“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代如何優(yōu)化檔案管理

張麗梅

一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的基本概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”的概念2015年首次出現(xiàn)在政府工作報(bào)告中?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的拓展性理解就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”，也就是依托強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，背靠大數(shù)據(jù)平臺(tái)，展開全方位的信息通信，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)的深度對(duì)話與合作，最終趨向于形成一種新型的行業(yè)態(tài)勢。在這樣理念的驅(qū)動(dòng)與影響下，檔案管理工作領(lǐng)域也在嘗試開拓一條數(shù)字化的發(fā)展路徑，主要依托檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案館建設(shè)這兩大途徑，最終引申“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新型模式。當(dāng)前，已經(jīng)取得了許多突破性的實(shí)踐成果，主要表現(xiàn)為一系列檔案網(wǎng)站、微博的建設(shè)與發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”不僅僅是以網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的視野解讀紙質(zhì)信息與資料，并通過網(wǎng)絡(luò)路徑進(jìn)行信息的鏈接、推動(dòng)與傳播，更重要的創(chuàng)新點(diǎn)在于對(duì)檔案信息資源的重新定義與生命力激活，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多樣化開放，最終構(gòu)建成為公共信息服務(wù)生態(tài)圈，聯(lián)合檔案管理層、政府、企業(yè)以及老百姓這多維群體間的信息串聯(lián)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理存在的問題

（一）檔案信息安全存在問題

電子文件元數(shù)據(jù)帶來的檔案信息安全問題。追究其背后產(chǎn)生的多維原因，主要涉及以下幾個(gè)方面：軟件管理、數(shù)據(jù)維護(hù)，管理部門以及管理層工作、安全防范意識(shí)等﹐具體來說，主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。（1）網(wǎng)站以及系統(tǒng)維護(hù)與追蹤監(jiān)管不到位。維護(hù)不到位主要體現(xiàn)在：一旦網(wǎng)站或者系統(tǒng)遭到樂病毒攻擊或者出現(xiàn)了bug，無法第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行識(shí)別，導(dǎo)致修補(bǔ)不及時(shí)。此外，登錄訪問的形式以及權(quán)限單一。追蹤不到位則主要體現(xiàn)在制度與監(jiān)管兩個(gè)層面。（2）系統(tǒng)技術(shù)安全的漏洞。主要包括數(shù)字、密碼認(rèn)證，密鑰管理，防火墻等安保問題。這些技術(shù)構(gòu)建成為完整的系統(tǒng)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)，然而很多內(nèi)部部門對(duì)于技術(shù)的運(yùn)用與研發(fā)是不到位的，導(dǎo)致許多防范措施存在漏洞，容易被攻破，最終導(dǎo)致信息與數(shù)據(jù)的缺失。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)給檔案數(shù)據(jù)整理帶來問題

當(dāng)前，絕大部分檔案管理部門的數(shù)據(jù)收集與整合的模式是傳統(tǒng)形式，然而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念深入人心，依托舊技術(shù)、舊手段、舊渠道的管理模式已經(jīng)非常落后。智能化要求檔案管理部門與管理層必須具有超前的視野與態(tài)度，不斷研發(fā)新技術(shù)，開發(fā)新空間，逐漸形成大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云存儲(chǔ)三位一體的數(shù)據(jù)剖析系統(tǒng)，助推檔案管理工作的高效展開與分析。然而在發(fā)展機(jī)遇背后也隱藏著層出不窮的挑戰(zhàn)。做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整合進(jìn)行存儲(chǔ)與密鑰安全，利于歸檔、保存、檢索、利用的安全保障，達(dá)到服務(wù)優(yōu)化最大化，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作管理模式延展上的挑戰(zhàn)之一。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息資源共建共享程度不高

