基于Web工作流系統(tǒng)的學校協(xié)同辦公應用

姚茜 張帥 張增山 王霜霜

摘? 要? 中小學數(shù)字校園建設是一個動態(tài)變化的實踐過程，其中數(shù)字化管理系統(tǒng)在不斷改進與完善。以校園卡制卡工作流為例，介紹學校協(xié)同辦公應用工作流系統(tǒng)涉及的三類用戶、四層系統(tǒng)架構、表單與流程兩大核心元素。經(jīng)過幾年實踐，工作流系統(tǒng)能滿足學校實際業(yè)務需求，并能有效優(yōu)化原線下跨部門業(yè)務流程。

關鍵詞? 數(shù)字校園；工作流系統(tǒng)；協(xié)同辦公；智慧校園

中圖分類號：G637? ? 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2022）09-0035-05

0? 引言

數(shù)字校園的概念起源于20世紀90年代美國克萊蒙特大學教授凱尼斯·格林發(fā)起并主持的一項名為“信息化校園計劃”（The Campus Computing?Project）的大型科研項目，我國的數(shù)字校園就是在這一理念上提出來的[1]。韓錫斌等學者[2]早在2005年就對數(shù)字校園的目標與內涵進行了分析，提出數(shù)字校園的5E架構，強調數(shù)字校園的五個主要應用方面，即數(shù)字化學習（e-Learning）、數(shù)字化科研（e-Science）、數(shù)字化管理（e-Manage-ment）、數(shù)字化服務（e-Service）和數(shù)字化生活（e-Living）。國內最早正式提出智慧校園概念的是浙江大學，2010年，浙江大學就提出要建設一個令人激動的智慧校園：無處不在的網(wǎng)絡學習、融合創(chuàng)新的網(wǎng)絡科研、透明高效的校務治理、豐富多彩的校園文化、方便周到的校園生活[3]。

智慧校園平臺是信息化建設的基礎性平臺和核心系統(tǒng)，完善該系統(tǒng)的主要建設目標包括提升學校教學組織、教學管理和資源管理效率，促進學校教師之間的有效溝通和資源共享，促進教師與學生以及家長之間充分溝通，支持教師開展數(shù)字化教學，適應中高考改革。

1? 應用背景

在基礎教育領域，教師的首要任務是高質量地完成教育教學工作，但同時也有一些業(yè)務需要辦理，常常會占用教師不少課余時間。學校的日常事務，如各級各類申請、審批、報銷等，最初是通過紙質申請單的形式在各部門之間進行傳遞，而紙質載體在信息處理、共享、存儲和查詢方面都是低效的；伴隨郵件系統(tǒng)的普及，一些通知公告等內容會通過郵箱進行共享；隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，辦公OA（Office Automation）系統(tǒng)在學校普遍應用，實現(xiàn)信息共享和電子公文的傳輸。從數(shù)字校園實踐發(fā)展的進程來看，伴隨新一代信息技術的發(fā)展以及社會信息化進程的加快，云計算使得中小學數(shù)字校園建設向集約化、云端化方向發(fā)展。

目前，大部分中小學在建設數(shù)字校園系統(tǒng)時除了滿足教育教學，還有一部分也涉及教學管理的技術支撐，如通知公告、周程管理、問卷調查、場館預約等辦公模塊，能較好地實現(xiàn)信息采集、查詢、統(tǒng)計與共享等功能，在一定程度上滿足信息處理的自動化、無紙化辦公和移動辦公的需求。但隨著學校規(guī)模的不斷擴大，職能部門工作細碎煩瑣，有一部分業(yè)務涉及多個部門，教師因申請、審批等具體事務需要在距離較遠的多個校區(qū)之間奔波，存在審核流程復雜、操作過程煩瑣等問題。因此，在數(shù)字校園系統(tǒng)中需要增加相應的模塊，能實現(xiàn)日常表單處理的電子化和自動化，即能滿足根據(jù)一系列相互銜接的業(yè)務進行配合與協(xié)同處理，并且能實現(xiàn)自動流轉和狀態(tài)監(jiān)控的功能。

2? 概念明晰

2.1 工作流

工作流的概念最早起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領域，其中涉及的主要問題就是過程的自動化[4]。關于工作流，不同的組織給出不同的定義，其中工作流管理聯(lián)盟（WFMC）定義工作流是一種可以自動流轉的業(yè)務活動，通過一組定義明確的邏輯準則，實現(xiàn)業(yè)務活動在用戶之間運行與傳遞[5]。

