新時期人事檔案管理中存在的問題及對策研究

白四嬌

摘 要：在我國社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的新時期背景下，行政事業(yè)單位中人事檔案管理工作也產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，要保證人事檔案管理工作在新時期公正有序進(jìn)行，必須摒棄“一勞永逸”的管理心態(tài)，善于從工作實際中總結(jié)問題并積極尋找解決對策，從而助力行政事業(yè)單位的整體發(fā)展。因此，本文對人事檔案管理的基本概念和內(nèi)容進(jìn)行了梳理，并總結(jié)歸納了當(dāng)前事業(yè)單位中人事檔案管理常見的問題，結(jié)合工作實際提出具體可行的解決對策，擬為人事檔案管理工作革新提供可參考建議。

關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案管理;問題與對策

當(dāng)前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的深入期，社會競爭愈加激烈，對各行各業(yè)都造成一定的影響，要想在社會發(fā)展新時期促進(jìn)行政事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)，獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，不僅需要各單位對專業(yè)領(lǐng)域工作進(jìn)行橫向拓展和縱向深挖，加強核心競爭力，還需要對原有的管理模式進(jìn)行結(jié)構(gòu)重組，尤其對于人事檔案管理來說，涉及的資料總量大、復(fù)雜程度高，需要管理人員具有更高水平的專業(yè)素養(yǎng)。因此，當(dāng)今時代背景下行政事業(yè)單位應(yīng)盡快對原有人員檔案管理體系進(jìn)行改革創(chuàng)新，使用科學(xué)、合理的手段解決問題，從而有效提高人事檔案管理效率。

一、人事檔案管理基本概念及其內(nèi)容

1.人事檔案管理基本概念

人事檔案管理主要指相關(guān)企事業(yè)單位的人事管理人員對組織內(nèi)部的員工檔案進(jìn)行收集歸檔、檢查核驗、轉(zhuǎn)移交接、信息保密等一整套流程，從而對組織內(nèi)各部門、各層級工作人員進(jìn)行精細(xì)化管理，將員工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷水平、社會關(guān)系等進(jìn)行嚴(yán)格歸檔，避免后續(xù)合作過程中出現(xiàn)糾紛，能夠更好地實現(xiàn)企事業(yè)單位的人才運用。人事檔案管理工作并不包含在用人單位的基礎(chǔ)工作搭建中，而是在改革開放后經(jīng)過多年的用人實踐以及長期的運作過程中誕生的，且伴隨著行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與人員擴(kuò)張，應(yīng)不斷增添新的管理手段與方法。切實保障單位內(nèi)部人員的信息長期可追溯，使行政事業(yè)單位的用人程序更加規(guī)范、合理化，助力其長期發(fā)展。

2.人事檔案管理的內(nèi)容

當(dāng)今行政事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案管理主要是圍繞著維護(hù)檔案信息機(jī)密、避免檔案材料損毀以及便于檔案提取使用三個維度展開的，并從三個工作目標(biāo)中延伸出四項人事檔案管理工作的基本內(nèi)容。

第一，信息歸檔。當(dāng)單位納新后，需要對新入職員工提交的個人人事檔案信息進(jìn)行一次系統(tǒng)地檢查與核對，要求人事檔案管理人員要細(xì)致核對該員工檔案中的各項信息與檔案屬性，并將其歸檔至具體項目或位置，也要及時對組織內(nèi)部的人事匯總名錄進(jìn)行更新，確保每一次的歸檔工作高效準(zhǔn)確完成，給后續(xù)的檔案調(diào)用提供便利。

第二，檔案查驗。在完成人事檔案信息的分類歸檔處理后，還需要定期對過去的檔案進(jìn)行重新整理歸納，查驗檔案中是否有錯誤及遺漏，若有需要對其及時加以改正，此外，也要對檔案本身的保存狀態(tài)進(jìn)行檢查。在互聯(lián)網(wǎng)普及之前，人事檔案均采用紙質(zhì)手寫的形式，管理人員需要按年限或其他順序?qū)堎|(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)為電子檔案后進(jìn)行保存。

