新時期強化事業(yè)單位人事檔案管理能力的思考

趙娜

檔案資料屬于十分重要的個人數(shù)據(jù)資料，為職工的升職、調(diào)崗、退休等工作提供參考依據(jù)。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理難度增加，出現(xiàn)較多問題，相關(guān)部門應(yīng)加大管理力度，創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)人事檔案的科學(xué)合理發(fā)展。

一、事業(yè)單位強化人事檔案管理作用

人事檔案管理工作以人事檔案為對象，完成收集、整理、保管、鑒定以及利用等活動，記錄著個人的經(jīng)歷與表現(xiàn)，為此后考察與評價工作提供重要的參考。新時期下，事業(yè)單位做好人事檔案管理工作具備十分重要的作用。首先，可以優(yōu)化事業(yè)單位的人力資源結(jié)構(gòu)，人力資源在事業(yè)單位中發(fā)揮著十分重要的作用，直接反映著干部職工的思想經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)以及工作業(yè)績等，為此后人力資源規(guī)劃工作提供參考。強化人事檔案管理力度，可以更好的挖掘人力資源，激發(fā)干部職工的工作積極性，保證個體效能;其次，可以為事業(yè)單位評估、調(diào)配員工提供資料，事業(yè)單位人事檔案屬于社會信用體系的重要組成部分，為教育培訓(xùn)、選拔任用、管理監(jiān)督以及人才評價提供基礎(chǔ)依據(jù)。且改革后，人事檔案嚴格根據(jù)收集、鑒別、審核、加工、編目、保管、利用等流程呈現(xiàn)人事信息，期間提取的關(guān)鍵信息可以為個人的職位任免、工作評價提供參考;最后，可以提高檔案資料的管理效率，實現(xiàn)規(guī)范管理。強化人事檔案管理力度，促成了規(guī)范管理體系的構(gòu)建，使人事檔案更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）組織機構(gòu)設(shè)計存在漏洞

首先，缺乏頂層協(xié)調(diào)機制，頂層設(shè)計思維在人事檔案管理中占據(jù)十分重要的位置，但事業(yè)單位并未認識到重要性，檔案管理工作沒有得到各部門的協(xié)調(diào)運行;其次，機構(gòu)要求存在盲區(qū)，部分事業(yè)單位并未設(shè)置檔案管理機構(gòu)，但配備了專職或兼職的檔案管理人員，沒有合理劃分職責(zé)歸屬，一旦出現(xiàn)問題，不能做到責(zé)任到人;最后，缺乏檔案工作網(wǎng)絡(luò)，人事檔案管理屬于人事工作的延續(xù)，涉及事業(yè)單位每個部門與工作人員，管理期間應(yīng)形成多方合力，搭建系統(tǒng)的工作網(wǎng)絡(luò)，以支持日常工作的穩(wěn)定開展。但實際人事檔案管理工作獨立于其他業(yè)務(wù)，無法形成管理合力。

（二）檔案管理規(guī)范化程度低

人事檔案管理每個流程均具備詳細的操作規(guī)范，以保證檔案信息的準確性與正確性。但事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化程度依然較低，沒有設(shè)立科學(xué)的收集制度與分類體系，審核程度與鑒定環(huán)節(jié)并不健全，傳遞效率較低，嚴重拉低了人事檔案的管理質(zhì)量，甚至部分事業(yè)單位人事信息出現(xiàn)造假問題，嚴重干擾整體人事工作的順利進行。分析原因，主要因為檔案管理人員主觀態(tài)度較差，缺乏認真盡責(zé)精神，沒有主動改進存在的問題。且人事管理人員專業(yè)程度較差，沒有形成清晰的工作思路，檔案監(jiān)管不到位，無法保證檔案管理的規(guī)范化進行[1]。

（三）檔案工作人員配置不科學(xué)

