水利檔案管理保密工作路徑探析

祁銘

一、水利檔案管理保密工作必要性

水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位在從事水利工作及相關(guān)活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。涉及移民、征地、建設(shè)、運行、水資源管理、工程反恐等諸多方面，服務(wù)黨和國家工作大局，資源寶貴而豐富，保密工作利在千秋。水利類事業(yè)單位要在檔案保密管理的設(shè)施設(shè)備安全、保管利用安全、數(shù)字資源安全保密防護體系等方面加大工作力度，不斷增強檔案管理人員任職素質(zhì)，提升水利檔案保密管理能力，進一步做好水利檔案管理工作。

二、水利檔案保密管理面臨的問題

（一）檔案保密制度不全

水利檔案涉及工程建設(shè)、防洪度汛、供水發(fā)電、生態(tài)保障等諸多方面，部分單位沒有制定出符合《水利檔案工作規(guī)定》以及本單位實際情況的檔案保密制度，導(dǎo)致檔案分類、整編、交接在落實保密工作規(guī)定、規(guī)范管理上存在失泄密隱患。例如，有些單位沒有建立健全定密管理制度，規(guī)范定密程序;涉密水利檔案知悉和歸檔范圍沒有明確規(guī)定;未按涉密要求存放水利檔案和辦理涉密檔案查閱手續(xù);未設(shè)置專職檔案員進行涉密檔案對接;對涉密人員的調(diào)離沒有履行脫密期規(guī)定等。

（二）檔案保密業(yè)務(wù)不精

涉密的檔案資料應(yīng)按保密規(guī)定進行管理。有些檔案員對檔案保密業(yè)務(wù)不精通、把關(guān)不嚴，容易造成檔案失泄密。一是檔案管理人員不熟悉水利專業(yè)技術(shù)知識，不具備水利項目檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)和驗收的基本能力。二是部分項目文件、工程圖紙、水質(zhì)監(jiān)測報告等涉密資料的管理和利用沒有與保密工作同步進行，對項目文件形成把關(guān)不嚴，原件極易丟失，影響檔案的完整性。三是有些檔案員流動性大，有的身兼機要員、宣傳員、固定資產(chǎn)管理員等職責(zé)，缺乏對水利檔案的思考和研究，不了解項目組卷、排列、保密利用規(guī)定，僅限于檔案的“倉庫式保管”。四是電子檔案管理方面沒有嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，存在涉密計算機存儲設(shè)備連接互聯(lián)網(wǎng)、非涉密計算機處理涉密信息、故障存儲設(shè)備維修監(jiān)督不到位等問題。

（三）檔案保密監(jiān)管措施不嚴

1.檔案管理人員大多數(shù)時間與文件打交道，存在“重藏輕用”“無秘可?！钡腻e誤認識，服務(wù)意識減弱;施工圖、竣工圖、征地劃界等圖紙是重要檔案，監(jiān)管不嚴極易造成丟失，為推進相關(guān)工作增加難度。

2.檔案查閱過程缺少監(jiān)護，導(dǎo)致借閱人私自摘抄、拍照或涂改;外單位借閱不履行涉密檔案借閱審批程序，造成工作秘密泄漏。

3.借閱人不按期歸還檔案或私自留存重要資料，導(dǎo)致檔案遺漏、丟失。倒追時解釋不清、推卸責(zé)任，造成檔案缺失。

4.部分檔案管理人員沒有養(yǎng)成病毒查殺和電子文件備份意識，U盤攜帶病毒侵入計算機時導(dǎo)致操作系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)丟失。

5.在檔案保密檢查中發(fā)現(xiàn)，部分非涉工作秘密機存在起草、傳輸、存儲涉工作秘密的招投標文件、施工圖紙、合同協(xié)議等，因檔案保密提醒和監(jiān)管的松懈，導(dǎo)致一些工作本應(yīng)在機要室完成，但有些人為了工作便利，私自留存涉工作秘密檔案，存在泄密的安全隱患。

三、水利檔案管理保密工作的路徑

（一）建立健全水利檔案管理保密工作責(zé)任制

水利類事業(yè)單位要壓實黨委主體責(zé)任，把水利檔案管理保密工作同工程運行管理等安全工作一同對待。一是落實分級領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，通過召開專題會議、批示指示等方式研究解決檔案保密工作薄弱環(huán)節(jié)。二是檔案保密工作經(jīng)費應(yīng)列入單位年度預(yù)算，在檔案室機構(gòu)設(shè)置、涉密檔案所需設(shè)施設(shè)備等方面給予支持和指導(dǎo)。三是側(cè)重培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才，加強檔案保密制度的宣傳貫徹，并確保檔案管理人員基本穩(wěn)定。四是將檔案工作納入機關(guān)考核評價工作體系。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)對各部門檔案收歸管理、安全管理、借閱管理、日常和非常情況管理等方面進行全面評價。對兼職檔案員開發(fā)檔案信息、維護檔案安全、保守秘密等表現(xiàn)進行綜合考核。

