論我國歷史檔案的分級管理

奧曼

摘要：歷史檔案是我國寶貴的文化財富，在當(dāng)前有限的物質(zhì)和技術(shù)條件下，更好地保護(hù)和管理歷史檔案成為檔案界的一個重要課題。在歷史檔案保護(hù)措施中，分級管理是較為有效和現(xiàn)實的途徑之一。文章從構(gòu)建歷史檔案分級保護(hù)體系的重要性出發(fā)，重點討論了歷史檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)，并以清代檔案為具體應(yīng)用實例進(jìn)行說明。

關(guān)鍵詞：歷史檔案;分級管理;清代檔案

1歷史檔案分級管理的重要性

檔案是國家的財富，是人類記憶的重要載體。一個國家保存的檔案年代是否久遠(yuǎn)、數(shù)量是否浩瀚，內(nèi)容是否豐富，是這個國家文明程度的重要標(biāo)志之一。檔案是歷史的真實記錄，具有重要的參考價值和科研價值，為我們了解、研究歷史提供了詳細(xì)的第一手資料[1]。

1.1破除傳統(tǒng)檔案管理方法弊端的需要

各級檔案館的主要工作無疑是檔案管理，能夠達(dá)到高效、細(xì)致、完備、科學(xué)的管理模式，是檔案部門及其工作者不斷探求和追求的目標(biāo)。檔案行業(yè)傳統(tǒng)的實體管理模式是將檔案分為永久保存和定期保存兩種類別，但隨著社會發(fā)展，這種傳統(tǒng)模式越來越不符合我國檔案管理現(xiàn)狀的需求[2]。這種管理方法造成了歷史檔案管理工作普遍缺乏深度和針對性，不利于珍貴歷史檔案的科學(xué)保管及高效利用。解決目前歷史檔案管理的弊端，關(guān)鍵在于歷史檔案的分級管理并形成制度，這種分級管理制度無疑兼具了全面、細(xì)致和重點管理的要求。

1.2檔案法律法規(guī)的要求

《中華人民共和國檔案法》是我國規(guī)范檔案工作的重要法律，它的修訂標(biāo)志著我國檔案工作法制化邁上新臺階?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》對于檔案管理工作中，有關(guān)各級國家檔案館永久保存檔案的管理等重大問題做出進(jìn)一步規(guī)定，明確提出：各級國家檔案館對其館藏永久保管的檔案要實行分級管理制度[3]。這是針對我國檔案管理順應(yīng)時代發(fā)展提出的新舉措。歷史檔案的性質(zhì)注定各個檔案形成的情況差別較大，價值不在同一水平線上，每一卷檔案蘊藏的底蘊、所代表的歷史使命、檔案形成的時間、檔案自身能展現(xiàn)和反映的社會活動的內(nèi)容不同等種種，導(dǎo)致了彼此價值差距的懸殊，如果只是按照形成時間或者形成單位簡單粗淺地歸類，很大程度上會影響檔案利用價值的發(fā)揮。

1.3開發(fā)利用歷史檔案資源的需要

我國歷史檔案資源尤為豐富，但由于目前資金、技術(shù)、新觀念等方面的限制，一些地方對社會文化保護(hù)的重視程度和投入力度不夠，開發(fā)利用明顯不足。因此，如何開發(fā)利用歷史檔案資源，便成為檔案部門及工作者面臨的一項重要課題。分級管理制度的應(yīng)用，可以使最有價值的檔案得到“重點關(guān)照”，從而最大限度地發(fā)揮其社會價值。

1.4有利于稀有、珍貴歷史檔案的重點保護(hù)

實行檔案分級管理制度，可以依照歷史檔案價值大小對其進(jìn)行分類、分級別管理，區(qū)分具有不同價值歷史檔案的歸屬和范圍，使得稀有、珍貴的歷史檔案得到重點保護(hù)。同時，在利用這些重點保護(hù)的歷史檔案時，也可以“有規(guī)可依”“有價可依”。比如，在付費獲取歷史檔案資料的過程中，通過劃分檔案價值等級，便可以制定出各級別歷史檔案的不同收費標(biāo)準(zhǔn)，做到按規(guī)收取，按價收費。

根據(jù)以上分析，實行歷史檔案分級管理是十分迫切和必要的，應(yīng)當(dāng)引起各級歷史檔案管理部門的高度重視和關(guān)注，并在實際工作中加以實踐。

