淺談學(xué)校檔案工作的作用和要求

余奕松

摘 要：本文從檔案管理和學(xué)校檔案工作的內(nèi)涵出發(fā)，闡述學(xué)校檔案工作在歷史記錄、文化傳承、辦學(xué)治校等方面的重要作用，分析學(xué)校檔案工作在制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、技術(shù)手段等方面存在的問題，對(duì)學(xué)校檔案工作提出堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)、弘揚(yáng)工匠精神、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的具體建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理? ? 辦學(xué)治校? ? 制度建設(shè)

學(xué)校檔案是由學(xué)校教育教學(xué)、管理等活動(dòng)產(chǎn)生的具有留存價(jià)值的各類資料。做好學(xué)校檔案工作，將對(duì)學(xué)校的歷史記錄、文化傳承、辦學(xué)治校等各方面工作起到積極而又深遠(yuǎn)的影響。

一、學(xué)校檔案工作的重要性

（一）學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷史沿革的重要佐證

檔案是原始的歷史記錄，是前人留給我們的寶貴精神財(cái)富。學(xué)校檔案與其他檔案的不同之處在于它以不同的形式詳細(xì)、真實(shí)地反映了一所學(xué)校從創(chuàng)建之初到穩(wěn)步發(fā)展乃至壯大的整個(gè)歷史過程，是在學(xué)校教育教學(xué)和管理工作過程中直接形成的第一手資料，也是認(rèn)識(shí)和把握學(xué)校辦學(xué)事業(yè)發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)。學(xué)校檔案只有保存完整才能反映學(xué)校歷史過程最真實(shí)的面貌，才能最大程度尊重學(xué)校發(fā)展沿革的客觀事實(shí)。

（二）學(xué)校檔案是凝聚人心、團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的有效載體

對(duì)于一所學(xué)校來說，辦學(xué)歷史、校園文化積淀在一定程度上決定著學(xué)校的辦學(xué)底蘊(yùn)是否深厚。當(dāng)這所學(xué)校在辦學(xué)中取得了跨越式發(fā)展和豐碩成果時(shí)，校史陳列即成為展示它辦學(xué)歷程、辦學(xué)底蘊(yùn)的最佳方式之一，其中有關(guān)學(xué)校歷史和文化發(fā)展的真實(shí)檔案材料也就成為校史陳列的主要內(nèi)容和重要參考。廣東省粵東技師學(xué)院校史館在學(xué)校建校45周年紀(jì)念日隆重開館，繼而又在建校50周年紀(jì)念日增添、充實(shí)了不少學(xué)校近年來取得新發(fā)展、新成果的檔案資料，充分展示了學(xué)校辦學(xué)的奮斗歷程和高質(zhì)量發(fā)展的累累碩果，獲得廣大校友和在校師生的一致好評(píng)。

（三）學(xué)校檔案是教育教學(xué)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的全面總結(jié)

教育教學(xué)始終是學(xué)校的根基，不斷提升辦學(xué)質(zhì)量才是獲得源源不斷生源的最有效手段。學(xué)校在實(shí)施教育教學(xué)過程中會(huì)形成大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這些總結(jié)材料既是廣大教職工辛勤付出的成果，也是學(xué)校在不同時(shí)期教育教學(xué)質(zhì)量提升的真實(shí)反映。通過查閱檔案材料，學(xué)校管理人員和廣大教師可以厘清工作思路，針對(duì)工作記錄中存在的不足和短板進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，從而不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升學(xué)校教育教學(xué)和管理整體水平。

（四）學(xué)校檔案是實(shí)現(xiàn)治理體系現(xiàn)代化的具體舉措

黨的十九屆五中全會(huì)對(duì)推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化做出重大部署，提出新的要求。同樣，學(xué)校要實(shí)現(xiàn)科學(xué)治理，也必須健全依法辦學(xué)的制度，通過構(gòu)建科學(xué)的制度體系，形成制度優(yōu)勢。學(xué)?？梢酝ㄟ^對(duì)現(xiàn)有檔案的整理、分析和利用，全面清理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)重大決策的調(diào)查研究、科學(xué)論證和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。通過對(duì)學(xué)校辦學(xué)相關(guān)法律法規(guī)、政策文件和各項(xiàng)工作資料的收集、歸檔，強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行、評(píng)估和監(jiān)督，建立健全制度建設(shè)的長效機(jī)制。

