財務(wù)機器人在財務(wù)共享的應(yīng)用與實踐

高松

【摘要】財務(wù)機器人是機器人流程自動化技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的具體應(yīng)用。文章以EY公司為例，介紹了財務(wù)機器人在EY公司財務(wù)共享中心包括資金結(jié)算辦理、單據(jù)稽核、銀行對賬等10個業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用與實踐，分析了實踐成效，并提出啟示和建議，期望對財務(wù)機器人在其他企業(yè)中的順利運行有所裨益。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)機器人；財務(wù)共享中心；業(yè)務(wù)流程

【中圖分類號】F275

信息技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用加速了財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。隨著越來越多的企業(yè)建立財務(wù)共享中心，財務(wù)機器人因其開發(fā)時間短、投資成本低以及擅長處理規(guī)則明確、簡單重復(fù)流程的特點，擁有了“大展拳腳”的空間。實踐證明，財務(wù)機器人的應(yīng)用能有效提升工作效率，同時讓從事基礎(chǔ)事務(wù)的人員得以解放，從而轉(zhuǎn)型去做高附加值的財務(wù)工作，實現(xiàn)財務(wù)對業(yè)務(wù)的有力支撐。

一、背景介紹

（一）財務(wù)機器人

財務(wù)機器人是機器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱“RPA”）技術(shù)應(yīng)用在財務(wù)工作中的產(chǎn)品，它通過計算機編程或輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設(shè)計的規(guī)則自動執(zhí)行財務(wù)工作流程或任務(wù)。財務(wù)機器人的本質(zhì)是一種數(shù)字化的支持性智能軟件。

（二）EY公司基本情況介紹

1. EY公司及其財務(wù)共享中心發(fā)展現(xiàn)狀

EY公司主營勘察設(shè)計和設(shè)計施工總承包業(yè)務(wù)，是某世界500強企業(yè)的全資子公司，連年入榜“中國工程設(shè)計企業(yè)60強”。EY公司下設(shè)23家分子公司，2021年實現(xiàn)營業(yè)額41億元，資產(chǎn)規(guī)模達60億元。EY公司于2017年起搭建財務(wù)共享中心并在2019年實現(xiàn)了所屬獨立核算單位全覆蓋。

2. EY公司應(yīng)用財務(wù)機器人的必要性和可行性分析

（1）必要性分析

近年來，EY公司實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，但其財務(wù)人員數(shù)量始終維持在30人左右，與日益增長的財務(wù)管理需求不匹配，存在一人身兼多職的情況；再者，隨著財務(wù)共享中心的建立，業(yè)務(wù)和核算轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化和流程化集中處理，衍生出部分邏輯簡單但重復(fù)性高的工作，從事這些工作的員工逐漸出現(xiàn)積極性不高甚至懈怠的情況。在此背景下，亟需借助財務(wù)機器人這一智能化工具為財務(wù)人員“減負”，讓財務(wù)人員能將更多的精力放在更高附加值的工作上。

（2）可行性分析

EY公司自2020年起應(yīng)用財務(wù)機器人，此時財務(wù)共享中心上線運營已近一年，無論是系統(tǒng)還是管理層面都日趨穩(wěn)定。EY公司財務(wù)共享中心依托的浪潮GS管理軟件（以下簡稱“浪潮系統(tǒng)”）支持定制化開發(fā)，能夠滿足財務(wù)機器人應(yīng)用設(shè)計時可能帶來的二次開發(fā)需求。除此之外，EY公司財務(wù)團隊對于財務(wù)領(lǐng)域新工具、新技術(shù)應(yīng)用的接受程度較高，能夠順利推動財務(wù)機器人落地并積極適應(yīng)其帶來的變化與挑戰(zhàn)。

二、EY公司財務(wù)機器人應(yīng)用方案設(shè)計

通過全面梳理EY公司財務(wù)共享中心各項業(yè)務(wù)流程，結(jié)合RPA技術(shù)特點，共篩選出10項業(yè)務(wù)流程交由財務(wù)機器人處理。

（一）應(yīng)用場景

1.資金結(jié)算辦理

EY公司財務(wù)共享中心報賬單據(jù)辦理流程為：制單人提交單據(jù)—初審人員掃描單據(jù)影像—領(lǐng)導(dǎo)審批—共享中心稽核、復(fù)核—共享中心資金結(jié)算辦理、結(jié)算復(fù)核—銀行結(jié)算—會計憑證生成。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，由財務(wù)機器人代替出納人員登錄浪潮系統(tǒng)資金結(jié)算平臺辦理資金結(jié)算業(yè)務(wù)，主要包括根據(jù)單據(jù)相關(guān)信息判斷并選擇結(jié)算銀行賬戶和發(fā)送方式。

