新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探究

李玉強(qiáng)

摘 要：近年來我國的科學(xué)技術(shù)水平有了很大的提高，各行各業(yè)對信息化技術(shù)都重視起來，我國檔案管理工作也逐漸開始信息化建設(shè)，就我國目前的發(fā)展情況而言，檔案管理是事業(yè)單位工作中非常重要的一部分，做好檔案管理信息化建設(shè)，就可以從根本上減少事業(yè)單位人力、物力的消耗，提高檔案管理的完整性和規(guī)范性，為檔案管理后續(xù)利用和發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是就目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況來看，在這一過程中還存在著很多問題，對信息技術(shù)沒有發(fā)揮出其自身真正的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，一直以來都是我國事業(yè)單位所面臨的主要問題，隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)也成為目前事業(yè)單位所面臨的主要工作，在現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都十分發(fā)達(dá)的背景下，在檔案信息建設(shè)的過程中，熟練應(yīng)用信息化技術(shù)可以從根本上提高檔案管理的資源利用效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作日常的發(fā)展進(jìn)程，因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人員一定要結(jié)合我國目前的信息化發(fā)展形勢，從根本上做好檔案管理信息化建設(shè)。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.提高檔案管理效率

在人們的印象中，事業(yè)單位在檔案管理的過程中，所使用的材料都是紙質(zhì)的，針對一些重要數(shù)據(jù)的記錄也都是用紙質(zhì)材料來完成，需要耗費(fèi)大量的人力、物力來對檔案進(jìn)行儲存和使用。但是，紙質(zhì)材料不利于長期保存，在很大程度上提高了檔案管理工作中的人力、物力支出，從根本上影響檔案管理工作的主要進(jìn)程。在新時期背景下，我國的科學(xué)技術(shù)水平有了很大提高，如果能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到檔案管理中，就可以用電子檔案代替原來的紙質(zhì)檔案，不僅可以節(jié)省大量的人力、物力，還可以提高檔案的管理效率。因?yàn)橄噍^于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，電子檔案更方便人員管理，只需要在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的指令即可，不再需要對其進(jìn)行維護(hù)和整理，同時網(wǎng)絡(luò)儲存服務(wù)器容量大，成本也比較低，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員可以在一定程度上進(jìn)行自行查閱，極大提高了檔案管理的效率。

2.優(yōu)化事業(yè)單位整體信息水平

檔案管理作為事業(yè)單位中非常重要的一項(xiàng)工作，在這一過程中，適當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)可以從根本上優(yōu)化事業(yè)單位的整體水平。就我國事業(yè)單位目前的情況而言，不只是針對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，而是隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對事業(yè)單位整體都要進(jìn)行優(yōu)化，通過對信息技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以提高檔案處理的速度，還可以提升管理效果，針對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，也可以從根本上優(yōu)化我國事業(yè)單位整體的信息水平，推動事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程。如果可以真正做好檔案管理信息化建設(shè)，那么在未來的檔案管理工作中，技術(shù)人員就可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建出完善的信息處理系統(tǒng)，并且可以在各種軟件中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限接口，讓工作人員隨時隨地進(jìn)行檔案查詢，大大提高工作人員的工作效率，將檔案資源的效率最大化。因此，相關(guān)負(fù)責(zé)人員對這一問題要重視起來，只有真正做好事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作，才能夠進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，達(dá)到提高工作效率的目的。

3.提升檔案資源利用效率

查閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不僅需要到當(dāng)?shù)氐奈幕^，還要耗費(fèi)人力去尋找，在查找的過程中會消耗很多時間，導(dǎo)致很多工作人員由于嫌麻煩或者是時間問題，不愿意去查找，在很大程度上降低事業(yè)單位檔案資源的利用效率。檔案資源可以為企業(yè)的經(jīng)營者提供相應(yīng)的決策參考，還可以提高企業(yè)各種決策的質(zhì)量，如果檔案資源沒有得到充分利用，那么對企業(yè)的發(fā)展也會有著非常大的影響。因此，應(yīng)做好檔案管理信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為電子版，工作人員可以通過計(jì)算機(jī)登錄自己的賬號，在客戶端上直接查詢，省去了到檔案館內(nèi)翻找的過程，節(jié)省了大量的時間，從根本上提高了檔案資源的利用效率。未來，信息化建設(shè)可以幫助檔案管理建立完善的管理系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的查詢出口和處理系統(tǒng)，使人們查詢檔案更加方便，在一定程度上提高檔案資源的使用效率。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

