新建民辦本科院校教務(wù)秘書工作規(guī)范研究

姚萌萌

[摘 要]隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學(xué)管理工作逐步趨向科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。教務(wù)秘書作為教學(xué)工作的基層管理者和執(zhí)行者，對(duì)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著十分重要的作用。對(duì)新建民辦本科院校來(lái)說(shuō)，教務(wù)秘書工作規(guī)范建立尤為重要。在獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)背景下，全國(guó)200多所獨(dú)立學(xué)院即將轉(zhuǎn)為新建本科院校。文章以南京工業(yè)大學(xué)浦江學(xué)院為例進(jìn)行探析，發(fā)現(xiàn)新建民辦本科院校教務(wù)秘書工作存在工作職責(zé)不明確、工作程序不規(guī)范、工作態(tài)度不統(tǒng)一、工作能力不一致等問(wèn)題，并從工作職責(zé)、工作程序、工作態(tài)度和工作能力等方面深入剖析教務(wù)秘書工作，探討如何明確工作職責(zé)、規(guī)范工作程序、端正工作態(tài)度、提高工作能力等路徑和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]工作職責(zé);工作程序;工作能力;工作態(tài)度

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2022）04-0237-03

2018年12月27日，教育部辦公廳下發(fā)的《關(guān)于做好2018年度高等學(xué)校設(shè)置工作的通知》（教發(fā)廳函〔2018〕215號(hào)）指出，要“鼓勵(lì)支持獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)”。2020年5月15日，教育部辦公廳發(fā)布的《關(guān)于加快推進(jìn)獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)工作的實(shí)施方案》（教發(fā)廳〔2020〕2號(hào)）指出：“到2020年末，各獨(dú)立學(xué)院全部制訂轉(zhuǎn)設(shè)工作方案，同時(shí)推動(dòng)一批獨(dú)立學(xué)院實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)設(shè)?！苯刂?020年8月11日，已有16所獨(dú)立學(xué)院完成轉(zhuǎn)設(shè)方案批復(fù)工作，其中轉(zhuǎn)為民辦本科普通高校11所，轉(zhuǎn)為地方公辦高校3所，撤銷建制2所，預(yù)示著全國(guó)200多所獨(dú)立學(xué)院大部分將轉(zhuǎn)設(shè)為民辦本科院校。

隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學(xué)管理工作逐步趨向科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。教務(wù)秘書作為教學(xué)工作的基層管理者和執(zhí)行者，對(duì)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著十分重要的作用。若是教務(wù)秘書不能很好地完成教學(xué)管理工作，將會(huì)出現(xiàn)通知不到位、政策解讀不到位、工作拖沓等現(xiàn)象，造成所在教學(xué)單位甚至是全校教學(xué)管理工作的混亂。因此，建立教務(wù)秘書工作規(guī)范，對(duì)保障新建民辦本科院校教學(xué)秩序的正常運(yùn)行尤為重要。

一、教務(wù)秘書工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）工作職責(zé)不明確

工作職責(zé)就是工作者具體工作的內(nèi)容和所負(fù)的責(zé)任及達(dá)到崗位要求的標(biāo)準(zhǔn)，完成上級(jí)交付的任務(wù)。部分新建本科院校存在規(guī)章、制度、機(jī)構(gòu)不健全的問(wèn)題，各崗位職責(zé)沒(méi)有明晰、細(xì)化，工作文件中模糊各崗位之間的工作任務(wù)和分工，工作任務(wù)和分工根據(jù)人脾氣好壞來(lái)劃分，導(dǎo)致一部分教務(wù)秘書工作內(nèi)容增加、工作難度加大，崗位職責(zé)外的工作影響了教務(wù)秘書本職工作的完成進(jìn)度。有些學(xué)院（部）教務(wù)秘書工作變動(dòng)頻繁，暫代教務(wù)秘書和新任教務(wù)秘書之間工作分工不明確，導(dǎo)致上傳下達(dá)容易出現(xiàn)紕漏。

