探討初中學(xué)校檔案管理工作

◆摘? 要：檔案管理工作是校園日常管理工作的重要組成部分，由于傳統(tǒng)的管理模式以及管理人員水平不足等影響，初中學(xué)校的檔案管理工作存在許多問(wèn)題。本文主要通過(guò)管理制度、人員培養(yǎng)以及信息化建設(shè)三方面進(jìn)行論述，希望為學(xué)校的檔案管理工作提供幫助，提高工作效率。

◆關(guān)鍵詞：初中學(xué)校;檔案管理工作;信息化

一、引言

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，也是學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與必要條件。學(xué)校檔案主要包括人事檔案、財(cái)會(huì)檔案以及教職人員的業(yè)績(jī)檔案等，是校園歷史的載體，體現(xiàn)著學(xué)校的管理質(zhì)量。目前很多初中學(xué)校的檔案室設(shè)備陳舊，缺少配備專業(yè)的人員進(jìn)行管理，沒(méi)能與大數(shù)據(jù)平臺(tái)有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理水平下降，影響學(xué)校日常的工作效率。

二、初中學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

目前，學(xué)校普遍對(duì)檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的日常運(yùn)行具有重要意義，但是在很多時(shí)候卻被受到忽視，初中學(xué)校的檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先是學(xué)校的管理制度不夠完善，很多學(xué)校的檔案管理工作不規(guī)范，檔案資料信息收集不完整，檔案部門形同虛設(shè)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)政策難以有效的貫徹執(zhí)行。其次是檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，管理水平不高。我國(guó)的檔案管理工作起步較晚，缺乏有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士，導(dǎo)致檔案管理工作隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平較低，不能有效地應(yīng)對(duì)當(dāng)前繁雜的檔案管理工作。最后是檔案管理的信息化程度較低，主要工作形式依然是人工管理。在檔案的管理與存儲(chǔ)上仍然采用紙質(zhì)化，沒(méi)有運(yùn)用快捷有效的數(shù)字信息技術(shù)，工作效率低。而且紙質(zhì)化對(duì)檔案室的環(huán)境要求較高，增加了資金成本。

三、提高初中學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新舉措

（一）完善管理制度

1.強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)

責(zé)任意識(shí)是做好檔案管理工作，推動(dòng)校園教育建設(shè)的前提和保障。責(zé)任意識(shí)既是一種工作態(tài)度，也是檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化管理水平的體現(xiàn)。學(xué)校的檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)化的工程，是不斷變化發(fā)展的，只有管理者具備良好的責(zé)任意識(shí)，才能更好地體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值與成效。在以前校園的檔案室被束之高閣，師生查調(diào)資料時(shí)要大費(fèi)周章，很多時(shí)候資料調(diào)借也沒(méi)有及時(shí)記錄，導(dǎo)致很多資料遺失或損毀。管理人員要將每一份數(shù)據(jù)與信息都要仔細(xì)核對(duì)并記錄成冊(cè)，校園這些重要檔案資料的保存管理離不開(kāi)管理人員的責(zé)任意識(shí)。

2.建立獎(jiǎng)懲機(jī)制

無(wú)規(guī)矩難以立方圓，管理活動(dòng)離不開(kāi)相應(yīng)的約束機(jī)制，首先要建立績(jī)效考核制度，來(lái)推進(jìn)檔案管理工作的更好運(yùn)行。從制度層面樹(shù)立明確的考核目的、考核辦法以及對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制等，以實(shí)現(xiàn)考核制度的科學(xué)化、規(guī)范化。在建立績(jī)效考核制度時(shí)要注意依據(jù)法律和政策，制度的文字表述要清楚明確，防止模棱兩可語(yǔ)句的出現(xiàn)。其次要制定嚴(yán)格合理的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，以保障考核的公平。實(shí)行打分制度，根據(jù)管理人員的綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)、具體管理情況進(jìn)行測(cè)評(píng)，在制定評(píng)分的標(biāo)準(zhǔn)上要進(jìn)行開(kāi)會(huì)談?wù)?，做到合理性與民主性的有效結(jié)合。最后要確立相應(yīng)的考核程序，以保證考核工作的透明化。要成立相對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行評(píng)審，先由部門對(duì)評(píng)測(cè)結(jié)果進(jìn)行自查，再由上級(jí)復(fù)查，最后進(jìn)行公開(kāi)展示，部門以此作出針對(duì)性整改。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)建設(shè)

