高校檔案信息化管理的 現(xiàn)狀及對策研究

安芳

高校檔案信息化管理轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求。由于高校檔案數(shù)量與類型較為復(fù)雜，且伴隨自身發(fā)展與日俱增，所以傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不再適用，加強檔案信息化建設(shè)才是關(guān)鍵。借助現(xiàn)代信息化技術(shù)提高檔案管理工作效率，全面保障高校檔案信息安全、可靠，同時還能提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。因此相關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理體系，從多方面入手促進(jìn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級。文章對高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的優(yōu)化完善對策，加快高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程、提高檔案管理工作服務(wù)效率。

一、高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）檔案信息化管理重視度不足

目前來看，部分高校對檔案信息化管理工作重視度不足，沒能針對檔案信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)行深入研究，大多流于表面形式。這與高校自身思想觀念存在聯(lián)系，認(rèn)為檔案管理只是輔助性部門，沒有投入大量資源的價值，并且在工作內(nèi)容上也只是負(fù)責(zé)檔案接收、保管，最終忽視檔案管理工作的潛在作用。雖然近些年檔案信息化建設(shè)提上日程，但部分高校錯誤地認(rèn)為信息化建設(shè)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以數(shù)字化的形式保存管理，仍然沒有發(fā)揮出大量資源的作用與價值。

（二）檔案信息化管理缺少制度規(guī)范

目前，中國檔案管理缺少相應(yīng)的法律政策，并且滯后于社會發(fā)展現(xiàn)狀，尤其是高校檔案建設(shè)方面缺少約束力，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒能積極落實，并缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)可以參照。由此可見，在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的條件下，勢必會造成高校檔案信息化建設(shè)困難，甚至引發(fā)建設(shè)不力的局面。另外缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也無法對檔案信息化建設(shè)展開評估，難以對高校檔案建設(shè)所處階段進(jìn)行科學(xué)、客觀判斷，才會引發(fā)檔案信息化建設(shè)過程中的偏差、錯漏。如果沒能及時發(fā)現(xiàn)并糾正，最終將會對高校發(fā)展造成負(fù)面影響。

（三）檔案信息化管理水平存在不足

高校受到傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，檔案管理水平始終未能提高，還由于高校領(lǐng)導(dǎo)層缺少對檔案管理信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識，沒能積極響應(yīng)國家的號召進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，因此高校在信息管理工作水平上始終難以有所突破。從管理實踐中就能看出，高校保留著傳統(tǒng)人工檔案管理模式，缺少信息技術(shù)的有效運用，也沒能立足于信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，雖然高校有負(fù)責(zé)檔案管理的部門，大多也流于表面形式。另外高校檔案信息化管理建設(shè)投入明顯不足，包括基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、人員配置等方面都與檔案信息化管理不相匹配，因此自身的作用和影響力較小，無法為高校發(fā)展提供幫助。

（四）檔案信息化管理系統(tǒng)功能不足

高校檔案資源具有非常重要的作用和價值，通過信息技術(shù)深入挖掘還能實現(xiàn)不同功能，這也促使對檔案信息的功能應(yīng)改變傳統(tǒng)刻板化印象。由于高校對信息技術(shù)的運用不足，檔案資源的功能也處在探索階段，很多其他功能仍然沒有得到完整體現(xiàn)，包括檢索功能、檢索速度等都存在局限性。另外，高校檔案信息化管理系統(tǒng)也缺少相應(yīng)的安全保障功能，導(dǎo)致在應(yīng)用過程中會存在一定的安全隱患，將重要的檔案信息暴露在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可能會被不法分子竊取，造成重要資源泄露等問題，對高校發(fā)展造成不利影響。

（五）檔案信息化管理專業(yè)人才匱乏

盡管高校檔案信息化管理建設(shè)如火如荼，但由于缺少專業(yè)的信息化人才，很多工作未能有效突破，尤其是具備信息素養(yǎng)的檔案管理人才配置不足。從實際來看，高校檔案管理隊伍參差不齊，缺少較為專業(yè)的檔案信息化管理人才，部分管理人才觀念滯后，對于信息技術(shù)的應(yīng)用較為生疏，這也是檔案信息化管理的最大阻礙。高校檔案信息化管理轉(zhuǎn)型升級，致使管理人員的工作內(nèi)容改變，不再是以往簡單的接收、保管這么簡單，其中還涉及計算機使用，同時還要懂得相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。高校必須從人員隊伍結(jié)構(gòu)優(yōu)化入手，根據(jù)自身情況提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。