（二）工作程序不規(guī)范

工作程序是按一定順序和方法工作的規(guī)則，規(guī)范工作程序是提高工作效率的關(guān)鍵。教務(wù)秘書在人事上隸屬本學(xué)院（部）， 由學(xué)院（部）管理，在業(yè)務(wù)上卻從屬于教務(wù)處，直接接受教務(wù)處安排。教務(wù)秘書既要做好各項(xiàng)教務(wù)管理工作，又要組織和安排好各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)，還要在教務(wù)處與院部、教師之間、師生之間發(fā)揮好橋梁和紐帶作用。但教務(wù)秘書只是基層工作者，沒(méi)有任何權(quán)力去指揮工作，加之部分學(xué)院（部）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教務(wù)管理工作支持力度不夠，因此，教務(wù)秘書的教學(xué)管理工作開(kāi)展更加困難。

（三）工作態(tài)度不統(tǒng)一

工作態(tài)度是對(duì)工作所持有的評(píng)價(jià)與行為傾向，包括工作的認(rèn)真度、責(zé)任度、努力程度等。對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，做事不推諉、不抱怨，有效完成本職工作職責(zé)范圍內(nèi)的事情即可認(rèn)為是積極的工作態(tài)度，若是能對(duì)工作進(jìn)行思考和反思，不斷提高工作效率，即可認(rèn)為是非常積極的工作態(tài)度。在實(shí)際工作中，只有部分教務(wù)秘書具有積極或者非常積極的工作態(tài)度，仍有部分教務(wù)秘書工作比較被動(dòng)，需要不斷提醒和督促才能完成工作，甚至有極個(gè)別在工作時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)難以聯(lián)系的情況。

（四）工作能力不一致

在人力資源管理學(xué)上，工作能力是指對(duì)一個(gè)人擔(dān)任一個(gè)職位的一組標(biāo)準(zhǔn)化的要求，用以判斷其是否稱職。教務(wù)秘書的工作職責(zé)決定著教務(wù)秘書需要具備較強(qiáng)的文字寫作、溝通協(xié)調(diào)、言語(yǔ)理解、學(xué)習(xí)創(chuàng)新和執(zhí)行能力。在實(shí)際工作中，部分教務(wù)秘書可以按時(shí)、有效地完成既定的教務(wù)管理工作，但仍有教務(wù)秘書與學(xué)院（部）同事之間關(guān)系緊張，對(duì)高校教務(wù)管理工作流程和規(guī)章制度不熟悉，做事不能分清輕重緩急，工作沒(méi)有條理、章法和反饋，不能按時(shí)、有效地完成既定工作。

二、教務(wù)秘書工作規(guī)范的建立

（一）明確的工作職責(zé)

1.做好教務(wù)管理工作的上傳下達(dá)

教務(wù)秘書需要詳細(xì)記錄和傳達(dá)主管教學(xué)職能部門下發(fā)的通知文件以及學(xué)校發(fā)布的有關(guān)教學(xué)文件，熟記各項(xiàng)關(guān)鍵的教學(xué)管理規(guī)章制度的條款，提醒學(xué)院（部）主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)教學(xué)工作完成的時(shí)間和進(jìn)度以便其做工作安排，提供學(xué)院（部）教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)給主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以便其做工作決策，做好學(xué)院（部）主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。教務(wù)秘書需要將規(guī)章制度討論稿的意見(jiàn)、教學(xué)檢查反映的突出問(wèn)題、學(xué)院（部）教務(wù)管理工作情況等及時(shí)反饋給主管教學(xué)職能部門，從而促進(jìn)學(xué)校教務(wù)管理工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

2.做好部門同事之間的溝通協(xié)調(diào)

教務(wù)秘書工作職責(zé)需要與主管教學(xué)職能部門、學(xué)校其他教學(xué)單位、兄弟院校學(xué)院（部）、教師和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間保持密切溝通聯(lián)系，協(xié)調(diào)教務(wù)管理工作各項(xiàng)事宜。教務(wù)秘書尤其需要把握好本教學(xué)單位教學(xué)管理工作容易出問(wèn)題的環(huán)節(jié)，提前與相關(guān)部門和個(gè)人做好溝通和協(xié)調(diào)，將問(wèn)題解決前置化，從而避免教學(xué)事故的發(fā)生。