1.提高專業(yè)知識(shí)

檔案管理人員是檔案工作的主體，過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，隨著大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，要求檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)不斷拓寬自己的知識(shí)范圍，對(duì)最新的科學(xué)技術(shù)必須熟悉并掌握，運(yùn)用數(shù)字化信息手段可以讓工作效率大為提高，檔案的安全性也能夠得到更好地保障。

2.培養(yǎng)創(chuàng)新精神

數(shù)字化不僅是理論概念，更是工作中的現(xiàn)實(shí)需求。信息時(shí)代的到來(lái)給檔案管理工作既帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。當(dāng)前，很多檔案管理人員都欠缺創(chuàng)新意識(shí)，工作理念與工作方式仍然墨守成規(guī)，遇到一些新的問(wèn)題和需求便束手無(wú)策。第一，工作人員要樹(shù)立獨(dú)立思考的習(xí)慣，要根據(jù)外在時(shí)代的變化更新工作思路，及時(shí)調(diào)整工作技巧與方法，對(duì)于工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題要勇于提出自己的意見(jiàn)，挑戰(zhàn)傳統(tǒng)思維和工作經(jīng)驗(yàn)，獨(dú)立思考是做好檔案管理工作的前提。第二，工作人員要對(duì)檔案管理工作保持熱愛(ài)，檔案工作細(xì)致瑣碎，所以只有熱愛(ài)才能將檔案工作管理好，把平凡的事做好就不平凡。在工作中還要積極思考，在工作中得出自己的經(jīng)驗(yàn)與意見(jiàn)，最終再投入實(shí)踐形成良性循環(huán)。如果對(duì)這份工作并不熱愛(ài)甚至具有排斥抵觸心理很難將工作出色完成。

（三）構(gòu)建信息化管理模式

第一，加大資金投入。學(xué)校要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，展望學(xué)校未來(lái)發(fā)展并結(jié)合自身的經(jīng)費(fèi)狀況，有計(jì)劃地加大對(duì)檔案管理信息化的投入。從資金方面來(lái)看，很多專業(yè)信息化設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題是一般工作人員難以解決的，需要請(qǐng)到公司專業(yè)的技術(shù)人員前來(lái)解決。信息化設(shè)備的硬件也比較昂貴，學(xué)校要積極爭(zhēng)取上級(jí)劃撥的經(jīng)費(fèi)，并將這筆經(jīng)費(fèi)用于檔案信息化建設(shè)中，要舍得將財(cái)力物力投入到信息化的軟件和硬件設(shè)備上，以提高后期的管理工作效率。第二，完善信息化體系。構(gòu)建校園檔案信息化建設(shè)，要從現(xiàn)實(shí)中的各個(gè)因素出發(fā)，改變現(xiàn)有的信息管理經(jīng)驗(yàn)，減少紙質(zhì)化的應(yīng)用，將文本信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)硬件中，以順應(yīng)時(shí)代和現(xiàn)實(shí)對(duì)于檔案管理提出的新需求，以提升檔案管理工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)需求，只有運(yùn)用科學(xué)化的技術(shù)手段，不斷改進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和工作方法，完善管理模式，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)，并將信息化融入到檔案管理的日常工作中，才能使得檔案管理部門更好地為師生服務(wù)，更好地推動(dòng)學(xué)校的健康運(yùn)行。

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作者簡(jiǎn)介

崔子建（1977.05—），女，漢族，山東淄博人，本科，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：檔案管理。