大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式的創(chuàng)新探索

溫明明

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，大數(shù)據(jù)技術(shù)也改變了我們很多生活方式和工作方式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷衍生中，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案信息中也有了更加明顯的運(yùn)用，使得高校檔案管理更加便捷。本文結(jié)合高校檔案管理的實(shí)際情況以及當(dāng)前存在的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、服務(wù)內(nèi)容、檔案信息安全、人員專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分析研討，同時(shí)提出了高校檔案管理工作與服務(wù)模式的創(chuàng)新對(duì)策，就建立規(guī)范的資源體系以及工作模式的轉(zhuǎn)化和管理人員的工作水平進(jìn)行了相關(guān)討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新探索

大數(shù)據(jù)技術(shù)作為新時(shí)代的基礎(chǔ)工具，在高校檔案信息建設(shè)中，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠強(qiáng)化檔案管理的有效性，也能夠開(kāi)創(chuàng)大數(shù)據(jù)服務(wù)體系的新建設(shè)，創(chuàng)新高校檔案管理與服務(wù)的模式，進(jìn)一步提升高校的檔案管理水平。

1 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新高校檔案管理工作與服務(wù)模式的必要性

1.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)是應(yīng)對(duì)快速增長(zhǎng)的高校檔案信息資源的必要手段

高校檔案真實(shí)記錄了高校的整個(gè)發(fā)展建設(shè)過(guò)程，對(duì)高校發(fā)展而言具有較大的信息價(jià)值和參考意義。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案信息資源也開(kāi)始猛增，高校檔案信息資源的種類(lèi)也更加豐富、形式更加多樣化。在這種龐大的數(shù)據(jù)內(nèi)容面前，如何做好高校檔案管理工作，如何發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)提高檔案管理的服務(wù)優(yōu)勢(shì)也成為了目前高校工作中最大的難點(diǎn)之一[1 ]。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有數(shù)據(jù)大、類(lèi)型多、價(jià)值高等多種優(yōu)勢(shì)，數(shù)據(jù)傳播速度快，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間也十分龐大，能夠極大地提升高校檔案信息化建設(shè)的技術(shù)水平，增強(qiáng)其科學(xué)性和有效性。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)是應(yīng)對(duì)高校檔案多元化利用模式的必要方式

在傳統(tǒng)方法下進(jìn)行檔案的查詢(xún)和利用，已經(jīng)不能滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)代的需要，而大數(shù)據(jù)技術(shù)就能很好地解決這一問(wèn)題。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)算能力，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息查詢(xún)的智能化，這也極大地減輕檔案工作者的負(fù)擔(dān)，相比較人為查詢(xún)也減少了時(shí)間和人力。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)中的快速運(yùn)算，還能根據(jù)用戶(hù)的不同訴求建立不同的檔案，從而提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，加強(qiáng)服務(wù)模式的創(chuàng)新，發(fā)揮大數(shù)據(jù)檔案管理的更多優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)建設(shè)為進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案管理工作，使檔案管理服務(wù)模式得到深化和完善。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式存在的問(wèn)題

在傳統(tǒng)管理模式下，檔案存儲(chǔ)形式為各種形態(tài)的紙質(zhì)檔案和光盤(pán)、磁盤(pán)等，這些極大地?cái)U(kuò)大了檔案庫(kù)房的儲(chǔ)存量，這也給大數(shù)據(jù)檔案管理提出如何統(tǒng)一管理存儲(chǔ)的方式、充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)等新問(wèn)題。還有在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案管理逐步引入線(xiàn)上平臺(tái)，在線(xiàn)上進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳遞如何保證不被泄露、保證不被丟失，都是大數(shù)據(jù)技術(shù)引入中應(yīng)該要考慮的問(wèn)題。服務(wù)模式作為高校大數(shù)據(jù)形式展示的最直接方式，發(fā)揮服務(wù)模式的高效性，確保服務(wù)的個(gè)性化與準(zhǔn)確性也十分重要[2 ]。