3.做好教師學(xué)生教學(xué)的管理服務(wù)

（1）檔案管理

檔案管理包括教學(xué)規(guī)章制度相關(guān)文件、課程教學(xué)檔案、教師檔案、學(xué)生檔案等教學(xué)相關(guān)文件的整理、編號(hào)和歸檔。課程教學(xué)檔案包括課程教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、試卷、教學(xué)任務(wù)書、成績(jī)單等有關(guān)課程建設(shè)、運(yùn)行和管理的教學(xué)文件。教師檔案包括教師個(gè)人信息、任教學(xué)科、任教經(jīng)歷、教研教改項(xiàng)目成果、競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等材料。學(xué)生檔案主要是對(duì)留級(jí)生、學(xué)業(yè)預(yù)警學(xué)生、結(jié)業(yè)生、復(fù)學(xué)學(xué)生等學(xué)生學(xué)業(yè)情況的建檔。

（2）學(xué)籍管理

從獲得招生錄取數(shù)據(jù)到學(xué)生畢業(yè)，學(xué)籍管理工作貫穿學(xué)生整個(gè)大學(xué)階段。學(xué)號(hào)編制、新生分班、新生報(bào)到信息匯總、學(xué)籍信息變更辦理、學(xué)籍證明、學(xué)生證辦理、學(xué)籍異動(dòng)辦理（休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、學(xué)業(yè)進(jìn)程調(diào)整等）、學(xué)業(yè)預(yù)警、畢（結(jié)）業(yè)管理等各項(xiàng)學(xué)籍管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。

（3）課務(wù)管理

課務(wù)管理包含課程管理、排課、選課、調(diào)停課管理等工作內(nèi)容。教務(wù)秘書要了解課程設(shè)置，熟悉課程管理規(guī)章制度，根據(jù)排課原則做出科學(xué)的課程安排。教務(wù)秘書要組織好學(xué)生選課工作，重點(diǎn)關(guān)注異動(dòng)學(xué)生課程安排，提醒專業(yè)負(fù)責(zé)人和班主任根據(jù)人才培養(yǎng)方案要求指導(dǎo)學(xué)生做好選課（含重修、補(bǔ)修）工作。教務(wù)秘書要及時(shí)做好教師的調(diào)、停、補(bǔ)課管理工作。

（4）教材管理

教材征訂與發(fā)放工作需要細(xì)心周到，教務(wù)秘書要協(xié)助課程負(fù)責(zé)人或者任課教師及時(shí)篩選出適合師生使用的優(yōu)秀教材，同時(shí)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)各門課程需要的教師和學(xué)生用書數(shù)量，以便將教材及時(shí)發(fā)放到師生手中，讓教師有充裕的時(shí)間備課，讓學(xué)生有充足的時(shí)間預(yù)習(xí)和學(xué)習(xí)，為順利開(kāi)課做好準(zhǔn)備。

（5）考務(wù)管理

在補(bǔ)（緩）考、期中和期末考試前，教務(wù)秘書要做好學(xué)院（部）考試編排，提醒任課教師做好出卷工作，將所有課程考試試卷于規(guī)定時(shí)間內(nèi)送印，開(kāi)考前做好試卷發(fā)放工作?？荚囍?，教務(wù)秘書要巡查考場(chǎng)并及時(shí)解決突發(fā)問(wèn)題，匯總監(jiān)考情況報(bào)表，反饋考試整體情況?？荚嚭?，教務(wù)秘書要負(fù)責(zé)提醒任課教師按要求改卷、復(fù)查、登分和存檔。同時(shí)，教務(wù)秘書要協(xié)助主管教學(xué)職能部門組織學(xué)生參加英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、普通話等各類等級(jí)考試報(bào)名，協(xié)助落實(shí)考務(wù)和監(jiān)考等人員安排工作。

