淺析科研院所科研經(jīng)費“報賬難”問題及其規(guī)范化管理的措施

趙 冰

（中國科學(xué)院上海光學(xué)精密機械研究所，上海 201899）

0 前言

科研經(jīng)費的產(chǎn)生，本質(zhì)上就是為了發(fā)展科學(xué)技術(shù)事業(yè)。在國家不斷加大對科研投入的力度和深化財政改革的情況下，科研院所也不斷推動科研經(jīng)費管理制度的改革和創(chuàng)新，使得科研資金使用效率提高問題受到了社會各界的廣泛關(guān)注。同時，在科研人員實際開展工作的過程中，經(jīng)費報賬難問題也給其帶來了很大的不便。從科研經(jīng)費報賬難問題的存在不難看出，當(dāng)下科研經(jīng)費的管理做得還不夠規(guī)范。為了解決這些問題，科研院所在經(jīng)費報賬和規(guī)范化管理方面進行了一系列探索，以求促進科研院所科研工作正常開展，并且順利完成國家的科研任務(wù)。

1 科研院所科研經(jīng)費“報賬難”問題的表現(xiàn)

隨著社會對科學(xué)技術(shù)需求程度和對科技要求的提升，科研人員的創(chuàng)新活力需要進一步激發(fā)。為了給科研人員盡可能打造一個良好的政策環(huán)境，國家針對科研經(jīng)費開展了一系列的“放管服”改革。同時，為了保證科研資金“放管服”改革政策能夠有效落地，國家開展了多次專項督查和調(diào)研工作，保證科研單位及其主管部門能夠在科研資金管理政策的影響下做到“接得住、管得好”。科研經(jīng)費報賬難的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 科研經(jīng)費報賬的流程重復(fù)性高和報賬時間較長

科研經(jīng)費報賬是指在相關(guān)的科研經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生之后，根據(jù)科研活動產(chǎn)生的真實和合法的原始憑證，按照相關(guān)的報賬流程辦理報賬審批手續(xù)，并且到相關(guān)的財務(wù)部門辦理報賬核銷。一般情況下，科研經(jīng)費的報賬需要經(jīng)過多個步驟，在這個過程中涉及很多科研項目組或者相關(guān)職能管理部門，待審核完成后報銷人員才能夠獲得報銷的金額。假如在科研院所的科研經(jīng)費報賬流程中出現(xiàn)了審核未通過或者某個流程被遺漏的情況，就需要從第一步開始重新辦理，這一流程甚至需要數(shù)周的時間去完成。對科研經(jīng)費的報賬過程來說，流程的重復(fù)性高，報賬時間相當(dāng)長，并且科研人員等待還具有一定的不安性，通常他們都是早早地提交單據(jù)，報賬金額卻遲遲不到位。這種方式不僅耽誤了科研項目的進展，還使得報賬難的現(xiàn)象變得越來越嚴(yán)重。

1.2 報賬審批環(huán)節(jié)煩瑣，缺乏相應(yīng)的報賬預(yù)算機制

通常情況下，科研院所的報賬簽字審批環(huán)節(jié)基本上需要找具有審批權(quán)限的各級負(fù)責(zé)人簽字，科研經(jīng)費報賬的審批流程具體如圖1所示。根據(jù)流程圖可以看出，科研經(jīng)費報賬審批金額較大的至少需要4 個負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)導(dǎo)進行審批，而具有簽字權(quán)限的人員可能會由于各種原因，很難一次性完成所有的簽字，這使得科研報賬人員在整個簽字過程中浪費了大量的時間和精力，還讓科研人員對報賬產(chǎn)生了一定的排斥心理。有時候還會因為簽字或者票據(jù)缺乏一定的合理性，報賬人員要重新填寫單據(jù)再次進行簽字，這樣一來不僅容易激化各種矛盾，還會加劇報賬人員的各種負(fù)面情緒。如今，在不斷創(chuàng)新科研領(lǐng)域、追求自身發(fā)展的狀況下，科研院所承擔(dān)的科研項目不斷增加，任務(wù)越來越重，總經(jīng)費體量也越來越大。科研人員在產(chǎn)生各類科研業(yè)務(wù)活動費用的情況下，沒有做好相應(yīng)的預(yù)算管理，會使得報賬支出無法緊跟預(yù)算，從而導(dǎo)致后續(xù)項目的審計驗收工作較為困難，加劇報賬難問題。

