經(jīng)濟新常態(tài)視域下醫(yī)院檔案管理工作的改革思路探究

摘 要：醫(yī)院在運營管理的過程中會產(chǎn)生大量的檔案信息，比如醫(yī)療檔案、病歷檔案、設(shè)備購置管理檔案、財務(wù)信息等，只有提高醫(yī)院檔案管理工作效率，才能夠促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。在經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展背景下，醫(yī)院的運營與醫(yī)療服務(wù)工作都發(fā)生了改變，尤其是在信息技術(shù)融合行業(yè)發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案資料與醫(yī)療信息體現(xiàn)出較高的應用價值，不僅能夠為醫(yī)院運營決策提供理論依據(jù)，同時還能夠發(fā)揮出經(jīng)濟市場分析的作用，推動醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展，提升其綜合效益。以醫(yī)院檔案管理工作為主題，探討在經(jīng)濟新常態(tài)背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題以及改革發(fā)展的思路。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟新常態(tài);醫(yī)院;檔案管理;改革思路

中圖分類號：G258.6? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2022）13-0148-03

引言

隨著我國經(jīng)濟與科技的不斷發(fā)展，人們的生活水平得到了提升，對于健康生活的追求也越來越顯著，在新醫(yī)改與經(jīng)濟新常態(tài)的發(fā)展背景下，我國醫(yī)療事業(yè)逐漸趨向于智能化與信息化發(fā)展。當前的醫(yī)療行業(yè)以及醫(yī)療技術(shù)研究行業(yè)已經(jīng)融入了大量的信息技術(shù)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的充分應用能夠提高醫(yī)院醫(yī)療管理工作的效率，滿足人們的日常醫(yī)療需求。但是就目前的醫(yī)院管理發(fā)展情況來看，很多醫(yī)院經(jīng)營者并不重視檔案信息化管理的發(fā)展，醫(yī)院自身的信息技術(shù)人才數(shù)量較少，再加上當前檔案信息化管理系統(tǒng)存在一定的技術(shù)缺陷，出現(xiàn)了較多信息管理問題，影響了檔案管理工作的開展。對此，醫(yī)院應更新檔案管理理念，挖掘醫(yī)療檔案信息的價值，促進醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

一、經(jīng)濟新常態(tài)對醫(yī)院檔案管理工作提出的要求

（一）適應信息化發(fā)展趨勢

醫(yī)院日常運營中包含很多工作內(nèi)容，比如辦公管理、醫(yī)療服務(wù)、財務(wù)管理等，每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量信息，而以上信息資源將會如實反映醫(yī)院的經(jīng)營狀態(tài)，為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的制定、醫(yī)療服務(wù)的優(yōu)化、醫(yī)學課題的調(diào)整提供準確的依據(jù)。檔案信息在醫(yī)院運營管理中體現(xiàn)出較高的價值，尤其是在經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展的背景下。當前信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應用于電子檔案管理工作中，這就增加了信息安全隱患與風險，比如常見的惡意篡改、木馬病毒攻擊等，都是當前檔案管理工作的重要防范內(nèi)容。對此，醫(yī)院在落實信息化管理體系構(gòu)建的時候應實現(xiàn)全程跟蹤監(jiān)控，完善系統(tǒng)軟硬件配置，實現(xiàn)對檔案信息的加密保護與備份管理。總之，信息化已然成為醫(yī)院檔案管理工作改革發(fā)展的基本要求與趨勢，該技術(shù)的應用符合經(jīng)濟新常態(tài)對醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的需求。醫(yī)院方面則應合理應用信息管理技術(shù)，構(gòu)建完善的電子檔案管理機制，重視信息安全管理，不斷升級信息管理系統(tǒng)功能，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）適應新常態(tài)發(fā)展需求

在經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展背景下，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)工作內(nèi)容增加，人們對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的要求也不斷提升，因此醫(yī)院的檔案管理工作也變得更加復雜和多樣化。為了應對以上一系列發(fā)展變化，醫(yī)院應提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，突破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，幫助醫(yī)院適應經(jīng)濟新常態(tài)的發(fā)展要求。經(jīng)過實踐調(diào)查得知，符合經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展需求的醫(yī)院檔案管理工作應以網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化管理技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展情況，適應多渠道與多元化的檔案管理模式，開發(fā)檔案資源信息的應用價值，推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展。新常態(tài)下的醫(yī)院檔案管理改革能夠推進我國醫(yī)療系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)療信息共享、電子醫(yī)療服務(wù)等，為患者提供方便，不斷提升我國醫(yī)療服務(wù)水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作改革的意義

