“互聯(lián)網+”時代人事檔案管理信息化建設

摘要：人事檔案資料管理是一項十分復雜的工作，信息處理的工作量也較為繁重，長期以來一直是檔案管理工作中的重點內容。尤其是近年來，隨著互聯(lián)網信息技術的發(fā)展，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出數字化、信息化的發(fā)展態(tài)勢。基于此，本文首先闡述了在“互聯(lián)網+”時代下，實施人事檔案管理創(chuàng)新的重要價值，之后分析了檔案管理在工作中存在的不足，最后提出了推進人事檔案管理信息化的具體實施策略，希望對檔案資源的有效管理提供一些建議。

關鍵詞：“互聯(lián)網+”時代;人事檔案管理;信息化建設

一、引言

隨著社會主義市場經濟體制的日益完善，檔案管理的工作逐漸由傳統(tǒng)的人工化轉為科學化與高效化。檔案資源的信息化管理被廣泛應用于各個行業(yè)，并在社會經濟發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用。在此背景下，相關部門及人員必須努力提升人事檔案資料的信息化管理水平，積極引入信息化管理技術，從而實現(xiàn)檔案管理的科學化，以確保企業(yè)的平穩(wěn)有效發(fā)展。

二、“互聯(lián)網+”時代下，實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的重要性

在開展人事檔案管理的工作過程中，通常會涉及大量的信息和材料。為了促進信息資源的有效使用，必須進行與之協(xié)調的文件管理工作，以便為人事檔案管理的有效發(fā)展提供明確的指導方向和參照依據。從實際來看，人事檔案信息是檔案管理中極其關鍵的一部分，具有十分重要的價值。從這個角度來看，人事檔案資源可以說是一種特殊財富，為企業(yè)及社會相關行業(yè)帶來十分深遠的影響，并為其提供真實有效的參照依據。特別是在知識經濟時代的背景下，信息處理和資源利用逐步成為衡量檔案資源管理發(fā)展成果的重要條件。在此過程中，對人事檔案管理工作也提出了更加嚴格的要求。從具體的實踐流程來講，管理工作應以企業(yè)內部員工作為服務對象，同時，必須對相應的檔案工作實施定期地更新、優(yōu)化與整改，以便為提高人事檔案管理質量提供重要保證。

此外，在“互聯(lián)網+”時代背景下，計算機信息技術得到了充分發(fā)展，為了迎合時代的發(fā)展需要，人事檔案管理也必須積極引入信息技術。只有不斷提高檔案管理的技術水平，才能充分實現(xiàn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新性與科學性。同時，通過提高檔案管理的標準化水平，可以實現(xiàn)對檔案信息管理的精準調控，讓相關用人單位能夠迅速地找出關鍵信息。除此之外，在對人事檔案進行管理時，可以對其中蘊含的信息進行深入挖掘，有助于推動人事檔案管理工作效率的不斷提升[1]。

三、人事檔案信息化管理的發(fā)展優(yōu)勢

（一）保證了檔案文件的科學性與真實性

首先，加強對人事檔案信息化管理順應了“互聯(lián)網+”時代發(fā)展的需要，實現(xiàn)了檔案文件的科學性與真實性。其次，企業(yè)可以利用檔案電子化管理來對各部門及員工的工作情況開展監(jiān)督與考核。例如在對檔案進行電子整理與歸檔的過程中，每一個文件的來源都有明確的體現(xiàn)，并遵守嚴格的流程要求，同時受到企業(yè)的有效監(jiān)管。同時，電子檔案具有科學性與系統(tǒng)性的特點，為企業(yè)提供了寶貴的檔案信息資源。

（二）有利于企業(yè)獲得更加全面的信息

人事檔案資料信息化管理的首要任務是在與企業(yè)進行內外溝通時，為企業(yè)及時提供并傳遞各種有效的重要信息。在整理人事檔案資料的過程中，各業(yè)務操作流程的最終結果是實現(xiàn)資料的歸檔。在這種情況下，檔案部門成為企業(yè)獲取信息的重要渠道，為企業(yè)所有業(yè)務的運營帶來可靠準確的依據，推動企業(yè)各項事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。在對人事檔案進行管理的過程中，在項目投資、審核、驗收等方面，檔案電子管理起著重要的監(jiān)察作用，為優(yōu)化企業(yè)內部管理奠定了重要基礎。

