基于財務(wù)視角的Z公立醫(yī)院科研經(jīng)費管理探究*

○中山大學(xué)孫逸仙紀(jì)念醫(yī)院 韓 輝 ○中山大學(xué)公共衛(wèi)生學(xué)院衛(wèi)生管理學(xué)系 賈本源 ○中山大學(xué)孫逸仙紀(jì)念醫(yī)院 黃建堂

一、引言

近年來，國家和地方相繼出臺一系列優(yōu)化科研經(jīng)費管理的政策文件和辦法，如表1所示，旨在激發(fā)科研人員的創(chuàng)新活力，為實現(xiàn)創(chuàng)新強(qiáng)國、科教強(qiáng)國提供制度保障。廣州市三級甲等Z公立醫(yī)院為有效落實上級部門的指示精神，調(diào)動院內(nèi)科研人員的積極性，修訂并發(fā)布相關(guān)科研經(jīng)費管理辦法，包括科研項目經(jīng)費預(yù)算調(diào)整管理辦法、科研缺陷管理辦法、縱向科研項目管理辦法、橫向科研項目管理辦法、專職科研人員管理辦法、科研項目審計實施細(xì)則、科研業(yè)績獎勵辦法等7項制度。

表1 優(yōu)化科研經(jīng)費管理的政策和辦法

二、Z公立醫(yī)院科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀和存在問題

(一)科研經(jīng)費來源渠道多樣化，管理復(fù)雜

科研經(jīng)費是指用于發(fā)展科學(xué)技術(shù)事業(yè)而支出的費用。按照經(jīng)費來源渠道，可分為縱向科研經(jīng)費、橫向科研經(jīng)費和其他科研經(jīng)費。如表2所示。

表2 科研經(jīng)費的分類

如表3所示，按照不同的經(jīng)費來源渠道，科研經(jīng)費入賬方式不同。科研經(jīng)費管理涉及到科研科、財務(wù)科、藥物臨床試驗機(jī)構(gòu)、I期臨床研究中心、臨床研究設(shè)計部、人事科等多部門。在大型三甲醫(yī)院，經(jīng)費的種類繁多，每種經(jīng)費管理要求也不相同?？蒲袓彆嬕粩嗟販贤ú樵冺椖渴褂妹骷?xì)、解答項目報銷等相關(guān)事宜，在項目集中檢查的時候，按不同要求，審核項目支出的合理性。

表3 科研經(jīng)費的入賬方式

(二)科研經(jīng)費報銷體量大，流程復(fù)雜，手續(xù)繁瑣

隨著國務(wù)院辦公廳《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》(國辦發(fā)[2021]18號)提出，將推進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)創(chuàng)新作為引領(lǐng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。近年來，Z公立醫(yī)院加強(qiáng)基礎(chǔ)和臨床研究，推出一系列醫(yī)藥衛(wèi)生健康領(lǐng)域診斷治療新技術(shù)、新產(chǎn)品和新方案，醫(yī)院也掀起了一股產(chǎn)學(xué)研的熱潮。2020年醫(yī)院科研業(yè)務(wù)收入首次突破一個億，相比2016年增加了1.5倍。與此同時，2020年財務(wù)科全年憑證總數(shù)相比2016年增加了33.92%，其中科研經(jīng)費報銷憑證數(shù)占據(jù)全年憑證總數(shù)的60%以上。財務(wù)科根據(jù)科研經(jīng)費管理辦法、差旅費管理辦法、因公出國(境)管理辦法、專家咨詢費和勞務(wù)費管理辦法等制定科研經(jīng)費報銷手冊，審核科研經(jīng)費報銷單據(jù)的真實性和合法性。但由于財務(wù)報賬人員知識體系單一，不甚了解臨床、科研項目預(yù)算，較難把握科研經(jīng)費報銷的合理性?？蒲薪?jīng)費的經(jīng)濟(jì)分類包括測試費、材料費、設(shè)備費、差旅費、勞務(wù)費、專家咨詢費、版面費、管理費和績效等，每一類別報銷需要的材料各不相同，對于報賬人而言，經(jīng)常會出現(xiàn)材料不齊、審批不齊和合同不規(guī)范的情況。以該公立醫(yī)院為例，依據(jù)醫(yī)院差旅費管理辦法，科研經(jīng)費報銷差旅費，事前須經(jīng)項目負(fù)責(zé)人或分管院領(lǐng)導(dǎo)審批；出差人訂購政府采購機(jī)票，事后至院辦領(lǐng)取機(jī)票和行程單，填寫國內(nèi)差旅費開支審批表，由經(jīng)辦人、項目負(fù)責(zé)人簽名，報銷金額超過1萬元需經(jīng)科研科審批；財務(wù)科依據(jù)會議通知、發(fā)票等，審核住宿費、餐費及交通補(bǔ)助的合理性。經(jīng)調(diào)查，96.19%的報賬人認(rèn)為報銷流程亟需優(yōu)化，效率有待提高。

