圖書(shū)資料管理工作中存在的問(wèn)題及優(yōu)化措施

吳一

本文分析了圖書(shū)資料管理中普遍存在的信息共享與程度偏低、管理人員綜合素養(yǎng)偏低、管理方法陳舊滯后、管理制度不健全、信息化管理水平低等問(wèn)題，并嘗試圍繞強(qiáng)化服務(wù)理念、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)和管理、創(chuàng)新管理方式方法、完善圖書(shū)資料管理制度、探索信息化管理發(fā)展路徑等方面，就相應(yīng)優(yōu)化措施展開(kāi)探討。

圖書(shū)資料管理歷來(lái)都是促進(jìn)人員綜合素養(yǎng)提升的有效路徑，也是為整體化、綜合化管理提供重要依據(jù)的基礎(chǔ)。而進(jìn)入信息化時(shí)代，圖書(shū)資料管理迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，并暴露出了諸多問(wèn)題，需要積極采取合理措施進(jìn)行優(yōu)化。只有對(duì)圖書(shū)資料管理加以高度重視，并在實(shí)踐中著重針對(duì)現(xiàn)有的各種問(wèn)題進(jìn)行適當(dāng)處理、改善和解決，才能持續(xù)提高管理水平，進(jìn)而保障圖書(shū)資料管理作用的充分發(fā)揮。

一、圖書(shū)資料管理工作中存在的問(wèn)題

（一）圖書(shū)資料信息共享與利用程度偏度

目前圖書(shū)資料管理存在較為嚴(yán)重的封閉性，資料信息的共享程度較低，同時(shí)利用也不到位，導(dǎo)致圖書(shū)資料的價(jià)值難以得到充分凸顯。圖書(shū)資料管理中的服務(wù)意識(shí)較為薄弱，同時(shí)管理實(shí)踐中重資料保存而輕資料分享與利用，導(dǎo)致大量資料信息的價(jià)值難以被有效挖掘和利用，使得較為管理活動(dòng)較為局限，職能作用明顯受限。尤其是不少資料信息反映了單位的歷史發(fā)展情況，不但可以從中總結(jié)過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，還能為未來(lái)發(fā)展提供重要參考和依據(jù)。在管理實(shí)踐缺乏有效的信息共享與利用的情況下，其自然很難為單位的運(yùn)行優(yōu)化、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支持。

（二）管理人員綜合素養(yǎng)偏低

實(shí)際上不少企業(yè)、機(jī)構(gòu)、單位對(duì)圖書(shū)資料管理的重視程度并不高，只是將其當(dāng)作可有可無(wú)的部分，自然不重視相應(yīng)的管理隊(duì)伍建設(shè)。這直接導(dǎo)致在崗的圖書(shū)資料管理人員綜合素養(yǎng)偏低，不少在崗人員都沒(méi)有經(jīng)受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能水平較低，缺乏良好的職業(yè)道德與精神，同時(shí)信息技術(shù)素養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)等也較差，并不能完全勝任實(shí)際工作，嚴(yán)重影響管理實(shí)效。

（三）管理方法陳舊滯后

圖書(shū)資料管理基本上都是沿襲傳統(tǒng)理念和方法，缺乏有效創(chuàng)新。而隨著時(shí)代、社會(huì)、市場(chǎng)、行業(yè)、單位的持續(xù)發(fā)展，對(duì)圖書(shū)資料管理的要求必然會(huì)有所變化。不及時(shí)創(chuàng)新、調(diào)整和改善管理方法，必然會(huì)導(dǎo)致實(shí)際管理效果和預(yù)期存在明顯偏差，難以有效發(fā)揮管理作用。

（四）管理制度不健全

管理工作的開(kāi)展必然需要以制度作為基礎(chǔ)支持和保障。不過(guò)圖書(shū)資料管理制度并不健全，存在一些不容忽視的缺陷和問(wèn)題，導(dǎo)致基于其的管理工作難以有序、高效開(kāi)展[1]。一方面，管理制度本就存在一定不足，但是在實(shí)踐中卻缺乏相應(yīng)的優(yōu)化改善機(jī)制，導(dǎo)致制度缺陷難以忽視;另一方面，管理制度缺乏有效創(chuàng)新，沒(méi)有隨著管理工作的變化而即使實(shí)施調(diào)整，無(wú)法適應(yīng)新的管理需要。制度的不健全，直接使得管理人員在實(shí)踐中缺乏足夠科學(xué)、有效的管理依據(jù)和憑證，不但難以保障管理效果，還容易出現(xiàn)管理混亂、責(zé)任缺失等較為嚴(yán)重的問(wèn)題。