（三）有助于實現(xiàn)企業(yè)經營管理的規(guī)范化

通過對人事檔案的信息化管理，不僅改進了傳統(tǒng)的檔案工作流程，也推動了檔案資源的信息化建設。在具體操作中，有些企業(yè)不僅發(fā)布了相應的檔案管理文件，還制定了有相關的電子信息管理制度，用于檔案管理工作中的技術資料歸檔、核對、查閱等。同時對工作流程進行合理的規(guī)劃，檢查記錄的充分性和相關性，確保信息真實準確。通過對企業(yè)人事情況、生產經營狀態(tài)、外部監(jiān)察等信息的收集、登記、梳理和存儲，實現(xiàn)了企業(yè)日常管理的規(guī)范化。同時，確保了企業(yè)各項經營活動的高效平穩(wěn)開展，讓企業(yè)在人事管理過程中能夠嚴格遵守相關法律及規(guī)章制度，實現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展[2]。

四、“互聯(lián)網+”時代背景下，人事檔案管理工作中存在的不足

（一）企業(yè)不重視對人事檔案的管理工作

從整體上看，我國經濟發(fā)展呈現(xiàn)出不斷上升的趨勢，這種趨勢在一定條件下影響著我國不同行業(yè)的發(fā)展，因此相關行業(yè)領域的檔案管理工作及方向也在發(fā)生變化。以往的檔案管理模式長期以來對各行各業(yè)的檔案管理人員和業(yè)務人員產生了不利的影響，導致各階層的管理人員都忽視了檔案管理工作的重要性，檔案工作的規(guī)范化沒有得到有效應用。其次，許多企業(yè)只專注于自身的產品業(yè)務和相關業(yè)績，卻忽略了對檔案管理的建設工作，大大降低了檔案管理工作的品質與效益。

（二）企業(yè)忽視了對信息技術的應用

最后，由于在檔案管理工作中涵蓋了大量的文件材料，因此如果企業(yè)不加強對信息技術的有效利用，會直接導致檔案管理工作的效率低下，而且在具體的管理工作中會出現(xiàn)很多問題。例如在匯總和整理數據時，人工整理的錯誤率會稍高，從而影響檔案管理質量，降低檔案資料準確性與有效性。同時，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式也不利于文件的保存，容易出現(xiàn)文件丟失或損壞的現(xiàn)象，影響了檔案資料的正常使用。

（三）管理部門沒有對檔案工作進行明確分工

人事檔案管理在企業(yè)整體管理中占據著重要位置，對實現(xiàn)企業(yè)的平穩(wěn)良好發(fā)展具有重要意義。然而從實際的管理情況來看，相關的管理部門在進行人事檔案管理的過程中，沒有對管理內容進行合理分工，工作體系不夠完善。此外，由于人事檔案管理工作中要涉及眾多內容與人員，在管理時呈現(xiàn)出十分混亂的管理狀態(tài)。

例如，在涉及多個管理內容時，管理部門及人員擔任著不同的管理事務，然而由于權責界限的不清晰，導致崗位功能發(fā)生交叉和重復。因此，在出現(xiàn)問題時很容易發(fā)生責任推諉等情況，不利于實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（四）工作人員的管理觀念及方法較為落后

從目前人事檔案資源的實際管理情況來看，比較明顯的問題是工作人員的工作觀念和工作內容較為落后。首先，從觀念上來看，相關管理人員在進行人事檔案管理工作過程中缺乏正確的服務觀念，沒有從實際情況出發(fā)，不能為相關員工提供貼心而全面的服務，從而降低了人事檔案管理工作的有效性和保障性。其次，從檔案管理的工作內容來看，管理部門沒有將我國國家機構管理的實際情況納入管理過程，也沒有引入科學的管理體系，不利于人事檔案管理工作的順利開展。

