高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理研究

許琪瑋

摘 要：隨著時(shí)代和社會(huì)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了很好的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使我們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在此基礎(chǔ)上，高職院校的文書(shū)檔案管理工作有了更進(jìn)一步的發(fā)展，傳統(tǒng)高職院校的文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代和社會(huì)對(duì)其要求，在新的時(shí)代形勢(shì)之下，文書(shū)檔案管理工作也要進(jìn)行發(fā)展和創(chuàng)新。當(dāng)前推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展，能夠在很大程度上提高高職院校文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是也應(yīng)當(dāng)注意到此工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后及時(shí)解決問(wèn)題，才能夠推動(dòng)高職院校更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;數(shù)字化管理

為了推動(dòng)高職院校中文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)對(duì)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，從而提出相應(yīng)的解決方案，才能夠真正推動(dòng)其管理工作的開(kāi)展。但是，當(dāng)前高職院校中的文書(shū)檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，檔案數(shù)量在不斷增加，同時(shí)增加速度也在快速提高，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。因此，文書(shū)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)一步發(fā)展是很有必要的。高職院校要注重到，對(duì)文書(shū)檔案的管理工作重視起來(lái)，真正提高其工作質(zhì)量和水平。

高職院校檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，能體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)管理水平的高低。2021年6月8日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，規(guī)劃中強(qiáng)調(diào)“社會(huì)主義法治國(guó)家建設(shè)和新修訂檔案法施行，迫切要求深化依法治檔、提高檔案治理能力和水平”。文書(shū)檔案工作的有效開(kāi)展，有助于總結(jié)教育工作，掌握教育規(guī)律以及保密信息，更有助于職業(yè)院?！半p高”計(jì)劃的順利實(shí)施。

一、高職院校檔案數(shù)字化管理的必要性

1.檔案數(shù)量增長(zhǎng)速度很快

隨著高職院校的不斷發(fā)展，各種工作量在不斷增加，同時(shí)其文書(shū)檔案的數(shù)量也越來(lái)越多，當(dāng)檔案信息量逐漸增多時(shí)，就給檔案管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，不僅增加了工作量，同時(shí)難度也更大了。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理工作形式已經(jīng)有些落后了，不能夠保證工作質(zhì)量和效率。

在信息化時(shí)代，需要提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，這樣才能夠跟得上時(shí)代的節(jié)奏，對(duì)信息收集、儲(chǔ)存和處理工作來(lái)說(shuō)，都是很有利的。因此，在高職院校的文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重這些問(wèn)題，才能夠有效提高檔案信息的利用程度，更好地為檔案工作發(fā)展助力。

2.檔案記錄方式多樣化的要求

同時(shí)，檔案記錄方式也在不斷變化，傳統(tǒng)的檔案記錄方式的質(zhì)量和效率都不高，會(huì)影響高職院校的文書(shū)檔案管理工作。信息化時(shí)代將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校的文書(shū)檔案管理工作中，使其工作進(jìn)行得更加順利。

二、高職院校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

1.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存

就目前的高職院校文書(shū)檔案管理工作而言，大多數(shù)還是紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在的狀態(tài)，有些院校采用紙質(zhì)檔案管理，但是缺少了電子版的文書(shū)檔案，這就給查找工作帶來(lái)了一定的難度。在信息化時(shí)代，紙質(zhì)的文書(shū)檔案無(wú)論是在記錄、儲(chǔ)存和處理工作上，都沒(méi)有足夠高的工作效率。還有一些學(xué)校采用兩種方法相結(jié)合的方式進(jìn)行工作，能夠很好地提高檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量和水平。

2.檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

高職院校的文書(shū)檔案數(shù)字化管理中存在著一些問(wèn)題，如果不解決就會(huì)在很大程度上影響文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作的開(kāi)展。有些學(xué)校采用電子檔案保存的方式，這種方式有著很多不安全的因素，在管理時(shí)，如果操作不當(dāng)就會(huì)影響檔案信息的保存。很多檔案的保存時(shí)間和保存質(zhì)量會(huì)受到很多因素的影響，當(dāng)操作出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，就容易丟失檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)，影響學(xué)校的正常工作。電子檔案的管理方式也存在一些問(wèn)題，如對(duì)檔案的保密性產(chǎn)生了很大的影響。