2.1 檔案服務(wù)內(nèi)容以及方式單一

在傳統(tǒng)檔案服務(wù)內(nèi)容中多以相關(guān)信息的保存與查詢(xún)?yōu)橹鳎瑐鹘y(tǒng)檔案服務(wù)內(nèi)容比較片面，傳統(tǒng)檔案服務(wù)的方式單一。如何發(fā)揮信息內(nèi)容的最大優(yōu)勢(shì)還未有相關(guān)體現(xiàn)。針對(duì)該項(xiàng)問(wèn)題，在大數(shù)據(jù)技術(shù)融入時(shí)，要注意展開(kāi)大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，要能夠充分發(fā)揮高校檔案管理的信息優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)信息的有效性和準(zhǔn)確性，在服務(wù)內(nèi)容上強(qiáng)調(diào)個(gè)性化和服務(wù)性。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)類(lèi)似檔案信息的存儲(chǔ)與調(diào)用平臺(tái)，用戶(hù)需要某一個(gè)檔案內(nèi)容，就相應(yīng)地調(diào)取哪種，這種模式下的檔案服務(wù)不夠有效，且不能夠?yàn)橛脩?hù)帶來(lái)更多服務(wù)價(jià)值。無(wú)法做到對(duì)檔案信息的深入調(diào)研，以及相關(guān)關(guān)鍵詞信息的篩查。為了確保檔案服務(wù)的效率，要讓檔案服務(wù)內(nèi)容能夠滿(mǎn)足信息使用上的各個(gè)條件。

2.2 檔案信息數(shù)據(jù)的安全性欠佳

在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，高校檔案管理以線(xiàn)上為主，服務(wù)模式強(qiáng)調(diào)開(kāi)放和公開(kāi)。在這種服務(wù)前提下，如何確保檔案信息內(nèi)容不被泄露、不被濫用，同時(shí)還要防止遺失就要提前做好檔案信息的安全問(wèn)題。尤其是大數(shù)據(jù)的信息技術(shù)，處理的內(nèi)容多、速度快，在龐大的信息量面前，如何保證不出錯(cuò)，不會(huì)遇到其他情況，安全的保衛(wèi)工作十分復(fù)雜。首先要具備一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，能夠懂得對(duì)信息防火墻的基本設(shè)置;其次要結(jié)合檔案管理工作的各項(xiàng)操作流程與檔案內(nèi)容，在使用流程上合理編排好每一步的操作步驟，防止檔案信息的泄露[3 ]。

2.3 檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力較低

目前高校從事檔案管理的工作人員，一些人員的檔案專(zhuān)業(yè)性都不強(qiáng)，多以兼職方式參與進(jìn)來(lái)。同時(shí)，還有一些檔案人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在工作期間也沒(méi)有參與過(guò)檔案有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。這也是導(dǎo)致相當(dāng)一部分檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)還只停留在檔案的保管與調(diào)閱上，不能夠真正發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，真正體現(xiàn)檔案管理信息上的價(jià)值[4 ]。尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)引入的期間，檔案管理工作人員對(duì)全新的檔案存儲(chǔ)方式也表現(xiàn)出了疑惑。這也進(jìn)一步說(shuō)明了當(dāng)下絕大多數(shù)檔案管理人員工作專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，工作水平較低。如何改變這些絕大多數(shù)人的單一認(rèn)識(shí)，如何提升檔案管理工作人員的工作素質(zhì)這都是亟待解決的難題。檔案人員的專(zhuān)業(yè)性提高，也要從平日做起，日積月累，循序漸進(jìn)，這必須要求高校管理層重視檔案人員技術(shù)能力的提升，以期能夠組建與大數(shù)據(jù)時(shí)代匹配的高校檔案管理隊(duì)伍。