2.2? 基于Web的工作流系統(tǒng)架構

工作流系統(tǒng)根據(jù)任務傳遞機制不同分為不同的類型，其中基于Web的工作流系統(tǒng)通過WWW來實現(xiàn)任務的協(xié)作，產(chǎn)品從1995年以后才起步，是目前應用最廣泛的?；赪eb的工作流系統(tǒng)采用B/S（瀏覽器/服務器）架構，是隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在高內聚低耦合的設計思想下對C/S（客戶端/服務器）架構的一種設計提升?；赪eb的工作流系統(tǒng)在使用時，用戶通過瀏覽器就能夠完成各種任務的處理與訪問，降低了業(yè)務處理對客戶端的要求，有利于系統(tǒng)的管理、維護和升級[6]。

目前，工作流技術越來越成熟，應用也越來越廣泛。學校應用的基于Web的工作流系統(tǒng)，采用數(shù)字校園提供的專業(yè)級工作流引擎，通過預定義的規(guī)范化流程，實現(xiàn)流暢的業(yè)務運作，可有效節(jié)約人力資源，提高辦公效率。

3? 需求分析

學校涉及多個部門協(xié)同工作的業(yè)務和場景通常采用固定流程，即管理員基于學校固定辦事流程，在系統(tǒng)中在線繪制流程、創(chuàng)建表單、部署流程并設定不同的角色和權限，用戶（全校教職工）基于系統(tǒng)設定的流程在Web端查看流程狀態(tài)并辦理相應流程。通常還可以指定在校人員作為流程匯總查看管理員，可以查看各審批流程狀態(tài)。

3.1? 請假管理

教師的主要業(yè)務是教育教學，教職工請假時需要向多個部門報備申請：教師請假需要告知教研組長和教務處，以便于調課及計算課時量；教職工請假需要告知部門主管領導，便于協(xié)調部門內工作安排；超過三天的請假申請需要向學校辦公室報備……根據(jù)學校的管理規(guī)定，請假一天、三天以內、超過三天等不同時長，也需要遞交給相應的主管領導進行審批。請假申請雖涉及多人、多級別、跨部門，還是一個相對比較規(guī)范的工作流機制，因此，在數(shù)字校園中使用專門的“請假管理”模塊，各個學?；旧峡梢酝ㄟ^自定義審批流程和權限配置來實現(xiàn)本校請假審批的基本功能。

3.2? 新任教師制卡等申請

學校使用微軟域架構系統(tǒng)，便于進行統(tǒng)一賬號登錄認證、校內資源庫訪問、IP電話、網(wǎng)絡打印等服務。新任教師入校申辦校園卡時，涉及教學、德育等部門主管教師審批，教務處和學校辦公室人事部門對新教師信息進行匯總，信息中心制作校園卡，并按申請在校園卡設置打印復印權限、門禁權限，總務處設置飯卡等跨部門協(xié)同業(yè)務。

工作流系統(tǒng)還將PC端應用移植到手機終端，支持安卓和iOS系統(tǒng)，同時實現(xiàn)移動終端數(shù)據(jù)與PC端數(shù)據(jù)實時聯(lián)動，滿足教職工隨時隨地移動辦公的需要。

類似制卡這樣的工作流比較多，而各個學?？梢赃m用的場景也不一樣，使用數(shù)字校園中的工作流系統(tǒng)模塊，通過自定義表單、審批組等可以實現(xiàn)個性化流程的業(yè)務運作，具有可拓展性。

4? 系統(tǒng)應用

4.1? 學校工作流系統(tǒng)中涉及三種角色：用戶、審批組和系統(tǒng)管理員

如圖1所示，用戶就是數(shù)字校園的全體教職工，可以在工作流系統(tǒng)中創(chuàng)建流程實例、查看/撤銷申請進程；審批組主要負責業(yè)務流程的辦理與審批、處理待辦業(yè)務，將線下業(yè)務轉移到線上穩(wěn)定執(zhí)行；系統(tǒng)管理員則負責流程的配置和權限角色的設置、對實例進行監(jiān)控、定期進行數(shù)據(jù)和流程的維護。

4.2? 工作流系統(tǒng)架構分為基礎數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)連接層、流程服務層和前端表示層

工作流模塊架構在學校數(shù)字校園內，基礎數(shù)據(jù)從數(shù)字校園數(shù)據(jù)中臺中提取。如圖2所示，用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)的前端界面；流程服務層負責處理用戶請求，并將處理后的數(shù)據(jù)返回前端；數(shù)據(jù)連接層集成數(shù)字校園底層基礎數(shù)據(jù)，為流程服務層提供數(shù)據(jù)支撐并完成數(shù)據(jù)的存儲[5]。

4.3? 表單和流程是工作流的兩個最基本元素

與線下的辦公模式對比，表單就是紙質簽單，不同工作填寫內容不一樣；流程指的是主管負責人簽字審批的過程，一個流程步驟一般涉及一個簽字。以制卡工作流為例，介紹流程的設計與實現(xiàn)。如圖3所示，新任教師制卡業(yè)務由申請人提出申請、審批人審批、校辦和教務處匯總、信息中心和總務處制卡設權限等五個步驟共同組成。

