大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的優(yōu)化

徐艷

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域也都發(fā)生了巨大變化，各行各業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的了解和應(yīng)用在一定程度上決定了該行業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位干部人事檔案管理也面臨著新的契機(jī)，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)背景下，我們應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行改革創(chuàng)新，彌補(bǔ)原來(lái)管理模式不合理、應(yīng)用效率低等缺陷，優(yōu)化干部人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案;管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷進(jìn)步和完善，為我們的工作和生活帶來(lái)了很大的便利。事業(yè)單位的服務(wù)職能覆蓋了我們生產(chǎn)、生活和工作的各個(gè)方面，對(duì)社會(huì)公共服務(wù)的發(fā)展起到了積極作用。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作對(duì)其職能發(fā)揮具有重要意義，能為事業(yè)單位人力資源開發(fā)提供決策依據(jù)。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理手段占用大量保管空間，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，容易出現(xiàn)檔案信息的錯(cuò)漏和遺失。大數(shù)據(jù)背景下，在事業(yè)單位干部人事檔案管理中融入信息化技術(shù)，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然舉措。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，怎樣借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新干部人事檔案管理理念，優(yōu)化管理體制，健全管理制度，是目前干部人事檔案管理者需要研究的重要課題。

1 干部人事檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用優(yōu)勢(shì)

1.1 有利于干部人事部門工作的順利開展

在實(shí)際工作中，應(yīng)保障干部人事檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性。作為事業(yè)單位人才招聘、考核、任免、評(píng)估的重要依據(jù)，對(duì)干部人事檔案實(shí)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理模式的優(yōu)化，能夠更好地保障人才價(jià)值的充分發(fā)揮，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。另外，在大數(shù)據(jù)技術(shù)和干部人事檔案管理相協(xié)調(diào)的過(guò)程中，借助信息化管理手段能夠避免對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行人為改動(dòng)，提升檔案管理工作的安全系數(shù)。[1 ]同時(shí)，事業(yè)單位干部人事檔案管理可以借助大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)，完成對(duì)人事檔案信息的采集、重組、劃分和處理，增強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案部門的科技創(chuàng)新能力，為需求者提供更好的服務(wù)體驗(yàn)。

1.2 有利于干部人事檔案管理科學(xué)化進(jìn)程

大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案管理信息化變革迫在眉睫。敏銳捕捉到干部人事檔案管理改革的動(dòng)向，高效開啟人事檔案管理的新征程，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以引領(lǐng)事業(yè)單位干部人事檔案管理向著更科學(xué)的方向邁進(jìn)。為干部人事檔案管理現(xiàn)代化提供多元化的轉(zhuǎn)移路徑，推動(dòng)辦公自動(dòng)化和干部人事檔案信息化的融合，可以增強(qiáng)干部人事檔案管理的科學(xué)性。

1.3 有利于促進(jìn)資源共享

信息化背景下，各個(gè)部門之間可以設(shè)立干部人事檔案溝通機(jī)制，以此來(lái)增強(qiáng)干部人事檔案資源的功能和效用，推動(dòng)干部人事檔案管理價(jià)值的不斷提升。尤其是在當(dāng)前共享經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的時(shí)代環(huán)境中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，將這種共享理念貫穿于干部人事檔案的日常管理之中，可以全面展現(xiàn)數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。

2 當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的不足之處

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，干部人事檔案管理的傳統(tǒng)模式越來(lái)越不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，存在一些明顯的不足，直接影響了干部人事檔案作用的發(fā)揮。