（五）學(xué)校檔案是更高起點(diǎn)謀劃發(fā)展的必要前提

檔案是事實(shí)、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的歸納和總結(jié)，是具有可靠參考價(jià)值的記錄。學(xué)校檔案記載著學(xué)校各方面的經(jīng)驗(yàn)成果和各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，因此它也是制定決策的重要依據(jù)，是學(xué)校在管理和發(fā)展中重要的信息資源。當(dāng)學(xué)校需要謀劃未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，可以通過完整、詳細(xì)的學(xué)校檔案，全面分析學(xué)校的現(xiàn)狀、面臨的形勢和任務(wù)以及前車之鑒，從而做出符合辦校實(shí)際的決策部署，拿出切實(shí)可行的具體舉措，為學(xué)校今后的發(fā)展指明方向。

二、學(xué)校檔案工作存在的問題

學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁重并且瑣碎的工作，從廣東省粵東技師學(xué)院的實(shí)際情況來看，檔案管理在制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、技術(shù)手段方面還存在著不足和短板。

（一）制度建設(shè)不夠完善

從學(xué)校檔案的編制、收集、分類再到保管，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的制度，以此來規(guī)范每項(xiàng)工作，并保證流程規(guī)范、順暢，運(yùn)轉(zhuǎn)高效。但目前學(xué)校在檔案管理制度方面還存在以下問題。

第一，檔案資料收集不夠全面。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)成為教學(xué)科研和行政管理的重要資料。學(xué)校作為一個(gè)數(shù)據(jù)生產(chǎn)“大廠”，全面保存數(shù)據(jù)將為學(xué)校進(jìn)行管理決策和開展教育教學(xué)研究提供強(qiáng)有力的支撐。

第二，檔案資料分析不夠深入。學(xué)校在進(jìn)行檔案的編制和收集過程中，大多只注重工作結(jié)果的記錄歸檔，對(duì)該項(xiàng)工作的流程、轉(zhuǎn)接及反饋未能進(jìn)行詳細(xì)記錄，對(duì)記錄內(nèi)容也缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的審核，這使得檔案資料的后期維護(hù)、改進(jìn)工作無從下手。

第三，檔案管理流程設(shè)置不夠科學(xué)。由于某些工作周期性較長，如學(xué)生檔案從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)離校時(shí)間跨度長達(dá)數(shù)年，造成檔案管理流程步驟間隔時(shí)間較長，經(jīng)辦環(huán)節(jié)要經(jīng)過多人，容易出現(xiàn)檔案資料的遺漏。

（二）對(duì)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)不夠重視

檔案管理是一項(xiàng)重復(fù)性極高的工作，大多數(shù)人認(rèn)為只要能夠完成工作任務(wù)即可，對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)往往要求不高。大多數(shù)學(xué)?，F(xiàn)有檔案工作人員具備檔案專業(yè)背景的幾乎沒有，更多的是由行政人員負(fù)責(zé)或是由專業(yè)課教師兼任，有些工作任務(wù)還會(huì)安排學(xué)生輔助完成，這就導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作專業(yè)性不強(qiáng)、創(chuàng)新性不夠。專業(yè)性不強(qiáng)表現(xiàn)在由于缺乏專業(yè)的檔案管理技能，檔案管理工作整體質(zhì)量和效率較低;由于缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案工作人員政策法律水平不高，檔案管理工作未能形成完整的管理體系。創(chuàng)新性不夠體現(xiàn)在檔案工作人員大多進(jìn)行重復(fù)性的收集、分類、保存工作，容易形成固定思維，只求能夠完成任務(wù)而不會(huì)在意如何提升效率，在面對(duì)收集保存的數(shù)據(jù)成倍增加時(shí)難免力不從心。