五、“互聯(lián)網+”時代下，實現(xiàn)人事檔案信息化管理的具體策略

（一）樹立正確的檔案管理觀念

工作態(tài)度對工作效果有著重要影響，要想真正提高人事檔案管理工作的規(guī)范化，首先要樹立科學的管理觀念。在“互聯(lián)網+”時代背景下，人事檔案管理工作除了要保證檔案資料的嚴謹性以外，更應具有高效性，這符合時代發(fā)展的需要。在這種情況和要求下，有必要制定相應的行為規(guī)范的制度規(guī)則，從檔案的錄入到保管，以及最終檔案信息的研發(fā)與應用，都必須創(chuàng)建嚴格的操作程序和管理系統(tǒng)，對每個階段、每個環(huán)節(jié)的工作內容都要做出明確的要求。在人事檔案錄入的初步階段，收集工作必須要詳盡、嚴格、全面，后續(xù)的歸檔與管理工作必須合理、有效、規(guī)范，并注重對檔案資料的安全保管[3]。在具體實施中，要明確每個人員的工作職責與義務，以提升管理人員對工作的嚴謹性和責任感。同時，由于相關部門缺少有效的管理制度，導致國家檔案管理水平呈現(xiàn)出不均衡、實用性差的問題。對此，要積極建立統(tǒng)一高效的管理制度，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）積極推進信息化建設

人事檔案管理工作在社會與相關行業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要價值。在信息技術不斷改革和發(fā)展的背景下，檔案管理工作的模式也在發(fā)生重大變化，高新技術和軟件系統(tǒng)在檔案管理中的使用范圍也不斷擴大。為了提升人事檔案管理工作的水平和質量，必須積極推進檔案管理信息化建設。在進行人事檔案管理工作時，必須不斷完善基礎設施，配備現(xiàn)代化的硬件設備，以便為檔案信息化管理提供充足的技術支持。此外，應及時開發(fā)并更新檔案管理實踐中使用的信息軟件和數據系統(tǒng)，使系統(tǒng)的相應功能與實際檔案管理需求相適應，從而有效解決系統(tǒng)程序繁瑣、檔案管理操作不便的問題。在進行人事檔案管理工作的過程中，各項任務的運營與開展都必須嚴格遵守相應的要求與標準。同時，管理部門應以標準和規(guī)范的管理制度為準則，制定出相應的文件檔案、電子檔案、音像檔案等，為相關部門進行各種考核、審查、驗收等工作提供重要依據。同時，要努力保證人事檔案文件的科學性與真實性。

從檔案管理部門的職能來看，人事檔案管理和檔案管理部門之間有著不可分割的關系。首先，國家通過檔案管理部門來引導、推進人事檔案的科學化管理;其次，檔案管理部門借助檔案管理對部門內部的管理工作開展監(jiān)督與考核。在對人事檔案進行整理與歸檔的過程中，每一個文件的來源都有明確的體現(xiàn)，同時遵守嚴格的流程要求，并受到有關部門的有效監(jiān)管。此外，將檔案制度與和實踐技術相結合，保證了檔案文件的科學性、真實性及有效性，為管理部門及相關行業(yè)提供了寶貴的檔案信息資源。

（三）重視對高新技術資源的應用

在“互聯(lián)網+”時代背景下，計算機和互聯(lián)網技術得到了不斷發(fā)展及廣泛應用，世界發(fā)生了巨大的變化。鑒于當前形勢下對人事檔案管理工作的要求，以往的檔案管理方式難以滿足實現(xiàn)檔案資源管理的規(guī)范化與高效化。如果能夠將信息技術等高新科技手段引入到檔案管理工作中，用于電子文件的收集、分類、儲存、統(tǒng)計與應用，將會大大提升人事檔案管理工作的效率與質量。為了滿足信息時代日新月異發(fā)展的高要求，應當充分實現(xiàn)檔案資源應用的最大價值。

同時，積極打破傳統(tǒng)的檔案工作管理理念，努力實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與信息化，為檔案工作的規(guī)范化提供重要保障[4]。首先，現(xiàn)代的數字信息技術與互聯(lián)網技術能夠更加密切地融合于檔案管理工作的具體實施中;其次，檔案管理部門可根據文檔保存情況而設定管理流程及軟件系統(tǒng)，來提高人事檔案管理和利用的工作效率。通過借助高新技術資源，可以有效增強人事檔案管理工作的透明度，以盡量減少管理過程中的違規(guī)行為，推動人事檔案管理工作的創(chuàng)新化發(fā)展。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式，完善檔案管理工作系統(tǒng)

