推進學校檔案利用服務的途徑與方法

楊潔

摘 要：教育事業(yè)改革發(fā)展不斷深入，對學校的要求也在逐漸提高。學校檔案對學校發(fā)展的記錄、教學成果的總結研究和文化建設等方面都起著重要的基礎作用。當前，學校在檔案利用服務上還存在不少問題，充分收集整理好檔案、管理好檔案、利用好檔案，發(fā)揮檔案的價值，對于促進學校的全面發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：學校檔案;利用服務;途徑;方法

學校檔案主要有文書檔案、教學檔案、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案等多種類型，記錄了學校教育、教學、管理等多方面的內(nèi)容，是學校發(fā)展、建設、教職工及學生風貌展示、教研成果、基礎信息、校園文化傳承和建設的成果總和，是學校重要的信息資源。探索推進學校檔案利用服務的途徑和方式，對更好地發(fā)揮學校檔案作用具有重要意義。本文試對這一問題進行探討。

1 學校檔案的重要性及利用價值

1.1 學校檔案可促進教育教學

學校檔案不只是記載了學校的歷史等已經(jīng)過去的事情，還為學校的未來發(fā)展提供了堅實的基礎，在一定程度上還為學生和教師都提供了便利。比如教師在評職稱時，查詢自己個人的教學成果和相關表彰材料，在進行學習成果和方法交流的時候，查詢基礎的資料;學生在入學、入職時查詢個人的成績信息和獲得相關表彰的信息;學校在文化建設時，檔案是學校的歷史積淀和證據(jù)，為校園文化建設提供實物檔案和載體;在研究教學成果時，檔案是珍貴的一手參考資料，也是學校教育教學活動的一項重要內(nèi)容?？梢姡瑱n案無論是對學校還是與之相關的個人，都具有重要的參考意義。

1.2 學校檔案具有明顯社會價值

學校檔案是學校在發(fā)展過程中形成的各種具有保存價值和科研價值的珍貴信息，是學校在艱苦奮斗中由師生共同創(chuàng)造的精神財富和物質(zhì)財富的總和。包含學校的建校理念、校風校紀、學校精神以及形成的各種科研成果等。開發(fā)利用學校檔案，能充分體現(xiàn)學校檔案的社會價值和文化屬性。如有的學校涌現(xiàn)對社會貢獻突出的優(yōu)秀人才，通過對學校檔案的挖掘，能更好地佐證這些優(yōu)秀人才在學校的努力和成果，促進對外宣傳。學校檔案也能反映學校在不同歷史時期的教學政策、制度和經(jīng)驗，通過對這些檔案信息資源的深入挖掘，能夠為學校政策制定和人才培養(yǎng)模式調(diào)整提供重要依據(jù)，既能為學校發(fā)展和文化建設提供檔案依據(jù)，也能進一步提升學校的社會影響力。

1.3 學校檔案具有科研價值

學校檔案包含廣大師生共同創(chuàng)造的各種科研成果、制度機制、教學案例、教學成果等。通過對這些檔案資源的開發(fā)和利用，可以更好地研究學校教學科研發(fā)展的脈絡，促進當前科研項目研究。學校不僅承擔著教書育人功能，也是各項科研成果產(chǎn)出的主陣地。特別是很多優(yōu)秀教師在教學過程中會形成優(yōu)秀的教學案例、方法和經(jīng)驗，成為學校檔案的重要組成部分。在新教師培養(yǎng)方面，應結合不同學科教師的專業(yè)特點，對原來優(yōu)秀教師的教學經(jīng)驗、案例進行檔案信息資源開發(fā)，提煉出有價值的檔案信息，并將其作為新教師培養(yǎng)的重要參考資料，促進新教師教學能力和素養(yǎng)的提高。

1.4 學校檔案具有教育價值

學校檔案記憶是學校發(fā)展歷程的真實寫照，也孕育出了諸多思想政治教育元素。因此，在學校檔案開發(fā)和利用方面有必要結合當前學校思想政治教育實際需要，將學校檔案中蘊含的各種思想政治教育元素進行提煉，并將其融入到學校思想政治教育之中，提升思想政治教育效果，充分發(fā)揮學校檔案的育人價值和功能。習近平總書記明確指出，要充分發(fā)揮檔案的育人功能，實現(xiàn)檔案育人與思想政治教育的有機融合，進一步提升學校育人成效。在學校檔案管理和開發(fā)過程中應按照總書記的要求，充分認識學校檔案的育人價值和功能?？蓪W校檔案蘊含的紅色文化元素、艱苦斗精神、科研創(chuàng)新精神等提煉出來，與學校思想政治教育有機結合。還可以形成學校檔案育人新課題，選派優(yōu)秀的教師對學校檔案資源進行開發(fā)和利用，更好地實現(xiàn)學校檔案的育人功能。

