基于BPR理論的高校會計線上報銷流程探索

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代對數(shù)據(jù)采集、挖掘的不斷演進，精細化管理的不斷加強和長期的疫情防控形勢，無紙化辦公與教育發(fā)展步伐的加快，同時高等學(xué)校的資金來源和用途越來越復(fù)雜，這些都使得線下的財務(wù)報銷流程和手段難以滿足需求，迫切需要針對線下報銷流程進行優(yōu)化和再造線上報銷手段。根據(jù)運營管理理論分析高校會計報銷流程的優(yōu)化對策與路徑，旨在提升財務(wù)管理水平，科學(xué)防控財務(wù)風(fēng)險，提高單位運轉(zhuǎn)效率，助力教育事業(yè)飛速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：BPR理論;高校;會計報銷;流程再造

中圖分類號：G647.5? ? ? ? 文獻標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2022）13-0120-03

一、背景

（一）大數(shù)據(jù)時代

數(shù)據(jù)已然成為非常重要的生產(chǎn)要素，大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等數(shù)字技術(shù)不斷迭代不斷發(fā)展，其應(yīng)用在業(yè)務(wù)創(chuàng)新和模式創(chuàng)新上已經(jīng)彰顯出巨大的優(yōu)勢，應(yīng)用場景的深化為會計工作帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)，會計流程亟須數(shù)字經(jīng)濟和新技術(shù)的賦能改革。

會計職能和目標(biāo)不斷地拓展和變遷，必然導(dǎo)致會計流程隨之發(fā)生變革，而會計報銷的工作涉及一個主體幾乎所有的經(jīng)濟活動，從原料、耗材、資產(chǎn)的采購，人員工資福利的發(fā)放，到資產(chǎn)負債的大小變動均在流程中。不僅能夠?qū)崟r反映會計主體的歷史、現(xiàn)在和未來，更能從中得到市場動向、經(jīng)濟趨勢等情報，其數(shù)據(jù)量之大、類型之多、速度之快、時效之高，完全滿足了大數(shù)據(jù)的特征。

但在以教學(xué)和科研作為第一要務(wù)的高校中，財務(wù)部門被視為“付款工具”的思維仍然存在。“十四五”規(guī)劃中明確規(guī)定，我國應(yīng)當(dāng)將以信息化支撐會計職能拓展為主線，以標(biāo)準化為基礎(chǔ)，以數(shù)字化為突破口，積極推動會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型，作為會計信息化工作的總體目標(biāo)之一。因此，在會計報銷流程的信息化建設(shè)上，技術(shù)需要不斷跟進不斷融合，高校作為國家人才的生產(chǎn)基地，科學(xué)研究的搖籃，理應(yīng)在理論和實踐中起到帶頭作用。

（二）疫情防控

我國各高校平均在校生人數(shù)超過1萬人，疊加教職工與其他常駐校內(nèi)工作人員，會使得相對封閉的學(xué)校內(nèi)人群高度密集?！巴Ｕn不停教、不停學(xué)”是一個長期方案，在教學(xué)方面落實不停教不停學(xué)的方針時，各高校的財務(wù)也未停下預(yù)算編報、經(jīng)費支出、工資福利的發(fā)放等工作，常態(tài)化的疫情防控工作離不開財務(wù)工作持續(xù)的支持。如何在少聚集、少接觸、少流動的要求下順利提供會計報銷服務(wù)，是急需思考和解決的問題。

（三）教育發(fā)展要求

高校作為公益事業(yè)單位，受到的監(jiān)管和承擔(dān)的責(zé)任越來越精細化，每筆資金的來源、去向、原因、合理性、效用等，都需要高度翔實、準確的數(shù)據(jù)用以支撐決策。會計報銷流程鏈接著教學(xué)、科研、學(xué)生活動、圖書館、實訓(xùn)、人事等的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的開展，使得會計報銷活動在高校發(fā)展的現(xiàn)代化與科學(xué)化進程舉足輕重。

技術(shù)與政策的不斷變化與進步，促使高校之間競爭方式和手段發(fā)生了根本性的變化。以往那種靠順利完成教學(xué)科研任務(wù)和擁有規(guī)模優(yōu)勢的師資資源，就可以大幅度提升招生吸引力和品牌競爭力的方式，逐步演變?yōu)槎鄬用嫒轿坏母偁?，如教學(xué)獎項、科研成果和就業(yè)的數(shù)量和質(zhì)量等。越來越多的高校在國家層面的教育領(lǐng)域改革中展開各種形式的競爭，不斷地出現(xiàn)被合并、被更名或被改變辦學(xué)性質(zhì)的情況，因此傳統(tǒng)的線下報銷模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校管理的飛速發(fā)展。

