提升電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的探討

■ 內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司包頭供電分公司 邢 華

目前，政府機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案資料，一般以紙質(zhì)材料為載體，部分信息化程度高的單位已實現(xiàn)檔案電子化，通過相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理。但由于檔案數(shù)據(jù)量巨大，檔案電子化過程復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用中普遍存在歸檔信息著錄不全、管理不規(guī)范、成檔過程不透明、檔案文件檢索緩慢等問題，嚴(yán)重影響檔案查詢的完整性、正確性和高效性，限制了檔案數(shù)據(jù)的有效利用。

電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

實體檔案需要更加安全便捷的管理。近年來，隨著實物檔案大幅增加，檔案利用率也在不斷增大，如何改變現(xiàn)有檔案管理模式，更加高效適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展新形勢、新需求，在檔案管理體系優(yōu)化升級、檔案設(shè)備系統(tǒng)智能化、存儲體系安全便捷化、檔案服務(wù)體系高效化等方面進(jìn)行創(chuàng)新研究，顯得尤為重要。

實體檔案管理需要進(jìn)一步提升。當(dāng)前電力行業(yè)快速發(fā)展變化，工程檔案、科技檔案、文書檔案等大量實體檔案須要實現(xiàn)分類歸檔、快速查詢等功能，這對檔案庫房日常管理提出了更高的要求，亟須進(jìn)一步加強檔案庫房的規(guī)劃化、集約化管理，進(jìn)一步提高各類檔案數(shù)據(jù)和記錄的及時性、針對性和準(zhǔn)確性。

檔案庫房設(shè)備亟須整體規(guī)劃布局。目前，企業(yè)高速發(fā)展對檔案使用需求越來越頻繁，對如何實現(xiàn)檔案庫房整體規(guī)劃布局、滿足多類型設(shè)備接入需求也提出了更高的要求，還須深入研究解決因庫房設(shè)備種類和數(shù)量較多、接口各不相同等情況導(dǎo)致庫房頻繁改造建設(shè)等問題，探索采用高度整合、一體式的智能檔案管理設(shè)備，超前規(guī)劃建設(shè)檔案庫房設(shè)備接口、預(yù)留電源等基礎(chǔ)設(shè)施。

檔案存儲設(shè)備須要加快迭代升級。檔案存儲、查詢功能是檔案管理的核心關(guān)鍵所在，如何實現(xiàn)檔案更加安全規(guī)范存儲、快速便捷定位、模糊檢索查詢等功能迫切需要深入研究思考，這些都要以實體檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以智能化檔案存儲設(shè)備為支撐，實現(xiàn)企業(yè)檔案更大范圍、更深層次的開發(fā)利用。

檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐

檔案數(shù)字化具有相對成熟的理論基礎(chǔ)。近年來，全球高度重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。習(xí)近平總書記高屋建瓴，在黨的十九大報告中提出建設(shè)數(shù)字中國的發(fā)展戰(zhàn)略。各級政府、社會團(tuán)體、科研機構(gòu)、高校、企業(yè)緊緊圍繞“數(shù)字中國”戰(zhàn)略，研究出臺了一系列實施方案和創(chuàng)新舉措，全力推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

目前，國內(nèi)部分地區(qū)已經(jīng)開始探索開展數(shù)字化、智慧化檔案館研究，并先試先行實施電子化檔案管理。從2020年起，包頭供電分公司緊緊圍繞內(nèi)蒙古自治區(qū)“數(shù)字內(nèi)蒙古”、內(nèi)蒙古電力（集團(tuán)）有限責(zé)任公司“數(shù)字蒙電”發(fā)展戰(zhàn)略，實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作實施方案，著力建設(shè)智能化運維、監(jiān)控手段豐富的數(shù)字化應(yīng)用體系。

檔案數(shù)字化具有比較完備的技術(shù)支撐。包頭供電分公司深入開展數(shù)字化檔案研究，廣泛收集征集企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)中具有價值的信息，實現(xiàn)實體檔案的快速定位展現(xiàn)、智能化管理與智慧服務(wù)，將是電力檔案管理工作中的創(chuàng)新和突破。