（6）成績(jī)管理

成績(jī)管理是要教務(wù)秘書對(duì)入學(xué)成績(jī)、等級(jí)考試成績(jī)、初修成績(jī)、補(bǔ)（緩）考成績(jī)、重修成績(jī)以及各課程的平均成績(jī)、不及格率等進(jìn)行全方位、多角度的跟蹤記載，為教師教育教學(xué)改革及教學(xué)方法的改進(jìn)提供有效參考信息。同時(shí)協(xié)助主管教學(xué)職能部門做好成績(jī)錄入管理、成績(jī)單辦理、學(xué)生復(fù)查與教師成績(jī)變更等管理工作。

（二）科學(xué)的工作程序

教務(wù)管理工作涉及全校師生，因此，工作內(nèi)容布置要自上而下。校長(zhǎng)要主持召開(kāi)校長(zhǎng)辦公會(huì)和院長(zhǎng)會(huì)議，做全校教學(xué)工作布置，協(xié)調(diào)跨部門教學(xué)工作分工;教學(xué)校長(zhǎng)要召開(kāi)教學(xué)院長(zhǎng)會(huì)議，做教學(xué)工作安排;教務(wù)處要召開(kāi)教務(wù)秘書會(huì)議，做具體教學(xué)安排;學(xué)院（部）要召開(kāi)工作例會(huì)，做好教學(xué)工作分工。教務(wù)秘書要做教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

（三）積極的工作態(tài)度

教務(wù)秘書需要具備較強(qiáng)的責(zé)任感和較高的敬業(yè)精神?！敖虅?wù)工作無(wú)小事”，教學(xué)管理工作中的任何疏漏都可能帶來(lái)非常嚴(yán)重的后果。教務(wù)秘書雖是行政教輔人員，不直接教書育人，但可“管理育人”。教務(wù)秘書工作是高校教學(xué)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的得力助手，是保證教學(xué)單位各項(xiàng)教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要力量。因此，教務(wù)秘書一定要精準(zhǔn)定位，用積極的工作態(tài)度發(fā)揮自己的價(jià)值。

（四）高效的工作能力

教務(wù)秘書的工作具有復(fù)雜性、周期性、時(shí)效性且工作難度大等特點(diǎn)。對(duì)教務(wù)秘書來(lái)說(shuō)，課程表的合理編排、學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)的分析、教師教學(xué)工作量的計(jì)算等都是必須掌握的工作內(nèi)容。要提高教學(xué)管理水平，教務(wù)秘書必須掌握教育學(xué)、考試學(xué)、管理學(xué)等理論知識(shí)，將理論知識(shí)運(yùn)用于教學(xué)管理實(shí)踐中。教務(wù)秘書要自覺(jué)提高自身的教學(xué)信息化和辦公自動(dòng)化水平，有意識(shí)地收集、掌握國(guó)內(nèi)外教育發(fā)展尤其是高等教育的政策和研究熱點(diǎn)，并進(jìn)行匯總、凝練，為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理服務(wù)。

三、教務(wù)秘書工作規(guī)范的實(shí)現(xiàn)路徑

新建民辦本科院校的教務(wù)秘書工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)，教務(wù)秘書工作質(zhì)量在一定程度上直接影響著全校的教學(xué)質(zhì)量。在新建民辦本科院校中，如何使教務(wù)秘書擁有良好的工作狀態(tài)，如何激發(fā)教務(wù)秘書的工作熱情，如何提高教務(wù)秘書的工作能力從而使其更出色地完成本職工作，這對(duì)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量尤為重要。

（一）建立教務(wù)秘書工作規(guī)范

新建民辦本科院校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際制訂教務(wù)秘書工作規(guī)范，明確任職要求、工作職責(zé)、工作紀(jì)律、考核機(jī)制等相關(guān)內(nèi)容，將教務(wù)秘書工作規(guī)范制度化。任職要求包括思想政治、專業(yè)、學(xué)歷、年齡和基本能力等方面。教務(wù)秘書工作職責(zé)的制訂必定是圍繞教學(xué)管理工作，為本院（部）師生服務(wù)的，既有服務(wù)又有管理，因此，教務(wù)秘書工作職責(zé)需要具體、詳細(xì)并且具有可操作性。教務(wù)秘書工作職責(zé)包括教師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”兩個(gè)方面相關(guān)的教學(xué)管理運(yùn)行工作。工作紀(jì)律包括教務(wù)秘書的出勤、請(qǐng)假等相關(guān)規(guī)定?？己藱C(jī)制包括教務(wù)秘書考核原則、程序、方式、內(nèi)容等。

