大學檔案管理服務(wù)模式研究

烏力吉巴圖

摘要：高校檔案管理是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，是高校檔案管理工作的重要組成部分。怎樣才能更好的發(fā)揮它的重要作用和價值？文章結(jié)合高校檔案工作的實際情況，提出了高校檔案工作的改革思路。

關(guān)鍵詞：大學學生檔案管理創(chuàng)新

一、大學檔案管理工作和模式的現(xiàn)狀及存在問題

（一）在學校里，沒有任何一個部門重視文件的管理。

高校檔案工作在高校的管理中具有舉足輕重的作用，應(yīng)予以充分的關(guān)注。在檔案的歸檔、管理等工作中，與其它部門缺乏合作與合作，很多直接關(guān)系到檔案質(zhì)量的重要資料也不能被搜集或忽視。同時，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)也沒有注意到檔案的管理。他們熱衷于科研及其它能夠顯著提升學院競爭力的商業(yè)活動。從檔案管理的角度來看，檔案管理在高校中的作用還不大。高校檔案管理工作中存在著許多不足，制約著高校檔案工作的進一步改革與發(fā)展。最后，大學生對檔案的重要性缺乏足夠的了解，大部分學生對檔案的使用、來源、目標等都不了解。

（二）文件的內(nèi)容很單一，機械也不靈活。

檔案中記載的很多資料很少實用，也很陳舊，很多資料都隨著歲月流逝而消失。比如，對于公司和雇主而言，關(guān)于大學入學和入學的資料都是微不足道的。雇主希望了解學員的實際素質(zhì)，包括個人能力、相關(guān)工作經(jīng)驗以及誠信。同時，由于學校檔案的內(nèi)容太過機械，對學生的學習成績的評估大都是大同小異，一成不變，缺乏實際意義。有許多的標語和空洞的話語。所以，在存檔過程中所提供的信息數(shù)量嚴重不足，與當時的存檔設(shè)定初衷相差甚遠。檔案管理工作效率低下，手段單一。

高校檔案管理仍以人工為主，建立檔案數(shù)據(jù)庫和利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的比例較低，高校檔案管理工作仍未達到規(guī)范化、標準化、流程化的程度，對高校檔案管理工作的影響很大，而且隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理的復(fù)原性將會進一步提高，若不從根本層面上解決檔案管理效率低下的問題，檔案管理將面臨著更為嚴重的問題，，甚至將嚴重與時代脫軌。檔案管理不夠與時俱進、不夠?qū)嶋H是造成檔案管理低效的原因之一。

（三）高校的檔案管理還沒有得到實施。

學生的個人資料有兩大重要性。首先，學生檔案是學校管理工作的一個重要參考。學生檔案是一份關(guān)于學生的生活知識、技能、行為規(guī)范的檔案，包括從入學前到本學期的家庭財務(wù)情況。那是學校的校長。老師和對學生進行檢查的顧問。主要的參考信息。然而，當前高校檔案僅有形式、內(nèi)容空白、單一，與學生的實際狀況不符。在新的歷史條件下，高校學生檔案工作的改革迫在眉睫，立足于學生的實際，注重實踐，加強對學生檔案的管理。真正做到為學生服務(wù)，為學生做好工作，為學生提供滿意的服務(wù)。社會企業(yè)招聘優(yōu)秀人才，為企業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。第二個方向。學生檔案是高校畢業(yè)生求職的重要依據(jù)，也是用人單位用人的參考依據(jù)。尤其是對即將參加公務(wù)員和公務(wù)員考試的大學生而言，在筆試、面試之后，都要進行政治考察。但是，當前高校學生的檔案管理模式與學生的學習、生活、就業(yè)等方面存在著很大的脫節(jié)，很多學生在畢業(yè)后都不清楚自己的檔案在何處，也不知道該如何實施這些文件，從而使其功能和價值不能得到最大的發(fā)揮。

二、加強大學檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的路徑

（一）從實際出發(fā)，使檔案管理更加實際。

高校檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，是高校檔案工作的重要組成部分。在大學生工作中，要強化宣傳檔案在大學生群體中的作用，同時要把檔案的知識散播給學生，讓他們從“被動”到“能人”，主動參與到檔案管理的進程中來。二是檔案的遞交不再僅僅是走個過場，而要讓檔案的內(nèi)容超過形式，讓檔案更真實的呈現(xiàn)學生、雇主和社會。在高校檔案管理工作中，要加強高校檔案工作的協(xié)調(diào)和協(xié)調(diào)，以提高高校檔案管理工作的整體水平。

（二）堅持以人為中心，重視檔案工作。

高校檔案工作要堅持以人為本、以人為本、以人為本的理念。歸檔的學生檔案內(nèi)容要兼顧文獻資料的完整性。以往，學生的個人資料主要集中在畢業(yè)生登記表、成績單等日常生活資料的搜集。但是，隨著時間的推移，檔案的管理也日益嚴格。另外，我還想要一些關(guān)于學生的信息。包括心理素質(zhì)，實踐技能信息等。高校檔案工作人員在檔案工作中要負起很大的責任，盡可能地擴大與多元化的有關(guān)檔案資料，并充分運用資訊科技，注重檔案的實效性與多樣性。內(nèi)容：體現(xiàn)學生的性格：有競賽經(jīng)歷或有特色的實習經(jīng)歷;有學生評價、教師評價、志愿者經(jīng)歷等相關(guān)資料，以及其它社團活動、校際競賽等。還可以被歸入文件。它盡可能廣泛、生動、客觀地記錄學生在學校的學習能力和成績，從各個角度對學生進行綜合評價，消除了機械性。學生檔案的定性分析等。充分發(fā)揮高校檔案的效用與價值，為社會用人單位提供全面、真實、生動、廣泛的檔案材料。

（三）拓展存檔渠道，拓展用戶群。

以往的文件一般會在學生開始學習后進行存檔，而傳送之前的文件則會被收集起來，而后續(xù)的資料則會被各個系主管學生的部門存檔并轉(zhuǎn)交。這樣的歸檔方式和題材的單一，勢必造成檔案內(nèi)容的多元化，缺少新穎。所以，在檔案管理工作中，可以逐漸拓寬檔案的題材與途徑。比如，學生可以將有關(guān)資料及時存檔，讓更多的人參與到檔案管理中。

（四）建立統(tǒng)一的高校檔案管理制度。

高校的檔案工作要規(guī)范化。只有做到規(guī)范化，才能有效地降低檔案管理中的失誤。簡而言之，規(guī)范化、不浪費和靈活是可以達到的。標準化是指建立統(tǒng)一、規(guī)范的學生檔案管理制度，不能在規(guī)定的范圍內(nèi)進行檔案管理。精益是建立在“不存在最好，更好”這一理念的基礎(chǔ)上。在標準化的基礎(chǔ)上，不斷改善，不斷完善，不斷地改善和革新。靈活的特點就是學生的個人資料不能死死地固定在一成不變的條條框框里，而要能夠適時地追蹤到時代和現(xiàn)實的發(fā)展。隨時根據(jù)學員的實際狀況進行更新和調(diào)整。

結(jié)語：

進入21世紀，伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，全球化的時代也隨之來臨。高校檔案工作是高校行政工作中不可缺少的一環(huán)。但是，挑戰(zhàn)也是機遇。要把握好機遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展與創(chuàng)新，在發(fā)展與創(chuàng)新的過程中，不斷創(chuàng)新。只有如此，檔案管理才能使高校檔案工作更具實用價值，為學生、學校、社會作出更大的貢獻。

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