2歷史檔案分級管理的主要內(nèi)容

2.1做好歷史檔案價值鑒定工作

一是明確歷史檔案價值鑒定的原則。歷史檔案分級管理的首要任務(wù)，就是做好歷史檔案價值的鑒定工作。價值鑒定的目的，是確定某歷史檔案的價值和存毀。決定歷史檔案的存毀，需要用長遠(yuǎn)的眼光看問題。某些歷史檔案在此時無足輕重，但隨著未來社會的發(fā)展可能會需要這方面的歷史檔案，這就要將其保存下來。對那些經(jīng)過鑒定后，認(rèn)為不需要繼續(xù)保存的歷史檔案和部分具有價值但重復(fù)了的歷史檔案，需重新造冊登記，妥善處理。在歷史檔案鑒定工作中，刪減、銷毀無需保存的檔案雖然是工作內(nèi)容之一，但并不是價值鑒定工作的主要目的[4]。歷史檔案價值鑒定環(huán)節(jié)的主要任務(wù)是確認(rèn)部分需要被穩(wěn)妥保存的檔案數(shù)量及不同價值。

二是明確歷史檔案價值鑒定的方法。歷史檔案的價值鑒定，目前主要有以下兩種方法：直接鑒定法、選樣鑒定法?！爸苯予b定法”，是直接對每一卷每一張檔案進(jìn)行鑒定。這種方法要求鑒定工作人員依據(jù)一定原則、標(biāo)準(zhǔn)和檔案的實際情況來判斷檔案的價值大小。直接鑒定法要求通過直接審查檔案材料的內(nèi)容及各種特征來鑒定檔案的保存價值，而不能只根據(jù)文件題名、名稱、文件目錄、案卷題名、案卷目錄等確定檔案的價值。直接鑒定法是保證歷史檔案鑒定工作質(zhì)量的重要方法，應(yīng)加以充分運用[5]。通常情況下，檔案目錄等本應(yīng)正確體現(xiàn)文件的內(nèi)容，但有的文件存在文件名稱使用不當(dāng)?shù)炔蛔?，名稱與內(nèi)容不一致，如果僅僅根據(jù)它們?nèi)ヅ卸ㄎ募膬r值，就會失去準(zhǔn)確性。所以，為了達(dá)到鑒定工作的應(yīng)有效果，實際工作中一般采用“直接鑒定法”。但直接鑒定法的缺陷也非常突出，比如進(jìn)展緩慢，有些保存歷史檔案較多的檔案館或規(guī)模較大的歷史檔案館（如中國第一、第二歷史檔案館）可能無法運用直接鑒定法高效開展工作。

“選樣鑒定法”，是從所要鑒定某一類型的所有檔案中選出部分具有代表性的“樣本”進(jìn)行鑒定。這種方法的本質(zhì)，是用少量的樣本檔案來呈現(xiàn)歷史概貌、內(nèi)容和特征，比較適用于出現(xiàn)頻率較高的和例行性的歷史檔案文件。選樣鑒定法的好處在于，既可以減少需要鑒定的館藏檔案文件的數(shù)量，又從整體上不影響歷史檔案價值的鑒定工作?！斑x樣鑒定法”適宜于保存歷史檔案較多的檔案館或規(guī)模較大的歷史檔案館采用，這種鑒定法可以大大提高鑒定工作效率。如果要對歷史檔案施行分級管理，那么采用選樣調(diào)查法進(jìn)行鑒定，應(yīng)該是較為恰當(dāng)和合適的。就是說有選擇地對那些具有永久保存價值的歷史檔案進(jìn)行二次鑒定，并對它們進(jìn)行分級。現(xiàn)有保存歷史檔案的檔案館可以參照國家已發(fā)布的有關(guān)規(guī)定，逐步采用選樣鑒定法對歷史檔案開展鑒定工作。

2.2歷史檔案分級的劃分標(biāo)準(zhǔn)

《檔案法實施辦法》第三條規(guī)定：“各級國家檔案館館藏的永久保管的檔案分一、二、三級管理?！本褪钦f，檔案分級的對象是各級檔案館保存的永久檔案，級別分為一、二、三級，再根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施加以管理。依據(jù)上述標(biāo)準(zhǔn)，檔案分級管理具備兩個層次的內(nèi)涵，第一，把各級檔案館館藏的價值高的珍貴檔案，分別再細(xì)化為一、二、三級，價值較低的普通檔案不做級別劃分，所以也可將其稱之為級外檔案[6]。第二，對于珍貴檔案，按級別采取不同的保護(hù)措施，級別最高的應(yīng)采用特別的措施予以保護(hù)，可將這部分檔案稱為特藏檔案。