（一）提高檔案管理效率

檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件，擴大了檔案的利用空間，使其不再受孤本限制。首先，醫(yī)院的檔案數(shù)字化能夠加強檢索和借閱的功能，有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和現(xiàn)代化水平。其次，檔案數(shù)字化可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障，有利于實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源在不同醫(yī)療部門之間的共享，為醫(yī)生的治療工作提供便利。再次，檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于數(shù)字檔案的永久保存和安全保管。

在數(shù)字信息時代發(fā)展的背景下，檔案管理人員可以利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對大量繁雜的檔案信息進行管理，進而不斷提升檔案管理工作的效率，實現(xiàn)對資料的分析以及管理。大數(shù)據(jù)處理技術(shù)不僅能夠促進檔案管理效率的提升，同時還能夠提高資料保存的質(zhì)量，防止出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。

（二）提高整體醫(yī)療水平

在經(jīng)濟新常態(tài)發(fā)展背景下，醫(yī)院面臨激烈的市場競爭。對此，醫(yī)院應該加強對信息技術(shù)的應用，提升自身的醫(yī)療服務(wù)水平與管理水平，這樣才能提升醫(yī)院的核心競爭力，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。人們對醫(yī)療服務(wù)的要求逐漸提高，為了滿足社會大眾對醫(yī)院的需求，醫(yī)院應該提升自己的管理水平，利用信息技術(shù)推動改革發(fā)展。檔案信息化管理就是醫(yī)院現(xiàn)代化改革發(fā)展的一個重要內(nèi)容，通過對檔案管理工作的信息化改革能夠提高醫(yī)院整體的管理效率，進而提升醫(yī)療服務(wù)的水平，滿足患者的醫(yī)療需求。醫(yī)院的檔案資源具有豐富的價值，通過對檔案管理工作的優(yōu)化，管理人員能夠充分挖掘醫(yī)院檔案的價值，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供依據(jù)，并對醫(yī)院未來的經(jīng)營發(fā)展進行預測，提升醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略決策的科學性。

（三）推進醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)

除了醫(yī)療檔案信息、財務(wù)檔案信息之外，醫(yī)德醫(yī)風檔案也是醫(yī)院日常運營工作中比較重要的檔案資料，其不僅會影響內(nèi)部人員管理與發(fā)展的風氣，同時還會影響醫(yī)院外部的聲譽。而醫(yī)德檔案的建立能夠引導醫(yī)療人員樹立社會主義醫(yī)德理想，體現(xiàn)出高尚的行醫(yī)品質(zhì)，承擔起為人民服務(wù)的責任，在醫(yī)療工作中體現(xiàn)出無私奉獻的精神。醫(yī)德檔案資源的開發(fā)和利用有利于弘揚醫(yī)療人員的良好品德，建立較高的醫(yī)德規(guī)范，進一步提高醫(yī)療服務(wù)的水平，促進醫(yī)院的發(fā)展與提升。前輩優(yōu)秀的醫(yī)德醫(yī)風檔案能夠為后輩醫(yī)療人員提供參照，同時還能夠起到教育和激勵的效果，樹立優(yōu)秀榜樣，進而提升醫(yī)療人員的凝聚力和協(xié)作精神。醫(yī)院可以利用醫(yī)德檔案資源開展醫(yī)德醫(yī)風學習活動，爭創(chuàng)先鋒模范，為醫(yī)療人員提供一個良好的發(fā)展環(huán)境，同時打響醫(yī)院的品牌，增強醫(yī)療人員的自豪感，主動維護醫(yī)院的形象與聲譽。