第三，人事檔案管理人員的工作內(nèi)容還包括對人事檔案的轉(zhuǎn)移交接。當(dāng)單位內(nèi)有人員調(diào)離或調(diào)入時，需要對涉及人員的人事檔案進(jìn)行交接，做好內(nèi)部的人事變動記錄。第四，檔案信息保密。人事檔案涉及公民的個人隱私，人事管理部門應(yīng)當(dāng)保證員工作為公民的基本權(quán)利，嚴(yán)禁使用員工的個人檔案進(jìn)行非法活動，同時，對員工人事檔案的保密管理也有助于維護(hù)單位自身的信息私密性。

二、新時期人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識不強

盡管在新時期發(fā)展背景下，很多行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作已經(jīng)完成了信息化全面覆蓋，然而人事檔案管理工作無論依托何種高新技術(shù)或平臺，都不可能脫離人腦智慧而獨立存在，因此，在當(dāng)前發(fā)展階段，人事檔案管理人員仍然起著重要的主導(dǎo)性作用?？v觀當(dāng)今人事檔案管理工作，仍舊存在管理人員統(tǒng)籌管理意識不強、專業(yè)素養(yǎng)不高等現(xiàn)實問題，且這種意識層面的欠缺也廣泛存在于管理層。個別管理者認(rèn)為人事檔案管理工作就是進(jìn)行一些簡單抄寫、錄入工作，與普通文員無異，因此，在招聘時并沒有特別要求專業(yè)性，從根本上導(dǎo)致人事檔案管理人員的專業(yè)性不足。一些已經(jīng)進(jìn)入工作崗位的檔案管理人員自身管理意識較為落后，認(rèn)為人事檔案管理工作僅限于對單一員工檔案進(jìn)行整理記錄，而忽視了從宏觀整體的視角對整個單位內(nèi)部的眾多檔案進(jìn)行系統(tǒng)性管理的重要性。在新時期發(fā)展背景下，行政事業(yè)單位規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)部員工架構(gòu)日益復(fù)雜，隨之而來的就是員工人數(shù)的劇增以及組織架構(gòu)的層級細(xì)化，若對人事檔案的管理仍停留于表面，而沒有形成系統(tǒng)管理的清晰底層邏輯，就極易在單位內(nèi)部埋下隱患。此外，人事檔案管理工作涉及員工個人的隱私信息，員工的信息也屬于單位機(jī)密的一部分，這就為人事檔案管理工作寫下了封閉管理的內(nèi)在基因，但在人事檔案管理實踐中發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作者的封閉性工作環(huán)境也可能造成管理者的“監(jiān)守自盜”，即利用崗位職權(quán)進(jìn)入人事檔案系統(tǒng)擅自修改或獲取資料，從而為自身牟利。

2.檔案管理制度不健全

當(dāng)前行政事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作還存在一個嚴(yán)重誤區(qū)，即缺乏健全細(xì)致的人事檔案管理制度。一些行政事業(yè)單位盡管制定了相應(yīng)的管理細(xì)則，但在實際工作中卻沒有起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用，很多情況下只是為了應(yīng)付檢查或僅僅起到形式上的完整，很容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的主觀性過強，檔案管理人員會按照自己的工作方式和工作習(xí)慣對人事檔案進(jìn)行管理，不同的工作人員對相同工作內(nèi)容的處理方式也不盡相同。

在當(dāng)前的社會背景下，各行各業(yè)的人事變動都較為頻繁，同樣，人事檔案管理人員也不例外，當(dāng)檔案管理人員發(fā)生變動時，若沒有細(xì)致完善的管理制度作為參考，一旦出現(xiàn)檔案管理人員的離職或調(diào)動，會給接任者的管理工作造成極大困難，很難迅速進(jìn)入工作狀態(tài)，拉低了整體的工作效率。在這種情況下管理人員的主觀意識會得到凸顯，在遇到困難時多依靠自己的主觀理解切入工作，長此以往，會在人事檔案管理工作中造成漏洞，還可能引發(fā)組織與員工個人之間的糾紛。因此，為使人事檔案管理能夠長期有效地進(jìn)行，就必須制定一套適合本單位的檔案管理制度，管理者和人事部門相關(guān)人員應(yīng)從全局發(fā)展的視角出發(fā)，對單位的發(fā)展?fàn)顩r和內(nèi)容組織架構(gòu)進(jìn)行全面研究，并以此作為依據(jù)制定相關(guān)檔案管理制度，從而使管理制度更加適配實際的管理工作，為管理人員的工作提供便利，減少因管理人員職位變動帶來的負(fù)面影響。

