“互聯(lián)網(wǎng)+”時代機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式探討

王霞

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速進(jìn)步，“互聯(lián)網(wǎng)+”深入各行業(yè)各領(lǐng)域。由于思想觀念落后、專業(yè)人才缺乏、行業(yè)規(guī)范缺陷及軟件技術(shù)瓶頸等問題制約著機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡問題仍然明顯存在，其傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的要求，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式迫在眉睫，面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要加大創(chuàng)新力度，不斷優(yōu)化管理模式，切實(shí)推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;規(guī)范化審核;信息化建設(shè)

干部人事檔案是歷史的、全面考察干部的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠信，是衡量干部德才的重要內(nèi)容，反映了組織人事部門的管理水平，同時也是干部調(diào)動、職務(wù)任免等工作的重要依據(jù)。隨著信息化社會的不斷推進(jìn)，電子數(shù)據(jù)存儲、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)應(yīng)用不斷推陳出新，傳統(tǒng)的檔案管理方式方法明顯已經(jīng)落后于新時代生產(chǎn)力的發(fā)展速度。在新的時代背景下，只有改進(jìn)管理方法，構(gòu)建從規(guī)范化審核到信息化建設(shè)全方位的現(xiàn)代化科學(xué)管理模式，才能切實(shí)發(fā)揮好信息化電子檔案管理的高效性、安全性、快捷性以及準(zhǔn)確性，充分保證檔案工作在黨和國家各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)性、保障性、支撐性作用。

一、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式面臨的困境

1.歷史遺留累積造成的檔案存管混亂

新中國成立以來，檔案管理工作經(jīng)歷了從起步摸索階段到成長發(fā)展階段再到臻于成熟階段，但不可否認(rèn)的是，仍有數(shù)目龐大的人事檔案在存放、管理方面混亂無序。一方面是由于時間相對久遠(yuǎn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中60年代之后出生的有相當(dāng)一部分人員仍在一線工作崗位，臨近退休的在職人員檔案中的最早材料要追溯到七十年代初期，時間跨度較長，加之前期檔案管理不善，造成人事檔案存放混亂、材料缺失嚴(yán)重;另一方面機(jī)關(guān)事業(yè)人員編制性質(zhì)種類眾多，有行政干部、事業(yè)干部、行政工勤、事業(yè)工勤、事業(yè)工人等，再加上權(quán)責(zé)劃分不清晰，檔案管理權(quán)限不明確，往往一個機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的檔案在多個地點(diǎn)存放，不同存檔管檔單位管理水平存在差距，造成檔案管理質(zhì)量參差不齊。

2.思想觀念落后造成檔案意識淡薄

隨著依法治國的不斷推進(jìn)，檔案法治化水平不斷提升，特別是“十三五”以來，檔案法制建設(shè)取得重要成果。但是，由于宣傳、執(zhí)行力度不夠，加上檔案工作在單位或地區(qū)的工作板塊中處于從屬地位，無論是領(lǐng)導(dǎo)干部，還是管檔一線人員，或是普通群眾，對檔案管理法治化的意義都認(rèn)識不足，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案意識普遍薄弱、檔案管理有法難依的問題。在檔案審核方面，由于人事檔案本身帶有一定的職務(wù)、職稱屬性，加之在檔案管理過程中安全性、保密性要求較高，所以對于部分檔案管理人員來說，其潛意識認(rèn)為人事檔案本身存在問題的概率較低，在檔案審核過程中，僅僅就浮于表面簡單核查，對于干部的“三齡兩歷一身份”等需要耗費(fèi)大量時間、精力的細(xì)節(jié)工作，往往采取“睜一只眼，閉一只眼”的方式，從而導(dǎo)致干部相關(guān)信息無法給予認(rèn)定，給職務(wù)晉升、職稱評定等工作造成很大的不便。

