新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略分析

田野

摘 要：事業(yè)單位在我國(guó)公共社會(huì)服務(wù)體系中承擔(dān)著提供高質(zhì)量公益服務(wù)的職責(zé)，隨著科技的發(fā)展與社會(huì)環(huán)境的變化，事業(yè)單位目前采用的檔案管理方法逐步被淘汰，管理者必須合理運(yùn)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)，搭建遠(yuǎn)程信息共享機(jī)制與數(shù)據(jù)分析體系，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為可利用的數(shù)字化檔案，建立可隨時(shí)調(diào)閱、編輯的在線檔案館，提升資料與重要信息的查詢速度。本文主要分析了新時(shí)代事業(yè)單位構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式的必要性與常見問(wèn)題，并總結(jié)了推進(jìn)數(shù)字化檔案管理機(jī)制發(fā)展的有效調(diào)節(jié)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;管理模式;管理策略

事業(yè)單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中會(huì)不斷產(chǎn)生大量富有參考價(jià)值的信息與數(shù)據(jù)，此類信息被保存在檔案中長(zhǎng)期存儲(chǔ)，可用于后期階段工作總結(jié)，能夠起到輔助性作用。為提升檔案資料的查找速度與利用效率，事業(yè)單位檔案部門管理者必須引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案存放方式、信息儲(chǔ)存形態(tài)進(jìn)行調(diào)整，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備與遠(yuǎn)程云服務(wù)器搭建數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，制定在線檔案編輯標(biāo)準(zhǔn)與入庫(kù)審核機(jī)制，強(qiáng)化文書檔案內(nèi)部信息流動(dòng)速度，完善配套信息公示、檔案資料共享制度。

一、新時(shí)代事業(yè)單位建立數(shù)字化檔案管理模式的必要性分析

隨著時(shí)代的發(fā)展與國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，事業(yè)單位所處環(huán)境發(fā)生變化，必須在新時(shí)代承擔(dān)全新社會(huì)職能與公益服務(wù)任務(wù)，提升國(guó)有資產(chǎn)利用效率，滿足廣大群眾需求。檔案內(nèi)部資料來(lái)源較多，存儲(chǔ)難度較高，后期解讀、查閱效率較低，重要信息無(wú)法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案中記錄的信息、包含的文書資料具備獨(dú)特利用價(jià)值，可用于經(jīng)濟(jì)調(diào)查與行政決策，發(fā)揮借鑒、指導(dǎo)作用[1]。為提升檔案信息利用效率，必須主動(dòng)建立可持續(xù)運(yùn)作、能夠精確編輯信息的檔案管理系統(tǒng)，引入數(shù)字化手段與管理策略，消除存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)檔案信息，做好檔案維護(hù)、存儲(chǔ)、信息查閱與整理等各項(xiàng)基本工作，建立數(shù)字化檔案目錄與檢索查閱機(jī)制，縮短檔案標(biāo)題與核心內(nèi)容的查閱時(shí)間，并將本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)與檔案系統(tǒng)接入互聯(lián)網(wǎng)，讓更多網(wǎng)上用戶與社會(huì)單位有機(jī)會(huì)查閱檔案信息，發(fā)揮數(shù)字化檔案檢索速度快、存儲(chǔ)方便、修改容易等優(yōu)勢(shì)，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，改善檔案資料保管條件。

二、目前事業(yè)單位檔案管理模式數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的問(wèn)題

目前部分事業(yè)單位建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息進(jìn)行快速分類處理，并支持在線查閱與檢索，豐富了基本功能，然而其軟件系統(tǒng)的運(yùn)作穩(wěn)定性不佳，容易出現(xiàn)信息檢索錯(cuò)誤、系統(tǒng)卡頓等問(wèn)題，檔案檢索目錄編制效率較低，難以與在線信息共享系統(tǒng)兼容，無(wú)法從根源落實(shí)信息化管理原則。檔案管理結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人并未根據(jù)實(shí)際狀況，順應(yīng)技術(shù)提升趨勢(shì)，明確數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向，未能及時(shí)轉(zhuǎn)變管理意識(shí)與服務(wù)態(tài)度，多數(shù)檔案部門工作人員依然沿用傳統(tǒng)工作方式與檔案編制方法，采用人工查閱紙質(zhì)檔案并將信息轉(zhuǎn)交用戶的落后方式提供服務(wù)，信息平臺(tái)利用效率不高[2]。