(三)系統(tǒng)間相互孤立，信息難以共享

目前大多數(shù)公立醫(yī)院財務(wù)報銷采用手工錄入的模式，財務(wù)管理系統(tǒng)和科研管理系統(tǒng)相互孤立。以該公立醫(yī)院為例，財務(wù)科設(shè)置科研會計崗一名，主要負(fù)責(zé)科研經(jīng)費的入賬、報銷、合作經(jīng)費外撥、經(jīng)費預(yù)算調(diào)整、項目結(jié)題驗收和結(jié)余經(jīng)費管理等?？蒲袝嬕揽靠蒲锌频奈臅碗娪崅鬟f進(jìn)行經(jīng)費入賬，然而信息的傳遞并不總是及時、有效和正確，尤其在大批量項目經(jīng)費入賬的情況下，科研會計對入賬信息再次核對，經(jīng)常出現(xiàn)信息重復(fù)傳遞、漏傳和錯誤傳遞。

科研會計以財務(wù)編號對科研項目進(jìn)行區(qū)分，以各項目合同書上設(shè)置的預(yù)算來管理科研經(jīng)費的使用情況。科研科則以項目名稱來區(qū)分各項目，以科研管理系統(tǒng)的要求來管理科研經(jīng)費，比如錄入或批量導(dǎo)入項目名稱、項目金額、項目預(yù)算等。由于系統(tǒng)孤立、信息難以共享導(dǎo)致科研會計、科研科工作人員和項目負(fù)責(zé)人重復(fù)勞動。比如，項目負(fù)責(zé)人在科研科調(diào)整了項目預(yù)算，未在財務(wù)科提交預(yù)算變更，導(dǎo)致報銷不暢，影響效率。

(四)報賬人缺乏財務(wù)知識，科研項目成本核算不準(zhǔn)確

報賬經(jīng)辦人，通常為學(xué)生或科研助理，通過口頭方式交接工作，容易出現(xiàn)對一系列財務(wù)報銷制度的理解偏差。以廣州市科技局組織的廣州市臨床醫(yī)學(xué)研究與轉(zhuǎn)化中心試點建設(shè)項目為例，項目合同期為2年，承擔(dān)單位申請合同延期1年。在項目執(zhí)行期間，依據(jù)院內(nèi)財務(wù)科崗位輪換制度，科研會計崗位輪換一次。報賬經(jīng)辦人，通過口頭傳遞的方式，容易出現(xiàn)對一系列財務(wù)報銷制度的理解偏差。比如，同一項目負(fù)責(zé)人，持有多個科研項目經(jīng)費本，報賬經(jīng)辦人在某一經(jīng)費本勞務(wù)費不足的情況下，隨意換本，報銷勞務(wù)費?？蒲薪?jīng)費管理辦法規(guī)定，對于同一日供貨公司開具的發(fā)票，從同一經(jīng)費本報銷，按單張發(fā)票金額處理，單批購買1萬元以上的需經(jīng)項目負(fù)責(zé)人和科研科審批；3萬以上的，需經(jīng)分管院長審批后方可報賬。報賬經(jīng)辦人經(jīng)常會理解為，單張發(fā)票，金額不超過1萬，不需要科研科審批，或者為了規(guī)避分管院長審批，將同一項目發(fā)生的同一事項例如測試化驗加工費，分開經(jīng)費本報賬，導(dǎo)致科研項目成本核算不準(zhǔn)確。根據(jù)廣東省科技廳、廣州市科技局等機(jī)構(gòu)的項目驗收評審要求，項目組需要準(zhǔn)備的財務(wù)資料包括經(jīng)費下?lián)芎腿胭~證明、項目明細(xì)賬、會計憑證和審計報告等。在項目中期審查或結(jié)題驗收時，經(jīng)常出現(xiàn)經(jīng)費調(diào)整等現(xiàn)象，導(dǎo)致項目負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、財務(wù)報賬人員和科研科相關(guān)人員之間溝通不順暢，影響工作效率。