首先，人員配置數(shù)量不合理，專業(yè)化程度較低。事業(yè)單位人事檔案管理人員的數(shù)量、是否兼職等，均需要進一步論證確認。但實際工作中，人員配置并不合理，真正專業(yè)對口、經(jīng)驗匹配的人員較少，大多由其他領(lǐng)域跨界工作，專業(yè)人才的引進有待完善;其次，檔案人員責(zé)任意識淡薄，業(yè)務(wù)能力較差。事業(yè)單位人事檔案工作需要具備高度責(zé)任意識與業(yè)務(wù)水準的專業(yè)人員，但實際工作中，管理人員態(tài)度散漫，缺乏責(zé)任意識與積極性，工作中沒有發(fā)揮自身服務(wù)作用，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利發(fā)展;再次，崗位職責(zé)并不明晰，檔案管理人員崗位標準建設(shè)工作并不到位，沒有設(shè)置可參照的崗位說明書，職責(zé)定位并不明晰。且檔案交接工作并不規(guī)范，經(jīng)常因人員調(diào)整出現(xiàn)崗位失職問題;最后，檔案管理工作缺乏權(quán)益保護，沒有設(shè)定獎懲措施，無法調(diào)動工作人員的積極性。

（四）信息化建設(shè)進程較慢

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以提高人事檔案管理效率，但目前事業(yè)單位人事檔案管理工作并未全面實現(xiàn)信息化，建設(shè)推進較為緩慢。一方面沒有準確把握檔案信息化的建設(shè)點，組織機構(gòu)與技術(shù)手段的應(yīng)用效果有待加強;另一方面，檔案信息化建設(shè)投入力度較小，人員、設(shè)備、技術(shù)等方面均缺乏有力支持。

三、新時期強化事業(yè)單位人事檔案管理能力的策略

（一）統(tǒng)籌做好頂層設(shè)計

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實際情況，嚴格遵循《機關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，做好人事檔案頂層設(shè)計工作。首先，應(yīng)強化各部門的配合力度，落實分工協(xié)作。事業(yè)單位在整體統(tǒng)籌的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案管理需要，形成管理協(xié)調(diào)聯(lián)動責(zé)任機制，全面落實管理具體工作，實現(xiàn)各部門的共同推進;其次，應(yīng)詳細落實要求，明確界定檔案管理機構(gòu)職責(zé)范圍，對于不設(shè)置專職人事檔案管理人員的事業(yè)單位，根據(jù)實際工作確定人員歸屬關(guān)系，有效銜接個人職責(zé)與部門職責(zé)，推進人事檔案管理工作的順利完成;最后，應(yīng)建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，總結(jié)實踐經(jīng)驗歸納提煉，形成工作協(xié)調(diào)機制。同時，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，細化工作至各部門與各崗位，建立聯(lián)席會議與領(lǐng)導(dǎo)小組，通過全單位的配合，提高人事檔案管理質(zhì)量[2]。

（二）規(guī)范檔案管理方法

首先應(yīng)完善檔案信息收集機制，針對收集對象、收集要求以及產(chǎn)生活動等三個方面，制定可行的收集歸檔制度、聯(lián)系溝通制度、檢查核對制度等，為檔案信息收集工作提供必要的參考依據(jù)。其次是制定規(guī)范化的操作流程，并做好技術(shù)人員的專業(yè)知識與技能培訓(xùn)工作，保證在操作的科學(xué)性。再次應(yīng)嚴格履行審核程序，保證檔案材料的齊全性、真實性、可靠性，此環(huán)節(jié)必須保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度，重點審查“三齡二歷一身份”等信息。最后是杜絕轉(zhuǎn)遞程序漏洞，檔案轉(zhuǎn)遞必須遵循安全保密、準確無誤、迅速及時的原則，做到事由明確、方式合規(guī)以及手續(xù)齊全，以免因人為因素丟失檔案。

（三）強化管理隊伍建設(shè)