首先，檔案信息資源不豐富。由于目前的檔案系統(tǒng)建設(shè)并沒有形成終端的網(wǎng)絡(luò)鏈接與共享，導(dǎo)致呈現(xiàn)出部分獨(dú)立的特性，使整個(gè)檔案系統(tǒng)建設(shè)呈現(xiàn)出一定的封閉性與區(qū)塊性，缺乏個(gè)性化數(shù)據(jù)的整合呈現(xiàn)。此外，缺乏必要的全文數(shù)據(jù)處理，使檔案數(shù)據(jù)片面化、單一化，甚至不完整。同時(shí)，共建共享平臺(tái)不完善。平臺(tái)的基礎(chǔ)架構(gòu)存在技術(shù)、平臺(tái)與人員等多方面的問題，導(dǎo)致共享性受限，并且無法滿足現(xiàn)有的很多平臺(tái)用戶的需求，使得平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)始終缺胳膊少腿，無法完全整合收集、鑒定、整理、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、檢索等一系列的流程與工作環(huán)節(jié)，最終形成信息共享資源庫。同時(shí)在不同的數(shù)據(jù)館之間存在溝通與鏈接的障礙，無法實(shí)現(xiàn)行之有效的溝通與合作，導(dǎo)致許多前沿技術(shù)成果無法被納入平臺(tái)。最后，共享機(jī)制不健全。共享機(jī)制包括檔案信息、技術(shù)、數(shù)據(jù)、風(fēng)控等環(huán)節(jié)，某一項(xiàng)的不完善都會(huì)影響檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下優(yōu)化檔案管理的建議

（一）完善檔案信息安全管理提供技術(shù)保障

加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)措施。檔案信息安全管理的技術(shù)是比較復(fù)雜的，主要包括數(shù)字認(rèn)證、簽名或密碼認(rèn)證、加密技術(shù)、防火墻等。而由“互聯(lián)網(wǎng)+”所孕育出來的新技術(shù)，如云計(jì)算、云存儲(chǔ)也逐漸顯示出其特性，但與此同時(shí)，將信息以及數(shù)據(jù)暴露在相對(duì)開放的網(wǎng)絡(luò)空間中，也會(huì)導(dǎo)致一系列虛擬的不確定化，最終形成信息安全隱患，為此必須實(shí)行多層次、多緯度的檔案信息安全防控措施，實(shí)現(xiàn)追蹤性監(jiān)管。其中，最常見以及最有效的措施也就是進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)安全漏洞測試。一般來說，針對(duì)檔案網(wǎng)站所建設(shè)的安全系統(tǒng)的安全系數(shù)非常高，這是基于數(shù)據(jù)的珍貴性而言的。因此，檔案部門應(yīng)通過對(duì)自身網(wǎng)站開展安全測試，確定其是否存在安全漏洞。如發(fā)現(xiàn)漏洞，應(yīng)及時(shí)與專業(yè)人員聯(lián)系，加以維護(hù)，確保安全。

（二）通過“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案新技術(shù)手段提高檔案數(shù)據(jù)整合的有效性

搭建多重并舉、相互兼容的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)的管理，首先必須要全方位考量檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌工作，包括收集、鑒定、歸檔、編目﹑檢索、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)、編研等環(huán)節(jié)。在此基礎(chǔ)上，借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，最終形成數(shù)據(jù)的集中化。此外，對(duì)于人員的培訓(xùn)也非常重要，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，持續(xù)開發(fā)新技術(shù)，更新管理模式，借助云存儲(chǔ)新手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化整合，提高檔案數(shù)據(jù)整合的精準(zhǔn)性，使檔案的利用更加方便快捷。

（三）搭建共享共建平臺(tái)優(yōu)化檔案信息資源

豐富檔案資源使搭建“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息共享平臺(tái)的基礎(chǔ)，這是由于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息平臺(tái)建設(shè)的核心是資源的多樣性與豐富性。因此要以共享、包容的視野來構(gòu)建檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公共與個(gè)性化需求與服務(wù)的統(tǒng)籌。共享性是當(dāng)前檔案信息資源平臺(tái)非常欠缺的特性，由此衍生出 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新型管理模式，主要包含信息集成、數(shù)據(jù)挖掘﹑數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié)，最終充實(shí)整個(gè)平臺(tái)。此外，在制度層面也需要建立共享機(jī)制，通過多管理部門的協(xié)調(diào)、技術(shù)領(lǐng)域的統(tǒng)籌、數(shù)據(jù)領(lǐng)域的開發(fā)以及防控系統(tǒng)的完善，最終建立安全、健康、積極、開放、包容的新型檔案信息資源平臺(tái)。

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作者單位：平山縣檔案館C0D923FD-AB56-4B64-BFF3-35C5A78E6AC6