二、高校檔案信息化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識檔案信息化管理重要性

傳統(tǒng)高校檔案管理工作存在一定封閉性，加上管理人員沒能充分利用信息技術(shù)，才造成這種局面并且引發(fā)諸多問題。因此，高校要更新觀念、積極創(chuàng)新，響應(yīng)國家各項政策，踐行科學(xué)發(fā)展觀，將現(xiàn)代科技融入其中，為檔案管理轉(zhuǎn)型創(chuàng)造有利條件。高校應(yīng)認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，促進(jìn)信息化管理的落實，同時積極改變傳統(tǒng)、滯后的管理觀念，真正樹立現(xiàn)代化思想，保證高校檔案真實性、權(quán)威性的條件下，實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)。檔案對于高校發(fā)展來說有著獨特作用，可以從中獲取諸多文化資源。信息時代檔案管理升級勢在必行，傳統(tǒng)管理方法很難適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求。因此，管理人員既要繼承傳統(tǒng)檔案管理理念，又要結(jié)合現(xiàn)代管理思想，借助信息技術(shù)完善管理流程，對檔案資源進(jìn)行優(yōu)化處理，充分做到與時俱進(jìn)并深入挖掘檔案資源價值。

（二）完善制度，打造信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

對于高校檔案信息化管理建設(shè)來說，必須要有完整的制度保障，促使檔案信息化管理符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。通過對中國高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，大多數(shù)都在沿用傳統(tǒng)管理制度，而我國出臺的新制度并沒有得到良好應(yīng)用。由此可見，缺乏制度保障，信息化管理建設(shè)自然會受到阻礙，所以要結(jié)合實際情況制定相應(yīng)制度，對高校檔案信息化管理進(jìn)行約束有其必要性。首先，重視檔案過程管理，對重要的檔案資源展開生命周期管控，由檔案全審到數(shù)字化轉(zhuǎn)變，充分把控檔案文件形成質(zhì)量，確保真實文件與數(shù)字化檔案相符，借助信息技術(shù)做好收集、整理、分類、歸檔保管，支持檢索工具搜索。其次，針對檔案信息進(jìn)行整合管理，在數(shù)字檔案建設(shè)過程中將檔案資源信息化全過程看作有機系統(tǒng)，充分融入集成管理思想，采取全方位、全階段的管理模式，增強檔案信息化管理動態(tài)性。

（三）加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施與信息資源庫

要實現(xiàn)高校檔案信息化管理目標(biāo)，必須投入大量資金作為基礎(chǔ)保障，尤其是軟硬件方面是檔案資源數(shù)字化的關(guān)鍵因素。另外，以往應(yīng)用的檔案管理軟件已經(jīng)面臨淘汰，現(xiàn)代信息技術(shù)更新速度極快，所以要持續(xù)性投入資金，確保擁有足夠的軟硬件設(shè)施來實現(xiàn)檔案信息化管理。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中要注意軟件應(yīng)用，可以采取支持檔案全文存儲與搜索，同時能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理的軟件，信息資源庫的建設(shè)要具備一定靈活性。以往由于在檔案管理工作中的投資不足，導(dǎo)致信息化建設(shè)始終無法落實，現(xiàn)階段高校應(yīng)與地方政府加強聯(lián)系，提高檔案信息化建設(shè)資金投入，以此來解決高校自身資金短缺問題。在基礎(chǔ)設(shè)施引進(jìn)方面，如計算機、互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀、打印機等，都是檔案信息化管理的重要組成部分，也可以自行研發(fā)檔案管理軟件，連接高校網(wǎng)絡(luò)，真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。除此之外，還可以以檔案館為中心，打造覆蓋整個高校的檔案應(yīng)用系統(tǒng)，為檔案資源的應(yīng)用創(chuàng)造有利條件，便于工作人員進(jìn)行日常維護(hù)、檔案整理，從而保障檔案資源的完整性。

（四）提高素質(zhì)，做好檔案管理人員教育培訓(xùn)

高校檔案信息化管理建設(shè)需要工作人員發(fā)揮自身作用，同時具備足夠的信息素養(yǎng)，所以高校應(yīng)將檔案管理人員教育培訓(xùn)工作放在首位，不斷強化檔案管理人員專業(yè)知識、專業(yè)能力，構(gòu)建完善的檔案管理團隊，落實信息化建設(shè)目標(biāo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，很多工作人員對檔案管理重視度不足，大多由其他崗位兼職檔案管理工作，或者非專業(yè)人員參與，導(dǎo)致檔案管理工作存在問題。高校檔案管理隊伍編制不足，整體素質(zhì)沒能達(dá)到預(yù)期，在檔案管理工作中自然效率低下，除了影響教學(xué)與科研活動開展，還會對高校發(fā)展造成拖累，因此管理人員隊伍建設(shè)迫在眉睫。一方面要加強檔案管理人員培養(yǎng)，應(yīng)遵循優(yōu)勝劣汰的基本原則，選拔出專業(yè)能力優(yōu)秀、有責(zé)任心的管理人員，完善檔案管理隊伍，尤其中青年檔案管理人員培養(yǎng)，關(guān)乎著高校檔案管理工作的未來發(fā)展。另一方面要積極進(jìn)行培訓(xùn)教育工作，幫助檔案管理人員熟悉計算機技術(shù)，通過不定時培訓(xùn)提高其信息素養(yǎng)，熟練掌握各類技術(shù)，應(yīng)用在檔案信息化管理工作中。