2.1 干部人事檔案管理信息化水平低

現(xiàn)階段，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理機(jī)制還沿用傳統(tǒng)模式，尤其是一些經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū)，由于資金投入不足，計(jì)算機(jī)硬件普及比較緩慢，對(duì)人事檔案管理軟件的研發(fā)和利用也比較滯后，再加上檔案管理者的素質(zhì)不高，導(dǎo)致其信息化管理進(jìn)程發(fā)展緩慢。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位在實(shí)際工作中對(duì)信息技術(shù)高效利用的覆蓋率較低，很多單位只是在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的查找和檢索，整體的管理水平并未得到實(shí)質(zhì)性提升，在檔案利用上存在較大的局限性?，F(xiàn)階段很多事業(yè)單位已經(jīng)開始推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新，但是相關(guān)工作者由于自身能力的制約，未能將云計(jì)算、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等落實(shí)到對(duì)檔案信息的篩選、收集和分析利用上，拉長(zhǎng)了工作時(shí)限，弱化了工作效率。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度的支撐

現(xiàn)階段，事業(yè)單位一些干部人事檔案管理工作人員缺乏信息化管理理念，對(duì)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)性內(nèi)涵理解過(guò)于片面，缺乏對(duì)數(shù)字檔案管理模式的正向認(rèn)知，認(rèn)為干部人事檔案管理只是對(duì)檔案信息簡(jiǎn)單的收集和保存，導(dǎo)致事業(yè)單位還沒有落實(shí)完善的數(shù)字檔案管理體系，難以全面發(fā)揮信息化手段的功效，改革和創(chuàng)新現(xiàn)有的管理制度。同時(shí)，由于目前檔案管理體制不完善，無(wú)法為干部人事檔案管理工作的實(shí)際開展提供科學(xué)的引導(dǎo)，提出更詳細(xì)的工作要求，導(dǎo)致了在平時(shí)的工作中經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息價(jià)值被低估的狀況，從而使得檔案信息資源的應(yīng)用和共享受到了很大的限制。[2 ]此外，一些工作缺陷及制度不完善，使得檔案管理人員對(duì)其工作內(nèi)容和崗位職能并不明確，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的獎(jiǎng)懲和問(wèn)責(zé)，降低了這些人員的工作熱情，使得他們的工作不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)，引發(fā)了數(shù)據(jù)信息的混亂，難以滿足工作要求。

2.3 干部人事檔案數(shù)字化管理的安全性未能得到保障

保障檔案信息的安全性是檔案管理工作模式改革的主要內(nèi)容之一。目前，有的檔案資源管理工作沒有落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制，出現(xiàn)了許多安全隱患，應(yīng)當(dāng)引起重視。事業(yè)單位的干部人事檔案信息有一定的機(jī)密性，應(yīng)做好保密工作，避免信息泄露。但據(jù)了解，很多事業(yè)單位依然保留著傳統(tǒng)低效的管理模式，并且在數(shù)字化存檔代替紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，忽略了對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，對(duì)新產(chǎn)生的電子檔案也沒有進(jìn)行科學(xué)穩(wěn)妥的保密防護(hù)，面對(duì)突發(fā)的網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客攻擊時(shí)，非常容易導(dǎo)致機(jī)密數(shù)據(jù)的外泄、管理系統(tǒng)的崩潰等狀況。所以，為了保障檔案數(shù)據(jù)資料的安全性和完整性，不管是紙質(zhì)文件還是電子文檔，都要及時(shí)進(jìn)行備份以及完善相關(guān)的保密措施，否則就會(huì)給干部人事檔案數(shù)字化管理帶來(lái)無(wú)法挽回的損失。

2.4 干部人事檔案信息資源未能充分開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理人員為了協(xié)調(diào)整合干部人事檔案信息而建設(shè)了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，但一些數(shù)據(jù)資料不夠詳細(xì)和充分，管理效率不高，未能實(shí)現(xiàn)全面和更深層次的檔案信息資源的挖掘，對(duì)后期檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用產(chǎn)生了很大的負(fù)面影響。檔案信息資源的開發(fā)和利用不充分，使得事業(yè)單位在檔案管理中缺乏準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)，許多事業(yè)單位出于對(duì)傳統(tǒng)管理模式的依賴，尚未認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理開發(fā)的重要性，限制了檔案管理的工作效率。我們應(yīng)發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)信息化干部人事檔案信息資源的開發(fā)，不斷整合挖掘數(shù)字檔案價(jià)值，推動(dòng)檔案信息資源共享。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