三、推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展的策略研究

（一）調(diào)整重要文件與數(shù)據(jù)歸檔流程

為全面落實(shí)數(shù)字化管理理念，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度的演化，必須做好檔案文書搜集、歸檔、編輯等各項(xiàng)基本工作，規(guī)范文書處理流程，要求工作人員按照基本要求進(jìn)行審核、校對(duì)，評(píng)估文書、重要文件、會(huì)議記錄等資料的完整性，并使用計(jì)算機(jī)或其他類型掃描設(shè)備進(jìn)行登記，滿足階段工作要求，根據(jù)固定流程將其錄入本地?cái)?shù)字化檔案庫(kù)與云端服務(wù)器中。重要檔案文書在歸檔后可支持在線共享，被注冊(cè)用戶與本地賬戶所查閱，工作人員可根據(jù)檔案信息查詢需求，調(diào)整事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)密檔案的公開時(shí)間、披露范圍、共享方式，提升重要檔案信息的利用效率與傳播速度，減輕工作人員自身壓力與負(fù)擔(dān)，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象。針對(duì)歸檔文書的審閱、核對(duì)等工作也可在線上完成，并將核對(duì)結(jié)果輸入計(jì)算機(jī)中，縮短工作時(shí)間[3]。工作人員可主動(dòng)使用專業(yè)化、功能豐富的信息分類軟件，對(duì)具備保存價(jià)值的檔案文書進(jìn)行整理，評(píng)估其存儲(chǔ)時(shí)間、查閱需求，利用數(shù)字化管理軟件的基本功能，如在線校閱、糾錯(cuò)、破損修復(fù)等功能，快速完成檔案文書整理與編輯工作，貫徹科學(xué)化檔案管理理念，預(yù)防錯(cuò)誤、不完整信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。管理者應(yīng)當(dāng)為一線員工配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)調(diào)制設(shè)備、專業(yè)化在線檔案管理軟件、云端服務(wù)器等設(shè)施，為數(shù)字化檔案管理制度的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

（二）調(diào)整檔案管理制度，

檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人必須基于實(shí)際狀況，頒行富有可行性與約束力的管理規(guī)則，完善現(xiàn)有檔案管理制度，促進(jìn)文書、檔案一體化發(fā)展，面向職工明確提出檔案信息編輯標(biāo)準(zhǔn)與正確加工處理方式，要求職工在實(shí)踐中遵循保密守則與安全規(guī)則，以此提升檔案文書的安全性。管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)建立數(shù)字化安全防護(hù)制度，選擇地加密具備突出利用價(jià)值、無(wú)法被馬上公開的檔案信息，在推動(dòng)檔案管理制度數(shù)字化發(fā)展的同時(shí)，對(duì)在線檔案分享系統(tǒng)用戶的個(gè)人權(quán)限做出限定，避免低權(quán)限、無(wú)權(quán)限用戶私自修改云端服務(wù)器中存儲(chǔ)的檔案信息。管理人員必須主動(dòng)使用經(jīng)過(guò)多次調(diào)試與檢測(cè)的高性能硬件設(shè)備，如本地化磁盤陣列等，提升本地服務(wù)器的運(yùn)作穩(wěn)定性，延長(zhǎng)數(shù)字化文件的使用壽命與存儲(chǔ)時(shí)間，避免數(shù)字檔案因停電、失火、設(shè)備老化損壞等問(wèn)題而丟失。

（三）重組人才隊(duì)伍

檔案管理部門必須主動(dòng)重構(gòu)人才隊(duì)伍，引入更具安全意識(shí)、具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人才，使之擔(dān)任數(shù)字化檔案系統(tǒng)管理員與文書歸檔活動(dòng)負(fù)責(zé)人，要求檔案管理者根據(jù)現(xiàn)行工作守則，完成基本的資料搜集、檔案編目、信息檢索、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)修改等各項(xiàng)工作。事業(yè)單位可定期針對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)職工開展技能訓(xùn)練與職業(yè)能力培訓(xùn)，使之學(xué)習(xí)更多計(jì)算機(jī)操作技巧與數(shù)據(jù)分析技能，在海量檔案數(shù)據(jù)中找出有價(jià)值、可起到借鑒作用的重要檔案信息，積極更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升工作人員對(duì)數(shù)字化檔案加工處理模式的熟悉度。

結(jié)論

為解決可用檔案管理人才不足、紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)壽命短等問(wèn)題，管理人員必須做好遠(yuǎn)期規(guī)劃，制定完善、可行的檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)計(jì)劃，將重要檔案信息以光盤、云端寄存信息、磁盤等形式進(jìn)行保存，讓具備參考價(jià)值的重要檔案信息得到合理運(yùn)用，提升現(xiàn)代化科技的使用頻率，簡(jiǎn)化管理流程，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)、浪費(fèi)行政資源等問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

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