2.退單消息通知

報賬人提交單據(jù)后，在共享中心各處理環(huán)節(jié)均可能被退單。由于EY公司浪潮系統(tǒng)只有電腦客戶端，報賬人無法在第一時間接到退單通知，從而導(dǎo)致部分退單單據(jù)長時間未處理甚至出現(xiàn)跨年的情況。

為提高報銷效率，提高員工報銷滿意度，在報賬人提交的單據(jù)被共享中心各處理環(huán)節(jié)退單后，財務(wù)機器人將定期登陸浪潮系統(tǒng)報賬單據(jù)查詢界面，篩選已退回單據(jù)，并將退回單據(jù)信息及退回原因發(fā)送至初審人及制單人，以示提醒盡快處理。

3.單據(jù)稽核（限單位調(diào)撥單和資產(chǎn)業(yè)務(wù)單）

單位調(diào)撥單用于辦理內(nèi)部單位資金調(diào)撥；資產(chǎn)業(yè)務(wù)單用于處理新增資產(chǎn)、計提折舊和資產(chǎn)處置等。這兩類單據(jù)相較其他單據(jù)來說邏輯相對簡單、明確。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，由財務(wù)機器人登錄浪潮系統(tǒng)對這兩類單據(jù)進行內(nèi)容審核，若通過則會進入復(fù)核環(huán)節(jié)，若不通過則自動填寫退單原因并退回至初審環(huán)節(jié)。

4.憑證生成

搭建財務(wù)共享中心的目的之一就是根據(jù)預(yù)先配置好的憑證模板生成會計憑證以實現(xiàn)會計核算的標(biāo)準(zhǔn)化。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，財務(wù)機器人根據(jù)用戶設(shè)置的日期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證生成功能，在憑證生成界面完成所有模塊待辦任務(wù)的憑證生成，運行結(jié)束后，將每個模塊未成功生成憑證的單據(jù)編號發(fā)送給相關(guān)負責(zé)人。

5.銀行流水對賬

銀行流水對賬工作過程繁雜枯燥，特別是結(jié)算業(yè)務(wù)較多的基本戶或工資代發(fā)戶，往往1個賬戶就需要專人耗費一至兩天的時間。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，相關(guān)崗位人員將擬對賬賬戶的網(wǎng)銀流水放入制定文件夾，手動啟動財務(wù)機器人，財務(wù)機器人登錄浪潮系統(tǒng)，自動下載相關(guān)賬戶當(dāng)月銀行日記賬后開始對賬工作，輸出核對結(jié)果，并把核對不一致記錄填寫至余額調(diào)節(jié)表中。

6.內(nèi)部單位資金往來對賬

為實行資金集中管理，提高資金使用效率，EY公司設(shè)立了內(nèi)部結(jié)算中心（虛擬）用于辦理分（子）公司委托支付以及資金上劃下?lián)艿葮I(yè)務(wù)。期末，總部及分子公司之間需要將內(nèi)部結(jié)算中心科目余額對符后方可編制財務(wù)報表。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，財務(wù)機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)，下載總部和分（子）公司內(nèi)部結(jié)算中心科目三欄式明細賬進行核對，編制余額調(diào)節(jié)表并發(fā)送相關(guān)負責(zé)人。

7.內(nèi)部單位債權(quán)債務(wù)往來對賬

報表期，總部及子公司之間除需要進行資金往來對賬外，還需要進行債權(quán)債務(wù)往來對賬，包括因內(nèi)部分包形成的分包款收付和分包收入成本的確認(rèn)。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，財務(wù)機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載總部和子公司債權(quán)債務(wù)往來核對所需的賬務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)工程項目編號核對發(fā)生額，生成結(jié)果文檔并發(fā)送相關(guān)負責(zé)人。

8.報表生成（限單個獨立核算單位）

根據(jù)集團要求，EY公司每月、每季/半年度和年度均需要出具財務(wù)報表，其中月度和季度財務(wù)報表編制難度相對較小。但考慮到除主表外的明細表格式時常發(fā)生變化以及合并層報表涉及合并抵消，僅針對單個獨立核算單位的月報和季報應(yīng)用財務(wù)機器人。主要流程為：