3.專業(yè)人才缺失造成檔案管理缺位

在新的歷史時期，人才資源是社會發(fā)展的第一資源，檔案管理工作也是如此。而現(xiàn)實(shí)情況是專業(yè)型檔案管理人才隊(duì)伍嚴(yán)重匱乏，一方面盡管現(xiàn)在檔案專業(yè)教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，培養(yǎng)了相當(dāng)數(shù)量的檔案專業(yè)人才，但不可否認(rèn)的是在整個培養(yǎng)過程中也存在一些不足之處，如教學(xué)內(nèi)容沒有隨著技術(shù)的發(fā)展及時更新，部分教材內(nèi)容較為落后，教學(xué)方式還是以老師授課為主，學(xué)生真正實(shí)踐的機(jī)會較少等，這些問題一定程度上制約著培養(yǎng)的專業(yè)人才質(zhì)量。另一方面在實(shí)際的工作中，由于管檔科室的特殊性，很多人力資源都傾斜到其他部門，管檔科室的人員普遍不足，再加上缺少專業(yè)性指導(dǎo)與培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)積累嚴(yán)重不足，業(yè)務(wù)能力參差不齊。另外，還有的單位人事檔案管理工作由其他部門的人員兼任，這些兼職人員大多數(shù)年齡較大，處于職業(yè)生涯的中后期，不能全身心投入檔案管理工作中，更有甚者，缺乏基本的政治素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，缺少為人民服務(wù)的責(zé)任感、使命感，在檔案審核、轉(zhuǎn)接等重點(diǎn)環(huán)節(jié)不按照規(guī)章制度執(zhí)行，違反檔案保密性和安全性原則，嚴(yán)重影響到檔案管理的規(guī)范化。

4.晉升空間狹窄造成檔案工作懈怠

盡管當(dāng)前社會對檔案信息的需求量在日益增加，國家在政策方面也不斷完善，但在實(shí)際的工作過程中檔案工作者的邊緣化傾向依然明顯。專職檔案管理人員在單位受重視的程度較低，在職務(wù)提拔、職級晉升等方面存在諸多阻礙，職業(yè)前景不明朗、發(fā)展空間受限造成專職檔案管理人員工作積極性不高，很難形成職業(yè)的成就感和榮譽(yù)感。

5.專業(yè)設(shè)備設(shè)施不足造成檔案建設(shè)滯后

先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的及時更新?lián)Q代是打造現(xiàn)代化檔案管理模式的基石，根據(jù)相關(guān)的調(diào)查情況，目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案工作有接近70%仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段，檔案存放柜、密集架等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施還是二十世紀(jì)七八十年代的產(chǎn)物，檔案庫房在防火、防水等硬性安全指標(biāo)方面不盡如人意，計算機(jī)普及率雖然逐年升高，但由于財政預(yù)算傾斜等方面因素，專業(yè)性檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用難度大，再加上各地人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求不一致，造成檔案管理軟件開發(fā)領(lǐng)域沒有統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范，專業(yè)性軟件的兼容性不強(qiáng)，不能形成一定的規(guī)模效應(yīng)，導(dǎo)致軟件開發(fā)企業(yè)參與檔案信息化建設(shè)的積極性不高，嚴(yán)重阻礙了新時代檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

二、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展機(jī)遇

1.政治環(huán)境機(jī)遇期

在從嚴(yán)治黨的新常態(tài)下，為落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的要求，嚴(yán)明組織人事紀(jì)律，中央多次開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，在卓有成效的同時，仍有部分人員檔案存在一系列問題，特別是檔案出現(xiàn)的弄虛作假等問題，嚴(yán)重影響了人事工作的嚴(yán)肅性和公信力，規(guī)范化審核仍是檔案管理的重中之重。

隨著社會主義法治國家建設(shè)和新修訂《檔案法》施行，人民對檔案信息、檔案文化的需求日益增長，迫切要求深化依法治檔，加快檔案開放利用，提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，提高檔案治理能力和水平，檔案現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)進(jìn)入了歷史機(jī)遇期。為推動“十四五”時期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，根據(jù)黨的十九屆五中全會精神和《中華人民共和國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》，2021年6月中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確指出：到2025年，檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化，取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，形成與新時代中國特色社會主義事業(yè)相適應(yīng)的檔案事業(yè)發(fā)展新局面，為建設(shè)檔案強(qiáng)國奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.科技環(huán)境機(jī)遇期

新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨成熟完善，大數(shù)據(jù)、云計算也迎來了技術(shù)性的變革，各行各業(yè)的“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依靠人工逐卷逐份管理，面對數(shù)目龐大的人事檔案，日趨增加的材料信息，費(fèi)時費(fèi)力，同時容易造成信息疏漏及檔案磨損。在新的時代背景下，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，優(yōu)化資源配置，加快數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。通過借助電子媒介，建立檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，一方面對于檔案管理過程中出現(xiàn)的疏漏問題，能在很大程度上得到避免和減少，另一方面在有限的時間里，也大大提高了檔案管理的工作效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理工作保駕護(hù)航。