（五）加快轉(zhuǎn)型，發(fā)揮信息化檔案的共享功能

共享性是現(xiàn)代信息背景下的顯著特點，高校應(yīng)借助檔案信息化管理發(fā)揮出共享功能，確保檔案資源能夠在校園內(nèi)流通，切實提高檔案資源的使用效率。比如，借助校園網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建檔案門戶網(wǎng)站、檔案自助搜索系統(tǒng)平臺，同時對檔案文件密級與用戶權(quán)限進(jìn)行有效設(shè)定，以此來改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案1對1的服務(wù)模式。傳統(tǒng)檔案不僅在管理過程中存在難題，并且無法進(jìn)行大范圍共享，而信息化管理是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為傳播媒介，自然能夠為用戶提供快速、便捷的服務(wù)。用戶獲取信息的成本大大減少，不再像以往過度消耗時間精力去整理、收集，充分實現(xiàn)了檔案資源利用價值最大化目標(biāo)，滿足高校的發(fā)展要求，順應(yīng)我國低碳經(jīng)濟發(fā)展形勢。

（六）借助信息化建設(shè)，實現(xiàn)多元化檔案管理

高校應(yīng)發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，打造多元化、多樣化檔案管理方式，逐漸朝著多載體、全方位轉(zhuǎn)變，充分順應(yīng)時代發(fā)展步伐，深度挖掘檔案資源的作用。高校必須加快檔案信息化管理平臺建設(shè)，如采用數(shù)據(jù)庫等形式進(jìn)行記錄、保管，將各類檔案信息進(jìn)行收集、加工、歸檔，方便后續(xù)查閱使用，在檔案內(nèi)容方面應(yīng)結(jié)合錄音、圖片、視頻等形式，將有意義的活動記錄保存，存儲在數(shù)據(jù)庫，豐富高校檔案資料內(nèi)容，改變以往單一的紙質(zhì)形式。做好不同檔案類型的劃分，提高不同檔案管理側(cè)重點，發(fā)揮出檔案資源在不同領(lǐng)域的作用與價值，重視檔案對高校發(fā)展的影響力，這樣才能增強管理效果，展現(xiàn)出多元化的管理手段。

（七）立足信息技術(shù)，打造完善檔案管理體系

高校檔案信息化管理建設(shè)需要從多方面入手，以此來打造完善的檔案管理體系。首先，重視資源體系的建設(shè)。資源體系規(guī)模與內(nèi)容決定是否能夠發(fā)揮出檔案資源最大價值，因此必須保證資源體系的完整性、有效性。高校要針對性篩選檔案資源，包括珍貴、常用資源的數(shù)字化處理，借助相關(guān)設(shè)備進(jìn)行掃描、錄入，按照相關(guān)要求做好標(biāo)引、檢索鏈接。其次，注意資源體系的便捷性。加強高校檔案信息化管理體系建設(shè)，對所有硬件設(shè)施進(jìn)行有效管理，檔案資源則利用使用權(quán)限進(jìn)行保護(hù)，可以實施檔案全宗與密級雙重控制管理。最后，要做好檔案信息化使用體系建設(shè)。檔案作為資源就會涉及使用，只有得到實際運用才能發(fā)揮價值，如果仍秉承以往為保管而保管的理念、重保管輕使用的思想，高校檔案資源也就失去作用。在信息管理模式下不能安于現(xiàn)狀，應(yīng)樹立開放意識與創(chuàng)新精神，確保檔案資源能夠得到全面應(yīng)用，真正服務(wù)于高校建設(shè)和發(fā)展。

（八）強化安全意識，構(gòu)建檔案安全保障機制

網(wǎng)絡(luò)時代，高校借助信息技術(shù)實現(xiàn)信息化檔案管理，不過在信息存儲、傳遞過程中仍然具有安全風(fēng)險，所以要考慮好如何降低風(fēng)險，避免高校檔案信息在數(shù)字化管理中泄露。高校在檔案信息化管理工作中，必須考慮好轉(zhuǎn)型升級的利與弊，構(gòu)建相應(yīng)的安全保障體系，高校內(nèi)部應(yīng)統(tǒng)一思想觀念，通過協(xié)調(diào)配合的形式加強數(shù)字化檔案資源管理。高校應(yīng)針對校園網(wǎng)絡(luò)做好防毒，內(nèi)部局域網(wǎng)要與外部網(wǎng)絡(luò)實施物理隔離，所有數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案信息應(yīng)做好備份，保存在符合要求的脫機載體之中，以此來應(yīng)對信息安全問題。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息時代背景下，高校應(yīng)加強檔案信息化管理，充分做到與時俱進(jìn)，借助信息技術(shù)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，進(jìn)一步強化高校檔案管理能力。高校檔案資源類型豐富，對自身發(fā)展有著重要作用，高校必須認(rèn)識信息化管理的重要性，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，為高校檔案創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。檔案信息化管理建設(shè)逐漸成為高校發(fā)展的關(guān)鍵戰(zhàn)略，只有遵循信息時代流動特點，才能發(fā)揮出檔案資源的最大化價值。因此，高校相關(guān)部門要協(xié)調(diào)配合，做好檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作，同時選拔具有信息素養(yǎng)的管理人才，作為檔案管理工作保障，為信息化轉(zhuǎn)變創(chuàng)造有利條件。

（作者單位 濰坊學(xué)院）