后疫情背景下企業(yè)檔案管理模式的變化研究

穆歌

自2020年1月開(kāi)始，COVID-19的突然爆發(fā)席卷全球各個(gè)國(guó)家和城市，對(duì)人們的正常生產(chǎn)和生活秩序產(chǎn)生了巨大的影響。截至2022年3月，國(guó)內(nèi)疫情盡管已經(jīng)反復(fù)多次，但是總體上已經(jīng)得到了有效的控制。目前新冠肺炎疫情仍在很多國(guó)家肆虐猖獗。疫情出現(xiàn)后，防控工作及時(shí)有效的持續(xù)展開(kāi)，從而產(chǎn)生了大量關(guān)于疾病防控以及各行業(yè)抗擊疫情的檔案。這些檔案數(shù)據(jù)一方面是對(duì)以往疫情防控各方面經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，另一方面也是對(duì)后續(xù)有可能出現(xiàn)疫情情況的指導(dǎo)，這些是防控、防疫工作的重要基礎(chǔ)。所以，我們要進(jìn)一步加強(qiáng)總結(jié)檔案數(shù)據(jù)管理的新方法和新思路，不斷提高檔案數(shù)據(jù)在防疫防控以及企業(yè)中的利用效率。

一、后疫情背景下企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）數(shù)字化

一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)它特有的管理體系，企業(yè)的管理體系對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)管理、財(cái)務(wù)工作、人事管理都必不可少，都十分重要，無(wú)論做任何工作，企業(yè)都需要一個(gè)相對(duì)完整的系統(tǒng)來(lái)支持。企業(yè)檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)依賴(lài)落后的手工管理模式，系統(tǒng)也比較復(fù)雜，尚未形成良性的循環(huán)，實(shí)際操作中問(wèn)題不斷。將信息化理念引入檔案管理，將很好地解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。一旦檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，整個(gè)管理系統(tǒng)將非常適應(yīng)當(dāng)前的總體趨勢(shì)。一家公司將變得越來(lái)越有活力，其員工將更加努力地工作。由此可見(jiàn)，該系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，企業(yè)的檔案管理工作往往繁雜眾多，檔案管理數(shù)字化的發(fā)展是未來(lái)發(fā)展的必經(jīng)之路和發(fā)展趨勢(shì)。

（二）移動(dòng)化

使用移動(dòng)終端上網(wǎng)已經(jīng)成為大多數(shù)國(guó)內(nèi)網(wǎng)民在網(wǎng)上生存的常態(tài)和常規(guī)。在防疫工作中，許多公司無(wú)法正常開(kāi)展業(yè)務(wù)，但他們通過(guò)手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)了包括業(yè)務(wù)信息在內(nèi)的各種交流與互動(dòng)，在抗擊疫情的斗爭(zhēng)中取得了隔離病毒不隔離工作的勝利。企業(yè)與客戶(hù)之間的溝通和業(yè)務(wù)問(wèn)題的解決都是通過(guò)移動(dòng)終端實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)在線和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)方式，不僅及時(shí)幫助業(yè)務(wù)人員和客戶(hù)解決疫情期間企業(yè)的各種不治之癥，同時(shí)也積累了豐富的網(wǎng)上工作經(jīng)驗(yàn)。

二、后疫情背景下企業(yè)檔案管理的突出問(wèn)題

（一）檔案信息利用不充分

在正常情況下，文件管理完全依靠人工完成，但這種方法的低效性無(wú)法確保正確率得到適當(dāng)保證。很多工作不能及時(shí)完成，丟失的文件也會(huì)消失，這很容易導(dǎo)致檔案保存混亂。在這種情況下，使用信息管理模式是非常明智和正確的選擇。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，工作人員可以在保證一定準(zhǔn)確率的情況下按時(shí)完成巨大的工作量，操作簡(jiǎn)單方便，可以節(jié)省大量寶貴的時(shí)間。在目前工作節(jié)奏很快的情況下，節(jié)省時(shí)間意味著節(jié)省大量不必要的開(kāi)支。通過(guò)提高效率，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)將更加順暢，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力將更加突出。

