檔案分級管理研究

馮愛民

摘 要：1999年我國《檔案法實(shí)施辦法》首次提出了檔案分級管理的概念。隨著檔案管理工作的不斷完善與發(fā)展，檔案分級管理已經(jīng)從理論走向可行性實(shí)踐，并積累了一定的經(jīng)驗，這對我國檔案的科學(xué)化管理及安全保護(hù)方面都有著深遠(yuǎn)的意義。

關(guān)鍵詞：檔案；分級管理；科學(xué)化；保護(hù)

1 前言

我國的《檔案法實(shí)施辦法》中明確提出，“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，分級的具體標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法，由國家檔案局制定”，第十五條第三款中規(guī)定，“根據(jù)檔案的不同等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理”，條款對我國檔案分級管理進(jìn)行了明確的規(guī)定，檔案分級管理是針對檔案保密程度與具有保存價值的檔案，按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)與辦法，進(jìn)行保存。

2 檔案分級標(biāo)準(zhǔn)

檔案分級方法有四種，一種是根據(jù)保存期限的長短來分級，如永久期限、長期、短期；二種是按內(nèi)容分，如人事管理檔案、職工住房公積金檔案、醫(yī)療保險檔案、公用車輛等類別分級；三種是按照機(jī)密程度來劃分，如按機(jī)密分類分級，分為秘密級、機(jī)密級、絕密級三種；四種是按文件入檔時間年份分類保存。

3 檔案分級管理工作中的不足

3.1 社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展與檔案管理不同步

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是推進(jìn)檔案分級管理步伐的重要因素。我國經(jīng)濟(jì)總量突飛猛進(jìn)，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢頭，對企業(yè)與各個單位職工的待遇越來越好，醫(yī)療保險、住房公積金、人事關(guān)系、車輛信息等與職工生活相關(guān)的檔案建立起來。各級政府加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，以云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院對醫(yī)保、機(jī)關(guān)車輛、職工住房公積金、勞資關(guān)系等檔案管理為例，在檔案分級管理上，檔案建立時，各個單位及部門根據(jù)檔案建立全宗號，進(jìn)行歸類，并成為了解及掌握各單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的依據(jù)，檔案部門成為關(guān)注的重點(diǎn)，對多數(shù)單位的檔案管理檢查中發(fā)現(xiàn)，檔案建立不及時，與地域經(jīng)濟(jì)無法接軌，不能直接反映當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，無法跟上時代的發(fā)展。

3.2 檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來了巨大的變化，紙質(zhì)檔案被電子檔案所取代，檔案數(shù)字化已成為時代的特色。檔案管理也隨之發(fā)生了較大變化，檔案數(shù)字化成為各地推進(jìn)檔案管理發(fā)展的重要手段。在檔案信息化發(fā)展過程中，檔案檢索、檔案復(fù)制等技術(shù)改變了原來檔案查詢中繁瑣手續(xù)，減少了對檔案原件的需求。并且檔案管理成本也大幅度降低。但是在檔案數(shù)字化與信息化發(fā)展中，仍舊有很大一部分人，仍舊延續(xù)使用紙質(zhì)檔案材料，對電子檔案材料的建立認(rèn)識不足，使用電子信息技術(shù)能力不夠，使檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)不足。

3.3 檔案管理機(jī)構(gòu)調(diào)整不合理

隨著紙質(zhì)檔案的消退，電子檔案的建立，檔案業(yè)務(wù)人員數(shù)量急劇減少，各級政府、機(jī)關(guān)單位中，受到編制的限制，檔案人員總數(shù)不減，但是檔案整理人員較多，電子平臺操作人員較少，且檔案建立過程中，許多維護(hù)電子檔案平臺的專業(yè)人員不足，而紙質(zhì)檔案又較少，這部分管理人員又較多，所以人員分布與機(jī)構(gòu)調(diào)整十分不合理。

4 檔案分級管理方式

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案由文本紙質(zhì)檔案向電子版檔案過渡，在近年來檔案管理實(shí)現(xiàn)了各地聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了檔案適時管理與調(diào)用，給檔案管理帶來了巨大的變革。由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，尤其是各企業(yè)或各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事及勞資關(guān)系檔案、住房公積金檔案、機(jī)關(guān)車輛檔案、醫(yī)療保險檔案等等這些關(guān)系到人事及各種重要事件的檔案，轉(zhuǎn)變了管理模式并逐漸實(shí)現(xiàn)分級管理，其方式是：