線下辦公往往需要教師來回聯(lián)系各部門，找分管校長簽字審批，并持卡到各部門辦理各權限，而申請人線上走流程只需要兩個步驟：填寫申請表單（圖4）、制卡完成后到校辦領取校園卡。其他的流程在申請?zhí)峤缓?，由工作流系統(tǒng)根據(jù)辦卡人類別系統(tǒng)自動判斷并遞送到對應的審批組，經(jīng)過電子審批與公文流轉，新任教師的各類信息清晰地匯總到學校辦公室人事部門和教務處，信息中心和總務處直接由職能部門辦理人員進行卡務交接，制卡的各個環(huán)節(jié)申請人及相應的辦理人員都能收到消息提醒，辦理完成后申請人到學校辦公室領取校園卡即可。

學?？梢愿鶕?jù)實際需求，在工作流系統(tǒng)中創(chuàng)建各類自定義的工作流業(yè)務。流程設計工具采用圖形化定義，通過拖拉拽等繪制方式實現(xiàn)。設計界面包括流程信息（如節(jié)點和流向），活動之間通過連線相連，流轉步驟參照線形箭頭的方向。系統(tǒng)管理員通過創(chuàng)建表單、繪制流程，并可以在流程中每一個環(huán)節(jié)設置審批組、經(jīng)辦人及流程跳轉等。校園卡制卡流程配置見圖5。

5? 應用結論

學校從2018年開始試用工作流模塊，2019年開始常態(tài)化應用，目前每年使用工作流的教師約260人，發(fā)起流程的人員數(shù)量也在逐步遞增，數(shù)據(jù)統(tǒng)計見圖6（截至2021年11月24日）。在數(shù)字校園中使用基于Web工作流系統(tǒng)進行跨部門協(xié)同辦公，可以避免教師線下在各部門疲于奔走的煩惱，節(jié)約紙張，通過規(guī)范、高效、智能的辦公模式，提升教師的辦事體驗與辦公效率，具有以下幾點優(yōu)勢。

1）操作簡單。復雜的業(yè)務流程設置均由系統(tǒng)管理員來操作，用戶（全體教職工）只需要關注自己發(fā)起的辦事流程，很容易上手。除了網(wǎng)頁端，手機APP端也能使用，可以方便快捷地實現(xiàn)移動辦事需求。

2）流程規(guī)范。工作流線上辦理業(yè)務流程更嚴謹、流暢，可規(guī)范學校管理流程；流程可視化，用戶可以清晰地了解申請進程及歷史任務，也便于管理者實現(xiàn)對業(yè)務流程的管理、監(jiān)控和統(tǒng)計，提升申請事項存檔查詢的能力。

3）可擴展優(yōu)化。工作流系統(tǒng)具備平滑可擴展性，學?？梢愿鶕?jù)實際業(yè)務自定義業(yè)務流程，根據(jù)使用反饋情況，不斷優(yōu)化和改進辦事流程，支持不斷變化的需求。

當然，基于Web工作流系統(tǒng)協(xié)同辦公也存在一些問題，如個別部門或教師的信息化思維和意識還未建立，部分年齡偏大的教師未養(yǎng)成自動化辦公的習慣，導致協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用推廣具有一定的困難。

6? 結束語

網(wǎng)絡的飛速發(fā)展和智能終端的普及為人們電子辦公提供了有利條件?；赪eb的工作流系統(tǒng)經(jīng)過近幾年的測試與實踐，能滿足學校實際業(yè)務需求，并能有效優(yōu)化原線下跨部門業(yè)務流程。基于Web的工作流系統(tǒng)是學校精細化管理的一種有效方式，能在合適的時間將任務傳遞給合適的人，可以加快數(shù)據(jù)信息在各部門之間、教職工之間、領導之間的流轉速度，提高工作效率和管理質量，促進學校辦公規(guī)范化、標準化水平，提升教職工信息素養(yǎng)，為學校教育教學、科研、管理提供優(yōu)質服務，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的整合與共享。下一階段，可以考慮將更多適合的業(yè)務流程納入工作流系統(tǒng)中持續(xù)地應用與改進。

參考文獻

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作者：姚茜，北京師范大學附屬中學信息中心主任，研究方向為計算機教育應用；張帥，北京師范大學附屬中學行政管理中心主任，研究方向為學校管理；張增山，北京師范大學附屬中學信息中心副主任，研究方向為教育信息化；王霜霜，北京師范大學附屬中學教學服務中心主任，研究方向為信息管理（100052）。