（五）信息化管理水平低

信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，其相較于傳統(tǒng)管理模式有著質(zhì)的飛躍。尤其是在涉及大量資料信息的管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠明顯提升管理質(zhì)量與效率，降低人工成本并減少人為失誤，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)大量資料信息價(jià)值的充分、深度挖掘，讓管理變得更加科學(xué)、高效。但是部分單位受限于資金、意識(shí)、技術(shù)、人才，信息化水平較低且發(fā)展進(jìn)程緩慢，相應(yīng)的圖書(shū)資料信息化管理水平難以得到明顯提升，無(wú)法充分發(fā)揮信息化管理本身的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，嚴(yán)重影響管理實(shí)效。

二、圖書(shū)資料管理工作的優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化圖書(shū)資料信息服務(wù)理念

在新時(shí)期背景下，圖書(shū)資料管理一定要強(qiáng)化相應(yīng)的信息服務(wù)理念。一方面，強(qiáng)化共享服務(wù)理念，推動(dòng)管理模式的有效創(chuàng)新，進(jìn)一步開(kāi)放圖書(shū)資料，讓所有人員都能對(duì)其進(jìn)行有效利用;另一方面，強(qiáng)化信息價(jià)值服務(wù)理念，在保存圖書(shū)資料的同時(shí)對(duì)其蘊(yùn)藏的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘和利用，讓圖書(shū)資料管理的職能作用得到充分發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)和管理

打造一支高素質(zhì)的圖書(shū)資料管理隊(duì)伍，是新時(shí)期背景下推動(dòng)管理水平切實(shí)提升的關(guān)鍵。根據(jù)實(shí)際情況，合理規(guī)范管理人員的素質(zhì)新要求，從專(zhuān)業(yè)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、服務(wù)意識(shí)、職業(yè)道德等方面落實(shí)相應(yīng)的培訓(xùn)、考核工作，全方位提高管理人員綜合素養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)資料管理人員的管理，明確其管理責(zé)任，完善追責(zé)機(jī)制，嚴(yán)格要求管理人員按照規(guī)范做好本職工作以保障管理實(shí)效。

（三）創(chuàng)新管理方式方法

對(duì)管理方式方法進(jìn)行合理創(chuàng)新，尤其要針對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行調(diào)整，是確保圖書(shū)資料管理適應(yīng)新時(shí)代的關(guān)鍵[2]。完善圖書(shū)管理體制，豐富相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容，積極組織和開(kāi)展各種各樣的讀書(shū)活動(dòng)、資料研究活動(dòng)等，構(gòu)建更加開(kāi)放的管理模式，吸引更多人員參與其中并實(shí)現(xiàn)共管共治，形成更加契合現(xiàn)代發(fā)展需要的管理體系。

（四）完善圖書(shū)資料管理制度

對(duì)管理制度加以完善，是保障圖書(shū)資料管理工作高質(zhì)量、高效率開(kāi)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。首先應(yīng)當(dāng)明確管理總則，準(zhǔn)確把握?qǐng)D書(shū)資料管理在提升人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和思想素質(zhì)、促進(jìn)人員間的讀書(shū)交流機(jī)會(huì)等方面的職能作用，同時(shí)明確相應(yīng)的管理權(quán)責(zé)，將具體責(zé)任落實(shí)到具體部門(mén)、崗位乃至人頭，確保管理工作的開(kāi)展能夠真正有人負(fù)責(zé);其次，對(duì)圖書(shū)購(gòu)置制度加以規(guī)范。以廣泛征求各部門(mén)、各人員意見(jiàn)為前提，對(duì)相關(guān)意見(jiàn)進(jìn)行整合與分析，并基于此明確需購(gòu)置圖書(shū)資料的品種及數(shù)量，制定相應(yīng)的圖書(shū)購(gòu)置方案，待上報(bào)審批通過(guò)后方可付諸實(shí)踐[3]。允許個(gè)人提出圖書(shū)資料的購(gòu)買(mǎi)意見(jiàn)，并完善相應(yīng)的意見(jiàn)反饋機(jī)制與相應(yīng)的審批程序，按照規(guī)范盡可能地滿(mǎn)足所有人員的閱讀需求;再然后需要規(guī)范圖書(shū)資料借閱制度。圖書(shū)資料的借閱通?？蓜澐譃閭€(gè)人借閱和部門(mén)借閱兩種，后者通常會(huì)一次性借閱大量圖書(shū)資料，需要完備的手續(xù)和審批文件做基礎(chǔ)支撐。并非所有圖書(shū)資料都可借閱，通常辭典、地圖、珍貴圖書(shū)以及被指定為公共參考圖書(shū)的圖書(shū)資料在原則上不得外借，只有在特殊情況下方可外借。規(guī)定好圖書(shū)資料的借閱時(shí)間，一般專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工具書(shū)經(jīng)研究后可適當(dāng)延長(zhǎng)借用時(shí)間。借書(shū)后需要在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸還，如果有特殊事宜需要延遲歸還，需要辦理相應(yīng)的續(xù)借手續(xù)。不管是借書(shū)還是還書(shū)，都要按照相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行操作并做好記錄，不得隨意進(jìn)行借閱和歸還;最后需要完善懲處制度。加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)資料的保護(hù)，不管是紙質(zhì)圖書(shū)還是影碟文件，都要以保護(hù)其完好性為重點(diǎn)，相關(guān)人員在借閱后必須做好相應(yīng)的保護(hù)工作，如果存在圖書(shū)損毀、影碟破壞、資料丟失、逾期不還等情況，需要落實(shí)相應(yīng)的懲處工作。