（四）業(yè)務(wù)流程再造理論（BPR）

在運營管理領(lǐng)域，針對BPR（業(yè)務(wù)流程再造理論）的權(quán)威解釋是對企業(yè)業(yè)務(wù)流程做根本性的再思考和徹底的重設(shè)計，以達到成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等現(xiàn)代關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)的巨大優(yōu)化。采取BPR手段的眾多企業(yè)都在很大程度上提高了經(jīng)營效率和市場反應(yīng)速度，這對其他各領(lǐng)域包括會計報銷業(yè)務(wù)都產(chǎn)生了極大的啟發(fā)并積累了重要的實踐經(jīng)驗。21世紀初，西方會計學(xué)家霍蘭德就指出財會從業(yè)者幫助管理者制定業(yè)務(wù)處理規(guī)則或政策，塑造并控制業(yè)務(wù)流程是會計行業(yè)的發(fā)展機遇。

高校在教學(xué)、科研、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、學(xué)生活動、學(xué)生就業(yè)、資產(chǎn)進出、培訓(xùn)會議等運行過程中，會計流程可謂無處不在。與時俱進從“為顧客創(chuàng)造價值”的視角來重新設(shè)計流程，以實現(xiàn)對外界環(huán)境的快速反應(yīng)，實現(xiàn)不為內(nèi)控而內(nèi)控，不為平攤責(zé)任而冗長，推進教學(xué)科研更好更快地執(zhí)行，助力教育改革的成功。

本文借鑒BPR的管理理念和方法，對會計報銷流程進行重新梳理，根據(jù)管理目標(biāo)和職能，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，探索搭載其他財務(wù)業(yè)務(wù)的高效率線上報銷流程。

二、線下流程的問題

（一）跟不上管理需要

高校相較于大部分企業(yè)的不同之處在于辦公地點分散，如學(xué)生管理部門通常設(shè)置在學(xué)生宿舍附近，院系部門通常設(shè)置在各院系自己的教學(xué)活動區(qū)域，而財務(wù)部門通常設(shè)置在主要的辦公區(qū)或者學(xué)生活動中心，特別是對存在多個校區(qū)的高校來說，各部門負責(zé)報銷的教職工常常為了完成一筆業(yè)務(wù)，需要多次跑遍校園的各個區(qū)域，遇到問題還要從頭再來。業(yè)務(wù)活動多種多樣，簽批人員多，高校各層級的負責(zé)人往往要承擔(dān)會議主持、參會、出席內(nèi)外部的各種活動、發(fā)表演講、外出調(diào)研學(xué)習(xí)等工作，報銷簽字時經(jīng)常遇到無功而返的情況，蹲守等待耗時長。但會計報銷業(yè)務(wù)往往涉及學(xué)生的助學(xué)金、補助款、教室和實驗室的添置維修、宿舍的安全和基本生活保障等，上述事務(wù)的拖延和等待會造成嚴重影響。

高校作為公益事業(yè)單位，所用經(jīng)費均是通過納稅人間接獲得的，在經(jīng)費使用上必須嚴格遵守國家的內(nèi)控要求，簽批手續(xù)不可因為不便而不落實甚至廢止。因此，急需尋找可以滿足內(nèi)控管理需要且高效服務(wù)學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的途徑。

（二）數(shù)據(jù)難以有效為管理決策做好服務(wù)

在經(jīng)濟活動的經(jīng)辦人員不足、流動性大、條件不夠的情況下，很難形成搜集和整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，經(jīng)辦部門或者使用經(jīng)費的部門往往沒有搜集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為編制預(yù)算、合理安排經(jīng)費開支的決策依據(jù)，遇到困難就找財務(wù)查詢，長此以往形成一項常規(guī)性工作，給本就忙碌不堪的財務(wù)人員帶來了不必要的負擔(dān)，查詢的效率和結(jié)果也得不到有效保證。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966

（三）容易違背預(yù)算管理的原則和精神

線下報銷流程中給邊執(zhí)行邊預(yù)算，先執(zhí)行后補預(yù)算等行為留下很大的操作可行性，這違背了預(yù)算法律法規(guī)和企事業(yè)單位對規(guī)范化、標(biāo)準化的要求;實務(wù)中常常出現(xiàn)由于事情緊急等原因，線下報銷時可能會對來不及或者短時間內(nèi)無法簽批和完善資料的材料進行先付款，致使資料不規(guī)范，管理不嚴格，風(fēng)險控制存在極大隱患。