3.檔案管理人員素質(zhì)和能力有待提高

隨著檔案管理工作的難度不斷增大，對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)水平要求也越來(lái)越高。很多高職院校中的檔案管理工作者缺乏數(shù)字化管理意識(shí)，同時(shí)也缺乏這方面的專業(yè)理論知識(shí)，不具備充足的信息分析能力。與此同時(shí)，還有很多院校中檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平不高，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理，會(huì)對(duì)高校的文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作帶來(lái)阻礙。

習(xí)近平總書(shū)記在2021年4月召開(kāi)的全國(guó)職業(yè)教育大會(huì)上對(duì)職業(yè)教育工作作出重要指示強(qiáng)調(diào)，在全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家新征程中，職業(yè)教育前途廣闊、大有可為。近年來(lái)，職業(yè)教育發(fā)展成績(jī)顯著，高質(zhì)量院校和專業(yè)群建設(shè)如火如荼，在此背景之下，高職院校文書(shū)檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要性日漸凸顯，檔案工作被放到更加重要的位置，但目前來(lái)看，高職院校檔案工作目前仍存在諸多問(wèn)題。

4.檔案管理制度建設(shè)不完善

《檔案法》第三章第十九條指出：按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全;采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。高職院校由于發(fā)展條件制約，學(xué)校場(chǎng)地有限，檔案管理所必需的設(shè)備設(shè)施以及場(chǎng)地都極度短缺，許多高職院校只給檔案室配備了一間辦公室用于日常辦公和在編教師的檔案存放，外聘教師檔案都無(wú)暇顧及，數(shù)量巨大的文書(shū)檔案更是無(wú)從管理。因此，許多高職院校的檔案管理人員借口學(xué)校沒(méi)有專門的檔案館，沒(méi)有足夠空間存放文書(shū)檔案之由，將文書(shū)檔案管理工作理所當(dāng)然地推給了輔導(dǎo)員，文書(shū)檔案從開(kāi)學(xué)到畢業(yè)都是由輔導(dǎo)員自行接收、管理、裝訂、郵寄。此類情況雖可解燃眉之急，但卻無(wú)法從根本上解決目前高職院校文書(shū)檔案管理混亂的現(xiàn)狀。頂層制度建設(shè)是完善基層檔案管理的重要支撐，沒(méi)有健全的制度，相關(guān)部門和工作人員之間職責(zé)不清、分工不明，界定模糊，導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)章可循、無(wú)據(jù)可依。

5.檔案管理規(guī)范化缺失

根據(jù)《檔案法》第三章第十四條的規(guī)定，檔案須集中管理。但目前一些高職院校檔案室人員配備不足，文書(shū)檔案散落在不同校區(qū)、各個(gè)分院、不同輔導(dǎo)員處，由此導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化缺失。首先，身兼多職的輔導(dǎo)員在檔案工作上缺少專業(yè)技能，也沒(méi)有時(shí)間與精力從事檔案管理、收集與編輯工作。其次，由于工作繁雜，場(chǎng)地有限、保密性缺失，輔導(dǎo)員管理文書(shū)檔案存在檔案丟失、檔案被篡改的極大風(fēng)險(xiǎn)。最后，由于輔導(dǎo)員的調(diào)整或更換、辦公場(chǎng)所的變化等原因，散落在各個(gè)輔導(dǎo)員處的文書(shū)檔案極易遺失。這既是對(duì)文書(shū)檔案的不負(fù)責(zé)任，也給輔導(dǎo)員帶來(lái)了巨大隱患。

6.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化欠缺

《檔案法實(shí)施辦法》第十五條規(guī)定：建立科學(xué)的管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化。目前，高職院校文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化極度欠缺，主要表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化欠缺。文書(shū)檔案到底該誰(shuí)收，該誰(shuí)管，怎么收，怎么管，怎么借，怎么派，目前都沒(méi)有明確規(guī)定，有的高職院校甚至發(fā)生過(guò)由老師個(gè)人將文書(shū)檔案送到檔案接收地的鬧劇;二是檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)化欠缺。從進(jìn)校，到畢業(yè)離校的檔案都是胡亂一團(tuán)放在輔導(dǎo)員手中，這于《檔案法》不合，更于《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定》不合;三是檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)化欠缺。文書(shū)檔案理應(yīng)由學(xué)校檔案室管理，最終真正的工作由輔導(dǎo)員承擔(dān)，年終考核時(shí)檔案室還要對(duì)輔導(dǎo)員的檔案郵寄錯(cuò)誤率進(jìn)行考核扣分，對(duì)整個(gè)分院的績(jī)效扣分，其中關(guān)系混亂，賞罰不明。