財務(wù)機器人每月初定時啟動，登錄浪潮系統(tǒng)總賬模塊下載現(xiàn)金流量表和科目余額表生成初始表格后，報表編制人員進行檢查、修改并填寫重分類表格。報表編制人員手動啟動財務(wù)機器人自動生成月度和季度資產(chǎn)負債表、利潤表和現(xiàn)金流量表三張主表。

9.財務(wù)運營情況概覽

為方便各成員單位及時掌握財務(wù)運營情況，提高管理精細化水平，應(yīng)用財務(wù)機器人按月生成財務(wù)運營情況概覽供各成員單位領(lǐng)導(dǎo)參考，主要流程為：

財務(wù)機器人定期登錄浪潮系統(tǒng)下載相關(guān)數(shù)據(jù)，進行篩選和提煉后，把關(guān)鍵數(shù)據(jù)更新到指定excel中間表，通過數(shù)據(jù)鏈接的方式自動生成財務(wù)運營情況概覽PPT并通過郵箱發(fā)給各單位財務(wù)人員，內(nèi)容包括主要指標(biāo)完成情況、應(yīng)收/應(yīng)付款項余額前十大列示、共享中心單據(jù)處理時長和退單情況等。

10.記賬憑證審核

財務(wù)共享前，審核會計憑證是保障會計信息質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。財務(wù)共享后，由于對單據(jù)的合規(guī)性、真實性審核，會計憑證生成的完整性、正確性審核已經(jīng)前置，記賬憑證審核環(huán)節(jié)不再重要，更多是形式上的意義。

應(yīng)用財務(wù)機器人后，財務(wù)機器人將定期登錄浪潮系統(tǒng)，選擇總賬模塊的憑證審核功能，在憑證審核界面循環(huán)選擇當(dāng)前會計年度1月份至當(dāng)前月份待審核憑證，全選后點擊審核。完成每個賬套記賬憑證審核后發(fā)送通知給相關(guān)負責(zé)人。

（二）財務(wù)機器人應(yīng)用優(yōu)勢分析

1.效率提升

財務(wù)機器人在不受人為因素的特定環(huán)境下，基本能實現(xiàn)全天候工作，可容忍度好，工作強度大，流程處理標(biāo)準(zhǔn)化高，一定程度上做到了待辦業(yè)務(wù)的“日清日結(jié)”。

2.成本節(jié)約

應(yīng)用財務(wù)機器人之前，資金結(jié)算、銀行對賬、單據(jù)稽核等大量簡單重復(fù)的工作大約需要投入5名財務(wù)專員去處理。應(yīng)用財務(wù)機器人后，考慮初次購入和后期維護費用后，大約能節(jié)約50%左右的人力成本。

3.高效部署

機器人流程自動化軟件發(fā)展至今已較成熟，國內(nèi)開發(fā)的團隊也較多，在充分調(diào)研了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和客戶需求后即可快速開發(fā)和部署。EY公司10個流程應(yīng)用從調(diào)研到上線僅用不到3個月的時間。

4.安全可控

財務(wù)機器人是根據(jù)預(yù)先編寫的腳本以外掛的形式進行部署，不會破壞企業(yè)現(xiàn)存的IT環(huán)境，更無法取代現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)，同時其所有的工作路徑及信息流可以調(diào)閱，財務(wù)機器人的運行始終處于安全可控的狀態(tài)。

三、EY公司財務(wù)機器人應(yīng)用實踐

（一）運行情況

2020—2021年，EY公司財務(wù)機器人已累積自動辦理資金結(jié)算65 298筆，自動發(fā)送退單通知328條，自動稽核資產(chǎn)業(yè)務(wù)類單據(jù)和單位調(diào)撥單2 227筆，自動審核記賬憑證89 253張，自動生成憑證91 781張，自動完成24個獨立核算單位內(nèi)部資金往來、內(nèi)部債權(quán)債務(wù)往來初步對賬，自動完成總部6個主要賬戶銀行流水對賬，自動生成各成員單位月度財務(wù)運營情況概覽。

（二）實踐成效

1.有效提升財務(wù)共享中心運營效率

財務(wù)機器人“上崗”后，其“定時啟動”和“不限時工作”的特性，在“優(yōu)勢”業(yè)務(wù)場景中發(fā)揮穩(wěn)定，“業(yè)績”突出。假設(shè)前述10個業(yè)務(wù)流程仍然由真人處理，財務(wù)機器人在EY公司的應(yīng)用替代了原有5人左右的工作量，節(jié)約人力的同時有效提升了財務(wù)共享中心整體運營效率。