三、會計報銷流程再造

（一）作用

1.貼近用戶。由于業(yè)務(wù)流程再造是面向“為顧客創(chuàng)造價值"而展開的，高校財務(wù)要讓業(yè)務(wù)流程再造達到預(yù)期效果，則需要主動了解“顧客”，并對“顧客”的反應(yīng)做出相應(yīng)的改變。對高校的財務(wù)來說，“顧客”是學(xué)生，是教師，是管理層，是監(jiān)管部門，是社會需求，是法律，是責(zé)任和使命，在流程再造的同時應(yīng)以學(xué)校使命為導(dǎo)向，發(fā)掘新的更有效的流程為所有“顧客”創(chuàng)造價值。

2.減少成本。業(yè)務(wù)流程再造將全面的內(nèi)控管理貫穿整個資金流動過程，從獲得資金階段開始就注意成本的投入，在改造流程的過程中剔除無效作業(yè)必然能夠節(jié)省不必要的投入。如項目庫的集中建立和平臺管理嵌入到流程中，節(jié)省臨時決定采購導(dǎo)致額外產(chǎn)生的咨詢費、手續(xù)費等，減少學(xué)生獲取助學(xué)金的重復(fù)審核流程，高效能地發(fā)放資助資金不僅能夠在最大程度上給學(xué)生們帶來榮譽感、幸福感，更能帶動周邊經(jīng)濟和鄉(xiāng)村振興事業(yè)的發(fā)展等。

（二）實施中的關(guān)鍵成功因素

BPR理論認為實施業(yè)務(wù)流程再造的關(guān)鍵成功因素在于核心管理層的優(yōu)先關(guān)注、戰(zhàn)略引導(dǎo)、可量度的目標(biāo)、可實施的方法、取得持續(xù)的資金支持等條件。本文通過現(xiàn)實考察部分已試水業(yè)財融合信息化的單位，發(fā)現(xiàn)多數(shù)仍處在起步或局部應(yīng)用階段，出現(xiàn)運行不暢或者信息化夭折的會計主體往往存在前述關(guān)鍵成功因素缺失的情況。相較之下，獲取關(guān)注和資金支持通常在事前就能獲得，但在事中可實施的方法往往成為改革成效大小的關(guān)鍵。

（三）再造的方法

1.合并相關(guān)工作或工作組。業(yè)務(wù)流程是勞動分工觀念下的產(chǎn)物，按照勞動分工的原理，組織將業(yè)務(wù)活動分解為若干相互獨立的、專門化的職務(wù)活動。職務(wù)人員乃至職務(wù)管理人員根據(jù)相應(yīng)的職務(wù)專業(yè)知識、職務(wù)工作經(jīng)驗，開展職務(wù)活動，行使職務(wù)權(quán)力，所以很多業(yè)務(wù)流程本質(zhì)上是相對獨立的職務(wù)活動組合起來的。但有些業(yè)務(wù)流程本來應(yīng)該是一個完整的業(yè)務(wù)流程，卻被職務(wù)活動、職務(wù)部門分解得支離破碎;有些業(yè)務(wù)流程隨意性太大，無規(guī)范性可言，這種流程必然會為教學(xué)科研服務(wù)的目標(biāo)上造成障礙，其結(jié)果是效率低下，貽誤時機，也造成人力、財力資源的浪費。如同烹飪，若加入調(diào)料、翻炒、調(diào)整火力、復(fù)炸等環(huán)節(jié)分別由不同的人負責(zé)，則最終出盤的質(zhì)量不過關(guān)或者無法提供成果時，難以找到具體為此負責(zé)的環(huán)節(jié)，更難以規(guī)避同樣的漏洞發(fā)生。因此，再造時應(yīng)將不可分割的工作進行整合，彌合流程的縫隙，提高處理效率和質(zhì)量，提升從業(yè)人員成就感，更好地鼓舞士氣。

2.工作流程的各個步驟按自然順序進行。按照工作本身的自然順序，可以同時進行或交叉進行的，則盡可能在技術(shù)上實現(xiàn)。在會計工作中，收款與支出可以同時進行，學(xué)生活動、差旅培訓(xùn)等業(yè)務(wù)也可以同時進行，因此在再造后的線上報銷信息系統(tǒng)中，項目庫建設(shè)、填報報銷單、收款備案表、單據(jù)傳遞、零現(xiàn)金、零等候、互動查詢等功能應(yīng)該有機結(jié)合在一起，同時運行，會計人員可穿插并行處理業(yè)務(wù)，提高資金和人員的運行效率。

3.根據(jù)同一業(yè)務(wù)在不同工作中的地位設(shè)置不同工作方式。工業(yè)時代以來長期對同類業(yè)務(wù)都是按同一種工作方式處理，為同類業(yè)務(wù)設(shè)計出滿足最復(fù)雜最困難的情況下也能適用的工作方式，達到在任何時候方式都有效的效果。如此，該工作方式和流程隨著生命周期的變化逐步演變得冗長煩瑣。再造時可以根據(jù)不同的工作狀況設(shè)置出對這一業(yè)務(wù)的若干處理方式，這樣就可以有效提高效率，也使工作變得簡潔。在線上報銷信息系統(tǒng)搭建中，可以將日常的、簡單的業(yè)務(wù)流程與復(fù)雜的、需要一定職業(yè)判斷能力方可處理的業(yè)務(wù)流程區(qū)分開，做到相互不影響，日常工作順利開展，重大事項配備新的流程和審核風(fēng)險點加以控制。