3.檔案管理方式僵化過時

在一些傳統(tǒng)型行政事業(yè)單位中，其人事檔案管理模式仍舊停留在人工層面，即便引入了信息技術(shù)手段，也只是將資料的存儲方式從紙質(zhì)遷移到電腦系統(tǒng)中，并未使用新技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分析，傳統(tǒng)僵化的人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前復(fù)雜高頻的人事變動，成為阻礙人事檔案管理的嚴(yán)重問題。問題主要集中在兩方面：一是，人事檔案的形式問題;二是，檔案信息的調(diào)取問題。當(dāng)下的部分行政事業(yè)單位，仍沿用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案材料，且因缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，會存在檔案紙張大小不統(tǒng)一的情況。例如，在二十世紀(jì)八九十年代甚至到二十一世紀(jì)初，人事檔案資料的紙張規(guī)格多為16開的辦公專用紙，但隨著電子辦公方式的深入，人事檔案多采用電子打印的形式，紙張規(guī)格為A4紙，盡管不同時期的人事檔案內(nèi)容并不會受到紙張規(guī)格影響，但規(guī)格混亂的檔案資料會給人事檔案管理人員的整理和查找工作帶來諸多困難，且在美觀性上也較差。另外，規(guī)格不統(tǒng)一還容易引發(fā)檔案整理過程中的遺漏，且零散紙張一旦丟失，尋回概率很小，長遠(yuǎn)來看并不利于單位的長期發(fā)展。依托人工手段進(jìn)行檔案資料管理的方式也給檔案調(diào)取和查詢帶來困難。當(dāng)需要某項檔案資料時，管理人員需要從浩如煙海的歷史資料中去尋找，消耗了管理人員大量時間和精力，不利于管理工作的高效開展，當(dāng)遇到緊急情況或需要調(diào)取大量資料時，檔案管理人員需要犧牲完成其他工作的時間用于資料提取，長此以往會削弱人事檔案管理人員的工作熱情。

三、新時期人事檔案管理中存在的問題及解決對策

1.加強組織內(nèi)外的教育培訓(xùn)，組建一支精英人才隊伍

針對當(dāng)前人事檔案管理人員統(tǒng)籌管理意識不強的問題，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理工作者的定期教育培訓(xùn)。

例如，定期對檔案管理人員進(jìn)行能力考核，對人事檔案的接收、轉(zhuǎn)出、調(diào)取、查閱等流程加強培訓(xùn)，提高工作要求，保證檔案管理人員能滿足管理崗位的基本專業(yè)能力要求。要對檔案管理者的思維進(jìn)行革新拔高，多開展專業(yè)講座，邀請業(yè)內(nèi)專家學(xué)者進(jìn)行講學(xué)，使人事檔案管理人員具備統(tǒng)籌管理的全局觀，將工作視野從單個檔案資料放大到單位人事關(guān)系的全局中，從而對自己的工作內(nèi)容實現(xiàn)整體把握。同時，組織內(nèi)部也可以多開展員工間的技能競賽，例如，在人事部門開展人事檔案工作技能比賽，考核員工對工作內(nèi)容的熟悉程度，邀請獲勝者在同事之間分享經(jīng)驗，從而使整個人事檔案管理團(tuán)隊具有向心力與凝聚力，更好地投入日常工作中，形成部門內(nèi)的良性競爭，提高內(nèi)部人事檔案管理效果。最后，行政事業(yè)單位不僅應(yīng)要求檔案管理者的能力和思維達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，更應(yīng)對檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和道德表現(xiàn)予以重視，畢竟人事檔案的管理涉及眾多員工的個人隱私，工作內(nèi)容具有一定的敏感性和私密性，因而員工本人的良好職業(yè)素養(yǎng)決定了其在工作中能否妥善處理一些敏感性問題。應(yīng)盡量給予檔案管理工作一定的透明度，將管理流程做到全程可視化、可監(jiān)控，通過硬性的管理工作規(guī)范監(jiān)督和員工之間的組織內(nèi)部監(jiān)督，實現(xiàn)組織內(nèi)人事檔案監(jiān)督，保證人事檔案管理工作客觀、公正地完成。總之，要避免人事檔案管理工作內(nèi)部出現(xiàn)問題，首要就是彌補管理者自身的工作缺陷，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期開展對檔案管理者的教育培訓(xùn)，逐漸組建一支具有扎實專業(yè)知識、豐富實戰(zhàn)經(jīng)驗和良好職業(yè)道德的精英團(tuán)隊，不斷賦能人事檔案管理工作，培養(yǎng)人事工作核心力量。