4.1 標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化

檔案分級管理是基于檔案管理與保存價值的前提下，其中分級管理是對檔案價值的一種肯定與發(fā)揮。檔案是否具有保存價值也體現(xiàn)在檔案管理期限長短上，永久保存的檔案其價值具有永久性，而短期保存的檔案則價值發(fā)揮則在保存期限內(nèi)，所以分級管理，也應(yīng)當(dāng)以檔案價值體現(xiàn)時間作為標(biāo)準(zhǔn)來劃分。所以，檔案的分級管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)細(xì)化，根據(jù)保存期限分成一、二、三級，對于永久保存的檔案，還可以根據(jù)其用途的不同，和發(fā)揮的作用的不同，進(jìn)行細(xì)化分級，以利于管理。

4.2 保管的特殊性

傳統(tǒng)檔案在管理模式上，根據(jù)全宗為單位，分門別類進(jìn)行存放，同一類別，同一性質(zhì)的檔案，保存在一起。在檔案分級管理上，對不同類別不同性質(zhì)的檔案，按照價值不同與保管期限長短，分成不同的等級，使檔案在保存上具有特殊性。隨著云技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理從紙質(zhì)宗卷形式，向電子儲存檔案管理模式轉(zhuǎn)變。這對檔案管理提出了新的要求，檔案管理不在受到紙質(zhì)與管理約束，取而代之的是電子文本形式的檔案材料，管理形式也有所改，計算機(jī)管理代替了人為管理，節(jié)約了大量人力物力的同時，也使檔案管理變得更加便利。例如在管理職工公積金檔案材料時，人員信息是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，而對所有職工信息進(jìn)行檔案管理時，只需通過電腦的一個統(tǒng)計表格，即可以實(shí)現(xiàn)全部職工個人信息的管理，從而使龐大的數(shù)據(jù)庫變?yōu)樾⌒〉囊粋€電子表格，即可以裝載所有職工的個人信息資料，使管理更具特殊性。

4.3 保護(hù)的優(yōu)先性

檔案分級管理需要科學(xué)化管理，突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，根據(jù)檔案保存期限與保存價值的不同進(jìn)行分級管理。對于檔案保存價值較高、較為珍貴的檔案資料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特別保管，以全宗號為界定，進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案管理信息化以后，實(shí)現(xiàn)了各個單位內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理。例如對醫(yī)保信息、公用車輛、職工住房公積金檔案信息進(jìn)行管理時，這部分信息對于職工與相關(guān)人員來說十分重要，所以在檔案保護(hù)上具有優(yōu)先性，對這些與人們利益息息相關(guān)的檔案材料進(jìn)行電腦備份以利于保存，并重點(diǎn)加以保護(hù)。

4.4 利用的安全性

檔案保存的最終目的，是為了日后的使用，但是一些有關(guān)人事管理、醫(yī)保信息、公用車輛信息、固定資產(chǎn)管理等作為檔案材料的一些重要信息，即具有保密性，又與人們的生活息息相關(guān)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對這類檔案實(shí)現(xiàn)了信息化管理，并實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)，使人們隨時隨地不受時間空間的限制，即可以調(diào)出所需信息資料，這也給這些檔案的安全管理帶來了隱患，所以在使用檔案材料時，為了避免信息泄露，提高檔案管理的安全性十分重要?？梢詫n案材料進(jìn)行分級管理，對于這些比較重要的檔案信息，給予保護(hù)，并完善使用程序，提高檔案材料在使用中的安全性能。

5 結(jié)束語

不同時期的檔案，有不同時期的作用，明、清、民國、日偽等檔案，即可以反映出當(dāng)時的國民生活情況與當(dāng)時的時代特色，檔案保存與管理，對于國民意義重大。檔案在管理中根據(jù)不同類別進(jìn)行分級管理，其分級標(biāo)準(zhǔn)在長期的實(shí)踐中逐漸形成，并對不同單位不同檔案分級管理有著不同的特點(diǎn)，檔案分級管理對于保障人民群眾利益有著重要作用。

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