事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題及優(yōu)化措施

高艷龍

在新時(shí)代下，隨著黨的建設(shè)和社會(huì)發(fā)展需要，事業(yè)單位機(jī)構(gòu)也在不斷的改革，在事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革過程當(dāng)中，事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍的選拔與培養(yǎng)也是重要的內(nèi)容。而管理和利用好干部人事檔案，可以更好促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍的選拔和培養(yǎng)。干部人事檔案記載、反映著一個(gè)干部的基本信息和成長經(jīng)歷，是選拔、評(píng)價(jià)、培養(yǎng)人才的基本憑證和重要依據(jù)，一個(gè)干部的檔案內(nèi)容是否真實(shí)，基本信息是否準(zhǔn)確，體現(xiàn)著干部檔案的權(quán)威性，影響著組織在選拔、培養(yǎng)人才方面的公信力。管理和利用好干部人事檔案可以更好地促進(jìn)人才隊(duì)伍的建設(shè)，建設(shè)好人才隊(duì)伍，可以直接提高事業(yè)單位服務(wù)水平。

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源。人事檔案可以讓組織對(duì)干部職工的個(gè)人基礎(chǔ)信息、工作情況以及崗位變動(dòng)進(jìn)行掌控，并且能夠作為人才培養(yǎng)、選拔主要參考依據(jù)，具有較強(qiáng)的公信力。尤其是目前各單位對(duì)人才非常重視，管理和利用好干部人事檔案可以更好促進(jìn)人才隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)管理好干部人事檔案是人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)與前提，高質(zhì)量人才隊(duì)伍對(duì)事業(yè)單位的高效運(yùn)行能起到重要的作用[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理機(jī)制不暢

所有的人事檔案管理工作都要基于一個(gè)完善的、可行的管理機(jī)制，檔案形成單位管理制度不健全、不科學(xué)，在檔案管理工作實(shí)際過程中，造成單位對(duì)材料收集不主動(dòng)、檔案材料內(nèi)容審核不專業(yè)、材料歸檔不及時(shí)等情況。這些問題匯集到一起，造成干部人事檔案材料內(nèi)容更新不及時(shí)，嚴(yán)重影響了組織在人才選拔、培養(yǎng)方面的工作。干部人事檔案管理工作是一個(gè)長期的工程，檔案管理部門和檔案形成單位要建立科學(xué)合理的管理制度，嚴(yán)格依照制度管理干部檔案，科學(xué)合理地做好檔案管理工作。

（二）人事檔案管控辦法不新

人事檔案管理工作并不是固定不變的，而是需要隨著事業(yè)單位的運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)整與革新，要有敢于創(chuàng)新的意識(shí)，然而，當(dāng)前很多單位局限于以往的人事檔案管理機(jī)制，沒有隨著事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行情況創(chuàng)新管理機(jī)制，這種情形會(huì)直接影響檔案管理工作。檔案形成單位管控辦法不新，再加上檔案專職人員的不專業(yè)、專職人員的常態(tài)化學(xué)習(xí)教育不足，導(dǎo)致專職人員對(duì)最新政策的理解和把握不能及時(shí)追蹤跟進(jìn)，補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)的能力有限，欠缺革新精神和創(chuàng)新能力，這使得檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)滯后現(xiàn)象[2]。

（三）檔案形成單位重視不足

檔案形成單位對(duì)檔案工作重視程度不足，一是干部自身不夠重視，有的干部崗位頻繁變動(dòng)，自己的檔案卻沒有隨著變動(dòng)，沒有把形成材料及時(shí)歸檔，需要檔案材料的時(shí)候發(fā)現(xiàn)檔案材料短缺。二是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案工作重視程度不夠，每年形成的歸檔材料較多，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有配專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、移交等工作，形成歸檔材料不能及時(shí)歸檔，造成干部職工檔案內(nèi)材料短缺的情況。

三、事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案隊(duì)伍專業(yè)化

首先是加強(qiáng)檔案管理人才的選拔和培養(yǎng)，提升檔案工作，立足本身，發(fā)掘系統(tǒng)內(nèi)的人才資源，是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的首要任務(wù)。檔案管理部門和檔案形成單位要培養(yǎng)和選拔好系統(tǒng)內(nèi)的人才，投入管理檔案工作，對(duì)檔案管理人才組織常態(tài)化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過各種學(xué)習(xí)渠道，加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)理論、新技術(shù)、新知識(shí)方面的教育和培訓(xùn)。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)和實(shí)踐鍛煉，不斷提高檔案人才隊(duì)伍的數(shù)量和質(zhì)量。最后，優(yōu)化工作環(huán)境，積極營造良好的工作環(huán)境，選拔具有較高工作熱情的年輕干部進(jìn)入檔案管理干部隊(duì)伍，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的干部人事檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)使用。優(yōu)化人員配置和激勵(lì)政策，激發(fā)廣大管理人員的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案管理工作有序開展。

