關(guān)于做好檔案管理工作的思考

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，招商引資信息檔案管理需要跟上時(shí)代腳步，不斷創(chuàng)新完善。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，國(guó)家或個(gè)人對(duì)檔案查閱效率或信息完整性的要求越來(lái)越高。因此，基于先進(jìn)的環(huán)境和需求，需要加強(qiáng)檔案管理。本文主要論述了當(dāng)前招商引資信息檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了具體的管理措施。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;思考

基于新形勢(shì)背景，區(qū)域合作招商引資工作越來(lái)越被重視，興安盟區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作局在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形式下應(yīng)運(yùn)而生，興安盟區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作局設(shè)立了招商引資服務(wù)中心，其檔案管理的內(nèi)容也有所增加。由于我局組建時(shí)間較短，各項(xiàng)工作逐步規(guī)范理順，特別是檔案管理工作，基本上是從零開(kāi)始。陳彪同志到我局后，積極主動(dòng)參與到年度檔案歸集整理工作中，時(shí)刻重視檔案的收集、整理、分類(lèi)等工作，結(jié)合工作實(shí)際制定了招商引資局檔案室管理制度，提高其檔案管理能力是當(dāng)前人們需要關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、現(xiàn)階段招商引資信息檔案管理的問(wèn)題

（一）檔案管理的信息數(shù)量以及類(lèi)型不斷增多

首先，檔案管理的過(guò)程中，信息資源數(shù)量會(huì)呈現(xiàn)出幾何增長(zhǎng)的趨勢(shì)[1]。因此，面臨繁雜的資源內(nèi)容，如何去改善整個(gè)管理模式是十分重要的，提高管理效率顯得十分急迫，這些都在一定程度上加大了檔案管理的開(kāi)展難度，也會(huì)使檔案管理面臨著更為復(fù)雜的工作要求。

（二）檔案管理的安全性受到了挑戰(zhàn)

越來(lái)越多的用人單位重視勞動(dòng)權(quán)益和勞動(dòng)者的保護(hù)，但是在實(shí)際工作中沒(méi)有貫徹以人為本的理念，這給檔案管理的順利實(shí)施帶來(lái)了一些困難。每一位員工都應(yīng)該提高檔案安全意識(shí)，為員工提供適當(dāng)?shù)臋?quán)益，自覺(jué)維護(hù)自己的合法權(quán)益。在傳統(tǒng)時(shí)代背景之下，單位在檔案管理開(kāi)展的過(guò)程中，通常會(huì)以紙質(zhì)作為管理媒介，但是這樣一種管理方式效率比較低，也會(huì)出現(xiàn)檔案?jìng)鞑ダ寐瘦^低等問(wèn)題。例如，在實(shí)際開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，需要借助于人工來(lái)開(kāi)展進(jìn)一步的管理，這一過(guò)程中可能會(huì)造成資源的丟失以及各種較大的安全影響到檔案管理的安全性?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，通過(guò)信息化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分析、傳輸、利用的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都可能會(huì)存在一些安全隱患，導(dǎo)致安全問(wèn)題的出現(xiàn)，難以有效提高管理的整體時(shí)效性，無(wú)法確保管理的高效化推進(jìn)[2]。與此同時(shí)，新的檔案在不斷積累，也就導(dǎo)致不能夠充分使用新的檔案，效率十分低下。若是歸檔不及時(shí)，那么就會(huì)影響到這些工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理方法單一

在實(shí)踐管理的過(guò)程中，由于檔案管理的類(lèi)型比較多元化，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)滿(mǎn)足不了現(xiàn)階段的需求，數(shù)字化模式還會(huì)在無(wú)形中增大管理難度，使得管理存在漏洞。單一的管理方式不能充分發(fā)作用，沒(méi)有達(dá)到招商效果，對(duì)后續(xù)項(xiàng)目對(duì)接沒(méi)有及時(shí)歸檔，建立臺(tái)賬等等。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)招商引資信息檔案管理措施

（一）提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)水平

招商引資信息檔案管理的發(fā)展離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人員的支持，這就要求單位招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，挑選具有工作經(jīng)驗(yàn)和強(qiáng)大計(jì)算機(jī)技能的員工，為檔案管理部門(mén)提供高素質(zhì)的人才團(tuán)隊(duì)。其次，經(jīng)濟(jì)合作局可以定期開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)和講座，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念，增強(qiáng)從業(yè)人員理論知識(shí)，經(jīng)驗(yàn)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，增強(qiáng)信息資源管理工作的質(zhì)量和效率。此外，加強(qiáng)人才建設(shè)，建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高、服務(wù)水平高的管理隊(duì)伍，能夠更好地了解不同行業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，確保招商引資信息檔案管理信息化發(fā)展，通過(guò)高度重視檔案利用工作，時(shí)刻注意找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)大局的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)觸角，努力在系統(tǒng)、深度、精準(zhǔn)的開(kāi)發(fā)利用上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)了招商引資檔案管理工作，及時(shí)收集相關(guān)項(xiàng)目檔案資料整理歸檔，確保一項(xiàng)目一檔案。為保證檔案管理的規(guī)范性，明確專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理，嚴(yán)格按照招商引資項(xiàng)目檔案整理的規(guī)范和要求，高質(zhì)量進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔工作，保證了檔案管理有序發(fā)展。