為了能夠使大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位干部人事檔案管理上發(fā)揮更好的作用，需要我們對(duì)當(dāng)下管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行反思，借助科學(xué)的管理理念，構(gòu)建完善的管理體系，提升電子檔案的安全系數(shù)和信息化水平，優(yōu)化人事檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分開發(fā)和應(yīng)用，保障大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位干部人事檔案管理的健康發(fā)展。

3.1 創(chuàng)新干部人事檔案信息化管理模式

根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的發(fā)展要求，各事業(yè)單位及從事檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況落實(shí)科學(xué)的管理方案，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加大對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理的設(shè)備投入力度。通過(guò)信息技術(shù)改革檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的有效銜接，為大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的利用奠定牢固的基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案事務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。[3 ]應(yīng)依照事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的需要，單獨(dú)或者兼職設(shè)置干部人事檔案管理科室，合理劃分工作人員的具體職責(zé)，保障各項(xiàng)工作能夠在允許范圍內(nèi)得到順利實(shí)施。在管理機(jī)制履行中，應(yīng)及時(shí)對(duì)運(yùn)行模式進(jìn)行查驗(yàn)和數(shù)據(jù)評(píng)估，以便迅速發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中存在的問(wèn)題并優(yōu)化改進(jìn)，保證事業(yè)單位干部人事檔案管理工作健康進(jìn)行。應(yīng)根據(jù)本單位發(fā)展需要進(jìn)行干部人事檔案關(guān)鍵板塊的構(gòu)建和數(shù)據(jù)更新，使干部人事檔案管理系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)與其發(fā)展的基本要求相契合。在實(shí)施新的管理模式時(shí)，不能脫離事業(yè)單位的實(shí)際情況，應(yīng)根據(jù)實(shí)際管理工作的需要科學(xué)合理地?cái)M定實(shí)施方案，設(shè)置短期和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，有序進(jìn)行檔案資料數(shù)據(jù)的管理工作。同時(shí)，檔案管理人員在管理干部人事檔案信息資源的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)利用數(shù)字化的技術(shù)方法來(lái)提升管理效率，應(yīng)用數(shù)據(jù)和文字以及圖像及視頻相結(jié)合的措施，來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，保障這些檔案資料在進(jìn)行轉(zhuǎn)移傳輸時(shí)的安全性和完整性，確保這些重要檔案資料不會(huì)遭到損壞。

3.2 完善干部人事檔案信息化管理制度

為了跟緊大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的步伐，事業(yè)單位必須改進(jìn)完善檔案管理制度，以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。應(yīng)強(qiáng)化干部人事檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)，提升他們對(duì)工作價(jià)值的認(rèn)知，促使其重視干部人事檔案管理工作。當(dāng)前，應(yīng)進(jìn)一步完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度，更好地促進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理體系和管理模式的轉(zhuǎn)變，更好地側(cè)重檔案管理和大數(shù)據(jù)技術(shù)的有機(jī)融合。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)不豐富和技術(shù)不成熟所引發(fā)的問(wèn)題，應(yīng)始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況并依照相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行調(diào)整和完善，落實(shí)監(jiān)管機(jī)制，避免走大的彎路。同時(shí)應(yīng)完善管理流程，推進(jìn)操作程序標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)管理人員的工作職能進(jìn)行明確的規(guī)定和科學(xué)的劃分，引導(dǎo)他們積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貙?duì)待工作。同時(shí)，在制度健全的過(guò)程中，也要重視對(duì)檔案使用權(quán)限的規(guī)范，不光要統(tǒng)一檔案的處置手續(xù)，還要規(guī)范關(guān)聯(lián)人員的應(yīng)用權(quán)限，保障檔案機(jī)密的安全。此外，為了提升干部人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，應(yīng)定期組織專業(yè)培訓(xùn)，使得管理人員工作能力符合大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣要求，使得檔案管理工作能夠高效、有序地開展。