3.人才資源機(jī)遇期

新的時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案現(xiàn)代化管理必將與“互聯(lián)網(wǎng)”“大數(shù)據(jù)”“5G”等前沿的技術(shù)掛鉤，真正需要的是學(xué)有所長的“新檔案人”，對于年長的人來說，由于學(xué)歷、年齡等因素的限制，在新技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握上較慢。相反，年輕一代對于新生事物、前沿技術(shù)有濃厚的興趣，學(xué)習(xí)和掌握速度都很迅速。隨著教育事業(yè)不斷發(fā)展，年輕一代的學(xué)歷層次普遍有了大幅度的提高，在知識層面有了保障。一方面他們有扎實(shí)的理論知識基礎(chǔ)、足夠的專業(yè)知識儲備，能夠迅速學(xué)以致用，即使存在專業(yè)缺口，也能借助網(wǎng)絡(luò)上各種學(xué)習(xí)方式擴(kuò)充知識儲備;另一方面信息化、網(wǎng)絡(luò)化讓年輕一代如魚得水，能夠迅速適應(yīng)新技術(shù)加持的檔案管理模式，逐漸成為新時代檔案管理的中流砥柱。

三、干部人事檔案現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)策略

現(xiàn)代化檔案管理模式不僅僅是單純利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行信息化建設(shè)，其管理模式的前置條件應(yīng)是人事檔案的規(guī)范化審核。二者相輔相成，只有把規(guī)范化審核和信息化建設(shè)放在同一條主線上，才能建設(shè)好現(xiàn)代化的檔案管理模式。

1.以轉(zhuǎn)變思想觀念為起點(diǎn)，提升檔案管理意識

要從思想觀念做出轉(zhuǎn)變，逐步提升現(xiàn)代化管理檔案的強(qiáng)烈意識。

（1）強(qiáng)化政治意識。牢記檔案工作的政治屬性，提高政治站位，增強(qiáng)政治自覺，把黨的領(lǐng)導(dǎo)貫穿檔案工作全過程，確保以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，立足新發(fā)展階段，全面推進(jìn)檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

（2）強(qiáng)化規(guī)范意識。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)，不是其他工作的附屬，而是與其他工作處于同一位置，在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，在檔案流轉(zhuǎn)、查閱、保存等環(huán)節(jié)保持規(guī)范，杜絕本人查檔、違規(guī)拍照記錄等不規(guī)范行為。

（3）強(qiáng)化審核意識。一卷合格的干部人事檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核，按照“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”的原則，在審核過程中，不能僅局限于“三齡兩歷一身份”核實(shí)，更要注重整體、細(xì)節(jié)的把握，把干部調(diào)動、職級晉升等關(guān)鍵人事環(huán)節(jié)與檔案審核認(rèn)定結(jié)論密切聯(lián)系，對檔案存在嚴(yán)重問題的人員在晉升、評聘職稱等方面予以擱置處理。

（4）強(qiáng)化安全意識。正確認(rèn)識檔案屬于國家財產(chǎn)而非個人財產(chǎn)，在檔案管理過程中，要把安全工作作為重中之重。一方面硬件設(shè)施要安全過硬，切實(shí)做好檔案室的防火、防潮等基礎(chǔ)安全工作，控溫、控濕等基礎(chǔ)保存工作，定期檢修煙霧警報器、除濕器、監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施，對出現(xiàn)問題的設(shè)備要及時維修更換，確保硬件設(shè)備實(shí)時運(yùn)轉(zhuǎn)正常。另一方面為避免在信息化建設(shè)過程中電子文件在存儲使用環(huán)節(jié)造成損壞，要嚴(yán)格定義各種文件信息的保密級別，嚴(yán)格定義各類審核人員的使用權(quán)限，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加密功能對檔案信息庫中存在的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行分級分類加密處理，及時消除不安全因素，保障人事檔案信息的安全。

2.以注重人才培養(yǎng)為支撐，壯大專業(yè)人才隊(duì)伍

（1）加強(qiáng)專業(yè)性教育培訓(xùn)，制訂檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人才培養(yǎng)計劃和目標(biāo)，以知識結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展為培養(yǎng)方向，培養(yǎng)一批“政策通”和“多面手”，補(bǔ)足人才短板。