（二）細(xì)化教務(wù)秘書工作考核

為激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，建立教務(wù)秘書工作考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制是必須的。學(xué)校應(yīng)從德、能、勤、績(jī)、廉這五個(gè)方面建立教務(wù)秘書工作考核指標(biāo)體系，且指標(biāo)體系要量化?！暗隆敝饕ㄋ枷肫返潞吐殬I(yè)道德，“能”包括業(yè)務(wù)水平、執(zhí)行能力和合作精神，“勤”包括責(zé)任心和工作態(tài)度，“績(jī)”主要指實(shí)際工作效果，“廉”主要指工作的自我要求和自身修養(yǎng)。學(xué)校要建立教務(wù)工作評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)制度，成立教務(wù)秘書工作考核小組，規(guī)范教務(wù)秘書工作考核程序，發(fā)布教務(wù)秘書工作考核結(jié)果，為考核優(yōu)秀者發(fā)放榮譽(yù)證書和獎(jiǎng)金，考核不合格者應(yīng)扣發(fā)工資或績(jī)效，連續(xù)兩次考核不合格者建議調(diào)離教學(xué)管理工作崗位或辭退。

（三）加強(qiáng)教務(wù)秘書工作培訓(xùn)

教學(xué)秘書處在教學(xué)管理一線，工作既要有創(chuàng)新又要有章可循。學(xué)校應(yīng)定期組織教學(xué)秘書培訓(xùn)，以提升教務(wù)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)和能力。

1.樹(shù)立良好的職業(yè)道德

教學(xué)秘書要有高度的責(zé)任心， 始終堅(jiān)持和遵守學(xué)校的規(guī)章制度， 按章程辦事，辦事時(shí)要細(xì)心、耐心。在工作中要嚴(yán)于律己，熱心服務(wù)，積極向上，做好教師和學(xué)生的助手和幫手。

2.具備嫻熟的業(yè)務(wù)能力

首先，加強(qiáng)教務(wù)秘書專業(yè)能力的培養(yǎng)。學(xué)校應(yīng)定期組織教務(wù)秘書學(xué)習(xí)教學(xué)管理的相關(guān)知識(shí)技能（如辦公軟件操作）以及學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理和運(yùn)行的文件、規(guī)章和制度。學(xué)校要幫助教務(wù)秘書積極掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，了解學(xué)校和學(xué)院（部）的特點(diǎn)，以便發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，做好教學(xué)管理服務(wù)工作，甚至為學(xué)校和院部發(fā)展建言獻(xiàn)策。

其次，加強(qiáng)教務(wù)秘書溝通能力的培養(yǎng)。教務(wù)秘書的工作需要與學(xué)校各職能部門人員、學(xué)院（部）領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生等各方面人員打交道，而上傳下達(dá)、政策解讀都需要具備良好的溝通能力，應(yīng)建立起和諧的溝通關(guān)系，只有這樣才能達(dá)到事半功倍的效果。

最后，加強(qiáng)教務(wù)秘書應(yīng)變能力的培養(yǎng)。新建民辦本科院校的人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致教學(xué)管理的不確定性增大。教務(wù)秘書工作須及時(shí)應(yīng)對(duì)發(fā)生的變化，分清事情的輕重緩急，以保證正常教學(xué)秩序?yàn)闇?zhǔn)則，妥善處理突發(fā)事件。

高校要重視教務(wù)秘書工作崗位發(fā)揮的重要作用，做到專人專崗，為教務(wù)秘書營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。教務(wù)秘書自身要能認(rèn)識(shí)和理解崗位的職責(zé)與意義，明確工作定位，樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，增強(qiáng)自身素質(zhì)，提高管理水平，跟上時(shí)代步伐，從而提高高校教學(xué)管理水平，促進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量的提升。

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[責(zé)任編輯：劉鳳華]