3.3 保障干部人事檔案數(shù)字化管理安全

信息化的廣泛應(yīng)用給各行各業(yè)帶來(lái)新的技術(shù)革新的同時(shí)，也帶了一定程度的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。大數(shù)據(jù)技術(shù)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，如不注意，在事業(yè)單位干部人事檔案管理中會(huì)潛伏一定的安全隱患。這就要求我們制定完善的安全操作使用制度，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)軟件和硬件相關(guān)設(shè)備的管理，對(duì)系統(tǒng)中可能存在的安全隱患進(jìn)行實(shí)時(shí)核查，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行中的漏洞，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理者技術(shù)能力的提升，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的安全防護(hù)理念。一是事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)檔案信息資源數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和應(yīng)用的法律規(guī)范，重視提升他們對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保密意識(shí)，以防出現(xiàn)由于工作疏忽而導(dǎo)致檔案信息的損壞和丟失。二是應(yīng)通過(guò)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和職業(yè)能力的培訓(xùn)，來(lái)鞏固和提升他們的信息技術(shù)運(yùn)用操作水平，使他們?cè)诟刹咳耸聶n案管理工作中駕輕就熟，提高管理效率。三是對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行不定時(shí)的更新和優(yōu)化，加強(qiáng)日常維護(hù)，提升風(fēng)險(xiǎn)防控，增強(qiáng)信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全系數(shù)，借助軟件和硬件的疊加防御，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理體系的安全保護(hù)最優(yōu)化。由于信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客也是屢見不鮮，檔案管理者部門及人員應(yīng)通過(guò)將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理以及加強(qiáng)構(gòu)建管理系統(tǒng)防火墻，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案病毒和黑客的嚴(yán)防死守，阻止數(shù)據(jù)信息的外泄。另外，也可以利用人臉識(shí)別、指紋識(shí)別、電子簽名以及數(shù)字標(biāo)識(shí)等安全技術(shù)手段來(lái)遏制機(jī)密暴露風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 促進(jìn)對(duì)檔案資源的深入開發(fā)和應(yīng)用

事業(yè)單位干部人事檔案管理部門及人員應(yīng)積極將信息技術(shù)轉(zhuǎn)化應(yīng)用到具體工作中，這不僅能給檔案管理工作打開方便之門，也有助于引導(dǎo)管理人員對(duì)檔案資源更加廣泛深入的發(fā)掘，拓寬檔案資源的覆蓋面，最大限度地提升檔案資源的利用效率。[4 ]因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)檔案信息資源的動(dòng)態(tài)變化，不斷優(yōu)化檔案資源管理體制，將雜亂無(wú)序的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化的梳理，憑借強(qiáng)大的數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)持續(xù)增加的檔案資源開發(fā)和利用任務(wù)。此外，檔案管理人員在對(duì)檔案資源信息篩選整合的時(shí)候，應(yīng)采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行分析和處理，提升檔案信息資源的利用層次和效率，更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的整體效用和長(zhǎng)期價(jià)值。

事業(yè)單位的發(fā)展，人才是關(guān)鍵。因此，構(gòu)建科學(xué)的事業(yè)單位干部人事檔案管理體系，探索高效的干部人事檔案管理模式至關(guān)重要。為應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，我們應(yīng)增強(qiáng)事業(yè)單位干部人事檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與干部人事檔案管理工作相融合，完善管理制度，重視檔案信息的開發(fā)和利用，提升信息化技術(shù)能力，優(yōu)化人事檔案信息化管理機(jī)制，提升檔案管理的工作效率，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：江蘇省揚(yáng)州市中心血站）