（二）制定水利檔案管理保密工作制度

檔案部門應(yīng)建立健全檔案保密管理相關(guān)配套工作制度，進一步加強和改進檔案收、管、存、用各環(huán)節(jié)的保密管理。比如：河北省桃林口水庫事務(wù)中心制定了《工作秘密管理暫行辦法》《圖紙資料管理制度》《涉密大壩圖紙使用審批流程》《檔案庫房管理制度》等;對水利檔案標明密級，進行分門別類的保管;在檔案管理實踐過程中建立了《檔案分級管理制度》《檔案工作監(jiān)督檢查制度》《檔案工作量化考評實施辦法》等，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并建立臺賬，從根源上杜絕了檔案失泄密情況。

（三）水利檔案管理的保密管控

水利檔案管理的保密管控工作應(yīng)貫穿水利工程建設(shè)全過程。在水利工程建設(shè)過程中，在簽訂有關(guān)協(xié)議時要明確有關(guān)單位秘密職責(zé)和保密義務(wù)。具體包括：在水利工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的國家秘密，或不屬于國家秘密，但公開或者泄露后會對國家安全、公共利益造成不利影響，或者會妨礙正常履行職能的事項，要求所有工程資料、圖紙必須齊全完整，符合立卷歸檔保密要求。在水利工程立項過程中，主管工程部門要指定一名兼職檔案員全過程參與項目檔案的收集、整理、歸檔，對檔案的完整性和保密性進行監(jiān)督、檢查，制定實用的檔案分類方案。在水利工程施工過程中，檔案部門要指導(dǎo)工程施工建設(shè)參與人員確定涉密檔案的歸檔范圍和保管期限表。在竣工驗收過程中，要對檔案完整性、安全性進行自我評價，案卷內(nèi)容和質(zhì)量要達到保密規(guī)范要求，達不到規(guī)范要求的，不得通過工程檔案驗收等。

在水利檔案管理的日常工作方面，檔案管理人員對產(chǎn)生的涉密資料應(yīng)履行“隨時產(chǎn)生，隨時歸檔”工作程序，確保涉密資料不流失;要明確閱密人樹立閱密規(guī)矩意識，認真履行涉密審批流程手續(xù)后方可進行密級檔案利用，檔案員要全過程監(jiān)督，并做好涉密檔案借閱利用登記。要在保密常態(tài)化檢查中將涉密水利檔案保管和利用列入檢查項，形成檔案保密互補式檢查。

在檔案基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備管理方面，檔案部門對水利檔案進行分類和重點監(jiān)護，配備防盜門、防護欄和監(jiān)控報警設(shè)備，檔案保密制度上墻、張貼保密提醒，落實檔案庫房“九防”和“五查”措施，做好涉密檔案檢查記錄。涉密檔案始終堅持不上網(wǎng)、不錄入檔案系統(tǒng)的原則，進行單獨存放，分室閱覽并配有監(jiān)控系統(tǒng)。

（四）加強水利電子檔案管理保密工作

當(dāng)今是數(shù)字檔案發(fā)展的新時代，水利檔案數(shù)字資源的保密工作面臨新挑戰(zhàn)，應(yīng)通過加強數(shù)字檔案保密管控，實現(xiàn)檔案管理計算機、掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備專用，提升數(shù)字化檔案管理的安全保障能力。一是落實計算機內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的隔離，嚴格做好辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，做好坐標地形圖、雨水情自測報和工程觀測數(shù)據(jù)、水利工程圖紙等數(shù)字化檔案管理保密工作，并實現(xiàn)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽。二是經(jīng)常備份電子工程檔案信息，規(guī)范管理檔案數(shù)字化加工場所，確保電子檔案儲存規(guī)范、查閱安全。三是在醒目位置張貼保密標識，要求不得在個人存儲介質(zhì)、互聯(lián)網(wǎng)上處理、傳輸檔案管理系統(tǒng)各類信息，拍攝設(shè)備不得帶入閱覽室。四是狠抓隱患排查整治，依法依規(guī)查處水利檔案失泄密事故，以責(zé)任追究倒逼責(zé)任落實。五是與應(yīng)急管理、氣象、公安、網(wǎng)信、保密等部門建立應(yīng)急處置聯(lián)動機制，確保發(fā)現(xiàn)問題第一時間得到解決。

（五）加強水利檔案保密宣傳培訓(xùn)

通過加強水利檔案管理保密工作宣傳培訓(xùn)，使檔案管理人員提高保密工作意識，掌握水利類檔案管理法律法規(guī)和水利專業(yè)技術(shù)知識，成為水利檔案管理保密工作的行家里手。一是利用社會資源優(yōu)勢，加強對兼職檔案員的保密、火災(zāi)、信息安全等方面技能培訓(xùn)。二是在公共場所展示水利檔案保密須知，推廣“保密觀”小程序、省檔案局“冀小蘭”官方公眾號等。三是通過內(nèi)部微信工作群，要求“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，加強微信和互聯(lián)網(wǎng)郵箱等即時通訊工具的保密使用管理等。四是組織開展水利檔案管理保密工作培訓(xùn)班、國際檔案日宣傳、檔案知識技能競賽、水利檔案應(yīng)急管理預(yù)案演練等活動，確保做好水利檔案管理保密工作。

參考文獻：

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[3]水利部，國家檔案局.《水利檔案工作規(guī)定》.2020.