三、當前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）管理內(nèi)容繁雜

與一般的企業(yè)不同，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)項目較多，在日常經(jīng)營的過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，因此醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容比較復雜，增加了檔案管理工作的難度。首先，醫(yī)院的檔案資料種類與數(shù)量都非常多，其中不僅包括醫(yī)療服務(wù)相關(guān)的門診信息、住院信息、醫(yī)療器械使用情況等，還包括了醫(yī)院的行政管理信息，比如人事檔案、辦公用品采購方案、科研方案、政策相關(guān)檔案等。如此巨量的檔案資料，當前都是以紙質(zhì)、電子以及圖片等形式存儲，而不同的檔案資料對于存儲使用的要求不同，因此管理人員還需要對檔案資料進行分類管理，為其設(shè)置不同的權(quán)限，這樣更是增加了檔案管理工作的復雜性與困難性。除此之外，由于醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容比較復雜，而在開展具體的醫(yī)療工作與服務(wù)的時候還需要主治醫(yī)生調(diào)出患者詳細的檔案資料，再對檔案資料進行核實簽字。前后時間跨度過大，且同一個患者在醫(yī)療期間可能涉及多個科室部門，這樣也會增加檔案管理工作的難度[1]。

（二）管理水平較低

部分醫(yī)院經(jīng)營者與管理者并沒有意識到檔案管理工作對于醫(yī)院管理發(fā)展的重要性，因此在進行人員管理與安排時存在不夠嚴謹?shù)那闆r，導致檔案管理部門人員的專業(yè)素質(zhì)不高，管理水平較低下，進而影響檔案管理工作的開展。除此之外，由于醫(yī)院管理人員不夠重視檔案信息化管理工作的建設(shè)，對于醫(yī)院檔案部門信息化建設(shè)的支持不足，導致其信息建設(shè)工作浮于形式，并未真正落實高技術(shù)人才的引進政策以及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化需要，這樣就會嚴重影響醫(yī)院的檔案管理效率，進而影響醫(yī)院的正常經(jīng)營管理活動開展[2]。

（三）管理人才缺失

通過對本市多家醫(yī)院的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)工作中存在一個共性的問題，那就是高技術(shù)人才的缺乏。信息技術(shù)在檔案管理工作的充分應用能夠革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此，參與系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)人員必然要具備較強的綜合能力，不僅掌握醫(yī)療基礎(chǔ)知識，同時還具備信息系統(tǒng)設(shè)計與建設(shè)的能力。然而從目前情況看，當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理部門人員都是從一線醫(yī)療職業(yè)轉(zhuǎn)入信息管理部門的，其中很多員工的年齡偏大，沒有精力與鉆研創(chuàng)新技術(shù)，還有的工作人員不具備信息技術(shù)開發(fā)利用的能力，他們更傾向于使用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)開展檔案管理工作，樂于待在自己的舒適區(qū)，對于職業(yè)持續(xù)發(fā)展的意愿不強烈，難以促進醫(yī)院的信息化建設(shè)和發(fā)展[3]。

四、經(jīng)濟新常態(tài)視域下醫(yī)院檔案管理工作改革思路

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理意識

在開展檔案管理工作時，醫(yī)院檔案管理部門應不斷創(chuàng)新工作理念，發(fā)掘有效信息，完善檔案管理機制。對此，工作人員應加強檔案巡查管理工作，對于工作人員開展專門的技能培訓，并將檔案管理的成果納入醫(yī)院的建設(shè)目標體系內(nèi)，提升對檔案管理工作的重視程度。除此之外，醫(yī)院管理人員以及基層檔案管理人員應該對檔案管理工作有更加深入的認知，實現(xiàn)檔案的集中管理，增加對檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)資金投入，不斷推進單位檔案管理信息化建設(shè)，促進醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。管理人員還應完善檔案管理工作的獎懲制度，優(yōu)化信息技術(shù)的利用，激發(fā)員工的工作積極性，不斷提高工作管理的效率，對工作馬虎、態(tài)度不認真的員工給予處罰，這樣才能夠使其端正工作態(tài)度，提高管理工作效率[4]。