（二）檔案資料的出現(xiàn)具有偶然隨機(jī)性，導(dǎo)致信息收集難度增大

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生各項(xiàng)檔案，我們常常忘記并非所有的文件都是注定要?dú)w檔的。在任何特定的文化體系中，只有一些文件符合“可歸檔性”的標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)被認(rèn)為是可歸檔的文件都與地方政府的日常工作有關(guān)。一旦收到它們，它們就被共同編碼和分類(lèi)。它們是根據(jù)顏色、主題或地理區(qū)域分布的。無(wú)論編碼、分類(lèi)和分發(fā)時(shí)使用什么標(biāo)準(zhǔn)，這些程序都只是創(chuàng)建秩序的問(wèn)題。因此，文件會(huì)立即放入一個(gè)便于識(shí)別和解釋的系統(tǒng)中。更嚴(yán)重的是，這些文件隨后會(huì)被封存一段時(shí)間，根據(jù)文件的性質(zhì)和當(dāng)?shù)亓⒎ǖ牟煌兴煌?。作為企業(yè)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作，檔案信息的收集和歸檔占據(jù)了檔案管理工作的大部分內(nèi)容。根據(jù)以下方面開(kāi)展工作，確保企業(yè)檔案信息收集的完整性和有效性。企業(yè)檔案收集最重要的是企業(yè)檔案收集的完整性。只有確保檔案收集的完整性，才能為后續(xù)的檔案管理工作提供基礎(chǔ)信息資源。首先要收集的是企業(yè)內(nèi)部檔案，這是檔案收集的基礎(chǔ)。這部分收集工作可以在公司內(nèi)部進(jìn)行，收集的內(nèi)部信息會(huì)被組織和歸檔。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）建立與企業(yè)有關(guān)的檔案管理制度

如歸檔、借閱、出借、復(fù)制等。企業(yè)檔案信息資源作為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中企業(yè)發(fā)展全過(guò)程的系統(tǒng)概述，不僅是對(duì)企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)往來(lái)的描述，也是經(jīng)濟(jì)背景下企業(yè)發(fā)展綜合實(shí)力的概括。各級(jí)企業(yè)管理者需要認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案信息資源不僅具有上述信息化功能，而且在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中能夠發(fā)揮面向服務(wù)的管理和利用功能。根據(jù)實(shí)際情況，不同級(jí)別的使用人員應(yīng)確定不同的使用級(jí)別，并規(guī)定不同的審批程序。在利用檔案的同時(shí)，要確保機(jī)密性、保密性，文件完整無(wú)缺。檔案使用規(guī)章制度的規(guī)定應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格、簡(jiǎn)明、易于實(shí)施，并在實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)，不斷豐富和完善。在此基礎(chǔ)上，妥善處理檔案保密與管理利用的關(guān)系。保守企業(yè)秘密是每個(gè)員工的義務(wù)，也是檔案管理人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員要高度重視檔案保密工作，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，努力做好本職工作，切實(shí)提高工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。機(jī)密文件應(yīng)當(dāng)保密，但保密的目的之一是為了使用，時(shí)間、地點(diǎn)和范圍有限，不使用它只會(huì)失去保護(hù)的意義和文件的價(jià)值。當(dāng)然，使用必須以保密為基礎(chǔ)，不受限制的使用會(huì)對(duì)企業(yè)的安全和利益造成損害。

（二）科學(xué)應(yīng)對(duì)后疫情時(shí)代檔案管理模式的變化，尋求后疫情時(shí)代的檔案管理

檔案資源管理的有效途徑：擴(kuò)大檔案資源的收集類(lèi)別，完善檔案資源建設(shè)主體，轉(zhuǎn)變檔案資源收集方式，科學(xué)整合檔案資源，加強(qiáng)檔案資源的聚集，建立覆蓋企業(yè)的檔案資源體系，加快檔案資源開(kāi)放。創(chuàng)新服務(wù)理念，拓展檔案服務(wù)渠道，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，完善方便群眾的檔案利用服務(wù)體系，實(shí)行實(shí)物保護(hù)、人防戰(zhàn)略、技術(shù)防御三位一體的保護(hù)方式，從轉(zhuǎn)變行政職能、加強(qiáng)行政執(zhí)法水平、提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平、加強(qiáng)與社會(huì)的合作、增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理能力等方面，建立檔案安全保障體系，確保檔案的安全保密，建立務(wù)實(shí)高效的企業(yè)檔案管理體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]樊自甫， 程姣姣、新冠肺炎疫情下的數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展機(jī)遇與對(duì)策研究[J]. 重慶郵電大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2020，32（3）：91-101.

[2]馬林楠. 數(shù)字檔案館建設(shè)是歷史發(fā)展的必然[J].中國(guó)檔案，2014（2）：63.

[3]蘇青麗.企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（2）：73.