基于我國愈來愈高的社會需求和城鎮(zhèn)建設(shè)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位也越來越需要相應(yīng)的技術(shù)人員，對于人員的招募數(shù)量也在逐步上升。隨著事業(yè)單位對人員需求的逐步提升，事業(yè)單位人才管理部門的工作壓力也在隨之增長，在基層工作開展效率提升的同時也導(dǎo)致了一系列問題。當(dāng)下，事業(yè)單位在信息化檔案管理過程中普遍存在著不同的問題，極大影響了檔案管理信息化建設(shè)。

1.檔案信息化建設(shè)制度不完善

當(dāng)前我國有些事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度處于極其不完善的狀態(tài)，檔案管理信息化得不到真正的重視。雖然有些事業(yè)單位已經(jīng)確立較為完善的檔案信息化建設(shè)制度，但制度的執(zhí)行力和生命力均較低，存在著較多的問題，監(jiān)管部門也沒有積極擔(dān)負(fù)起責(zé)任，無法實(shí)施監(jiān)管與考核，極大影響了工作人員的積極性。個別檔案管理人員工作積極性不高也導(dǎo)致了在檔案信息化建設(shè)的工作中難以真正的負(fù)責(zé)。

2.檔案管理信息化資金投入不足

由于對檔案工作的重視程度較低，導(dǎo)致事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理信息化建設(shè)難以獲得足夠的資金，并且隨著我國事業(yè)單位資金投入不足的同時，檔案管理設(shè)備的更新力度極其匱乏，難以保證相應(yīng)的工作設(shè)備能夠滿足我國檔案管理信息化建設(shè)的需求，無法確保積極開展跟進(jìn)時代的科技化、信息化檔案管理模式，使得檔案管理基礎(chǔ)更加落后。更有甚者，個別單位還在用紙質(zhì)的文件管理模式，沒有積極使用更為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生了較大的影響，采用煩瑣的紙質(zhì)檔案管理不僅費(fèi)時費(fèi)力，同時也影響檔案管理人員的工作心態(tài)，進(jìn)一步影響檔案資源的優(yōu)化保管建設(shè)。雖然部分事業(yè)單位進(jìn)行了信息化平臺的搭建，但其中的很多工作仍舊處于手工收集和檢索模式，進(jìn)一步影響了檔案管理信息化建設(shè)。

3.檔案信息化建設(shè)管理人員素質(zhì)普遍不高

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極其復(fù)雜的工作，對于工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力有著很高的要求，但目前我國事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，專業(yè)檔案管理人才十分缺乏。此外，管理人員除具備專業(yè)素質(zhì)外，還要有積極熱情的工作態(tài)度，而據(jù)相應(yīng)研究調(diào)查顯示，部分單位對于檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)并不重視，導(dǎo)致檔案管理人員的管理思維老舊，素質(zhì)難以得到提高等情況出現(xiàn)，影響檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

4.檔案管理信息化、科學(xué)化程度較低

21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的時代，計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用進(jìn)一步為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，對于檔案管理工作效率的提升有著較大的促進(jìn)作用。目前，我國事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，積極進(jìn)行檔案管理信息化平臺建設(shè)。但由于管理人員對于信息化建設(shè)的工作存在著較多疏漏，出現(xiàn)了部分工作人員在將檔案歸類與完善的同時，無法正確參考實(shí)際狀況。不僅如此，在進(jìn)行檔案信息化管理工作時，一些事業(yè)單位也并沒有建成相應(yīng)的管理系統(tǒng)，信息化管理的效能難以得到真正發(fā)揮，導(dǎo)致無法在檔案管理中體現(xiàn)信息化系統(tǒng)的價(jià)值，無法有效促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

