機器人以O(shè)CR 技術(shù)為基礎(chǔ)對圖像進行識別，從圖像中獲取有用字段信息并輸出為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)進一步的數(shù)據(jù)傳遞、審查與分析，并將之整理成對流程應(yīng)用、管理、決策有用的信息，解決財會人員手工輸入的問題，提高信息處理效率。

2.3 數(shù)據(jù)流接收與輸出

數(shù)據(jù)流接收與輸出的主要內(nèi)容是在系統(tǒng)后臺進行數(shù)據(jù)流的上傳與下載。按照預(yù)先設(shè)計的路徑，財務(wù)機器人登錄內(nèi)部、外部系統(tǒng)平臺上傳與下載數(shù)據(jù)，完成數(shù)據(jù)流的自動接收與輸出。

2.4 數(shù)據(jù)整理與分析

財務(wù)機器人可以高效管理基于檢索、下載的數(shù)據(jù)信息，可對數(shù)據(jù)進行檢查、篩選、計算、整理及基于明確規(guī)則的校驗和分析。

2.5 信息監(jiān)控與產(chǎn)出

信息監(jiān)控與產(chǎn)出是指財務(wù)機器人通過對人類行為的模擬，自動履行財會工作流程的一系列功能，包括分配工作流、生成標準報告、做決策、信息自動化通知等。

3 財務(wù)機器人適用的業(yè)務(wù)特點

以往，財會工作進程的推進通過財務(wù)人員人工操作或信息系統(tǒng)自動化操作的方式實現(xiàn)。在人工操作場景下，工作效率低，錯誤率高，人員占用多，而對信息系統(tǒng)自動化操作來說，一旦出現(xiàn)跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需求，相關(guān)人員就需要在多個異構(gòu)系統(tǒng)間進行系統(tǒng)改造和應(yīng)用程序編程接口（Application Programming Interface，API）開發(fā)。系統(tǒng)改造和API 開發(fā)往往投資成本高、部署周期長、對需求響應(yīng)慢。然而，使用財務(wù)機器人不但能夠以自動化的方式提高財務(wù)工作效率和質(zhì)量，而且其開發(fā)周期短、投資成本低，能夠大大加快需求響應(yīng)速度。財務(wù)機器人的出現(xiàn)是對人工操作場景和API 的財務(wù)應(yīng)用場景的有效補充。概括來講，財務(wù)機器人適用于量大易錯、簡單重復(fù)的業(yè)務(wù)工作，能夠保持7 天×24 小時不間斷工作。財務(wù)機器人能實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)的貫通，而且不改變原有信息系統(tǒng)架構(gòu)。財務(wù)機器人模擬人類的操作，通過用戶界面與系統(tǒng)交互，將流程設(shè)計為任務(wù)自動化執(zhí)行，非常適合多個異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。財務(wù)機器人可以登錄多系統(tǒng)自動進行數(shù)據(jù)的采集、遷移等操作，不需要對數(shù)據(jù)交互需求涉及的多個異構(gòu)系統(tǒng)進行改造和API 開發(fā)，不用改變企業(yè)原有的信息系統(tǒng)架構(gòu)。

3.1 簡單重復(fù)操作

財會工作流程中，有些基礎(chǔ)工作需要人工機械、重復(fù)地進行操作，這一類簡單重復(fù)操作的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通常具有流程固定、有明確的規(guī)則、重復(fù)度高、附加值低等特點。將財務(wù)機器人應(yīng)用在這些工作中，可以使企業(yè)降低人力成本、提高工作效率、減少人為錯誤、提高財務(wù)處理質(zhì)量和準確性。

3.2 量大易錯的基礎(chǔ)工作

在計算、核對、整合、驗證數(shù)據(jù)的過程中，由于其工作量大，企業(yè)需要投入較多的人力資源，導致企業(yè)人力成本高。企業(yè)如果應(yīng)用財務(wù)機器人，就可以實現(xiàn)自動化批量處理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)處理速度快，并且可以大大提高處理的效率。例如，輸入及核對跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)、登記發(fā)票等，這一類具有量大、易錯特點的工作業(yè)務(wù)，非常適合應(yīng)用財務(wù)機器人。