3 對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作與服務(wù)模式創(chuàng)新的思考

針對(duì)上述問(wèn)題，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，如何充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將其引入高校檔案管理工作，同時(shí)充分利用大數(shù)據(jù)信息的快速處理性，體現(xiàn)高校檔案的服務(wù)特色，這都是目前亟待解決的大問(wèn)題。從以上問(wèn)題內(nèi)容來(lái)看，首先，需要解決龐大數(shù)據(jù)信息面前的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作;其次，要注意傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與大數(shù)據(jù)技術(shù)中數(shù)據(jù)處理的不同工作模式，盡量做到工作模式上的創(chuàng)新[5 ]。另外，檔案管理工作的安全性必須充分考慮，要防止檔案信息的泄露，防止檔案信息被濫用，只有充分做好安全性防護(hù)，所構(gòu)建的數(shù)據(jù)資源才能可靠。還有為了高校檔案管理工作能夠有更加持久穩(wěn)定的發(fā)展，注意工作人員的工作水平提升也是主要措施之一。只要不斷加強(qiáng)技術(shù)性和工作人員實(shí)力，才能確保檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

3.1 建立規(guī)范的檔案信息資源數(shù)據(jù)體系

在傳統(tǒng)檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理模式下的數(shù)據(jù)體系中，為了讓兩者充分融合，也為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理模式內(nèi)容，首先要建立規(guī)范的檔案信息資源數(shù)據(jù)體系。該體系主要強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)技術(shù)下的操作規(guī)范。在檔案信息資源數(shù)據(jù)中，構(gòu)建可以與其他高校檔案內(nèi)容相互整合、共享的信息資源。其次確定檔案信息資源的存儲(chǔ)分類(lèi)。在數(shù)據(jù)體系中確定資源的存儲(chǔ)分類(lèi)，以及資源的使用情況，根據(jù)資源的分類(lèi)問(wèn)題進(jìn)行相關(guān)的體系設(shè)置。明確檔案信息資源數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)內(nèi)存，內(nèi)存大小要與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)空間相適應(yīng)，且要盡量騰出充足的空間以便檔案數(shù)據(jù)信息的擴(kuò)充，提高檔案數(shù)據(jù)的使用性，體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的綜合價(jià)值[6 ]。最后在檔案信息資源數(shù)據(jù)體系中開(kāi)設(shè)資源共享的平臺(tái)，為檔案信息提供一定的互動(dòng)空間。通過(guò)上述方式，銜接好存量檔案與大數(shù)據(jù)技術(shù)下檔案的使用連接。針對(duì)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)情況下給大數(shù)據(jù)管理帶來(lái)的不便，檔案資源數(shù)據(jù)體系建設(shè)需要進(jìn)一步規(guī)范和完整，才能確保大數(shù)據(jù)中各項(xiàng)檔案信息的管理有序。總的來(lái)說(shuō)，將云計(jì)算與大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效結(jié)合，能夠發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)性和科學(xué)性。在推動(dòng)檔案信息資源的內(nèi)外整合中，有著較強(qiáng)的意義，能夠助力檔案信息智能化平臺(tái)的構(gòu)成。還有通過(guò)對(duì)檔案資源的整合和優(yōu)化，進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)檔案資源保障體系，增強(qiáng)檔案信息化思想服務(wù)意識(shí)，為檔案的多元化發(fā)展模式奠定基礎(chǔ)。