(五)科研助理崗位職責(zé)界定模糊，流動頻繁

目前，部分事業(yè)單位開始積極探索勞務(wù)派遣的用工形式，將一部分編制外員工推向市場，由第三方公司管理，導(dǎo)致科研助理流動更加頻繁。一方面，科研助理崗位職責(zé)界定不清，往往存在科研助理一人多責(zé)的情況。科研助理做的工作相對較為瑣碎和繁雜，比如試驗試劑、耗材的訂購，院校間標(biāo)本的傳遞，經(jīng)費的報銷，項目檢查和結(jié)題的資料準(zhǔn)備，一般科研助理的聘用周期和項目的合同周期是相同的，也會導(dǎo)致人員穩(wěn)定性較差。另一方面，科研助理的待遇相對較低，且屬于項目負(fù)責(zé)人直接管理，不經(jīng)由醫(yī)院人事科管理，因此，幾乎沒有晉升可能性。以某項目為例，實施周期為3年，科研助理每半年更換一個，不僅導(dǎo)致科研助理之間交接混亂，經(jīng)費本遺失等問題，而且項目負(fù)責(zé)人、人事科不斷招聘，專職科研人員不得不輪流處理積壓如山的財務(wù)報銷單，導(dǎo)致人、財、物的浪費。

三、建議

高質(zhì)量的科技成果是增強(qiáng)國家科研競爭力的戰(zhàn)略要義，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化，將優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療技術(shù)、治療方法應(yīng)用于臨床，幫助廣大患者緩解病情、恢復(fù)健康是公立醫(yī)院不斷強(qiáng)化科研能力、增強(qiáng)核心競爭力的根本出發(fā)點。為保證科研人員全心投入研究，本文將結(jié)合Z公立醫(yī)院科研經(jīng)費管理的現(xiàn)狀和存在問題，從財務(wù)維度、內(nèi)部流程維度和學(xué)習(xí)與成長維度提出建議。

(一)加強(qiáng)制度建設(shè)，提高科研資金管理能力

1.制定科研財務(wù)助理管理辦法。從制度上規(guī)范科研財務(wù)助理的崗位職責(zé)和工作職能，是加強(qiáng)科研經(jīng)費管理辦法的重要環(huán)節(jié)。國內(nèi)已有一些學(xué)者對制定科研財務(wù)助理制度進(jìn)行了探索，周暢、張旭陽(2020)認(rèn)為科研財務(wù)助理制度提了高科研人員工作效率和科研資金使用效率，科研財務(wù)助理不僅能提供有效的會計核算工作、專業(yè)化的財務(wù)管理服務(wù)而且能協(xié)助科研審計工作[1]。某公立醫(yī)院現(xiàn)有科研助理約100人，可擬定科研財務(wù)助理管理辦法(試行)，科研科、人事科可從項目預(yù)算、科研資金管理、科研物資采購與管理、票據(jù)管理、項目支出進(jìn)度管理、項目決算管理、獎懲和監(jiān)督檢查等方面設(shè)計科研財務(wù)助理管理辦法。