三、新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新策略

1.加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理

在進(jìn)行檔案資源管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員可以通過加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理的方式來進(jìn)行創(chuàng)新。針對檔案資源管理部分，尤其是在人力資源管理的過程中，一定要對相應(yīng)的資源信息進(jìn)行有效整合，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，營造出良好的檔案管理氛圍，對數(shù)據(jù)也要及時處理，并且不斷完善數(shù)據(jù)庫，提高內(nèi)部信息數(shù)據(jù)管理水平。同時，對于人事檔案也要重視起來，通過提高人事檔案的質(zhì)量和水平來加強(qiáng)數(shù)據(jù)源的管理，可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)，因?yàn)樵谛畔⒒ㄔO(shè)的過程中，數(shù)據(jù)源是非常重要的一部分，而在數(shù)據(jù)源的管理中，人事檔案數(shù)據(jù)庫又是不可或缺的，因此在對人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行電子版統(tǒng)籌的過程中，一定要對檔案進(jìn)行有效整理，并且不斷完善人力資源管理系統(tǒng)，只有真正做好人力資源管理系統(tǒng)才能夠加強(qiáng)數(shù)據(jù)源的管理，進(jìn)一步推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作。

2.提高管理人員業(yè)務(wù)水平

要真正做好檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅要從實(shí)際情況出發(fā)，還要對從事檔案工作的相關(guān)人員做好培訓(xùn)工作，只有增加他們的專業(yè)技能，提高其知識儲備量，才能夠進(jìn)一步推動檔案管理信息化建設(shè)。就我國目前事業(yè)單位實(shí)際情況來看，從事檔案管理工作的人員很少，沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，在信息化建設(shè)的過程中缺少相關(guān)專業(yè)知識的普及，在很大程度上拖慢了信息化建設(shè)的進(jìn)程，如果能夠?qū)ζ溥M(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，讓他們明白自己實(shí)際的工作內(nèi)容，并且將專業(yè)知識和他們目前已有的工作經(jīng)驗(yàn)結(jié)合起來，從單位的發(fā)展條件和未來規(guī)劃出發(fā)，選擇一個他們合適的工作方式就可以從根本上提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。相關(guān)負(fù)責(zé)人員也可以調(diào)配其他具有專業(yè)檔案管理知識的人員來從事內(nèi)容規(guī)劃和工作安排，并且監(jiān)督檔案管理工作的質(zhì)量，盡量避免檔案信息出現(xiàn)錯誤。另外，還要建立起相應(yīng)的獎罰機(jī)制，針對那些提出創(chuàng)新建議的員工進(jìn)行相應(yīng)的物質(zhì)或者口頭獎勵，推動檔案管理效率。

3.注重檔案資源開發(fā)利用

在整個檔案管理信息化建設(shè)的過程中檔案信息資源的建設(shè)是其中非常重要的內(nèi)容，如果在信息化建設(shè)的過程中，根本就沒有可以利用的檔案信息資源，或者是可被利用的檔案信息資源非常少，就根本談不上對其進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。首先，相關(guān)部門要進(jìn)行的就是對檔案目錄的建設(shè)，以檔案目錄為整體對事業(yè)單位中各個部門之間分散的信息資源進(jìn)行整理，檔案資料應(yīng)該按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的機(jī)制來進(jìn)行有效的資源配置，以方便社會人員進(jìn)行查找。其次，在整理完檔案目錄后，要利用數(shù)字化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行整體處理，確保實(shí)體紙質(zhì)檔案資料能夠轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息資料，對于紙質(zhì)材料中的一系列圖片，如果可以利用技術(shù)補(bǔ)全，那么就要注意保證圖片的完整性，如果有些圖片的來源已經(jīng)不可查找，那么相關(guān)負(fù)責(zé)人要拍照以后留作存檔，看能否將照片運(yùn)用到數(shù)據(jù)當(dāng)中。最后，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要根據(jù)檔案信息的整體情況進(jìn)行分類，用最簡便的方式呈現(xiàn)出檔案信息。