（五）探索信息化管理發(fā)展路徑

1.建立數(shù)據(jù)庫(kù)

圖書(shū)資料管理的信息化發(fā)展已成必然趨勢(shì)，而數(shù)據(jù)庫(kù)則是信息化的基礎(chǔ)。積極推動(dòng)現(xiàn)有圖書(shū)資料的數(shù)字化發(fā)展，通過(guò)數(shù)字掃描等技術(shù)將紙質(zhì)圖書(shū)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，形成相應(yīng)的電子檔案，建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。除此之外，積極利用網(wǎng)絡(luò)資源，在保障版權(quán)合法的前提下搜集、整合優(yōu)質(zhì)網(wǎng)絡(luò)資源，進(jìn)一步擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為圖書(shū)資料的信息化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享化

信息化管理的一大優(yōu)勢(shì)在于能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全方位共享。在圖書(shū)資料管理進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)服務(wù)性的情況下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)大量有價(jià)值的圖書(shū)資料進(jìn)行共享，并提供相應(yīng)的服務(wù)功能，無(wú)疑是有效發(fā)揮圖書(shū)資料價(jià)值的體現(xiàn)。加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)，建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并通過(guò)賬號(hào)密碼方式進(jìn)行驗(yàn)證，給予不同人員不同的圖書(shū)資料查閱和使用權(quán)限，在保護(hù)部分圖書(shū)資料本身機(jī)密性的同時(shí)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享屬性。

3.完善信息化管理功能

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不僅要為圖書(shū)資料的存儲(chǔ)、共享提供基礎(chǔ)的平臺(tái)，更要完善相應(yīng)的支持功能，保障數(shù)字化圖書(shū)資料的有效利用[4]。主要管理功能包含檢索查詢(xún)、數(shù)字資源獲取、圖書(shū)資料借閱、圖書(shū)資料歸還、專(zhuān)業(yè)服務(wù)等，需要對(duì)具體功能的實(shí)現(xiàn)加以?xún)?yōu)化，保障圖書(shū)資料能夠在得到有效管理的前提下充分發(fā)揮其價(jià)值與作用。

4.健全信息化管理新制度

信息化管理不僅僅意味著圖書(shū)資料的承載媒介發(fā)生了變化，也意味著管理制度發(fā)生一定變化。根據(jù)信息化平臺(tái)的功能以及信息化管理本身的特性，對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新、調(diào)整和優(yōu)化，尤其要完善數(shù)字化資源管理、平臺(tái)管理等相關(guān)制度，更好地支持圖書(shū)資料管理工作開(kāi)展。

5.利用先進(jìn)技術(shù)提高圖書(shū)資料信息利用水平

信息技術(shù)不僅僅為圖書(shū)資料提供了數(shù)字化媒介和共享平臺(tái)，更為其信息價(jià)值的利用帶來(lái)了更多可能性。對(duì)包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等在內(nèi)的先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行合理利用，能夠深度挖掘圖書(shū)資料信息中所蘊(yùn)含的豐富價(jià)值，進(jìn)而為單位的運(yùn)行發(fā)展決策提供更加科學(xué)、可靠的依據(jù)。

三、總結(jié)

圖書(shū)資料管理工作在新時(shí)期需要進(jìn)一步提高整體管理水平。重點(diǎn)針對(duì)現(xiàn)有管理問(wèn)題進(jìn)行綜合分析與深入研究，準(zhǔn)確把握目前管理的缺陷和不足，并通過(guò)科學(xué)、合理、有效的措施進(jìn)行優(yōu)化，推動(dòng)管理質(zhì)量及效率同步提升，進(jìn)而保障管理工作的作用得到充分發(fā)揮。

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