（二）優(yōu)化檔案信息資源

首先，管理人員應該加強對醫(yī)療檔案的源頭管理，即嚴格把關(guān)原始檔案內(nèi)容，合理利用和開發(fā)檔案信息，提高檔案資源利用率。從辦公人員方面來看，醫(yī)院應加強對辦公人員檔案管理能力的培訓與考核，使其能夠熟悉醫(yī)院的檔案資源處理情況，并且能夠根據(jù)醫(yī)院的實際需求將大量的檔案資源進行分類管理，提高管理效率。針對不斷產(chǎn)出的醫(yī)療檔案信息，管理人員應當調(diào)查信息的來源與用途，并將其按照種類以及重要程度進行保存與管理，保證檔案的完整性。除此之外，醫(yī)院應響應國家號召，不斷優(yōu)化行政管理網(wǎng)絡(luò)，加強各科室之間的交流溝通，實現(xiàn)協(xié)調(diào)工作，同時不斷拓展檔案行政管理部門的職能，發(fā)揮出檔案資源的價值。除了把控檔案資源源頭之外，管理人員還應重視檔案管理的細節(jié)問題，采取循序漸進的管理原則落實檔案管理工作。在醫(yī)院檔案管理工作中從點關(guān)注到面，將管理工作精細化與系統(tǒng)化，這樣就能夠提高檔案管理工作的效率，同時挖掘和拓展醫(yī)院檔案資源的應用價值與范圍[5]。

（三）提升員工信息素養(yǎng)

由于檔案資源管理與開發(fā)過程中需要融入先進的科學技術(shù)，比如信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息縮微電子技術(shù)等，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案電子化的管理，增強檔案資源的作用和價值。因此，除了要加強創(chuàng)新理論的開發(fā)，加強檔案信息研發(fā)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)展之外，醫(yī)院還需加強對檔案現(xiàn)代管理人才的培訓。現(xiàn)有的管理人員對于信息技術(shù)在檔案資源管理中的應用與操作過程不甚熟練，如不進行知識學習和專業(yè)培訓將很難有效管理龐雜的醫(yī)院檔案信息。因此，醫(yī)院應重視檔案人員的專業(yè)能力培訓工作，通過開設(shè)專題培訓、組織知識講座等形式提高檔案人員的知識水平與道德品質(zhì)，加強檔案資源的管理與開發(fā)。最后，醫(yī)院還應在人才招聘方面提高對技術(shù)人員的要求，為醫(yī)院引進具備醫(yī)療基礎(chǔ)知識與信息技術(shù)知識的綜合性人才，促進檔案資源的開發(fā)與利用，提升醫(yī)院的核心競爭力，創(chuàng)造更高的社會價值[6]。

（四）建立檔案保密機制

盡管醫(yī)療服務(wù)信息的共享能夠方便患者就醫(yī)，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的效率，但在運用電子檔案管理技術(shù)的時候也應注意信息保密管理與安全管理。醫(yī)院在檔案管理的同時應遵循相關(guān)信息安全保護的規(guī)范，以免增加信息泄露的風險，保障檔案管理的安全化。比如，醫(yī)院應對患者病歷、自身經(jīng)營情況以及重大醫(yī)療成果進行保密管理，合理應用先進的保密管理技術(shù)，保障醫(yī)院自身以及患者的合法權(quán)益。醫(yī)院可以使用VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建專屬于醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流管理系統(tǒng)，為患者用戶創(chuàng)建專門的信息管理界面與通道，進一步保障醫(yī)院各信息檔案的安全性。另外，醫(yī)院還可以使用信息加密技術(shù)保護其檔案信息，保障其內(nèi)部文件、口令以及控制信息的有效性，同時保障檔案信息傳輸?shù)耐暾院头€(wěn)定性[7]。

綜上所述，經(jīng)濟新常態(tài)對醫(yī)院檔案信息管理提出了更高的要求，醫(yī)院應推進檔案管理改革發(fā)展，優(yōu)化檔案信息資源，完善檔案管理體系，加強員工能力培訓，開發(fā)醫(yī)療檔案價值，加強檔案保密管理，提高整體醫(yī)療服務(wù)水平與管理水平，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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[3]? 趙繼強.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策[J].科技視界，2021，（24）：51-52.

[4]? 付曉雷.檔案管理如何為醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)[J].城建檔案，2021，（6）：80-81.

[5]? 李雪平.基于經(jīng)濟新常態(tài)的醫(yī)院檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（7）：121.

[6]? 王孝廉.新常態(tài)經(jīng)濟背景下醫(yī)院檔案管理工作思路探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（6）：156-157.

[7]? 郭蕊.經(jīng)濟新常態(tài)視域下醫(yī)院檔案管理工作的改革思路[J].中國市場，2017，（36）：156-157.

收稿日期：2021-11-16

作者簡介：史艷（1978-），女，山東菏澤人，辦公室職員，助理館員，從事檔案研究。