關于行政溝通中存在的障礙分析與對策探討

李立濤

摘要：隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，人和人之間的交流方式也變得越來越多，但是溝通的效果并沒有與之增長，對于公司而言，行政溝通在行政管理中的作用至關重要，提高公司內(nèi)部行政溝通的有效性是實現(xiàn)整體工作有效協(xié)調(diào)的關鍵因素，其中個人因素最為重要。加上內(nèi)部和外部環(huán)境不斷變化，行政管理中的溝通障礙也變得越來愈多。為了提高企業(yè)內(nèi)部的溝通效率和工作效率，必須從協(xié)作的角度進行出發(fā)，本文主要闡明了行政溝通的概念，分析了目前我國行政溝通中存在的主要障礙，結合個人工作經(jīng)驗，提出了行政溝通障礙的對策，僅供相關人士參考。

關鍵詞：行政溝通 主觀障礙 分析及對策

人類社會發(fā)展到今天，離不開信息的交流和傳播，隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息的傳遞已經(jīng)非常迅速，在這里有效的溝通就十分重要，然而，溝通是一門學問，對于各行各業(yè)而言，溝通是成為推動時間發(fā)展的重要工具，也是實現(xiàn)行政組織高效的運轉的前提，但是溝通也面臨著許多障礙，需要克服障礙，更好的進行溝通。

一、行政溝通的基本概念

行政溝通，是指在解決政府任務或執(zhí)行任務的過程中的傳遞信息和交換，主要包括組織管理系統(tǒng)與系統(tǒng)外部環(huán)境，管理系統(tǒng)內(nèi)部，層級之間，還有人與人之間，其中利用某種媒體和渠道來傳播思想，觀點，情報，進行信息的交流，行政溝通的效率好壞將直接影響科學民主管理的決策水平。因此，進行良好的行政溝通對改善行政管理起著非常重要的作用。行政溝通是一個持續(xù)的溝通過程，鑒于我國目前的行政溝通狀況，我們必須積極考慮創(chuàng)新的溝通策略和方法，以消除現(xiàn)有的溝通障礙，提高溝通效率。

二、行政溝通中的主觀障礙及表現(xiàn)

（一）行政信息交流不夠通暢

所謂的行政信息交換，一般是指政府機構發(fā)布策略指導，為自上而下的指令，下層機構需要根據(jù)相關政策進行無條件執(zhí)行。但是，當前中國行政信息的交流是不充分的，主要存在以下幾個方面的問題：第一，行政信息的運送過程不順，導致中國的許多政策和指示未能夠及時的提交給部門或下級單位;其次，中國各級政府與基層之間缺乏溝通，基層沒能全面了解想要傳遞的原則和政策。

（二）信息溝通方式單一

隨著科學技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應用，通信方式也變得越來越多，這給信息的傳遞帶來了便利，但是同時也無法保信息的證安全，加上有的公司企業(yè)采用單一的通訊方式，這樣導致與外界的溝通效率低下，長期以來會導致員工建立不好的工作習慣，所以能夠盡量采用面對面的交流是最好的。

（三）組織結構設置不合理

在我國，行政活動中最基本的組織單位是組織，它不僅具有縱向?qū)蛹壜?lián)系，而且具有橫向的傳遞。如果組織層次設計的合理，那么將提高行政管理的有效性。但是如果組織的層次過多，渠道分散，就會帶來管理不善等問題，將嚴重影響行政溝通的良好進展。根據(jù)調(diào)查，在整個行政組織中，每個層級都會導致20%的信息丟失。

加上我國現(xiàn)行的行政組織的溝通周期很長，很難保證長期信息傳遞的可靠性，同時，由于行政溝通渠道非常的單一，所以信息溝通的反饋不夠及時。這嚴重影響了政府的行政效率，也會使得信息傳遞的及時性大打折扣。

（四）行政溝通信息損失嚴重

我國的基層行政溝通信息方面還存在著缺失，一些基層群眾難以向高層政府機構介紹快速反饋信息，這樣會嚴重影響決策的有效性，而且容易遭到基層的投訴。日常生活的主要表現(xiàn)是：經(jīng)常出現(xiàn)各種類型的錯誤案例，會引發(fā)許多受害者的不滿，也會造成嚴重的行政通信信息丟失。

（五）內(nèi)部信息不暢通、不透明

這里提到的不透明，主要指的是業(yè)務發(fā)展中信息交互的問題。首先，上層和下層之間獲取的信息不一樣，上級不能實時了解某些時間的具體進展，下層不知道上級的綜合安排，第二，人員和部門其他同事之間的信息不對等，導致溝通不能提供有效的幫助，甚至無意中增加了溝通的成本;第三，部門與部門之間的溝通不完善，比如研發(fā)部門、財務部門和采購部門之間的溝通成本過高，如果需要少量的原材料的話，或者是臨時需要的材料，會給采購部門帶來壓力，造成支付時間方面的延誤。