首先，應(yīng)充實人事檔案管理隊伍，通過人才引進與選調(diào)的方式選拔政治可靠、責(zé)任心強、作風(fēng)正派的專業(yè)人才，形成專業(yè)化、年輕化、高素質(zhì)的人才檔案管理隊伍。其次應(yīng)調(diào)動人事檔案管理人員的工作熱情，強化主體責(zé)任意識，引導(dǎo)檔案人員樹立正確的職業(yè)觀念，認識到檔案管理的社會價值。同時，還應(yīng)強化檔案管理人員的法律意識，系統(tǒng)全面的學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案管理法》等法律法規(guī)，進行全面的法律宣傳活動，強化檔案管理人員的遵紀守法意識。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)立必要的激勵措施，通過表彰先進、樹立典型、定期評比等措施，獎勵檔案管理中的突出人員，給予更多權(quán)益保障，激發(fā)工作熱情;其次，應(yīng)完善檔案管理人員相關(guān)人事制度，明確實行分工制與業(yè)務(wù)責(zé)任制，高效開展交接與接續(xù)工作，避免出現(xiàn)棄檔與死檔問題;最后，應(yīng)提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，檔案管理人員的專業(yè)知識與職業(yè)素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的運行效率。對此，應(yīng)整體性提高檔案管理人員的專業(yè)能力，保證工作業(yè)績。檔案管理人員應(yīng)接受現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握先進的技術(shù)手段，可以準確調(diào)取所需信息與資料數(shù)據(jù)，保證電子信息分類的準確性。同時，還應(yīng)強化業(yè)務(wù)與技能水平的培訓(xùn)工作，組織在職培訓(xùn)或繼續(xù)教育等活動，通過再學(xué)習(xí)與知識再加工的方式，更新完善檔案管理知識體系，傳遞檔案管理方式技巧，引導(dǎo)管理人員時刻謹記管理工作的嚴謹性與重要性。

（四）加快信息化進程

為了高效開展人事檔案管理工作，事業(yè)單位應(yīng)改變以往的工作理念，在嚴格遵循規(guī)章制度的前提下，引入信息技術(shù)。首先，應(yīng)不斷完善硬件設(shè)施，增加機器設(shè)備，為人事檔案管理工作提供更好的服務(wù)系統(tǒng)，有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。人事檔案的數(shù)量較大，硬件設(shè)施應(yīng)可以存儲大量文件數(shù)據(jù)，避免丟失信息。且硬件設(shè)施還應(yīng)具備一定的外部抵抗性，以免受到外界環(huán)境的破壞。必要時還應(yīng)安排專業(yè)的檢修人員，一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，及時維修管理，降低損失;其次，應(yīng)完善人事檔案信息化管理制度，針對實際情況制定標準化的管理流程，嚴格根據(jù)要求填寫、保存檔案;再次，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護工作，在存儲人事檔案信息前進行正確識別，嚴格遵照檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)規(guī)定，建立規(guī)范、科學(xué)的檔案資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。管理期間還應(yīng)備份人事檔案數(shù)據(jù)，設(shè)置管理系統(tǒng)恢復(fù)機制，高效安全保存人事檔案信息。期間還應(yīng)強化人事信息管理人員的職業(yè)道德教育，在掌握安全使用技能的前提下，形成保密意識，保證信息安全使用;最后，應(yīng)實現(xiàn)人事檔案信息資源共享，事業(yè)單位人事檔案管理的最終目的在于促進自身發(fā)展，對此應(yīng)建立完善的信息系統(tǒng)，互聯(lián)互接各部門，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息共享。同時，還應(yīng)建立全面的數(shù)據(jù)管理信息化服務(wù)網(wǎng)站，全面提高人事檔案信息化建設(shè)服務(wù)水平。在資料共享平臺建設(shè)期間應(yīng)引入云計算技術(shù)，克服設(shè)備與平臺顯示，實現(xiàn)信息的集中存儲，提高數(shù)據(jù)資源的利用率[3]。

四、總結(jié)

隨著社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作面臨更多難題，為了滿足時代需要，應(yīng)由問題著眼，制定科學(xué)完善的認識檔案管理機制，引入信息技術(shù)，提高檔案管理效率，促進事業(yè)單位人事工作的順利發(fā)展。

參考文獻：

[1]賀振華.大數(shù)據(jù)視域下事業(yè)單位的人事檔案管理[J].人才資源開發(fā)，2021（9）：41-42.

[2]劉艷.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式構(gòu)建[J].蘭臺內(nèi)外，2021（8）：67-68.

[3]邵怡蘭.養(yǎng)老金并軌機制下對事業(yè)單位人事工作的影響與啟示[J].人才資源開發(fā)，2021（8）：41-42.