4.健全檔案管理信息化監(jiān)督制度

在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)人員的建設(shè)重點(diǎn)應(yīng)該放在安全監(jiān)督制度上。我國的信息技術(shù)雖然非常發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也有了很大的提高，但是信息安全仍是一個非常需要注意的點(diǎn)，要保證檔案資源的安全性能，這就成了目前檔案信息建設(shè)過程中一個非常重要的問題。相關(guān)負(fù)責(zé)人員對于檔案信息化安全監(jiān)督制度一定要重視起來，確保檔案資源的一系列信息化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等都要在嚴(yán)格的監(jiān)督監(jiān)管之下進(jìn)行。首先，對于信息化檔案的訪問一定要設(shè)立相關(guān)的查閱制度，針對電子資源的查閱也要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，只有擁有權(quán)限的人才能夠進(jìn)行查閱。其次，在數(shù)據(jù)庫建立的過程中，雖然要實(shí)現(xiàn)檔案信息異地共享，但是在這一過程中也要確保異地共享的安全性，雖然這一行為能夠提高檔案利用的效率，但是在一定程度上也潛在著信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對于安全監(jiān)督問題除了要安裝簡單的防火墻等殺毒軟件之外，也要避免第三方鏈接。

5.升級管理部門軟硬件設(shè)備設(shè)施

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，尤其是目前新形勢背景下，不僅要完善檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，而且在整個檔案管理部門的團(tuán)隊(duì)構(gòu)建過程中，也要注意加強(qiáng)硬件投入和軟件升級。因?yàn)樵谡麄€信息化建設(shè)的過程中，不僅是檔案管理一個部門的工作，而是要在整個事業(yè)單位所有部門一起進(jìn)行，各個部門應(yīng)做好相應(yīng)的優(yōu)勢互補(bǔ)，形成契合度更高的團(tuán)隊(duì)，只有這樣才能夠提高團(tuán)隊(duì)工作的深度和廣度，才能夠建立起更加強(qiáng)大的系統(tǒng)工作網(wǎng)。在這一過程中針對崗位的安排也要做到靈活處理，在信息化建設(shè)的過程中，不可避免地要涉及兩類人才，一類是有關(guān)檔案管理專業(yè)知識的人才，還有一類就是對信息技術(shù)十分擅長的人才，這兩類工作人員不能單獨(dú)進(jìn)行工作，要和管理人員結(jié)合起來，只有三方共同合作才能夠達(dá)到目標(biāo)。在針對管理部門軟硬件升級上，相關(guān)負(fù)責(zé)人也要加大資源投入，就算檔案管理人員和信息技術(shù)人員有很高的專業(yè)知識水平，如果軟硬件跟不上，也沒有辦法做好信息建設(shè)工作。

四、結(jié)語

在新時期背景下，針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人員一定要明白信息化建設(shè)對于事業(yè)單位檔案管理的意義，它不僅可以從根本上提高檔案管理效率，還可以優(yōu)化事業(yè)單位整體的信息水平，提高檔案資源利用效率，雖然目前在檔案管理信息化建設(shè)中還存在著缺乏檔案管理人員基礎(chǔ)、信息技術(shù)薄弱、信息數(shù)據(jù)管理不到位、對信息化建設(shè)不重視等問題，但是在未來的發(fā)展中，只要事業(yè)單位能夠加強(qiáng)數(shù)據(jù)源管理，并且提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，注重檔案資源開發(fā)利用，健全信息化監(jiān)督制度，升級管理部門軟硬件就可以從根本上提高我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

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（作者單位：山東省中醫(yī)藥研究院）