（2）加強(qiáng)政策宣傳引導(dǎo)，提高管檔人員整體政治素質(zhì)和無私奉獻(xiàn)的精神，使其職業(yè)認(rèn)同感、自豪感明顯提升。

（3）明確檔案管理專職人員，提升管檔人員的晉升通道，完善評價考核獎勵機(jī)制，克服重資歷、輕業(yè)績，重學(xué)歷、輕能力的傾向，對善于創(chuàng)新、業(yè)績突出的年輕一代要敢于破格提拔，在發(fā)掘真正技術(shù)人才的同時避免專業(yè)型人才的流失。

（4）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，新老結(jié)合，避免出現(xiàn)人員斷層，側(cè)重于年輕人員的招錄，同時也要吸收具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老同志，避免因人設(shè)崗，保證檔案人才隊(duì)伍配備合理、有序更替。

3.以統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為抓手，完善檔案管理規(guī)范

現(xiàn)代化檔案管理逐步邁向信息化時代，電子檔案將作為新興的載體活躍于歷史舞臺，新生事物的初期往往會有各種弊端，檔案領(lǐng)域也不例外，檔案現(xiàn)代化建設(shè)初期由于管理手段不成熟，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，勢必會產(chǎn)生各式各樣的矛盾。各單位要以國家檔案局檔案標(biāo)準(zhǔn)庫中國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依托，結(jié)合實(shí)際情況，在檔案轉(zhuǎn)接、審核、保存、收集、查閱等基本工作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時也要加大宣傳、貫徹、執(zhí)行力度，讓國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)落在實(shí)處，只有這樣才能讓檔案工作統(tǒng)一方向、統(tǒng)一步調(diào)，避免出現(xiàn)自相矛盾、各自為政的現(xiàn)象。

4.以更新先進(jìn)設(shè)備為重點(diǎn)，邁向信息時代

把握新時代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)帶來的效率紅利，積極擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，探索現(xiàn)代化管理模式。

（1）硬件方面。改善或者新建符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房及密集架，尤其做好庫房安全性、保密性工作，在庫房溫濕度、監(jiān)控報警、密集架移動、出入門禁等方面全面實(shí)現(xiàn)自動化、智能化，人事檔案存放全部淘汰紙質(zhì)檔案袋、檔案盒，更換為保存質(zhì)量更好的塑料檔案盒，人防、物防、技防三位一體，安全防范體系更加完備。

（2）軟件方面。加強(qiáng)政策引導(dǎo)，鼓勵支持軟件開發(fā)企業(yè)參加現(xiàn)代化檔案管理模式的建設(shè)，同時明確準(zhǔn)入門檻，對于軟件研發(fā)水平有限、信用不佳的企業(yè)禁止進(jìn)入檔案現(xiàn)代化建設(shè)領(lǐng)域。同時，完善檔案信息化軟件開發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在安全保密性達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)上，提高軟件的兼容性，增強(qiáng)質(zhì)優(yōu)軟件的推廣度，及時淘汰不符合要求的軟件，避免出現(xiàn)泄密情況。此外，還要明確軟件開發(fā)的基礎(chǔ)功能，不能僅局限于查詢功能，要綜合檔案信息化建設(shè)的全面需要，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，加強(qiáng)相關(guān)軟件的售后服務(wù)保障，根據(jù)使用過程中出現(xiàn)的問題，及時完善、更新檔案信息管理系統(tǒng)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代化檔案管理模式不是一朝一夕就能建設(shè)完善，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位、軟件開發(fā)企業(yè)、一線管檔人員等多方面的努力，需要規(guī)范化審核和信息化建設(shè)結(jié)合發(fā)力，在不斷完善的過程中，難免會出現(xiàn)各式各樣的問題，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況，充分發(fā)揮資源優(yōu)勢，協(xié)調(diào)各方面，統(tǒng)籌各環(huán)節(jié)，制定出合理的解決措施，在不斷優(yōu)化現(xiàn)代化檔案管理模式中增強(qiáng)檔案安全防線、提高檔案服務(wù)水平、提升檔案治理效能。

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（作者單位：山東省濟(jì)南市萊蕪區(qū)人力資源和社會保障局）