項(xiàng)目管理中引入PMO的應(yīng)用研究
——以H研究所為例

凌 穎

（1.上海大學(xué)管理學(xué)院，上海 200444； 2.中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十二研究所，上海 201808）

一、項(xiàng)目管理中的PMO

（一）項(xiàng)目管理辦公室的定義

項(xiàng)目管理辦公室（PMO，Project Management Office）是企業(yè)設(shè)立的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)名稱，也稱作項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目辦公室或項(xiàng)目管理中心等。PMO是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化的部門，是提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識(shí)體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹執(zhí)行。大多數(shù)PMO流程、方法和最佳做法都基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）項(xiàng)目管理辦公室的職責(zé)

PMO關(guān)注與上級(jí)組織或客戶的整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相聯(lián)系的項(xiàng)目或子項(xiàng)目之間的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級(jí)和執(zhí)行情況。其功能和作用可以分為日常型智能和戰(zhàn)略性智能。

1.流程制度建立

PMO負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)和推廣，即項(xiàng)目管理的支撐環(huán)境，包括結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與組織的實(shí)際情況制定適合的體系架構(gòu)，建立并完善所需的標(biāo)準(zhǔn)、流程、方法、檢查表、模板、工具等，推行并指導(dǎo)項(xiàng)目管理體系使用。通過項(xiàng)目審計(jì)監(jiān)督項(xiàng)目管理體系的遵守程度和適用性，持續(xù)優(yōu)化項(xiàng)目管理體系，掌握行業(yè)項(xiàng)目管理專業(yè)工具，并選擇合適的工具進(jìn)行引入及運(yùn)用。

2.財(cái)富累積和知識(shí)傳遞

PMO應(yīng)促進(jìn)資源、方法論、工具和技術(shù)的共享，包括在各個(gè)項(xiàng)目之間分享實(shí)踐案例、方法論、工具，在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)項(xiàng)目管理人員，使其不僅僅掌握相關(guān)流程、文檔、實(shí)施過程，也包括項(xiàng)目管理的各種軟技能，并對(duì)項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累，對(duì)組織資產(chǎn)進(jìn)行整理總結(jié)。核心是教會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理如何在PMO環(huán)境制度下統(tǒng)一進(jìn)行工作和歸檔。

PMO的跨項(xiàng)目職能使其接觸到更多的項(xiàng)目案例、優(yōu)秀實(shí)踐、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、工具等，PMO有責(zé)任將這些財(cái)富整理、積累并形成財(cái)富庫，在組織內(nèi)分享和推廣實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從專家角度影響整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理體系等。

3.咨詢服務(wù)

咨詢職能指PMO作為項(xiàng)目咨詢顧問，向各層級(jí)項(xiàng)目管理人員提供專業(yè)的咨詢服務(wù)，包括指導(dǎo)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐和方法論的應(yīng)用，提供知識(shí)技能培訓(xùn)，對(duì)具體項(xiàng)目管理問題提供咨詢和指導(dǎo)等高級(jí)別的支持和服務(wù)。

4.項(xiàng)目全生命周期監(jiān)控

為了保證項(xiàng)目符合組織的業(yè)務(wù)目標(biāo)，PMO有權(quán)在每個(gè)項(xiàng)目的生命周期中充當(dāng)重要的相關(guān)方和關(guān)鍵決策者，包括監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和問題；向組織和項(xiàng)目提出建議；向管理者報(bào)告重要風(fēng)險(xiǎn)和問題；推動(dòng)項(xiàng)目交付，保證項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成；對(duì)跨項(xiàng)目的溝通進(jìn)行協(xié)調(diào)；對(duì)PMO所轄的全部項(xiàng)目的共享資源進(jìn)行管理；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理解決遇到的問題；必要時(shí)終止項(xiàng)目。

PMO要深入了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，利用自身的管理經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)的偏差等去發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，提醒項(xiàng)目關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)，幫助項(xiàng)目分析影響、制定對(duì)策。PMO不能只置身于項(xiàng)目之外提要求，應(yīng)盡量幫助項(xiàng)目跨職能、跨項(xiàng)目協(xié)調(diào)資源，對(duì)于無法解決的問題可以尋求上層管理者的支持。推進(jìn)項(xiàng)目交付、幫助項(xiàng)目達(dá)成目標(biāo)。