2 當前學校檔案利用存在的主要問題

檔案對學校具有重要作用，但目前一些學校檔案的利用率較低，作用未得到充分發(fā)揮，存在一些突出的問題。

2.1 對檔案利用重視不夠

一些學校忽視了檔案的重要作用，被動地完成上級交代下來的有關任務之后，就將檔案束之高閣，甚至是隨便堆放在一個不起眼的角落，連專用的檔案用房、柜架都沒有配備，當需要使用的時候，因為管理混亂無法找到相應的資料，或者疏于管理造成了檔案資料的丟失或者毀壞，后期利用率越來越低，無人問津，造成了利用上的惡性循環(huán)。

2.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理是一個專業(yè)性較強的工作，尤其是學校檔案涉及到的種類和內(nèi)容比較多，需要按照相應檔案管理規(guī)范標準分門別類收集整理好，而一些學校沒有配備專業(yè)檔案管理人員，檔案分類整理及管理不規(guī)范，學校也沒有投入時間和資金對檔案管理人員進行必要的業(yè)務學習和培訓，檔案管理水平不高，檔案利用率低和服務作用發(fā)揮不明顯。

2.3 檔案信息化程度不高

隨著時間的累積，學校的工作量會越來越多，信息量也會越來越大，關鍵是檔案管理人員也會出現(xiàn)交接工作的情況，如管理不善，易造成檔案遺漏或者損毀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)不能滿足利用的需要，這就需要信息化技術來支撐。但是大部分學校還是使用傳統(tǒng)的檔案儲存、查找和利用方式，不利于檔案管理的現(xiàn)代化和高效率。尤其是相對落后的地區(qū)，信息化程度更低，不能滿足檔案開發(fā)利用需要。

3 提升學校檔案利用服務的途徑與方法

檔案的利用服務是推進學校工作發(fā)展的一項重要舉措，但是其利用服務并非一個單純的過程，從前期的搜集整理到后期的利用，都是一個系統(tǒng)完善的過程，完善的檔案和有效的管理是利用的基礎。要想提升學校檔案利用服務水平，應通過一些有效的途徑和方法。

3.1 做好檔案收集整理工作

學校有關領導、部門及人員應從思想上充分認識檔案收集整理工作的重要性，將其納入學校年度工作計劃。在前期的檔案收集過程中，學校有關領導應統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強各個相關部門的配合，收集起來的資料應盡量準確、規(guī)范和齊全完整，為后期檔案管理和利用打下堅實的基礎。檔案要有專門的檔案室、專門的檔案管理人員、專項工作經(jīng)費和完善的檔案管理制度，用以保障檔案管理和利用工作順利實施。檔案的收集和整理是利用的基礎和前提，后期的工作開展都要依托檔案材料的規(guī)范性和完整性作為保證。應完善檔案管理制度，檔案管理人員按照制度和業(yè)務規(guī)范要求對檔案進行綜合管理。同時，查檔人員也要遵守檔案的查閱利用制度，尤其是一些涉密檔案，應明確限定利用范圍，加強管理。

3.2 大力推進檔案信息化建設

紙質(zhì)檔案查閱的便捷性不高，也限制了學校檔案的利用和開發(fā)。紙質(zhì)檔案查用不便，轉(zhuǎn)換成電子檔案，或者學校教職工很多根本就不清楚學校檔案館（室）到底能查到哪些有用的檔案，就放棄了查閱檔案這一方式。計算機技術的迅速發(fā)展，可推進檔案信息化，進行數(shù)字檔案管理。學校檔案信息化有諸多益處：能節(jié)省儲存空間，提高檔案的安全性，增強查閱的便捷性。應將檔案信息化納入學校整個信息化建設規(guī)劃，制定實施專項規(guī)劃，明確各階段的工作內(nèi)容和任務，分步實施。應加大對檔案信息化建設的資金投入，確保推進信息化建設的資金需要。應加大服務器、網(wǎng)絡覆蓋、計算機、掃描儀等信息化硬件設備的采購、維護和更新力度，滿足檔案信息化建設的硬件需要。應加強對學校檔案信息管理系統(tǒng)軟件和平臺的研發(fā)，加強系統(tǒng)維護和更新，確保系統(tǒng)功能滿足學校檔案信息化建設的實際需要。應加強檔案信息化建設的安全保障工作，強化技防措施，加強日常管理，做好防網(wǎng)絡攻擊和防病毒工作，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案信息安全。

3.3 推進檔案信息資源共享

部分偏遠山區(qū)因為人力資源和物質(zhì)條件所限，完整保存利用學校檔案的難度較大，可以通過共建共享模式，以縣或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位，集中統(tǒng)一管理一個區(qū)域內(nèi)的學校檔案資源，根據(jù)實際情況建立不同層級的檔案資源共享平臺，不同地區(qū)、不同學校的教職工和學生都可通過這個平臺，共享先進的教育教學理念、優(yōu)秀的學習方式方法等多方面的內(nèi)容。在共享平臺的推動下，可以將各自學校的檔案共享到更多的人群，提高其利用范圍，產(chǎn)生廣泛深入的影響，更好地服務于學校檔案的利用。檔案信息資源共享平臺應設置一個總管理員，各個學校設置一個分管理員，及時上傳和修改相應的學校檔案。