在開展人事檔案管理工作中，工作人員應結合時代發(fā)展趨勢及企業(yè)自身的實際情況，對檔案管理模式及方法進行積極創(chuàng)新。同時，借助“互聯(lián)網+”的技術優(yōu)勢，提升檔案管理工作的實效性。首先，檔案管理人員在工作中應結合企業(yè)發(fā)展的實際狀況，創(chuàng)建科學性的檔案信息管理平臺，以此提升檔案信息的管理水平。其次，借助科技的力量，打造集錄入、分析、查找、整合于一體的檔案管理模式，以更好消除傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式中存在的缺陷。從自動化辦公的角度來說，在檔案管理工作中，工作人員應將檔案管理工作與信息技術相結合，實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案的有效過渡，以滿足目前檔案管理工作的時代化與多元化需求。

除此之外，在開展檔案管理工作的過程中，必須對檔案管理系統(tǒng)進行逐步地完善，這是由于檔案管理系統(tǒng)的完善程度對檔案管理工作過程的規(guī)范化和嚴謹性具有直接影響。從人事檔案資料的種類來看，相關部門創(chuàng)建的檔案由于所處的發(fā)展階段工作模式不同，在內容和形式上也存在較大差異。因此，在進行具體的人事檔案工作管理時，必須建立并完善適應檔案管理需要的相應系統(tǒng)，加強檔案管理研究工作，提高檔案管理內容的綜合性和系統(tǒng)性。此外，要對日常的檔案管理工作進行細化，針對薄弱的基礎環(huán)節(jié)，應由專門的管理技術人員實施科學的技術指導，使檔案管理系統(tǒng)能夠適應實際的人事檔案管理工作。

（五）加強培訓工作，提升檔案管理人員的專業(yè)水平

通過對人事檔案資源的有效創(chuàng)建與管理，可以將相關員工在工作中所產生的各項信息進行合理的分類與存儲，為企業(yè)的內部管理工作提供了有效的借鑒價值，同時也為相關用人單位提供了重要的參考依據。為了實現(xiàn)“互聯(lián)網+”時代背景下，人事檔案管理工作信息化發(fā)展，相關管理人員必須具有良好的專業(yè)技能，并能夠有效地承擔管理任務。首先，應加強對管理人員的培訓工作，努力提升檔案管理人員的專業(yè)資質，以確保工作人員的專業(yè)素養(yǎng)能夠滿足目前檔案管理工作的要求。專業(yè)素養(yǎng)主要包括，工作人員首先要充分意識到人事檔案管理工作的重要性[5]。同時，熟悉并掌握當前先進的檔案管理模式及具體操作方法，具有專業(yè)的從業(yè)資格和相應的專業(yè)經驗，接受過系統(tǒng)全面的專業(yè)培訓等等。其次，要高度重視相關管理人員的教育工作。隨著科技的進步以及高標準的企業(yè)管理要求，認識檔案管理工作的方式發(fā)生了很大的變化。只有通過專業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)培訓，管理人員才能夠及時熟悉并掌握先進的檔案管理技術，做到與時代共同發(fā)展，不斷改進檔案管理的業(yè)務水平，實現(xiàn)認識檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

六、結束語

總之，在進行人事檔案管理工作的過程中，必須樹立正確的管理意識和觀念。同時，順應“互聯(lián)網+”的時代背景，積極引入高新技術，加強對管理人員的培訓與教育，不斷創(chuàng)新管理內容及方法，從而提高人事檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

作者單位：郗穎? ? 青島市市南區(qū)江蘇路街道黃縣路社區(qū)衛(wèi)生服務中心

參? 考? 文? 獻

[1]王靜茹.探究“互聯(lián)網+”時代人事檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2020，23（16）：184-185.

[2]卜曉.“互聯(lián)網+”時代人事檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業(yè)務，2020（02）：91-92.

[3]柳芳.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略研究[J].辦公室業(yè)務，2021（24）：175-176.

[4]丁夏，程燕霞.大數據時代人事檔案管理信息化建設分析[J].辦公室業(yè)務，2021（21）：148-149.

[5]王琇.人事檔案管理信息化建設創(chuàng)新路徑[J].黑龍江檔案， 2021（04）： 334-335.