檔苑論壇永久檔案一級至三級的劃分，應(yīng)有可行且確切的標(biāo)準(zhǔn)，初步認(rèn)為：一級檔案事關(guān)黨和國家的重大利益和全局;二級檔案事關(guān)黨和國家的重要利益和局部;三級檔案事關(guān)某些地區(qū)和行業(yè)的重大事項。地方歷史檔案的分級標(biāo)準(zhǔn)可參照這一標(biāo)準(zhǔn)制定。永久保存的一級檔案在總量中只是極少數(shù)，同樣，二級檔案的數(shù)量也只是一小部分，三級檔案的數(shù)量龐大。因此，在檔案工作者進(jìn)行級別劃分的具體操作時，可以運用“優(yōu)先選擇法”來解決問題，以便提高工作效率。即先抽選一、二級檔案，剔除掉少量已經(jīng)沒有保存價值的檔案，余下的便是在總數(shù)中占絕大多數(shù)的三級檔案。在具體應(yīng)用中，對館藏中價值越高的歷史檔案，實施更嚴(yán)格的保護(hù)手段。檔案特藏室的建立，就是對珍貴檔案特殊保管的一種有效嘗試。上述說明，檔案（包括歷史檔案）分級管理標(biāo)準(zhǔn)的確立，是根據(jù)我國各級各類檔案館保管的檔案實際情況來確定的，對于歷史檔案而言，可以依據(jù)其級別差異采取不同的保管措施，有的放矢，確保稀有、珍貴的歷史檔案得到重點保護(hù)。

3分級管理在清代中央檔案中的應(yīng)用思考

3.1分級管理在清代中央檔案中的應(yīng)用初步考慮

可以以全宗為單位，對中國第一歷史檔案館館藏的74個全宗進(jìn)行級別劃分。

全國性重要職能機(jī)構(gòu)所形成的檔案涉及朝庭的重大決策、全國性戰(zhàn)事處理、全國人口管理等國家重大事項和全局，其價值要比一般職能機(jī)構(gòu)形成的檔案高，所以該類機(jī)構(gòu)形成的全宗建議歸類為一級。如內(nèi)閣、軍機(jī)處、戶部、兵部等。

對于那些同樣反映了全國性活動的全宗，反映的是朝庭重要事項和局部事項，但是其形成機(jī)構(gòu)的重要性相對重要職能部門要低一些的，可劃分為二級。如理藩部、督察院、軍諮府、資政院等。

對于反映各省市或地區(qū)活動的檔案，劃分為三級較為合適。如山東巡撫衙門、黑龍江將軍衙門、寧古塔副都統(tǒng)衙門、琿春副都統(tǒng)衙門檔案等。

級別劃分會有交叉的情況：一級全宗中部分檔案達(dá)不到一級的標(biāo)準(zhǔn)，屬于二級或者三級;二級檔案中可能有一級或者三級檔案;三級檔案中可能有一級或者二級檔案。如軍機(jī)處其僚屬機(jī)構(gòu)檔案達(dá)不到一級;三級檔案若其內(nèi)容事關(guān)邊防要務(wù)，涉及國家重大利益，可提級為一級或二級。介于兩個級別之間的，一般劃分為高一級。

3.2分級檔案應(yīng)采取的保管方法

劃分為一級的檔案，均應(yīng)按規(guī)定制作成光盤和縮微膠片加以保存。二級的，僅需制作成光盤保存即可。三級的，只需進(jìn)行簡單的整理和修復(fù)，盡量恢復(fù)原狀。二、三級檔案也需妥善保管，不能忽視對它們的日常保護(hù)。

這種做法基本上把檔案分級管理工作落到了實處。通常來說，具有最高等級的檔案必然表明其日常利用率以及蘊含的查考價值也最高，制作成光盤或者縮微膠片等復(fù)制替代品，不僅充分保護(hù)了高價值的檔案原件，同時檔案副本、替代品的使用也給社會利用檔案提供了很大便利。在整個過程中，注意把傳統(tǒng)的檔案整理方法與現(xiàn)代高科技手段相結(jié)合，通過良好的管理，把檔案分級鑒定、編目、分類標(biāo)引、掃描、光盤刻錄、縮微膠片制作、修裱、質(zhì)檢、史料匯編、專題研究等一系列工作有機(jī)貫穿起來，進(jìn)行多部門互相協(xié)作[7]。