2.助力財務(wù)人員向業(yè)務(wù)財務(wù)、戰(zhàn)略財務(wù)轉(zhuǎn)型

財務(wù)機器人的應(yīng)用，將部分財務(wù)人員從結(jié)算辦理、銀行對賬等低附加值、重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，向財務(wù)分析、稅務(wù)管理、全面預(yù)算等更亟需人手的崗位補足，能有更多的時間思考、創(chuàng)新管理方法，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。

3.進一步提升財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化水平

在設(shè)計財務(wù)機器人應(yīng)用方案時，為實現(xiàn)預(yù)期效果，需要將擬應(yīng)用業(yè)務(wù)場景中的“非標(biāo)”流程標(biāo)準(zhǔn)化，比如EY公司明確了各類報賬單據(jù)入賬期間規(guī)則，要求內(nèi)部單位掛賬使用標(biāo)準(zhǔn)名稱、涉及結(jié)算類的單據(jù)統(tǒng)一摘要格式（摘要前必須添加資金結(jié)算編號），這些改動都進一步提升了財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化水平。

四、啟示與建議

（一）財務(wù)機器人是提升財務(wù)工作效率的有效工具，但仍有局限性

財務(wù)機器人作為一款智能化工具在提升財務(wù)工作效率方面基本達到了預(yù)期效果。但值得注意的是，財務(wù)機器人仍存在局限性：一是財務(wù)機器人的技術(shù)特點決定其僅適用于具有大量明確規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)化流程的業(yè)務(wù)場景，如財務(wù)共享中心；二是財務(wù)機器人無法處理異常事件，當(dāng)業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)變化或機器人需要操作的軟件因升級換代導(dǎo)致下載的數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)變化時，財務(wù)機器人則無法處理而只能等待人工干預(yù)，甚至需要進行重新配置；三是財務(wù)機器人在替代人力的同時也增加了維護成本，財務(wù)團隊中需要增加專人來負責(zé)管理和運維來確保各流程運行的穩(wěn)定性。

（二）財務(wù)人員應(yīng)積極適應(yīng)財務(wù)機器人對財務(wù)行業(yè)的沖擊和帶來的變化

財務(wù)機器人是現(xiàn)代信息技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用的一個典型代表，它證明了財務(wù)人員是可以被替代的。處于會計行業(yè)變革浪潮中的財務(wù)人員，要用積極的態(tài)度和發(fā)展的眼光看待財務(wù)機器人，不能閉目為盲，要正視財務(wù)機器人給財務(wù)工作來的影響，通過優(yōu)化功能、深挖潛力，享受其給財務(wù)工作帶來的種種好處。事實證明，先進技術(shù)和創(chuàng)新模式在財務(wù)中的運用多是利大于弊，財務(wù)人員要“乘勢借力”，實現(xiàn)從核算財務(wù)向業(yè)務(wù)財務(wù)和戰(zhàn)略財務(wù)轉(zhuǎn)型。

（三）財務(wù)共享為RPA應(yīng)用提供基礎(chǔ)，RPA為財務(wù)共享發(fā)展賦能

企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)能力與財務(wù)機器人的應(yīng)用是相互促進，協(xié)同發(fā)展的。財務(wù)機器人利用信息化手段與技術(shù)在財務(wù)共享服務(wù)輸出的標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)則下，更好更快地應(yīng)用規(guī)則，來實現(xiàn)“復(fù)雜的事情簡單化，簡單的事情標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)的事情智能化”。

（四）應(yīng)用財務(wù)機器人的企業(yè)需要建立跟蹤優(yōu)化機制

流程固定、規(guī)則明確是財務(wù)機器人應(yīng)用的基礎(chǔ)之一。但眾所周知，企業(yè)的流程不是一成不變的。為了保障財務(wù)機器人在較長一段時間內(nèi)正常穩(wěn)定地運行，快速、高質(zhì)量地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求變化，企業(yè)需要針對財務(wù)機器人建立完整、詳細的跟蹤優(yōu)化機制。一是在開發(fā)初期，財務(wù)人員不能當(dāng)“甩手掌柜”，要充分參與到財務(wù)機器人的開發(fā)中來；二是在上線階段，安排專人，最好是財務(wù)信息化崗位人員，接受開發(fā)方的知識轉(zhuǎn)移，盡可能減少后期維護成本；三是在上線后，建立問題響應(yīng)和應(yīng)急處理機制，落實責(zé)任到人，以便在財務(wù)機器人運行出現(xiàn)故障時，第一時間發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)辦理產(chǎn)生影響。

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