（三）信息集成程度不高

現(xiàn)在已有不少學(xué)校采取數(shù)字化管理模式，將現(xiàn)有檔案轉(zhuǎn)入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，以便保存和查找。但筆者所在學(xué)校檔案還是以紙質(zhì)材料為主，尚未建成集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不同部門之間的檔案資料、數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)縱向或是橫向的相互關(guān)聯(lián)，檔案資料的查閱、使用效率較低。而且學(xué)校目前未設(shè)置檔案館，檔案分散在多個(gè)部門保管，管理人員也相對(duì)分散，這為檔案的保管、轉(zhuǎn)接增加了不小的難度，也加大了檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)做好學(xué)校檔案工作的建議

（一）學(xué)校檔案工作要堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)

習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，要堅(jiān)持社會(huì)主義辦學(xué)方向，把立德樹人作為教育的根本任務(wù)。學(xué)校檔案工作人員要切實(shí)提高政治站位，不斷提高政治鑒別力，把“兩個(gè)維護(hù)”落實(shí)到服務(wù)學(xué)校中心工作和各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)之中。學(xué)校檔案工作要用好用活檔案資源，服務(wù)學(xué)校思想政治理論課建設(shè)，唱響主旋律，傳播正能量。廣泛開展黨史、新中國史、改革開放史、社會(huì)主義發(fā)展史“四史”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，積極推動(dòng)黨史學(xué)習(xí)教育進(jìn)校園、進(jìn)課堂、進(jìn)頭腦。

（二）學(xué)校檔案工作要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料越來越多地被轉(zhuǎn)化為電子檔案，加之大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)應(yīng)用的場景越來越多，對(duì)檔案管理的信息化程度要求越來越高。檔案工作人員要通過不斷學(xué)習(xí)知識(shí)與技能，及時(shí)掌握最新的管理方法，靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)，熟練操作先進(jìn)的設(shè)備，使用新型的工具。同時(shí)還要深入細(xì)致地鉆研檔案工作特點(diǎn)規(guī)律，不斷提高檔案管理法律意識(shí)，緊密結(jié)合崗位實(shí)際，探索新方法，梳理新流程，不斷提升檔案管理的規(guī)范化水平，進(jìn)一步發(fā)揮檔案服務(wù)中心工作的效能作用。

（三）學(xué)校檔案工作要發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢

面對(duì)學(xué)校這所數(shù)據(jù)生產(chǎn)的“大廠”，要做好檔案工作必須依靠科學(xué)的體系和先進(jìn)的技術(shù)。我們要充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能，利用這個(gè)平臺(tái)不斷更新、擴(kuò)大檔案內(nèi)容，全面收集、保存學(xué)校各類檔案信息。進(jìn)一步細(xì)化管理系統(tǒng)操作流程，依托管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨部門的檔案編制和歸檔合作，不斷提升工作效率。在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的同時(shí)，要高度重視信息安全，要積極與檔案管理部門、檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商等多部門溝通協(xié)調(diào)，嚴(yán)格按照國家保密法規(guī)和信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)要求，強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，切實(shí)做好保密工作，嚴(yán)防在檔案傳輸過程中泄密。

（四）學(xué)校檔案工作要弘揚(yáng)工匠精神

技工院校培養(yǎng)的是技能人才，技能人才弘揚(yáng)工匠精神具體體現(xiàn)在長期堅(jiān)持做一件事，而且精益求精，越做越好，即使再苦再累也樂在其中。檔案管理也是需要弘揚(yáng)“工匠精神”的工作。由于檔案工作煩瑣、單調(diào)且具有一定的封閉性，學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)進(jìn)修、業(yè)務(wù)素質(zhì)提升等活動(dòng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作人員的思想政治教育，幫助檔案工作人員增強(qiáng)做好檔案管理工作的事業(yè)心與使命感。檔案工作人員要以事業(yè)為重，以擔(dān)當(dāng)為榮，耐得住寂寞，經(jīng)得起誘惑，履職盡責(zé)，勤奮工作，在平凡的崗位上推動(dòng)學(xué)校邁上高質(zhì)量發(fā)展新臺(tái)階。

四、小結(jié)

綜上所述，學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理的重要組成部分，檔案工作人員要在全面認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的同時(shí)，切實(shí)做好檔案的收集、整理、歸檔，主動(dòng)利用檔案資源服務(wù)學(xué)校管理，為學(xué)校高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。

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（作者單位：廣東省粵東技師學(xué)院）