5.人員培養(yǎng)

項(xiàng)目經(jīng)理必須深刻理解以五個(gè)項(xiàng)目過程組和四個(gè)項(xiàng)目生命周期為框架的項(xiàng)目管理流程。PMO應(yīng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涉及項(xiàng)目策劃、范圍管理、成本管控、進(jìn)度把控等部分，進(jìn)而提升組織內(nèi)成員的管理能力。除了在硬核技術(shù)方面的培養(yǎng)，PMO也應(yīng)注重軟實(shí)力方面的培養(yǎng)，包括項(xiàng)目經(jīng)理的人際溝通能力、團(tuán)隊(duì)管理能力、問題解決能力等。通過“軟硬”結(jié)合，有助于支持更長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)贏利。

6.考核體系

在組織層面建立一套對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理的考核體系，以便樹立標(biāo)準(zhǔn)、提升人員能力水平。對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的考核評(píng)價(jià)不僅僅包括項(xiàng)目管理方面，還包括技術(shù)能力、領(lǐng)導(dǎo)力、戰(zhàn)略意識(shí)等。PMO可以配合組織要求，提供項(xiàng)目管理方面的評(píng)價(jià)項(xiàng)和考核。

（三）項(xiàng)目管理辦公室的組織類型

本文將PMO組織劃分為四種類型：戰(zhàn)略型、運(yùn)作型、管控型和支持型。

1.戰(zhàn)略型PMO

戰(zhàn)略型PMO不僅要為企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目篩選，確定戰(zhàn)略目標(biāo)并分解，同時(shí)要把項(xiàng)目成果整合進(jìn)組織已有的運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)當(dāng)中，使項(xiàng)目成果真正發(fā)揮價(jià)值，為公司帶來相應(yīng)的利益，真正確保戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。戰(zhàn)略型PMO要能夠掌控全局，協(xié)調(diào)項(xiàng)目?jī)?yōu)先順序和資源投入，使其與企業(yè)戰(zhàn)略保持一致，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略價(jià)值。戰(zhàn)略型PMO通常直接向最高管理者匯報(bào)，是PMO發(fā)展的最高級(jí)階段。

2.運(yùn)作型PMO

運(yùn)作型PMO必須在強(qiáng)矩陣的組織架構(gòu)中才能實(shí)現(xiàn)。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定階段的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)劃歸項(xiàng)目管理辦公室管理。之所以叫運(yùn)作型PMO，就是因?yàn)樗芾碇淮笈?xiàng)目經(jīng)理，這個(gè)時(shí)候如果哪個(gè)部門需要做項(xiàng)目，就由項(xiàng)目管理辦公室派出項(xiàng)目經(jīng)理。運(yùn)作型PMO需承擔(dān)項(xiàng)目失敗的責(zé)任，因此運(yùn)作型PMO直接向最高領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)。執(zhí)行運(yùn)作型PMO的企業(yè)一定是強(qiáng)矩陣的組織結(jié)構(gòu)，這種組織架構(gòu)下每一個(gè)職能部門就像資源池，起到培養(yǎng)專業(yè)人才的作用，項(xiàng)目管理辦公室的項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)需要去挑選資源池中合適的人來做項(xiàng)目。

3.管控型PMO

管控型PMO在強(qiáng)矩陣組織結(jié)構(gòu)中，擁有極大權(quán)利，等同于管理高層，管控主要關(guān)注點(diǎn)就是合規(guī)性，要求按照企業(yè)的規(guī)章制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展項(xiàng)目管理工作，其目的就是為了確保項(xiàng)目的質(zhì)量。它早期出現(xiàn)于IT行業(yè)，測(cè)試未必就能發(fā)現(xiàn)軟件潛在問題，因此過程控制尤為重要，管控型PMO可確保過程控制的可靠性。

