企業(yè)合同檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐

宋百千

一、合同檔案的特點(diǎn)

合同檔案是指由合同簽訂至合同終止的整個(gè)過程中所形成的相關(guān)文件，這類文件體現(xiàn)出合同簽訂方的意志，具有對應(yīng)的法律效力;合同檔案還包括與之相關(guān)的其他文件材料，這類文件材料同樣具有保存價(jià)值?；诜山嵌确治?，合同檔案同樣具有法律效力，在合同簽訂、合同變更、合同終止等環(huán)節(jié)都有與之對應(yīng)的法律性特征。與普通的檔案文件不同，合同檔案具備幾個(gè)獨(dú)有的特點(diǎn)：

首先，依據(jù)憑證性更為突出。合同檔案的依據(jù)憑證性是其最突出的特點(diǎn)，即合同對當(dāng)事人雙方都具有法律約束力，從訂立合同開始，到后續(xù)的合同生效、履行合同、合同變更及對應(yīng)權(quán)利義務(wù)的履行等，合同當(dāng)事人都必須完全執(zhí)行合同內(nèi)容，否則需要承擔(dān)與之對應(yīng)的法律后果。因此合同檔案就是維護(hù)合同當(dāng)事人合法權(quán)益的重要憑證，所以合同檔案的管理至關(guān)重要。其次，更高程度的規(guī)范性。合同文件對于當(dāng)事人具有法律效力，如果合同不具備法律所要求的特定形式，就會失去法律效果，合同無效。因此與普通的檔案文件不同，合同文件無論是內(nèi)容還是形式都有著極高的規(guī)范性。再次，合同檔案具有顯著的時(shí)效性特點(diǎn)。在合同文件中時(shí)效性是一個(gè)貫穿于合同始終各個(gè)環(huán)節(jié)的法律術(shù)語，即時(shí)間在法律上的效力，在合同文件形成過程中時(shí)間就是一種法律事實(shí)，其所對應(yīng)的是一定的法律后果，無論是《合同法》還是《民法》，均會針對合同不同階段需要承擔(dān)的法律效力做出明確規(guī)定，合同中也會明確不同階段當(dāng)事人權(quán)力、義務(wù)的存在與消除，而這種特性同樣體現(xiàn)在合同檔案中。最后，合同檔案管理具有特定要求。合同檔案是合同履行過程中形成的所有文字資料，企業(yè)組織針對合同管理也制定有完善的管理制度，因此合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分。針對合同檔案管理的主要內(nèi)容包括檔案保管期限、管理部門、歸檔與借閱規(guī)定、檔案的利用、檔案管理責(zé)任等等，每個(gè)環(huán)節(jié)均有特定的要求。

二、合同檔案管理工作存在的問題

首先，企業(yè)組織對合同檔案管理工作不夠重視。企業(yè)組織往往更加重視能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的工作，而合同檔案管理這類工作為企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值是間接的、隱形的，因此很多企業(yè)管理者對于合同檔案工作還不夠重視。很多合同檔案管理人員都是由兼職人員擔(dān)任，這類人員不僅缺乏專業(yè)性，而且不了解相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)制度，對合同檔案管理工作還存在認(rèn)知偏差，直接影響到合同檔案管理工作效果。其次，合同檔案管理制度有待完善。部分企業(yè)管理者還意識不到合同管理的重要價(jià)值，因此在組織內(nèi)部還未形成完善的合同檔案管理制度，導(dǎo)致合同檔案管理無法可依、無章可循。最后，合同檔案利用率低。合同檔案資料往往涉及到多個(gè)部門，在實(shí)際合同檔案管理中未充分落實(shí)合同檔案信息的整理、收集與歸納，導(dǎo)致合同檔案信息不完整，尤其是一些工程建設(shè)企業(yè)，其項(xiàng)目所在地分散，合同檔案信息收集存在一定困難。合同檔案信息不完整會直接影響到合同檔案的利用價(jià)值。

