促進圖書館檔案信息化建設的有效措施

王思遠 潘瓊

摘??要：在當下信息化技術快速發(fā)展的時代和階段，很多行業(yè)和領域都已經(jīng)進行了深入的信息化建設和發(fā)展，以期提高工作質量和工作效率，而圖書館作為重要的公共產(chǎn)業(yè)和單位，更需要進行高質量的信息化建設，以此實現(xiàn)圖書館的各項管理工作，尤其是檔案管理工作的質量提升。也因此該文就針對圖書館檔案信息化建設的有效措施進行了研究，希望該文的研究分析對于實際的教育教學能夠起到一定幫助。

關鍵詞：圖書館 ?檔案管理 ?信息化建設 ?新時代

中圖分類號：G25???????????文獻標識碼：A ??????????文章編號：1672-3791（2022）05（b）-0000-00作者簡介：王思遠（1985—），男，碩士，館員，研究方向為圖書資料。

通信作者：潘瓊（1983—），女，本科，館員，研究方向為圖書資料，E-mail：394180482@qq.com。

Effective Measures to Promote the Informatization Construction of Library Archives

WANG Siyuan PAN Qiong

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei Province， 430074 China）

Abstract： In the era and stage of rapid development of information technology， many industries and fields have carried out in-depth information construction and development in order to improve the work quality and efficiency. As an important public industry and unit， libraries need to carry out high-quality information construction， so as to realize the quality improvement of library management， especially archives management. Therefore， this paper also studies the effective measures for the informatization construction of library archives， hoping that the research and analysis of this paper can help the actual education and teaching.

Key Words：?Library; Archives management; Informatization construction; New era

1 圖書館檔案信息化建設的重要性

1.1保證檔案資料的儲存品質

在互聯(lián)網(wǎng)時代，利用信息化技術，可以使文獻信息保存時間更長、更清楚。和以往的紙質性文件進行比較，運用信息技術進行文件儲存，不會出現(xiàn)腐爛以及字跡模糊的情況，從而可以保證數(shù)據(jù)存儲的實效。通過不斷更新和革新，提高了圖書館的文件保存時間和安全性能。同時，信息化的圖書館檔案能夠使讀者更好地獲取長時期的資料，為讀者提供安全的查詢和閱讀條件。通過信息化的檔案管理方法，以信息化為基礎，建立全面、完善的圖書館檔案管理體系，可以有效提高圖書館的工作績效，拓寬圖書館檔案管理的范圍，創(chuàng)建一個信息安全儲存的檔案管理環(huán)境，從而確保檔案儲存的質量。圖書館檔案信息化管理可以不斷拓展服務領域、豐富服務內(nèi)容、提供有力的技術支持，科學地發(fā)展圖書館的信息化管理體系，能夠打破傳統(tǒng)的管理方式在時空上的局限，從而使信息管理工作的質量得到更大的提高。

1.2快速響應用戶個人需求

在新時代互聯(lián)網(wǎng)的背景下，圖書館檔案資源以方便用戶搜索、快速取材的形式，根據(jù)用戶個人需要來進行精準查找。與以往的儲存形式相互比較，信息化圖書館在存儲過程中，可以較為便捷地找尋出所需要的材料，不需要消耗大量的精力，同時避免了搬運過程中對資料的損毀，同時可以提升數(shù)據(jù)分類的整體效率。在對傳統(tǒng)圖書管理數(shù)據(jù)進行管理的過程中，需要運用大量的管理人員，容易出現(xiàn)分類錯誤、文件丟失、人為錯誤分類等問題。對圖書館檔案開展信息化管理模式，不但可以符合所有用戶的不同需求。同時，在互聯(lián)網(wǎng)逐步發(fā)展的時代背景下，圖書館檔案管理的服務類型主要是實現(xiàn)信息共享的基本原則，逐步完善檔案管理的辦公環(huán)境，以及主要的工作形式、工作制度。促進圖書館檔案數(shù)據(jù)的信息化發(fā)展，為讀者營造良好的閱讀環(huán)境，方便讀者查找個性化信息。