圖1 科研經(jīng)費報賬的審批流程

1.3 報賬人員缺乏相應(yīng)的財務(wù)知識

報賬人員通常是科研工作人員或者在讀研究生，不具備相應(yīng)的財務(wù)知識。在財務(wù)管理流程和信息宣傳不到位的情況下，財務(wù)人員和報賬人員之間很有可能會失去溝通和交流的機會。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的前提下，很多時候報賬人員可以從上級科研經(jīng)費管理信息平臺上找到相關(guān)的政策和報賬的具體流程。但是，財務(wù)相關(guān)工作人員很有可能在實際工作中由于某些原因無法對相關(guān)的科研經(jīng)費管理政策做到及時的更新和完善。同時，科研報賬人員在忙于科研工作時，也很難及時關(guān)注和學(xué)習(xí)財務(wù)方面的信息和知識，導(dǎo)致在實際的報賬過程中可能會認(rèn)為是財務(wù)人員為了怕?lián)?zé)任故意不進行辦理，而財務(wù)人員明明是按照相關(guān)的規(guī)章和制度辦事卻不被理解，導(dǎo)致雙方的矛盾被激化后都不能很好地解決問題，更加不利于報賬工作的開展。

1.4 科研經(jīng)費規(guī)范化管理制度和責(zé)任意識不夠健全

近年來，相關(guān)的研究中提到了科研經(jīng)費被挪用和科研圈錢的說法，這使得人們對科研經(jīng)費信息公開的呼聲變得相當(dāng)高。科研經(jīng)費規(guī)范化管理存在的問題、科研經(jīng)費的用途不明確以及內(nèi)控管理的責(zé)任不明確之間有密不可分的聯(lián)系?？蒲性核鶎蒲薪?jīng)費的管理還處于沒有明確和針對性的成文規(guī)章和制度的階段，甚至還出現(xiàn)了一些對規(guī)章制度沒有進行具體宣貫和落實的情況。這樣一來，科研人員沒有對科研經(jīng)費的規(guī)范化管理形成完整和具體的認(rèn)知，或者由于違反相關(guān)的管理規(guī)章制度后被懲罰力度不夠，科研人員常常存在僥幸心理。同時，科研人員在進行科研項目的研究時，可能沒有對科研項目的管理責(zé)任進行明確的劃分，使得科研經(jīng)費在使用和具體管理時沒有足夠明確的內(nèi)控管理規(guī)定作為參考，導(dǎo)致科研經(jīng)費的相關(guān)項目負(fù)責(zé)人沒有做好監(jiān)督和審批工作。

2 科研院所科研經(jīng)費規(guī)范化管理的有效措施

2.1 推行各種科研經(jīng)費管理的報賬方式，提高報賬的實際效率

科研院所可以采取多種形式的科研經(jīng)費報賬方式，如采用“一門通辦”服務(wù)管理系統(tǒng)、無現(xiàn)金報賬、網(wǎng)上預(yù)約報賬和基于Web 或者手機客戶端的線上報賬模式等，這些方式能夠使科研經(jīng)費的報賬變得更加方便快捷，從而使科研經(jīng)費報賬的實際效率得到最大限度的提高。第一，“一門通辦”服務(wù)管理系統(tǒng)針對的是報賬要跑好幾個部門簽字、審批煩瑣、有時候?qū)徟?fù)責(zé)人不在位因而等候時間長等情況。解決這種問題最有效的辦法就是實施智能化“一門通辦”服務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)類似快遞投遞柜，報賬人員將要簽字的報賬單據(jù)進行第一步的分類投遞，然后在規(guī)定時間內(nèi)，相關(guān)職能部門工作人員取件后代為找各級負(fù)責(zé)人簽字。這種系統(tǒng)不僅“一站式”解決了報銷簽字多部門跑腿的狀況， 還能夠最大限度保證在一定時間內(nèi)完成報銷。第二，實施無現(xiàn)金報賬制。無現(xiàn)金報賬制度借助的是銀行卡轉(zhuǎn)賬的方式，是一種不使用現(xiàn)金就能夠完成報賬工作的方式。在相關(guān)信息平臺的作用下，報賬人員僅需提供相應(yīng)的銀行卡，即可實現(xiàn)快速到賬，也方便科研人員清楚報銷內(nèi)容，大大縮減報賬所消耗的時間。第三，網(wǎng)上預(yù)約報賬。這種報賬方式需要財務(wù)人員和報賬人員之間建立起良性的合作關(guān)系，從而減少財務(wù)人員核算票據(jù)和錄入憑證的時間，保證財務(wù)人員能夠有更多的精力處理報賬業(yè)務(wù)。第四，采用基于Web 或者手機客戶端的線上報賬模式。其借助的是發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)、財務(wù)部門的會計電算化系統(tǒng)和銀行的網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接的狀況下，由報賬人向財務(wù)報賬系統(tǒng)輸入報銷基礎(chǔ)信息，提交到財務(wù)部門，經(jīng)過審核之后生成記賬憑證。線上報銷的真正作用在于突破時間和空間限制，讓報賬變得精、快、準(zhǔn)。