3.2 創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

由于傳統(tǒng)檔案在檔案信息存儲(chǔ)上所采用的信息結(jié)構(gòu)不同，因此在大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理以及服務(wù)體系構(gòu)成中，應(yīng)用好大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，改善工作模式，創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，為檔案管理服務(wù)提供更加合理的定位方向，也方便高校檔案管理能夠加深對(duì)信息資源的挖掘，改善現(xiàn)有的工作模式。首先，大數(shù)據(jù)是云計(jì)算發(fā)展的結(jié)果，有著一定的數(shù)據(jù)挖掘、分析、計(jì)算的能力，因此，在大數(shù)據(jù)的檔案信息處理中可以充分將這一優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)，充分發(fā)揮云計(jì)算和大數(shù)據(jù)兩者技術(shù)的先進(jìn)性，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的智能化操作。其次，為了做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息的服務(wù)技術(shù)支撐，要優(yōu)化現(xiàn)有的檔案信息資源結(jié)構(gòu)，在服務(wù)體系中設(shè)立個(gè)性化的檔案信息存儲(chǔ)選項(xiàng)。還可以不斷加強(qiáng)高校檔案新資源的融入，結(jié)合第三方高校的檔案資源，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)資源共享的平臺(tái)，將封閉的檔案管理模式打開(kāi)，利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)不斷優(yōu)化檔案信息資源[7 ]。特別是在檔案信息數(shù)據(jù)的服務(wù)方面，要樹(shù)立為廣大校友服務(wù)的理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)手段，為校友提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

3.3 增強(qiáng)檔案信息資源管理的安全性

從上述可知，檔案信息資源管理工作的安全性是檔案工作質(zhì)量中最為關(guān)鍵的一環(huán)。如果工作安全不做好，就會(huì)影響到檔案管理的整體運(yùn)行，也會(huì)破壞大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案信息資源管理體系。增強(qiáng)檔案信息資源管理工作的安全性，首先要做到對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)數(shù)據(jù)傳播中防火墻的設(shè)置，攔截來(lái)路不明的用戶(hù)，限制其使用。其次要充分利用好檔案信息的防火墻技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息安全，通過(guò)加設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享的防火墻，以此來(lái)確保檔案信息的內(nèi)容不會(huì)被外泄，還有在檔案信息的使用中加強(qiáng)對(duì)使用步驟的規(guī)范。同樣，在用戶(hù)使用上，進(jìn)行分層級(jí)的管理，上層級(jí)管理重要性較高的檔案內(nèi)容，下層級(jí)如果需要檔案資料需向上申請(qǐng)，還要對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行備份，防止遺失[8 ]。為了充分發(fā)揮檔案管理的有效性，設(shè)置檔案管理平臺(tái)的使用規(guī)則，要求每個(gè)用戶(hù)都能遵守執(zhí)行。

3.4 提高檔案管理人員的工作能力

在各個(gè)高校間相關(guān)管理人員要重視對(duì)檔案部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)核查，要能夠確保檔案從業(yè)工作的工作水平，充分意識(shí)到檔案工作的重要性。同時(shí)，檔案管理人員在平時(shí)的檔案工作中要多進(jìn)行培訓(xùn)，在上崗之前進(jìn)行專(zhuān)業(yè)考核，如果遇到不合格的要進(jìn)行再次學(xué)習(xí)。日常多鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)提升，在服務(wù)創(chuàng)新上敢于提意見(jiàn)、提想法，為保護(hù)檔案管理的更順利運(yùn)行而貢獻(xiàn)各自的力量。為了確保檔案管理與檔案信息資源的有效性，要強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的綜合實(shí)力，組建高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，助力高校檔案建設(shè)更快更好地發(fā)展。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代給我們帶來(lái)數(shù)據(jù)使用更加便利、數(shù)據(jù)運(yùn)用更加廣泛的體驗(yàn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展得越來(lái)越快，高校檔案信息服務(wù)管理工作也遇到了更大的難度和挑戰(zhàn)，高校檔案管理作為高校管理的重要一環(huán)，承擔(dān)著高校的歷史使命以及高校的未來(lái)發(fā)展。當(dāng)前在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中還存在著一些不足。為了保存好對(duì)高校建設(shè)意義重大的檔案信息內(nèi)容，也為了充分利用高校檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，高校檔案工作開(kāi)展大數(shù)據(jù)技術(shù)的提升研究顯得十分關(guān)鍵。

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（作者單位：海軍航空大學(xué)）