1.3拓寬獲取學習資源的途徑

隨著網(wǎng)絡時代的發(fā)展，人們越來越注重對信息的獲取、利用方法以及信息時效性的關注。加快信息化建設，能夠滿足不同讀者不同的閱讀需求，豐富他們的學習資源。近年來，高校圖書館、社會圖書館和企業(yè)圖書館不斷加強信息系統(tǒng)的建設，努力營造良好的網(wǎng)上文化環(huán)境。利用大數(shù)據(jù)技術，可以方便地進行信息管理，為廣大讀者提供更多的信息，在利用信息化圖書館文獻的同時，讀者既能閱讀文獻，又能下載相關的信息，對圖書館開展信息化管理，其主要目的是為讀者打造一個更加高效、便捷的下載平臺。在圖書館信息平臺中，讀者不但可以獲取更多的歷史文獻，還可以通過信息平臺進行溝通交流，從而收獲更多的信息。與此同時，在信息化平臺上，讀者可以運用線上線下相互結合的形式進行溝通，從而進一步提升企業(yè)的經(jīng)濟收益。

2?當前我國圖書館文獻信息系統(tǒng)存在的問題

隨著網(wǎng)絡技術在圖書館的信息化建設中的運用，各方面的專家學者們對此都進行了深入的探討，并取得了很大的進步。但是，在實施過程中，仍然還是存在著許多需要改進的問題，這些問題不但會影響到圖書館的發(fā)展速度，而且會妨礙到圖書館的檔案管理模式的更新。

2.1不了解紙質文檔與電子文檔的關系

隨著社會的發(fā)展和時代的發(fā)展，我國圖書館的檔案管理模式也在不斷地優(yōu)化和更新。在建設檔案工作的同時，相關部門也逐步開始注重信息化的管理和運用，傳統(tǒng)的紙質文獻資料保存方法仍有其優(yōu)越性，無法直接替代。如果管理人員在拓展圖書館信息化管理的同時，忽視了對紙質圖書的管理，將會阻礙圖書館的持續(xù)性發(fā)展。但是，在開展檔案管理工作時，大部分管理人員無法正確地認知到新舊管理模式的區(qū)別，未形成科學的管理理念。因此，在行政工作中，存在著比較明顯的缺陷，只推進信息化的管理，而忽視了紙質的檔案記錄。為了促進今后圖書館檔案管理工作的順利開展，應引起管理者對其認識問題的高度關注，并積極地解決這些問題。正確認識兩者的不同和聯(lián)系，是保證高校圖書館檔案工作的科學發(fā)展。

2.2檔案信息系統(tǒng)的不完善

目前，我國高校圖書館的檔案管理工作存在著一些制約因素，主要是由于工作流程不夠完善，但由于體制上的不完善與落后，使得其治理成效不佳。一方面，管理者缺少對新技術的合理運用，忽視了對新技術的有效整合，目前，我國高校圖書館的檔案管理工作中，缺乏完善的管理機制，使其在當前階段與預定的目標有很大的距離。另一方面，由于員工不恰當?shù)靥幚硇畔⒒芾碇械募毠?jié)問題，以至于信息風險進一步擴大，從而在一定程度上降低了管理工作的效率，導致管理效果不佳，同時具有一定的局限性。此外，我國現(xiàn)階段的圖書檔案管理模式不夠完善，沒有制訂出明確的工作規(guī)劃，導致管理工作缺乏規(guī)范。在開展信息化檔案管理時，倘若管理人員沒有按照標準開展管理工作，將無法及時處理檔案數(shù)字信息。除此之外，圖書館的檔案信息管理體系未明確規(guī)劃出管理人員的激勵措施，無法調動管理人員的積極性。所以，檔案管理人員在開展管理時，往往沒有標準的管理模式參考，導致管理方式不合理，這種情況在很大程度上制約了檔案管理工作體系的開展，從而影響檔案管理的質量。

2.3我國高校檔案信息管理體系不健全

當前，我國正在逐步推進我國圖書館的檔案信息化建設，并不斷引進信息技術，加強檔案管理工作。但是，目前我國高校圖書館的檔案管理工作成效不大，缺乏完善的、具體的信息系統(tǒng)，使其無法真正發(fā)揮其作用。目前，我國還沒有建立起與圖書館檔案信息化相適應的制度。由于缺乏規(guī)范和規(guī)范，使得許多圖書館的檔案管理工作陷入停頓，甚至存在很大的制約。另一方面，中國高效內(nèi)部的圖書館檔案管理，還存在著系統(tǒng)建設的問題。出現(xiàn)此問題的主要原因是，我國高校圖書管理部門，無法正確認識到信息化管理的重要性，這就造成工作人員不能按照標準開展相對應的工作，可以看出，檔案信息化建設存在著系統(tǒng)性不足的情況，倘若管理部門不重視，將會嚴重制約我國檔案事業(yè)的發(fā)展與建設，并在某種程度上制約著我國高校檔案事業(yè)的發(fā)展和建設步伐。