（二）健全管控機(jī)制，檔案存放安全化

首先，隨著事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革不斷深入，社會(huì)的快速發(fā)展，信息化的推進(jìn)，新形勢(shì)下干部人事檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案管理部門和檔案形成單位要健全干部人事檔案收集、鑒別歸檔、保管保密、干部檔案查借閱、檢查審核、送交檔案材料歸檔、轉(zhuǎn)遞等制度，同時(shí)選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，提高檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔等工作。其次，隨著信息時(shí)代到來，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛，很多內(nèi)容都可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查找，使信息逐漸透明化，使得隱私問題也受到了更多人的重視，檔案管理部門和檔案形成單位也面臨著新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理過程中，檔案管理部門和檔案形成單位要提高安全和保密意識(shí)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)做好人事檔案的保密和安全工作，防止檔案的泄露和損壞。最后，管檔機(jī)構(gòu)要建立完善檔案查借閱制度，防止不法分子以查借閱人事檔案的名義，查看他人信息，利用人員隱私進(jìn)行違法活動(dòng)，帶來不可預(yù)料的嚴(yán)重后果[3]。

（三）明確各方責(zé)任，檔案利用規(guī)范化

首先，檔案形成單位根據(jù)檔案管理工作制度，確定專職人員來負(fù)責(zé)收集、保管和移交本單位的歸檔材料，專職人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)審核收集到的歸檔資料，保證收集的檔案資料的真實(shí)性、可靠性。其次，檔案形成單位配備的專職人員必須熟悉黨的政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，掌握收集檔案材料的有關(guān)規(guī)定，積極主動(dòng)收集單位工作人員工作中形成的調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等反應(yīng)個(gè)人德、能、勤、績、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容，形成屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，及時(shí)進(jìn)行收集、歸檔。屬于歸檔的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚方可移交檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。檔案管理機(jī)構(gòu)認(rèn)真審核查看檔案形成單位移交的歸檔材料，經(jīng)鑒別屬歸檔的材料，及時(shí)歸入干部人事檔案庫中，不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別視情況予以處理，凡銷毀材料需經(jīng)批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。最后，檔案形成單位和管檔機(jī)構(gòu)要根據(jù)事業(yè)單位改革不斷深化制定干部檔案管理的長久管理機(jī)制，將以往不重視轉(zhuǎn)變?yōu)槌B(tài)化工作，全面提升干部人事檔案的管理水平和利用價(jià)值[4]。

（四）善用信息技術(shù)，檔案工作效率化

首先，需要?jiǎng)?chuàng)建統(tǒng)一的電子設(shè)備存儲(chǔ)管控體系，加快檔案信息化管理進(jìn)程，數(shù)字檔案信息化推進(jìn)當(dāng)中，要注重檔案信息的生成、匯總、篩選和查看工作，并且還需要制定更加標(biāo)準(zhǔn)化的管理體制，保證電子檔案的可靠性與安全性。其次，需要做到及時(shí)更新，數(shù)字檔案的內(nèi)容要隨著時(shí)間的推移、崗位的變動(dòng)與調(diào)整，及時(shí)進(jìn)行更新與完善，保證電子檔案和紙質(zhì)檔案同步更新，凸顯檔案信息化的價(jià)值。最后，可以結(jié)合先進(jìn)信息技術(shù)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)信息備份環(huán)節(jié)，避免在檔案轉(zhuǎn)移或者是存放階段出現(xiàn)丟失與毀壞的情況。

四、總結(jié)

要根據(jù)新時(shí)代黨的建設(shè)和組織人事工作以及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，不斷充實(shí)完善干部人事檔案的內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案資政作用。與時(shí)俱進(jìn)根據(jù)國家在全國檔案系統(tǒng)推行檔案數(shù)字化，干部人事檔案管理工作也融入先進(jìn)管理技術(shù)，加快檔案信息化管理進(jìn)程。同時(shí)對(duì)在管理當(dāng)中遇到的問題進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，創(chuàng)新管理機(jī)制，把控好管理要點(diǎn)，全面提升檔案管理水平和利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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