三、合同檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐策略

針對合同檔案管理工作存在的問題，建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：

（一）建立完善的合同檔案管理體系

企業(yè)管理者要充分認(rèn)識到合同檔案管理工作的重要價(jià)值，建立完善的合同檔案管理體系。具體工作中可以采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的模式，合同檔案管理工作由專門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督管理制度的落實(shí)，檔案管理人員則負(fù)責(zé)具體職責(zé)的履行。在專職檔案管理人員履行管理職責(zé)的基礎(chǔ)上實(shí)行檔案管理二級管理體系，即每個(gè)專業(yè)部門、單位再設(shè)置一名檔案管理員，主要針對本部門的合同檔案資料進(jìn)行整理、收集，再移交至上級專職檔案管理人員進(jìn)行歸檔、管理、應(yīng)用。多層級檔案管理體系能夠最大程度上保證合同檔案信息的完整性。此外，還要進(jìn)一步完善合同檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)組織的實(shí)際情況細(xì)化合同檔案管理制度，保證合同檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循，提高合同檔案管理制度的針對性與可操作性。具體而言，針對合同檔案的管理制度包括合同檔案的收集、保管、查閱、保密及鑒定等多個(gè)方面。

（二）完善合同檔案管理流程

合同簽訂周期不同，經(jīng)辦人員也分屬于不同的部門，因此必須建立一個(gè)完善的合同檔案管理流程，才能保證合同檔案信息的完整性與歸檔的及時(shí)性。首先，合同檔案的收集。合同檔案管理部門在收集相關(guān)信息時(shí)要嚴(yán)格檢查合同文本本身及附件的完整性，保證合同簽署的規(guī)范性、完整性，包括蓋章簽字、日期簽署等，如果合同執(zhí)行周期較長，則要注意對應(yīng)變更類文件的歸檔。其次，合同檔案的整理。根據(jù)合同的編號遵循由小到大的原則進(jìn)行排序，單個(gè)合同號中的文件則按照主體在前、附件在后的原則進(jìn)行整理排序。由于不同類型的合同其辦理時(shí)間存在差異，收集時(shí)先不確定件號，只確定案卷號，年度合同統(tǒng)一移交歸檔后再確定件號，后期應(yīng)用時(shí)通過檔號查找即可。針對不同業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同金額的合同設(shè)置差異化的保管期限。最后，合同檔案的錄入。一般情況下合同類檔案的錄入按照檔案著錄規(guī)則進(jìn)行即可，不過如果采用多層級合同檔案管理體系，則需要進(jìn)行集中管理，合同檔案錄入時(shí)需要建立合同及相關(guān)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，既保證合同檔案的完整性，又保證后期利用時(shí)查找的高效性。

（三）建立完善的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系

針對一些涉及工程建設(shè)的企業(yè)，其工程項(xiàng)目存在跨地區(qū)、跨省市 、施工點(diǎn)多、范圍廣、施工地頻繁遷移等特點(diǎn)，因此合同檔案的管理也存在諸多實(shí)際困難。為保證合同檔案收集的完整性，就需要建立一個(gè)完善的合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并保證該網(wǎng)絡(luò)體系的完整性、穩(wěn)定性及暢通性。在具體的管理工作中，首先，要求合同檔案管理人員定期查看、咨詢各級合同檔案管理的實(shí)際情況，定期與各級合同檔案管理員進(jìn)行溝通。其次，各級合同檔案管理員將收集到的完整的合同檔案移交至合同檔案集中管理部門，由其進(jìn)行留存、集中保管。最后，合同檔案集中管理部門在收到合同檔案后，要及時(shí)查看合同檔案信息的完整性，對其進(jìn)行分類后，再按照文檔名稱、時(shí)間、保管期限、文件字號、檔案號等錄入檔案管理系統(tǒng)。

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