2.4提高檔案管理人員的整體素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質是決定其工作質量的重要因素。然而，就目前而言，相關主管部門對高校檔案管理隊伍的思想認識還不夠充分，對高校檔案管理工作和發(fā)展的人才需求也不夠深入，在這樣的背景下，檔案管理人員從整體素質、工作思想等方面都需要提高，從檔案管理的角度來看，檔案管理人員的態(tài)度和思維都不夠堅決，不清楚且沒有掌握全面可行的運作方法和運作模式，導致檔案管理的運作缺乏規(guī)范性。此外，由于檔案管理人員缺乏對信息技術和服務項目的運用了解，導致了檔案管理中存在的一些誤區(qū)，從而影響了整個檔案管理工作的質量，而且在我國高校圖書館檔案工作中，高校檔案管理隊伍面臨著嚴重的人才問題。

3 圖書館檔案信息化建設的有效措施

3.1升級檔案管理信息化的基礎設施

隨著圖書館創(chuàng)新優(yōu)化建設的進一步發(fā)展，相關部門需要主動進行完善檔案管理工作，應需要結合互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的趨勢，在檔案管理中配套信息化管理系統(tǒng)。為了優(yōu)化圖書館辦公環(huán)境，圖書館需要技術進行信息化創(chuàng)新，提升檔案管理的效果?；诖?，相關部門吸引重視對硬件設置的升級，比如，對計算機設置進行優(yōu)化升級，建立其完善的信息化管理體制，通過健全檔案信息化管理工作機制，提升服務質量。除此之外，需要有關部門將其對基礎設施的配置，加入掃描儀器，以及配置信息化的管理設施。同時，還需要及時處理信息化設備出現(xiàn)老化的情況，對老舊設備進行及時的更新，以防出現(xiàn)設備故障或者老化的情況。為了保障圖書館檔案信息化管理工作的有序開展，圖書館需要對檔案數(shù)據(jù)進行整合，結合實際管理需求，制定出科學的信息化管控系統(tǒng)。相關部門需要結合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的要求，運用現(xiàn)代化的技術手段，進一步優(yōu)化檔案儲存的設施，從而便于為后續(xù)檢索資料提供可靠的依據(jù)。圖書館的檔案管理人員需要創(chuàng)建出優(yōu)越的網(wǎng)絡環(huán)境，從而體現(xiàn)出檔案管理工作中的服務質量，提升管理工作的合理性，使其可以按照規(guī)范進行管理。

3.2完善信息化檔案管理工作機制

有關部門需要重視檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化機制，認真落實改革內(nèi)容，保障信息化管理功能可以有效開展。為了提升檔案管理人員的管理積極性，以及為科學的管理工作提供標準化參考，有關部門需要進一步分析信息化檔案管理工作的具體管理內(nèi)容，制定出規(guī)范化的管理措施，按照管理流程開展管控工作。相關管理部門需要結合當?shù)貦n案信息化管理的制度準則，打造出圖書館信息化管理的工作機制，從而將管理流程更加規(guī)范化，為管理工作提供借鑒。同時，有關部門需要擬定出完善的監(jiān)管促使，提升工作人員的工作積極性，同時要求每一個員工都可以按照規(guī)范開展管理工作。此種類型的管理模式，可以有效預防因管理不當，而造成的管理風險問題。除此之外，各部門之間需要加強合作，共同制定出符合互聯(lián)網(wǎng)背景下的管理措施，構建出檔案信息化管理的工作機制，通過線上平臺交流管理方案，從而為后續(xù)的信息化檔案管理工作的開展提供可靠的依據(jù)。為進一步完善工作機制，可以及時聽取用戶的反饋意見，所以，信息化檔案管理工作在進行創(chuàng)建時，需要及時聽取用戶的建議，對用戶進行定期的回訪。由于用戶是最為主要的使用以及被服務的對象，同時也是推進信息化進一步發(fā)展的關鍵性人員。為了可以更好地首先信息化圖書館檔案管理功能，需要對管理效果進行全方位的掌握，通圖書館需要關注用戶反饋信息的及時性，對信息進行詳細的整合。為了提高信息采集工作的科學性，可以運用大數(shù)據(jù)技術以及計算機技術進行輔助，只有準確分析出用戶的需求，才可以更快速地構建出信息化的檔案管理系統(tǒng)，使管理模式更加符合用戶的需求。