作為國家一級檔案管理單位，包頭供電分公司檔案藏量近3萬卷冊，主要分為文書檔案、科技檔案兩大類。文書檔案多為收發(fā)文件、會議紀(jì)要、會議記錄等文件類檔案，如何實現(xiàn)通過文檔內(nèi)文字進(jìn)行快速定位查找具有迫切的現(xiàn)實需求；科技檔案以可研評審、工程招投標(biāo)、建設(shè)施工、竣工驗收、結(jié)算審計等各類資料型文件為主，檔案數(shù)量較大、使用頻繁，如何實現(xiàn)基于地理位置、項目類別的可視化展示快速查找工程項目，對提升電力企業(yè)檔案便捷高效運用具有重要意義。

經(jīng)過檔案電子化工作的開展與落實，包頭供電分公司已基本實現(xiàn)實體檔案電子化，建立了電子檔案信息庫，同時現(xiàn)有檔案庫房面積和功能已具備數(shù)字化管理基本要求。

體驗用VR眼鏡閱覽智慧檔案

檔案數(shù)字化建設(shè)

依托大數(shù)據(jù)搭建檔案模擬展示系統(tǒng)。通過數(shù)據(jù)歸集分析、三維建模、動漫展示等新技術(shù)，利用現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)和計算機技術(shù)，以前期建成的電子化檔案信息資源庫為基礎(chǔ)，采集工程項目、科技項目、文書檔案的各類信息，實現(xiàn)電子檔案精準(zhǔn)定位、快速查詢、分類盤點、分區(qū)建模等功能。同時，利用三維建模、動漫展示等技術(shù)，模擬實體檔案庫房真實環(huán)境，大大提高了檔案查詢、借閱、歸檔等各類業(yè)務(wù)管理水平。

依托無線射頻識別技術(shù)，搭建檔案智能識別系統(tǒng)。在現(xiàn)有檔案室管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新采用無線射頻識別技術(shù)，對所有實體檔案匹配特定電子標(biāo)簽，與電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，通過手持終端掃描電子標(biāo)簽，即可跟蹤查找、盤點排架、自動定位、快速借閱實體檔案，有效壓縮了工作流程，大大降低了人工成本，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。同時，系統(tǒng)中增加圖像識別服務(wù)、索引服務(wù)等功能，通過檢索檔案類別、文件題目中的關(guān)鍵詞句、文件正文中的關(guān)鍵內(nèi)容等進(jìn)行模糊搜索定位，極大提高了檢索效率和工作便捷性。

依托虛擬現(xiàn)實技術(shù)，搭建檔案虛擬閱覽系統(tǒng)。在電子檔案模擬展示系統(tǒng)和智能識別系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新采用虛擬現(xiàn)實技術(shù)，通過佩戴VR眼鏡實現(xiàn)在模擬檔案室中更加直觀地瀏覽各類檔案資料，大大提高了檔案的瀏覽、借閱體驗。

基于以上3個系統(tǒng)，搭建檔案智慧服務(wù)平臺。在以上3項研究成果的基礎(chǔ)上，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，綜合分析檔案檢索科目和使用日志，系統(tǒng)分析不同時間段、不同場景下各類檔案的借閱次數(shù)和頻率、檔案內(nèi)容、借閱人群、借閱周期等，智能分析企業(yè)對于各類檔案的使用需求，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能融合與深度挖掘，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供智慧服務(wù)。

通過實施檔案數(shù)字化建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)了在檔案電子化過程中達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、透明化、智能化，同時也實現(xiàn)了檔案檢索的快速化、精確化、多樣化，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集中歸檔管理、業(yè)務(wù)應(yīng)用主題分類、資料聚類管理、文檔內(nèi)容管理與應(yīng)用、跨部門資料協(xié)作應(yīng)用的全局性管控與智慧應(yīng)用，具備了對檔案的全面感知和實時監(jiān)控能力，有助于從海量檔案數(shù)據(jù)中精準(zhǔn)快速獲取信息。