4.線上報銷流程的任務(wù)識別。將報銷流程用線上的方式進行再造，變化的不僅是形式，更重要的是解決現(xiàn)有的問題和缺陷，在確定好需要達到的目標(biāo)和遵循的原則上識別流程中要處理的任務(wù)和框架設(shè)計。高校與企業(yè)的資金流動軌跡都是流入和流出，不同之處在于資金流入的原因、來源、程序、流出的原因和程序等。報銷的內(nèi)容不應(yīng)僅為持原始資料來辦理付款，為了達到全面預(yù)算管理和便民的需要，還應(yīng)當(dāng)包含借款、預(yù)算項目或方案申報、經(jīng)費預(yù)算下達、收費收款等各類款項事前事中事后的工作。在搭建線上報銷系統(tǒng)的框架時，需要將上述任務(wù)根據(jù)簽批程序、單據(jù)格式、資料類型等分類設(shè)計單據(jù)和流程。比如借款不同于費用報銷，必須全部有審批權(quán)限的人員簽署后方可借出，就要在線上分別制作流程和單據(jù)及生成分錄的操作。

5.框架設(shè)計。第一，會計報銷信息化流程應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)思考和分析，強調(diào)以整個流程為對象，考慮達到預(yù)定目標(biāo)所需要的整體價值，要求的是整體最優(yōu)，而不是各個局部各自最優(yōu)。流程設(shè)計的起點就是明確“顧客”的需求內(nèi)容和需求模式，如立項資金是否便捷、收費技術(shù)是否穩(wěn)定又方便、報銷流程是否繁雜耗時等。第二，分步驟進行。一是選擇所需設(shè)計的業(yè)務(wù)流程，包含預(yù)算、收費、融資、投資、報銷、決算等;二是收集和分析有關(guān)信息，包括國家和財政部、財政廳、財政局及教育行業(yè)主管部門的相關(guān)法律法規(guī)，財務(wù)部門自身的資源，其他高校競爭狀況等;三是確定業(yè)務(wù)流程設(shè)計的目的，重點關(guān)注資金流轉(zhuǎn)時間、流程成本、流程質(zhì)量、流程的靈活性;四是定義業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)邊界;五是評估與審批業(yè)務(wù)流程。六是規(guī)范流程管理。

再造后的報銷流程應(yīng)當(dāng)以事件為驅(qū)動，實時采集支撐內(nèi)外部決策支持的信息，嚴格規(guī)范流程順序，杜絕說情、偽造簽字、過多依賴主觀判斷的情況，財務(wù)人員則可逐步向制度落實和創(chuàng)新管理方式上轉(zhuǎn)型。

結(jié)語

深化會計報銷流程再造的重要意義非比尋常，須將思想認識和行動統(tǒng)一到總體的決策部署上來，高校財務(wù)部門應(yīng)積極謀劃，精心組織，將流程再造強化到制度建設(shè)中，爭取人力資源，用信息化手段支撐財務(wù)規(guī)范化管理，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準，推動數(shù)據(jù)共享，將政府采購有關(guān)的規(guī)定和數(shù)據(jù)嵌入系統(tǒng)中，積極響應(yīng)國務(wù)院關(guān)于建立政府采購需求標(biāo)準體系的要求，實現(xiàn)資金從預(yù)算安排源頭到使用末端的全過程，來源清晰、流向明確、賬目可查、賬實相符，以流程再造大力推進改革，以高校財會工作的成果加固作為國之大計的教育事業(yè)。

參考文獻：

[1]? 張瑞君，陳虎，張永冀.企業(yè)集團財務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究——基于中興通訊集團管理實踐[J].會計研究，2010，（7）：57-64+96.

[2]? Michael Hammer，James Champy.Reengineering the Coporation：A Manifesto for Business Revolution[M].Harper Collins US，1993.

[3]? 梁勇，干勝道.疫情防控下的高校網(wǎng)上財務(wù)管理思考[J].會計之友，2020，（6）：123-127.

[4]? 尹學(xué)東，梁勇，楊蕊，等.高校財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實踐與探索[J].會計之友，2019，（17）：111-113.

收稿日期：2022-01-04

作者簡介：向璐璐（1991-），女，貴州甕安人，教師，會計師，碩士研究生，從事財務(wù)管理研究。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966