3.3分級保護(hù)與開發(fā)利用

對不同級別的檔案應(yīng)采取不同的保管與開發(fā)利用方法。

一級檔案的保護(hù)與開發(fā)利用。一是采取多種手段來加強(qiáng)館藏一級檔案實體的保護(hù)，比如進(jìn)行原件的紙張脫酸，移入特藏室來保管，制作原貌復(fù)制件提供展示，用微縮品或全文數(shù)字化信息提供閱覽;二是通過舉辦陳列和網(wǎng)上珍檔介紹等有效形式，使珍貴的館藏一級檔案信息資源為社會所共享;三是從一級檔案文件級機(jī)讀目錄建立做起，逐步加強(qiáng)對館藏一級檔案的深度挖掘和數(shù)字化加工，開發(fā)高質(zhì)量的檔案編研精品。

二級檔案的保護(hù)與開發(fā)利用。一是有計劃地開展二級檔案的修復(fù)工作，盡可能地改善保管條件，延長壽命;二是加大館藏二級檔案信息資源的開發(fā)力度，實現(xiàn)其價值的最大化。

三級檔案的保護(hù)與開發(fā)利用。一是對館藏三級檔案的利用服務(wù)可以原件為主要形式，但應(yīng)盡量減少對三級檔案原件的損毀;二是積極推進(jìn)三級檔案數(shù)字化，將其中對國家和社會有廣泛而長久參考作用的檔案作為全文數(shù)字化的范圍;三是根據(jù)社會需求，通過編制一些常用的專題目錄、舉辦檔案陳列、專題史料等形式，做好三級檔案的信息開發(fā)工作，更好地發(fā)揮其價值。

4分級管理應(yīng)注意的幾個問題

4.1銷毀歷史檔案應(yīng)慎之又慎

歷史檔案是不可再生資源，一經(jīng)銷毀則無法復(fù)原，如處理不好，很可能造成不可挽回的重大損失。由于中國近代連年戰(zhàn)亂，現(xiàn)存歷史檔案數(shù)量較少，大都具有保存利用價值。因此，在進(jìn)行分級管理時遇到檔案銷毀問題，需慎之又慎。

4.2分級具有相對性

由于特定需要的不同和鑒別人員判定能力的差別，歷史檔案的等級劃分具有相對性，一二三級檔案的劃分應(yīng)是一個動態(tài)調(diào)整的過程，隨著時間的推移，有些全宗及檔案的重要性可能會被重新評估。所以，在進(jìn)行檔案價值鑒定時，應(yīng)了解歷史、考古研究等方面的需要，提高鑒定人員業(yè)務(wù)水平，盡量準(zhǔn)確。

4.3提升分級管理的數(shù)字化程度

對歷史檔案實施分級管理，需要做大量的檔案調(diào)取、歸卷、監(jiān)管等項工作，如果實現(xiàn)這些檔案數(shù)字化，即可以提高日常分級管理的工作效率，也能有效地減少對檔案原件的磨損，延長檔案壽命，同時提高檔案的利用能力和水平。應(yīng)將數(shù)字化納入歷史檔案分級管理方案中，有機(jī)結(jié)合推進(jìn)。

4.4保證歷史檔案實體及信息安全

分級管理的目的，是為了更好地保護(hù)歷史檔案。因此，應(yīng)按不同級別采取不同的安全保護(hù)措施，使各級別歷史檔案得到相應(yīng)的安全保護(hù)。同時應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字、縮微歷史檔案信息、存儲管理系統(tǒng)、存儲載體的安全保護(hù)，確保其安全。

4.5保證必要的資金投入

分級管理的基本實現(xiàn)途徑是采取不同的管理保護(hù)措

施，而這些措施都需要一定的裝備技術(shù)及系統(tǒng)軟件投入。應(yīng)根據(jù)分級管理的實際需要和財力可能，科學(xué)地確定資金投入的力度和步驟，保證分級管理的經(jīng)費需要。

綜上所述，實行歷史檔案分級管理十分必要，應(yīng)引起有關(guān)方面足夠重視。對于清代歷史檔案而言，實行分級管理，有助于更好地保護(hù)和利用。應(yīng)充分認(rèn)識歷史檔案分級管理的重要性，準(zhǔn)確地劃分歷史檔案的級別，相應(yīng)采取不同的管理措施，更好地保護(hù)和利用。

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（作者單位：陜西省西安市市政設(shè)施管理中心）