2.2 完善科研經(jīng)費報賬方面的預(yù)算管理機制

2021 年8 月13 日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布了《關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》（國辦發(fā)〔2021〕32 號），文件中提到了進一步精簡合并預(yù)算編制科目。隨著國家對科研經(jīng)費的完善改革，科研院所的科研經(jīng)費預(yù)算也需要得到精確化管理。這是因為一旦對科研經(jīng)費的預(yù)算達不到精確的程度，就會導(dǎo)致預(yù)算得不到切實的執(zhí)行?？蒲薪?jīng)費的報賬預(yù)算最容易出現(xiàn)的問題就是超過預(yù)算的支出和沒有計劃性的預(yù)算外支出，這是因為科研院所對科研經(jīng)費的預(yù)算不夠重視，在進行科研項目的經(jīng)費申報時，通常會出現(xiàn)“閉門造車”的情況，將項目的申請作為主要條件，很少考慮科研項目申報的實際支出等，將科研經(jīng)費認(rèn)為是能夠隨時進行變通和可以自由支配的，沒有對預(yù)算的精確化管理形成良好的認(rèn)知，甚至認(rèn)為上級領(lǐng)導(dǎo)對科研工作不夠支持。要想解決這種問題，最合適的辦法就是積極學(xué)習(xí)和借鑒科研經(jīng)費報賬預(yù)算管理機制的有效成果和先進經(jīng)驗，對自身的管理機制進行不斷的健全和完善。同時，科研院所還應(yīng)當(dāng)積極引入相關(guān)的管理人才或者對已有的管理人才進行培訓(xùn)，保證其對報賬預(yù)算機制有更加明確的認(rèn)知。

2.3 采用多種方式向報賬人員普及財務(wù)知識

向科研報賬人員普及財務(wù)知識的方式是多種多樣的，其中有3 種最為有效和常見。第一種，做好對財務(wù)辦事流程的宣傳和優(yōu)化工作。財務(wù)人員要想保證報賬的相關(guān)流程得到最大限度的優(yōu)化和完善，就需要轉(zhuǎn)變思考問題的角度，如站在非專業(yè)人員的角度去思考問題，減少專業(yè)用語的大量使用，使報賬的辦事流程變得簡單通俗且容易理解。第二種，利用互聯(lián)網(wǎng)和會議等方式向廣大科研人員宣傳和灌輸科研經(jīng)費方面的管理手段和相關(guān)的法律法規(guī)等內(nèi)容，保證信息之間實現(xiàn)對稱，從而節(jié)省經(jīng)費報賬的時間和精力。第三種，定期開展財務(wù)方面的專項內(nèi)審檢查。檢查能夠使財務(wù)部門及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，也方便進行進一步的整改，從而保證財務(wù)人員在工作過程中更好地總結(jié)相關(guān)的經(jīng)驗和教訓(xùn)。對于報賬人員在報賬過程中出現(xiàn)的問題，可以通過多種渠道或者途徑獲取到具有一定價值的關(guān)于報賬問題的建議或者意見，并且及時進行上報，考慮科研工作中的實際情況并對一些不合理的管理流程進行及時的修訂。同時，科研院所還應(yīng)當(dāng)及時鼓勵財務(wù)相關(guān)工作人員，保證財務(wù)人員能夠努力提升自己，做好報賬相關(guān)業(yè)務(wù)。在科研院所對科研經(jīng)費規(guī)范化管理有足夠認(rèn)知的情況下，報賬人員要保證能夠理解財務(wù)人員的工作，二者之間形成良好的合作關(guān)系，從而使報賬的實際效率得到提高。