3.3 全天候不間斷提供服務(wù)

傳統(tǒng)人工模式下，員工工作時間有限，有效工作時間基本為5 天×8小時。但是，當企業(yè)財務(wù)工作量大時，財務(wù)人員正常的工作時間難以滿足企業(yè)的需求。比如，企業(yè)業(yè)務(wù)量龐大時，大量積壓的銀行回單和記賬憑證待匹配、進項發(fā)票待查驗，財務(wù)人員應(yīng)付不過來?；蛘咴诠ぷ髁慨惓Ｔ龆鄷r，財務(wù)人員就會不堪重負。而財務(wù)機器人則不同，它可以高效率、不間斷地工作，并且可以彌補人力疲勞導致工作效率低的缺點，適用于企業(yè)全天候不間斷7 天×24 小時提供服務(wù)的業(yè)務(wù)。

4 財務(wù)機器人的典型應(yīng)用場景與實例

4.1 銀行應(yīng)用場景與實例

4.1.1 PF 銀行

以前，PF 銀行建設(shè)工程質(zhì)量保證金管理信息系統(tǒng)的信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等操作均采用人工處理方式，存在業(yè)務(wù)量大、耗時多、較煩瑣、出錯率較高等問題，長期從事此工作的員工容易產(chǎn)生疲倦感，從而導致出錯率上升。后來，PF 銀行通過應(yīng)用財務(wù)機器人，取代原業(yè)務(wù)人員完成銀行信息審核、信息下載、信息處理及信息上傳等工作，從而解放人力，精簡煩瑣的工作流程，縮短業(yè)務(wù)操作時長，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作自動化，提高了業(yè)務(wù)處理效率和處理質(zhì)量。改造后的PF 銀行建設(shè)工程質(zhì)量保證金系統(tǒng)機器人自動化審核流程如圖2所示。

圖2 PF 銀行質(zhì)量保證金審核財務(wù)機器人自動化流程

4.1.2 XY 銀行

XY 銀行國際業(yè)務(wù)部每個月月初需要向國家外匯管理局和XY 銀行總行上報報表數(shù)據(jù)，每次需要從不同系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)據(jù)，需要2～3 個業(yè)務(wù)員，在月初兩天內(nèi)完成，人工編輯生成報表，時間緊，任務(wù)重。為提高處理效率和準確度，XY 銀行開發(fā)財務(wù)機器人實現(xiàn)了外匯局系統(tǒng)報表在線填報。財務(wù)機器人先將文本格式數(shù)據(jù)源引入Excel，再根據(jù)交易日期及幣種，按結(jié)售匯代碼匯總后進入外匯局管理系統(tǒng)逐項填報。該功能節(jié)省了人工操作60%以上的時間。XY 銀行財務(wù)機器人外匯局系統(tǒng)報表填報自動化流程如圖3所示。

圖3 XY 銀行外匯局系統(tǒng)報表填報財務(wù)機器人自動化流程

4.2 保險業(yè)應(yīng)用場景與實例

ZGRB 公司財務(wù)部以往采用人工逐一打電話的方式進行應(yīng)收賬款的催收，工作量大，耗時長。后來，ZGRB 公司通過分析業(yè)務(wù)邏輯，設(shè)計了財務(wù)機器人自動化催收流程：對郵件表格數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，將統(tǒng)計結(jié)果通過郵件和短信方式發(fā)送給對應(yīng)責任人。該流程實現(xiàn)了Outlook 郵件收發(fā)、Excel 表格處理、短信發(fā)送等自動化操作，將處理時長大大縮減。其自動化流程如圖4所示。

圖4 ZGRB 公司財務(wù)部應(yīng)收催收財務(wù)機器人自動化流程

4.3 制造業(yè)應(yīng)用場景與實例

4.3.1 中國SH 南京共享中心

中國SH 南京共享中心在獎金發(fā)放工作方面，此前需要共享中心財務(wù)人員37 人，每100 人的獎金發(fā)放業(yè)務(wù)需要財務(wù)人員花費30～40 分鐘時間，財務(wù)人員需要在規(guī)定時間內(nèi)處理完大量數(shù)據(jù)，因此出錯率一般會上升。中國SH 南京共享中心通過開發(fā)財務(wù)機器人并優(yōu)化流程，現(xiàn)在發(fā)放獎金只需1～2 個業(yè)務(wù)人員花費1 天時間即可完成。獎金發(fā)放財務(wù)機器人自動化流程是：自主登錄人力資源（Human Resource，HR）系統(tǒng)，自動下載獎金發(fā)放表單，自動審核及提交。該流程不會出錯，能減少大量人力和時間投入，極大地提高了辦事效率。中國SH 南京共享中心獎金發(fā)放財務(wù)機器人流程如圖5所示。