7.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

目前，多數(shù)高職院校的文書(shū)檔案管理人員都不具有專業(yè)性，相關(guān)工作人員學(xué)歷不高、年齡偏大的現(xiàn)象普遍存在，這些人員因?yàn)槿狈φ?guī)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，給文書(shū)檔案管理工作順利實(shí)施造成了阻礙。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息設(shè)備技術(shù)也開(kāi)始在文書(shū)檔案管理中得到了應(yīng)用，部分工作人員因?yàn)榍啡毙畔⒒矫娴闹R(shí)和技能，在日新月異的信息技術(shù)面前，陷入了無(wú)所適從的境地，還有的檔案管理人員思想保守，缺乏與其他部門溝通的意識(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案工作不能創(chuàng)新，無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，面對(duì)復(fù)雜的形勢(shì)缺乏應(yīng)變能力，無(wú)法把文書(shū)檔案在實(shí)際工作中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

三、高職院校加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

1.建立完善的檔案數(shù)字化管理制度

為了推動(dòng)高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案數(shù)字化管理制度，在完善的制度之下才能夠更好地進(jìn)行工作。一方面，學(xué)校要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況制定管理制度。例如，可以建立系統(tǒng)化的管理制度，當(dāng)建立了檔案工作制度之后，就能對(duì)相關(guān)工作人員的工作進(jìn)行管理，明確其職責(zé)。另一方面，要建立相關(guān)的檔案信息安全制度，使高職院校的文書(shū)檔案管理工作更加高效。

堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持人民立場(chǎng)，加強(qiáng)制度化建設(shè)。堅(jiān)持黨領(lǐng)導(dǎo)一切，全面落實(shí)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)高職院校檔案管理部門的統(tǒng)籌謀劃和指導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，在學(xué)校黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，規(guī)劃?rùn)n案工作的建設(shè)和布局，明確職責(zé)，理順關(guān)系，加強(qiáng)學(xué)校檔案室的履職能力建設(shè)。高職院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，為依法管理文書(shū)檔案提供政策和場(chǎng)地支持，對(duì)于場(chǎng)地不足，無(wú)法存放文書(shū)檔案的問(wèn)題，可與圖書(shū)館、后勤處等管理部門及教輔部門協(xié)商，共同開(kāi)發(fā)，通力合作，妥善處理文書(shū)檔案存放問(wèn)題。時(shí)刻謹(jǐn)記檔案工作的政治屬性，逐步提升高職院校檔案管理工作治理能效，提高政治站位，增強(qiáng)政治自覺(jué)，把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿檔案工作全過(guò)程、各方面，確保檔案工作正確方向的同時(shí)貫徹以人民為中心的發(fā)展思想，將立德樹(shù)人落實(shí)到教育工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在檔案管理工作中切實(shí)提高全校師生對(duì)學(xué)校檔案工作的滿意度。

2.構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于高職院校的檔案數(shù)字化管理工作來(lái)說(shuō)具有重要意義，因?yàn)檎麄€(gè)工作中的環(huán)節(jié)比較多，會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)很多挑戰(zhàn)，工作人員在工作時(shí)也很容易出現(xiàn)遺漏，因此高職院校應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)此工作進(jìn)行指導(dǎo)，明確整個(gè)工作的計(jì)劃和流程，才能夠更好地進(jìn)行操作，減少工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，也能夠使相關(guān)的工作部門高效協(xié)作，各部門按照數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。

3.充分利用相應(yīng)的資源進(jìn)行管理

高職院校在進(jìn)行文書(shū)檔案數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分利用與之相關(guān)的資源，對(duì)于數(shù)字化管理工作中所需的軟件、硬件設(shè)備等，應(yīng)當(dāng)多加投入，才能為工作提供相應(yīng)的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，要對(duì)做過(guò)的工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后要及時(shí)解決。定期對(duì)電子內(nèi)容和時(shí)間等進(jìn)行檢查，確保其安全和保密，還要進(jìn)行及時(shí)更新，使整個(gè)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量得到保證。