（二）完善檔案管理體系

完善的檔案管理體系是促進(jìn)招商引資信息檔案現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)。因此，經(jīng)濟(jì)合作局要積極建立相應(yīng)的管理制度，明確各個(gè)崗位的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)信息的收集和保存情況管理工作的重視，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案進(jìn)行整合與分享，落實(shí)檔案管理建設(shè)任務(wù)的分工與合作。在對(duì)招商引資資料不斷全面進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔、立卷、裝訂過(guò)程中，進(jìn)一步提高了檔案管理操作技能和管理水平，為推動(dòng)全局檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。嚴(yán)把材料報(bào)送關(guān)，對(duì)報(bào)送材料的時(shí)間和內(nèi)容要求嚴(yán)格界定，從源頭對(duì)招商引資檔案管理進(jìn)行控制。對(duì)全盟的招商引資項(xiàng)目實(shí)行一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案盒的管理方式。每個(gè)項(xiàng)目檔案主要包括：項(xiàng)目基本信息、項(xiàng)目合同書(shū)或協(xié)議書(shū)、企業(yè)法人身份證復(fù)印件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、核準(zhǔn)或備案文件、相關(guān)前置手續(xù)、項(xiàng)目進(jìn)展圖片等。其次，為了確保檔案管理的安全，要完善檔案的收集、傳遞和查閱制度，確保制度的科學(xué)性和可行性，真正落實(shí)制度，按標(biāo)準(zhǔn)辦事。此外，我們還應(yīng)該建立問(wèn)責(zé)制，明確權(quán)利和責(zé)任。一旦在查閱或獲取檔案方面出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員就要被追究責(zé)任。只有這樣，才能全面推進(jìn)招商引資信息檔案管理改革。

（三）加強(qiáng)信息安全管理

招商引資信息部門(mén)要增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息安全意識(shí)，培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)，同時(shí)制定相關(guān)的管理規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行約束，提高檔案信息管理的安全性。其次招商引資信息部門(mén)也可以定期引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的人才來(lái)對(duì)檔案管理的硬件軟件設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)軟硬件系統(tǒng)出現(xiàn)安全問(wèn)題就要及時(shí)的進(jìn)行更換或者是維修，保障硬件軟件設(shè)備的正常運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理。一是，促進(jìn)對(duì)內(nèi)交流。當(dāng)下很多單位在在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，缺乏信息化管理，導(dǎo)致很多部門(mén)在溝通的過(guò)程中存在一定的問(wèn)題，這不僅僅會(huì)直接降低檔案管理的工作效率，同時(shí)也不能夠深入挖掘檔案管理的有效性。我局結(jié)合自治區(qū)、盟統(tǒng)計(jì)規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，制定了我局招商引資項(xiàng)目統(tǒng)一入庫(kù)、項(xiàng)目基礎(chǔ)信息填報(bào)的統(tǒng)計(jì)規(guī)范。此外，作為檔案管理部門(mén)還應(yīng)建立科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工參與檔案建設(shè)過(guò)程，提高資源利用效率，確保檔案管理質(zhì)量。

（四）招商引資檔案管理創(chuàng)新

根據(jù)程序性和科學(xué)性原則有序地完成招商引資信息檔案的收集、歸檔和整理。特別是一些檔案資料比較分散，需要對(duì)相應(yīng)的檔案收集系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)分級(jí)動(dòng)態(tài)管理。此外，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合以當(dāng)前先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行信息化的建設(shè)，充分將紙質(zhì)管理、電子化管理結(jié)合，提高專(zhuān)題檔案管理的安全性。當(dāng)下全局?jǐn)?shù)字檔案建設(shè)取得階段性成效，逐步實(shí)現(xiàn)了各科室檔案信息系統(tǒng)整合和資源共享，為全盟區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作高質(zhì)量發(fā)展作出了積極貢獻(xiàn)。作為檔案管理工作人員，需要搭建檔案信息平臺(tái)，這樣各部門(mén)可以更快地獲取招商引資信息檔案中有價(jià)值的信息。在檔案改革的背景下，確保檔案的正確使用，最終實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在招商引資信息檔案建設(shè)的新進(jìn)程中，必須與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新時(shí)代的新要求來(lái)實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

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