圖5 中國SH 南京共享中心獎金發(fā)放財務(wù)機器人自動化流程

4.3.2 SQ 集團財務(wù)公司

SQ 集團財務(wù)公司每月上千張發(fā)票需要多個財務(wù)人員到發(fā)票查驗平臺查詢，工作量巨大。此工作邏輯簡單、重復(fù)性高，但耗費了較多人力資源。SQ 集團財務(wù)公司開發(fā)財務(wù)機器人后實現(xiàn)了自動化流程操作，即自動打開發(fā)票查驗平臺，自動輸入發(fā)票號碼等信息，識別驗證碼查驗，輸出結(jié)果并將結(jié)果及時推送給相關(guān)人員。SQ 集團財務(wù)公司查驗發(fā)票財務(wù)機器人自動化流程如圖6所示。

圖6 SQ 集團財務(wù)公司查驗發(fā)票財務(wù)機器人自動化流程

4.3.3 北京JML 食品公司

北京JML 食品公司財務(wù)部每天都會受理大量的待支付與待審核的付款結(jié)算訂單，每月至少付款1 500筆訂單，付款對象涉及15 個公司、78 個賬戶，設(shè)置網(wǎng)銀復(fù)核員2 人，每筆業(yè)務(wù)人工處理時長約10分鐘。該項工作簡單枯燥，并且工作量不均衡。北京JML 食品公司通過梳理工作流程開發(fā)了財務(wù)機器人，實現(xiàn)了自動化操作，即由機器人自主獲取數(shù)據(jù)、加工數(shù)據(jù)生成報表，取代了傳統(tǒng)耗時耗力的手動操作，每筆業(yè)務(wù)機器人處理時長僅為2 分鐘，大大降低了人力成本和時間成本，且無出錯，保證了業(yè)務(wù)的準確性和高效性。北京JML 食品公司付款結(jié)算機器人自動化流程如圖7所示。

圖7 北京JML 食品公司付款結(jié)算機器人自動化流程

4.4 物流企業(yè)應(yīng)用場景與實例

DF 航空公司財務(wù)處每月需要兩次從多個銀行獲取匯率信息，再輸入多個不同的系統(tǒng)，如財會家園系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、成本系統(tǒng)等。整個流程冗長、低效，與該環(huán)節(jié)的高時效性要求產(chǎn)生矛盾。DF 航空公司通過財務(wù)機器人開發(fā)解決了多渠道數(shù)據(jù)抓取難的問題，實現(xiàn)了匯率自動下載，提高了流程流暢度和準確度，業(yè)務(wù)時長大幅度縮短。DF 航空公司匯率自動下載與錄入財務(wù)機器人自動化流程如圖8所示。

圖8 DF 航空公司匯率自動下載與錄入財務(wù)機器人自動化流程

5 結(jié)語

財務(wù)機器人作為新一代的數(shù)字化勞動力，通過模仿人工操作計算機的方式，自動化地處理一系列業(yè)務(wù)，可實現(xiàn)7 天×24 小時×365 天無間隙、零差錯地工作。另外，財務(wù)機器人屬于外掛軟件，無須改變原有系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，所以財務(wù)機器人軟件具有能快速應(yīng)用的特點，在數(shù)周內(nèi)即可完成設(shè)計與部署，從而幫助企業(yè)更快實現(xiàn)數(shù)字化運營目標，達到降本增效的目的。對廣大財務(wù)人員而言，財務(wù)機器人將他們從繁重、枯燥、重復(fù)性的工作中解放出來，可以使他們有更多精力去從事管理和更能創(chuàng)造價值的工作。