2.科學(xué)理論與工作實際耦合，建立健全檔案管理細(xì)則

沒有規(guī)矩不成方圓，要想使人事檔案管理工作在科學(xué)有序的標(biāo)準(zhǔn)下運行，不能只依靠管理者的主觀意志，只有制定科學(xué)、全面的管理細(xì)則，人事檔案管理工作才能找到抓手。尤其在當(dāng)前新時代環(huán)境下，人事檔案的內(nèi)容不斷擴(kuò)充，人事崗位交替輪轉(zhuǎn)的節(jié)奏加快，建立健全檔案管理規(guī)范細(xì)則的任務(wù)刻不容緩。從人事檔案管理工作的具體實踐來說，要建立一套較為完善的管理細(xì)則可以按照以下幾個要點展開。

首先，人事部門人員應(yīng)當(dāng)深入研讀組織內(nèi)部已有的檔案管理規(guī)范，結(jié)合工作中的實際情況，保留仍具有重要指導(dǎo)意義的條款，刪去或修改過時的規(guī)范條例，初步擬定人事檔案管理規(guī)范。之后，按照初步擬定的規(guī)范進(jìn)行3個月的實踐試驗，從實際工作中考驗所擬定規(guī)范的實際應(yīng)用價值，并對存疑部分做好記錄，試驗期結(jié)束后組織管理層和人事部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行商討，對所擬定的管理規(guī)范條款進(jìn)行二次調(diào)整細(xì)化，這個不斷調(diào)整的過程可能會持續(xù)較長一段時間，直至規(guī)范在實際工作中具有較完善的指導(dǎo)意義。值得注意的是，在人事檔案管理規(guī)范制定過程中，要始終強調(diào)工作人員行為的合法性，規(guī)范檔案管理者的行為，并對違反規(guī)則的人員采取懲罰措施，保護(hù)好員工個人檔案的安全性，使檔案管理者的工作始終在法律框架之內(nèi)進(jìn)行。守住法律底線，推動人事檔案管理工作向前邁進(jìn)。

3.依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)平臺，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理模式

新時代行政事業(yè)單位應(yīng)盡快完成智慧辦公轉(zhuǎn)變，對于人事檔案管理來說，要對過去遺留的紙質(zhì)檔案資料盡快掃描存檔，完成無紙化辦公。電子存檔模式不僅查找起來更為方便，且能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存，同時，也可以大量節(jié)約紙張、印刷成本，為單位節(jié)約資金。

此外，人事檔案管理相關(guān)人員也要建立起獨有的人事檔案管理一體化平臺，在管理平臺上加載信息數(shù)據(jù)庫、檔案查找邏輯等，這就需要擁有一支專業(yè)技術(shù)扎實的計算機(jī)團(tuán)隊，能夠根據(jù)實際情況搭建實用性高的人事檔案管理平臺。值得一提的是，隨著新時期大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)的發(fā)展，高新技術(shù)手段已經(jīng)走進(jìn)人們的日常生產(chǎn)生活中。因此，在人事檔案管理一體化平臺的搭建過程中，可以使用大數(shù)據(jù)、云存儲、人工智能技術(shù)等，一來擴(kuò)大人事檔案儲存空間，二來利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的超強信息運算處理能力，幫助檔案管理者對數(shù)量巨大的人事檔案進(jìn)行整理分類，使人事檔案管理工作獲得事半功倍的效果。

四、結(jié)語

人是行政事業(yè)單位發(fā)展的根本，人事問題的爆發(fā)將會在組織內(nèi)部各部門間引發(fā)蝴蝶效應(yīng)，波及其他部門的日常工作，影響單位正常運轉(zhuǎn)。因此，新時代背景下人事部門的檔案管理工作應(yīng)被給予高度重視，適當(dāng)提高工作人員準(zhǔn)入門檻，提高工作人員福利，確保人事檔案的信息安全，并跟隨時代發(fā)展步伐不斷作出調(diào)整改善，使人事檔案管理工作更好地為行政事業(yè)單位的總體目標(biāo)服務(wù)。

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（作者單位：寧津縣交通運輸局）