3.3重塑原檔案資料庫

雖然隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的蓬勃發(fā)展，圖書館的檔案信息化工作的重點也逐步向信息化管理進行遷移，但是相關部門在開展創(chuàng)建工作時，不能忽視對傳統(tǒng)紙質檔案的管理力度。圖書館的檔案管理人員需要科學地運用辯證的思維方式看待問題，綜合性地使用信息化管理模式，以及傳統(tǒng)管理檔案，將兩者相互結合管理，發(fā)揮出管理優(yōu)勢。在此基礎上，相關部門需要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，結合圖書館的具體運營情況，打造出綜合性較強的管理系統(tǒng)，提升管理工作的覆蓋層面，從而使管理效果更佳。在互聯(lián)網(wǎng)模式下，圖書館的檔案信息化管理人員需在將紙質材料轉變?yōu)殡娮訖n案的過程中，做好檔案備份工作，提高檔案的安全性。在信息化操作中可以減少由于信息化系統(tǒng)產(chǎn)生故障而造成的信息丟失情況。同時，相關部門需要整理出紙質檔案中所蘊含的資源，創(chuàng)建出檔案資源數(shù)據(jù)庫，從而提升圖書館的館藏質量以及數(shù)量。重新構創(chuàng)傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)量優(yōu)勢，提高檔案信息的準確度，從而可以較好地滿足讀者的不同需求。

3.4建設高素質人才團隊

為了使圖書館可以及時開展創(chuàng)新工作，管理部門需提升整體管理人員的素質。圖書管理工作可以與高校開展合作，加強對圖書館檔案管理人才的培養(yǎng)力度，為圖書館的管理配備專業(yè)化的人才。與此同時，相關單位還需要結合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的優(yōu)勢，對原有的檔案管理模式進行創(chuàng)新，提升管理團隊的專業(yè)化能力。一方面，結合圖書館信息化管理工作的改革中心，相關部門需要加強管理人員的培訓工作，結合改革內(nèi)容，培養(yǎng)管理人員的管理水平，促使管理人員的共同學習與發(fā)展，提升管理人員的專業(yè)技能。另一方面，相關部門需要展現(xiàn)出信息化檔案管理工作的管理優(yōu)勢，制定專業(yè)化的培訓機制，同時及時邀請專業(yè)化的人員開展管理講座，全面提升管理人員的綜合能力。創(chuàng)建出高素質的管理隊伍，提升管理人員的綜合素養(yǎng)，同時強化其專業(yè)能力，保證可以更快速地完成信息化檔案管理工作。此外，相互部門需要加強對團隊素質培養(yǎng)的重視，同時從圖書館創(chuàng)建的實際角度出發(fā)，規(guī)范信息化檔案管理工作的管理流程?？傊?，無論是在城市還是在校園中，對圖書館進行檔案信息化管理是非常重要的。檔案管理工作是圖書館建設中非常重要的一個工作內(nèi)容，隸屬于基礎工作。相關單位需要結合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的優(yōu)勢，對檔案管理工作進行優(yōu)化，打造出信息化管理平臺，進一步完善檔案信息化管理工作，實現(xiàn)資料的有效共享。

4 結語

綜上所述，信息化建設的進行對于圖書館檔案管理能力的發(fā)展，以及圖書館用戶的滿意度都有很大的提升發(fā)展作用，但是該文在分析的過程中，也發(fā)現(xiàn)當下圖書館檔案信息化建設存在的問題。因此，該文就進行了具體的對策研究，提出了相應的優(yōu)化措施，包括建設高素質人才團隊、重塑原檔案資料庫、完善信息化檔案管理工作機制等，也希望該文提出的這些策略能夠對實際的檔案信息化管理建設起到一定幫助。

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