4.支持型PMO

支持型PMO主要協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理收集各種項(xiàng)目相關(guān)信息、撰寫匯報(bào)材料、組織項(xiàng)目會(huì)議、跟進(jìn)落實(shí)會(huì)后決議，以及其他行政相關(guān)支持工作等。支持型PMO作為服務(wù)者，更容易受到項(xiàng)目經(jīng)理歡迎，尤其是IT行業(yè)，許多項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)兼任研發(fā)工作，部分服務(wù)導(dǎo)向的項(xiàng)目管理工作可以移交給PMO處理。通常，支持型PMO更適合在PMO建立初期實(shí)施并執(zhí)行，主要向主管級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

二、H研究所引入PMO的應(yīng)用分析

（一）普通項(xiàng)目管理模式下存在的問題

根據(jù)調(diào)研所知，H研究所項(xiàng)目經(jīng)理任職前多為部門行政專員、研發(fā)人員，在從事項(xiàng)目管理工作之前沒有經(jīng)過完整的項(xiàng)目管理體系培訓(xùn)，其項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)較為匱乏，難以滿足多項(xiàng)目管理新需求。同時(shí)，仍有部分項(xiàng)目管理人員在同一個(gè)項(xiàng)目中承擔(dān)多種角色，即是項(xiàng)目經(jīng)理又是研發(fā)人員，如遇到在需求變更方面把控不到位等情況，可能會(huì)延長(zhǎng)整個(gè)項(xiàng)目周期，容易造成項(xiàng)目周期失控。

此外，各部門之間溝通效率較低。原有組織架構(gòu)難以實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目管理，同時(shí)各層級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員沒有實(shí)質(zhì)性約束手段，也很難打破部門壁壘實(shí)現(xiàn)跨部門資源協(xié)調(diào)，一旦出現(xiàn)需要其他部門協(xié)作支持的，則只能求助于部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入溝通。

（二）H研究所引入PMO的應(yīng)用現(xiàn)狀

2019年，H研究所正式引入PMO。H研究所共有11個(gè)一線部門和16個(gè)職能及保障部門，一線部門即為業(yè)務(wù)部門的角色，負(fù)責(zé)承接不同項(xiàng)目，但每一個(gè)項(xiàng)目都需要與不同的職能部門產(chǎn)生緊密協(xié)作。每增加一個(gè)項(xiàng)目，就會(huì)增加跨部門和跨團(tuán)隊(duì)之間的交互數(shù)，隨之影響工作的及時(shí)性和有效性。項(xiàng)目管理部（即項(xiàng)目管理辦公室）作為16個(gè)職能及保障部門之一，負(fù)責(zé)站在H研究所的角度建立符合研究所發(fā)展戰(zhàn)略的多項(xiàng)目管理體系，擔(dān)任整個(gè)研究所全部項(xiàng)目的統(tǒng)籌管理和推動(dòng)工作，負(fù)責(zé)培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)，提供專業(yè)資源和咨詢服務(wù)、實(shí)現(xiàn)各部門項(xiàng)目經(jīng)理完成多項(xiàng)目協(xié)調(diào)與控制，是提高研究所組織管理成熟度的重要職能部門。H研究所的組織架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 H研究所組織架構(gòu)示意圖

H研究所的項(xiàng)目種類多元化，分別落在11個(gè)一線部門，PMO分別設(shè)立組員1對(duì)1或多對(duì)1管理11個(gè)一線部門，協(xié)助每個(gè)一線部門完成多項(xiàng)目管理，包括項(xiàng)目選擇、方案評(píng)審、科研計(jì)劃、成本控制、節(jié)點(diǎn)確認(rèn)、項(xiàng)目執(zhí)行和驗(yàn)收，同時(shí)根據(jù)項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)進(jìn)行跨部門之間資源共享、調(diào)配等。

（三）H研究所引入PMO的成效

1.資源共享率大幅度提升

H研究所業(yè)務(wù)量大、節(jié)奏快，在實(shí)施PMO引入調(diào)整后，H研究所各個(gè)層面的行動(dòng)力、契合度得到了大幅度提高。結(jié)合PMO理論，H研究所建成了資源配置和共享平臺(tái)，統(tǒng)一管理得到了有效實(shí)現(xiàn)。除此之外，H研究所PMO對(duì)各業(yè)務(wù)部門不同項(xiàng)目之間進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，資源有效利用，以提高多項(xiàng)目的整體完成度。