4.要注重建設(shè)檔案數(shù)字化管理人員隊(duì)伍

學(xué)校在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)其管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。例如，引進(jìn)一些專業(yè)的技術(shù)人才，讓他們?cè)趯W(xué)校負(fù)責(zé)技術(shù)指導(dǎo)工作。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，很多工作環(huán)節(jié)都需要技術(shù)人員參與，確保整個(gè)工作更加順利，他們能夠解決檔案中存在的問(wèn)題，對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，學(xué)習(xí)更加深層的技術(shù)。當(dāng)技術(shù)人員在檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍中發(fā)揮了充分的作用時(shí)，就能夠使整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作更加高效，使我國(guó)高職院校的檔案數(shù)字化管理工作得到進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新，這也是信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的表現(xiàn)。

5.堅(jiān)持依法治檔，改革創(chuàng)新，提升標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

堅(jiān)持依法治檔，改革創(chuàng)新，提升標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為文書(shū)檔案管理提供相應(yīng)的政策供給和標(biāo)準(zhǔn)，完善學(xué)校檔案工作制度與規(guī)范，加大現(xiàn)行法規(guī)解釋力度，提升文書(shū)檔案管理的法制化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。依法落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，編制和公布權(quán)責(zé)清單，明確行使主體、權(quán)責(zé)名稱、設(shè)定依據(jù)、履責(zé)方式。按照規(guī)定增設(shè)專職工作人員，在人檔配比科學(xué)合理的情況下高效率、高質(zhì)量完成高職院校文書(shū)檔案管理工作。堅(jiān)持改革創(chuàng)新，百年新征程，奮進(jìn)新時(shí)代，高職院校檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，信息化的迅猛發(fā)展為檔案工作提供了新的思路與載體，新時(shí)代的檔案工作應(yīng)加強(qiáng)與大數(shù)據(jù)、人工智能等創(chuàng)新信息技術(shù)的合作，在基礎(chǔ)領(lǐng)域與信息化電子系統(tǒng)相互銜接，建立電子檔案管理信息系統(tǒng)。堅(jiān)持安全底線，提升規(guī)范化建設(shè)。文書(shū)檔案管理須貫徹總體國(guó)家安全觀，統(tǒng)籌發(fā)展，堅(jiān)持底線思維，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，加強(qiáng)應(yīng)急管理，壓實(shí)安全責(zé)任，確保檔案安全。比如，文書(shū)檔案轉(zhuǎn)接學(xué)校時(shí)，其中包含了進(jìn)校之前的種種信息，這些信息一方面需要得到妥善保管，確保安全，另一方面進(jìn)校之前的信息可與在校期間的表現(xiàn)相結(jié)合，科學(xué)管理在校期間的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、入伍、公招等事關(guān)人生發(fā)展方向的重大事件。

6.突破傳統(tǒng)檔案管理模式，做好檔案管理信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式對(duì)設(shè)備使用和信息整理要求不高，但在當(dāng)今信息化時(shí)代，既給高職院校文書(shū)檔案管理提供了前所未有的機(jī)遇，也使得這一工作面臨著十分復(fù)雜的局面，因此，要充分運(yùn)用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，使手工和紙質(zhì)檔案管理存在的缺陷得到很好彌補(bǔ)，設(shè)立個(gè)人資源數(shù)據(jù)庫(kù)，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和利用，建立規(guī)范完整的電子檔案，在建設(shè)智慧校園過(guò)程中充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理的作用，使文書(shū)檔案管理成本顯著降低，管理效率明顯提升，檔案管理流程得到優(yōu)化。同時(shí)，打破傳統(tǒng)手工錄入和檢索，充分整合利用各部門資源，建立紙質(zhì)和電子檔案，如果一方出現(xiàn)問(wèn)題，另一方可以很好補(bǔ)救，把學(xué)校文書(shū)檔案管理信息化提升到較高的水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化時(shí)代，將信息技術(shù)充分融入各行各業(yè)的發(fā)展中是很重要的，能夠使工作更加高效。高職院校文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作中存在的問(wèn)題被解決之后，就能夠很好地推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作，使學(xué)校檔案管理工作有進(jìn)一步的發(fā)展，也能夠給學(xué)校的各項(xiàng)工作帶來(lái)便利，與此同時(shí)，高職院校還需要不斷完善此項(xiàng)工作，才能夠達(dá)到更好的效果，促進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展與研究。

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（作者單位：茂名職業(yè)技術(shù)學(xué)院）