（六）信息通道不夠完善

在一些國企部門、高等學校或者是事業(yè)單位的內(nèi)部行政溝通中，上下級之間的溝通具有非常嚴格的規(guī)定，但是二級單元的并行溝通規(guī)范性，具有波動性的特征。這導致二級單位之間的溝通很大程度上依賴于員工之間的聯(lián)系，這樣就會造成不同員工之間所獲得的信息不平等。此外，這些單位的行政溝通系統(tǒng)是強有力的統(tǒng)一，部門負責人經(jīng)常有最終的解釋。在最終結果公布之前，很容易被一些小道消息所淹沒。

三、行政溝通存在問題的原因

上述種種問題，歸根結底還是部門與部門之間，部門與上下級之間，以及部門內(nèi)部之間的溝通不順暢，

第一，國企部門、高等學校或者是事業(yè)單位存在官僚現(xiàn)象。當下屬按照領導的要求執(zhí)行任務的時候，需要向上級進行匯報工作，保證上各級之間信息具有明確的信息傳輸，每個單位節(jié)點都有相關人員，信息傳遞工作整齊有序，但這樣的規(guī)定也會導信息的傳輸時間過長，增加了信息過濾和失真的風險。

第二，行政溝通人員的地位差異，導致不同級別的人對事件的原委了解程度不同，進而導致溝通成本的增加。由而且上下級承受的責任壓力以及道德標準要求也不一致，所以使得溝通難度增大。

第三，行政溝通存在感性障礙，所謂感知是指人們對事物的理解，由于人們的經(jīng)歷，知識水平，價值觀等方面的差異，同一件事會形成不同的意見或看法，加上面對的情況不一樣，上層和下層之間的感知障礙的差距也很大，會導致溝通困難。

第四，溝通方式的障礙，不同形式的溝通效果是不同的，如口頭表述和書面表達，正式和非正式，個人和群體。每種形式都有其優(yōu)點和缺點，以及對應著不同的使用渠道。從內(nèi)部溝通的角度來看。目前，政府機關主要是書面交流。雖然書面溝通保證了標準化和嚴肅性，但需要很長時間，缺乏內(nèi)部快速反饋機制。

第五，溝通人員的溝通技巧不足，信息溝通技巧影響著溝通的結果，如果表達能力欠佳，很容易導致信息中斷，溝通效率低，對個人和部門都會造成影響。

四、排除行政溝通主觀障礙的對策與建議

（一）協(xié)同導向

作為一個行政部門，要完成業(yè)務的話，就需要不斷的與高層部門，同級部門，下級部門之間進行內(nèi)部協(xié)調(diào)。與上級部門溝通需要準確到位，了解信息的關鍵點，與下級溝通，要保證信息傳遞的準確到位，同時還需要加強內(nèi)部監(jiān)督，實現(xiàn)部門內(nèi)部反饋，明確分工。

（二）使用換位思考，進行正確表述

在溝通中，由于溝通對象、場合、背景都不同，作為溝通者應該學會使用換位思考的思維模式來進行溝通互動，并用相應的方式表達它，作為管理者尤其應該注意調(diào)整自身的心態(tài)，無論是批評下屬還是布置工作任務的時候，要多從實際出發(fā)，多使用換位思考，選擇雙方都能夠聽得懂、愿意接受的溝通方式，這樣的表達更能推進工作的運行，提高員工工作效率。

（三）人本導向

一是加強員工的選擇，選擇擅長溝通的員工來擔任行政溝通的角色，同時還要強化團隊意識;二是加強員工后期的培養(yǎng)，有計劃，有組織地給員工開展溝通技巧的培訓課，創(chuàng)造機會和條件，提高員工素質(zhì);第三，加強評估和激勵機制。定激勵部門員工進行表達;第四，及時反饋表達結果，及時反饋部門員工提供的信息，增加員工的主觀能動性。

（四）設置科學合理的組織機構

首先，各部門在建立行政機構時，始終要遵循精簡和效率的原則，合理地擴大管理范圍，盡可能精簡行政機關的管理，避免員工之間的責任重疊或者空缺，從根本上減少行政溝通信息成本，降低轉移過程中延遲和失真的可能性，其次，有必要建立一個良好和完整的信息通信網(wǎng)絡，例如明確界定行政組織內(nèi)不同職位的責任，主要包括信息的溝通，反饋，評估等。特別是在突發(fā)事件的情況下，行政溝通的反應能力至關重要，更加需要快速建立行政溝通的多渠道溝通渠道，從根本上提高行政人員的適應能力。同時，有必要明確行政溝通和交流的方法，對行政人員進行培訓，發(fā)展科學的完整的系統(tǒng)。

（五）加強信息的網(wǎng)絡化建設

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代的到來，加上網(wǎng)絡的覆蓋，增加了溝通方式的多樣性，對于行政部門而言，這個時代網(wǎng)絡是傳播信息的主要方式，所以需要跟進新媒體的發(fā)展，改進部門的網(wǎng)絡通信渠道和通信模塊，學習新的媒體傳播，可以建立公眾號、發(fā)表短視頻等等。

五、結語

綜上所述，消除行政溝通障礙的關鍵在于有關部門對行政溝通的理解和全面性。只有這樣，我們才能更好的接受科學合理的管理，確保行政通信中信息的完整性。

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（作者單位：華南農(nóng)業(yè)大學珠江學院）