3.4 積極推進校園文化建設

校園文化是社會文化的一個部分，是學校精神文化和物質(zhì)文化的一個總和，具有陶冶學生情操、啟迪學生心智、促進學生全面發(fā)展的重要作用，其中傳承是校園文化建設很重要的一個部分，學校的文字、照片和實物檔案等在這個過程中起著校園文化建設載體的作用。學校黨史館是檔案利用服務的一個高級的形式。從校園文化建設方面看，學校檔案利用能夠為校園文化提供載體和內(nèi)容支撐，因此，有必要給予學校檔案利用服務足夠的重視。一方面，應推進學校檔案利用服務信息化建設。新時代背景下，要想實現(xiàn)對學校檔案的系統(tǒng)開發(fā)，就需要主動地引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術，實現(xiàn)學校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將數(shù)字檔案存儲到數(shù)據(jù)庫中，并結合學校育人教學科研需求，運用大數(shù)據(jù)技術對學校檔案信息數(shù)據(jù)資源進行開發(fā)和利用，為各項工作開展提供扎實的檔案信息依據(jù)。另一方面，構建完善的學校檔案利用服務體系。檔案管理部門應樹立主動服務意識，結合學校教學和科研工作的具體訴求，主動地與學校各個部門取得聯(lián)系，并為其提供詳細的檔案信息服務，通過完善學校檔案利用服務體系，進一步提升學校檔案信息資源的利用效果，充分發(fā)揮學校檔案的價值和作用。

南京理工大學將“哈軍工精神”作為校史館的基本價值理念，建造具有紀念和教育意義的文化教育場地。展出檔案史料主要包括：一是實物檔案，包括毛澤東主席會見哈軍工學院首任院長的場景用雕塑等的形式復原，建校之初具有紀念意義的報刊、工具以及具有時代特色的生活用品等;二是具有歷史意義和紀念意義的紙質(zhì)檔案資料，包括優(yōu)秀的校友先進事跡、校園文化精神內(nèi)涵和傳承、建校以來在各行各業(yè)取得的成就、研究成果等與學校發(fā)展密切相關的內(nèi)容;三是影像資料，包括校史館建設的影視片段、結合校史館開展的宣傳宣講活動視頻資料等。將學校檔案與歷史文化、校史館建設等相結合，一方面豐富校園文化的精神內(nèi)涵，實現(xiàn)了學校檔案利用的最大化;另一方面將檔案利用靈活化，在學生教育和人格培養(yǎng)上發(fā)揮了重要的作用。

3.5 加大學校檔案宣傳力度

學校檔案的綜合管理是與教育教學不同，但是又密切相關的一項工作。檔案利用率低的一個重要原因，是學校教職工并不清楚其中是否有自己需要的有用的檔案資料。學校應加大檔案宣傳力度。例如制作簡要的檔案說明書，針對非涉密檔案，尤其是實用性和針對性比較強的檔案，將目錄發(fā)放給教職工參考，當他們需要的時候，就可以有針對性地查閱。檔案管理人員還應加強與學校宣傳部門之間的合作，利用學校的微信、微博公眾號等平臺，定期將學校的發(fā)展歷史或者過往教師的優(yōu)秀教研成果等優(yōu)質(zhì)檔案，做成短小精悍的視頻上傳平臺，供全校教職工了解和參考學習。包括個人的入黨時間、職稱評定時間等與個人息息相關的內(nèi)容，在征得相關人員的同意后，列出專門的子欄目，便于需要的時候查詢。還可以集結學校優(yōu)質(zhì)的教案，供其他地區(qū)和有關學校參考借鑒。

3.6 提升檔案管理人員素質(zhì)

要推進學校檔案利用，應加強檔案管理隊伍建設，提升人員素質(zhì)。一是配備專業(yè)的檔案管理人員，負責對學校檔案進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、入庫存檔、目錄和索引的編寫、協(xié)助查檔人員進行查閱和借閱等工作，及時督促他們歸還。同時，做好紙質(zhì)檔案的保存、防火、防潮、防發(fā)霉、防損毀等工作，涉密的檔案要分開儲存管理。二是提高學校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。一般地區(qū)都有檔案管理部門，他們的檔案管理人員都經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，具有豐富的管理和利用經(jīng)驗。在檔案的搜集整理、目錄編寫和查閱等過程中，可以邀請檔案部門的專業(yè)人員來進行指導，也可以派遣學校的檔案管理人員到高?；蛘呱弦患壍臋n案部門等單位進行跟班學習，學習先進的管理理念和辦法，規(guī)范檔案管理。

學校檔案具有重要的利用服務價值。學校要從檔案收集、整理、存儲、管理、利用服務等方面下功夫，將其與學校的發(fā)展結合起來，尤其是與學校教育教學和校園文化建設結合起來，將歷史的積淀轉(zhuǎn)化為學校發(fā)展的精神內(nèi)涵，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)南寧市天桃實驗學校）