2.4 健全科研經(jīng)費規(guī)范化管理制度，增強責(zé)任意識

從建立科研院所科研經(jīng)費規(guī)范化管理制度的角度來說，應(yīng)當(dāng)保證科研院所所長的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，推動科研經(jīng)費做到分級管理?？蒲性核慕?jīng)費來源有多種，對其進行分開分級的管理不僅能提高分管成效，還能夠監(jiān)管各級負(fù)責(zé)人。在科研經(jīng)費具體使用的過程中，分層監(jiān)管的范圍是項目管理部門或者部門負(fù)責(zé)人。對科研經(jīng)費的使用采取的是“金額限制規(guī)定”審批管理政策，也就是說，在科研經(jīng)費達到規(guī)定的審批金額時，要所級層面的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意才能實施報賬。在實施經(jīng)費規(guī)范化管理制度時，一旦遇到不合理的問題，如超預(yù)算或者經(jīng)費的使用范圍，就要在財務(wù)處提出問題的前提下，由各分管領(lǐng)導(dǎo)提出相應(yīng)的解決問題或者處理的辦法，并匯報給所領(lǐng)導(dǎo)來做最終的決定。針對特別重大的問題，要由所層面的領(lǐng)導(dǎo)班子進行集體討論?，F(xiàn)階段，科研項目經(jīng)費的使用和管理需要進一步加強，在科研項目中設(shè)置科研財務(wù)助理或者經(jīng)費管理員崗位是有效的辦法之一，能夠最大可能幫助科研人員做好經(jīng)費預(yù)算管理和決算驗收管理工作。

從科研經(jīng)費規(guī)范化管理責(zé)任意識的角度來說，責(zé)任意識的強化相當(dāng)重要，能夠最大限度提升領(lǐng)導(dǎo)能力。國家明確規(guī)定了科研院所作為科研項目經(jīng)費的使用者以及管理的主體，實行的是科研院所一把手責(zé)任制度。在科研院所這個責(zé)任主體之下，責(zé)任問題主要涉及3 個方面的內(nèi)容，即領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、財務(wù)監(jiān)管責(zé)任和項目負(fù)責(zé)人的直接責(zé)任。科研經(jīng)費的直接責(zé)任人是科研經(jīng)費使用責(zé)任制項目負(fù)責(zé)人或者科研課題的組長，他們需要對科研院所科研經(jīng)費的合法性、真實性和合理性等承擔(dān)一定的法律責(zé)任。在這種情況下，科研院所中的項目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對財經(jīng)法律法規(guī)和科研經(jīng)費管理制度進行熟悉和掌握，保證科研項目的預(yù)算和決算是科學(xué)和合法的。對科研院所中科研項目任務(wù)比較繁重和經(jīng)費體量較大的項目組來說，需要在科研院所財務(wù)管理政策的具體指導(dǎo)下，根據(jù)科研項目的相關(guān)預(yù)算要求和科目設(shè)置等狀況，設(shè)置相關(guān)的科研經(jīng)費專管賬簿。通過對現(xiàn)有的科研經(jīng)費管理信息資源進行整合，推動科研經(jīng)費管理服務(wù)相關(guān)系統(tǒng)的完善，建立科研項目信息共享平臺，使科研項目能夠從申報、評審、立項到執(zhí)行再到驗收、歸檔的整個管理服務(wù)過程中實現(xiàn)信息的數(shù)字化管理和資源的優(yōu)化配置共享，促使科研經(jīng)費的管理服務(wù)水平和質(zhì)量得到提升，保證科研經(jīng)費的管理責(zé)任制度得到更好的落實。

3 結(jié)語

分析科研院所科研經(jīng)費的“報賬難”問題和規(guī)范化管理措施的落實情況，需要科研院所結(jié)合自身工作，在接下來的科研創(chuàng)新、科研產(chǎn)業(yè)支撐和科研開放合作等方面推行各種科研經(jīng)費的報賬方式，提高報賬的實際效率，完善科研院所科研經(jīng)費的報賬預(yù)算機制。采用多種方式向科研院所的報賬人員普及財務(wù)知識，健全科研經(jīng)費規(guī)范化管理制度，從而保證科研經(jīng)費使用效益最大化。