2.交付質(zhì)量大幅度提升

各部門在項(xiàng)目頻發(fā)階段，為同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)多個(gè)項(xiàng)目，通常會(huì)以個(gè)人或小組形式完成項(xiàng)目并交付。H研究所項(xiàng)目管理辦公室自成立以來統(tǒng)籌項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)一把控多項(xiàng)目管理的實(shí)施進(jìn)展，保障質(zhì)量，并逐步建立相關(guān)的質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制，確保各項(xiàng)目在項(xiàng)目周期能夠順利運(yùn)轉(zhuǎn)，按時(shí)交付。

3.項(xiàng)目總成本有所縮減

雖然每個(gè)部門主要業(yè)務(wù)不同，但也有共性之處。例如，在項(xiàng)目研制過程中，如果A部門需要啟動(dòng)自籌資金采購某昂貴設(shè)備用于研發(fā)，但之前B部門可能已經(jīng)采購過一批，則H研究所項(xiàng)目管理辦公室可根據(jù)A、B部門實(shí)際需要情況進(jìn)行設(shè)備調(diào)配工作，以更高效地利用有限資源，在降低A部門研發(fā)成本的同時(shí)，也是為H研究所帶來更高的利潤(rùn)。

4.項(xiàng)目突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)降低

對(duì)IT行業(yè)而言，其人員流動(dòng)性較高，無論是核心研發(fā)人員調(diào)動(dòng)或是項(xiàng)目經(jīng)理離職，都可能會(huì)引起相關(guān)文件或代碼版本控制不佳、遺失，無效溝通等問題。H研究所項(xiàng)目管理辦公室通過建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，能夠在最大程度上降低人員不確定性引起的不必要損失。

（四）H研究所PMO存在的問題及解決方案

目前，H研究所的各項(xiàng)目均歸在一線部門，項(xiàng)目經(jīng)理由一線部門項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員擔(dān)任，通常每位員工同一時(shí)期要承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目研發(fā)工作，可能遇到A項(xiàng)目經(jīng)理又是B項(xiàng)目核心研發(fā)人員的情況，在A項(xiàng)目驗(yàn)收期又處于B項(xiàng)目集中研發(fā)時(shí)期的時(shí)候，按照項(xiàng)目驗(yàn)收優(yōu)先原則，A項(xiàng)目經(jīng)理投身于項(xiàng)目驗(yàn)收工作，這會(huì)在一定程度上耽誤B項(xiàng)目進(jìn)度。而項(xiàng)目管理辦公室僅負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目管理的專業(yè)化，而不具體負(fù)責(zé)某一個(gè)項(xiàng)目，無法進(jìn)行有效協(xié)調(diào)。因此，建議PMO可以專門配備一個(gè)項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人，牽頭引領(lǐng)項(xiàng)目的具體實(shí)施、驗(yàn)收等工作。一線部門的“項(xiàng)目經(jīng)理”承擔(dān)技術(shù)經(jīng)理的工作，技術(shù)問題由技術(shù)經(jīng)理支持，項(xiàng)目管理不包括技術(shù)問題，但核心技術(shù)骨干不應(yīng)該參與項(xiàng)目管理工作，同樣，項(xiàng)目管理也不包括技術(shù)問題。簡(jiǎn)單地說，就是將項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)經(jīng)理職責(zé)界限劃分清楚。

三、結(jié)論

本文以項(xiàng)目管理PMO為理論依據(jù)，以H研究所為研究背景，探索了PMO引入H研究所的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與不足，希望能夠給予科研院所一定參考。隨著科研院所的發(fā)展，更多國(guó)產(chǎn)化產(chǎn)品誕生，多項(xiàng)目管理能夠有效結(jié)合科研院所的自身情況，采取各種措施，制定行之有效的解決方案，以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，為社會(huì)創(chuàng)造更大的價(jià)值。