2.加強(qiáng)對科研財務(wù)助理的培訓(xùn)和管理。在國家出臺一系列科研經(jīng)費管理的相關(guān)文件之后，科研財務(wù)助理的重要性不言而喻?？蒲胸攧?wù)助理不僅要具備醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、生命科學(xué)的背景，還需具備財務(wù)基本知識?？蒲胸攧?wù)助理可由科研科和財務(wù)科統(tǒng)一管理，設(shè)置明確的職業(yè)生涯規(guī)劃，為優(yōu)秀的科研財務(wù)助理提供職業(yè)上升通道，建立職業(yè)認(rèn)同感。由財務(wù)科組織線上或線下財務(wù)培訓(xùn)，每月至少一次交流學(xué)習(xí)，了解科研經(jīng)費管理的新政策、新制度，討論科研經(jīng)費管理中存在的問題，增強(qiáng)集體凝聚力和職業(yè)認(rèn)同感。

(二)重塑財務(wù)報銷流程，優(yōu)化財務(wù)信息系統(tǒng)

目前學(xué)術(shù)界對公立醫(yī)院財務(wù)報銷的探討和研究，形成了一些重要的借鑒方法。汪煜(2020)在研究HRP費用管理平臺的搭建中提出，細(xì)化HRP費用管理平臺各模塊功能，增加前端科研管理系統(tǒng)模塊[2]。吳強(qiáng)、羅曉霞(2021)指出，在醫(yī)院推行HRP建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運行精細(xì)化管理系統(tǒng)構(gòu)建，是財務(wù)管理由核算型向精細(xì)化管理會計轉(zhuǎn)型的有效途徑[3]。姚俊生、袁仁淼(2019)在“放管服”的背景下，優(yōu)化科研項目報銷結(jié)算和項目結(jié)題管理流程，通過財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的協(xié)同與數(shù)據(jù)交換，打通跨部門之間的信息孤島，為科研活動的積極開展保駕護(hù)航[4]。

目前Z醫(yī)院的HRP建設(shè)尚處于起步階段，醫(yī)院的管理迫切需要實現(xiàn)業(yè)務(wù)端、人力資源管理、財務(wù)資源管理和物力資源管理的互聯(lián)互通，搭建以財務(wù)管理系統(tǒng)為中心，對接科研管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)和院內(nèi)物資管理系統(tǒng)的多維度管理平臺，統(tǒng)一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，重塑業(yè)務(wù)流程；將科研管理系統(tǒng)內(nèi)的項目編號和財務(wù)管理系統(tǒng)內(nèi)的財務(wù)編號一一匹配，實現(xiàn)預(yù)算、經(jīng)費使用情況的實時同步；科研項目負(fù)責(zé)人可以通過APP端、微信端和電腦端，實時查詢經(jīng)費使用情況、了解預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。

在以財務(wù)管理為中心的管理平臺上，建立網(wǎng)絡(luò)報銷模塊，聯(lián)合APP端和電腦端，由報賬人填寫報銷單、上傳電子附件，財務(wù)崗審核通過后，由報賬人通過智能柜，遞交報銷單。如果審核不通過，可由財務(wù)崗備注退回理由，將流程返回給報賬人修改或補(bǔ)充材料?？蒲袌箐N大多集中于試劑、耗材和檢測費等三方面，Z醫(yī)院統(tǒng)一在科研試劑耗材采購管理平臺——銳競科研采購平臺上完成采購，通過將銳競科研采購平臺上的數(shù)據(jù)，導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)報銷模塊在線審核、生成記賬憑證。通過銀企直連，實現(xiàn)自動付款。

(三)財務(wù)人員加強(qiáng)理論知識學(xué)習(xí)，培養(yǎng)學(xué)習(xí)型人才

目前，國家出臺改革完善科研經(jīng)費管理的若干意見，對于醫(yī)院來說，為科研人員賦予更多的經(jīng)費管理自主權(quán)和不斷更新的工作評價方式。因此，直接管理科研經(jīng)費的科研科和財務(wù)科需投入更多時間、精力對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、教育。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要重視科研經(jīng)費管理，從上而下，充分學(xué)習(xí)了解新制度的相關(guān)內(nèi)容，才能在以后的工作中溝通更加順暢、促進(jìn)科研成果轉(zhuǎn)化，將新技術(shù)、新方法應(yīng)用于臨床，增加社會效益、體現(xiàn)公立醫(yī)院的公益性。