推進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理，提升服務(wù)水平的思考

閆向前

摘 要：就業(yè)檔案管理，為公共就業(yè)服務(wù)工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)就業(yè)檔案管理，能夠?yàn)楦黝惿鐣?huì)就業(yè)人員提供有針對性的檔案服務(wù)，從而使就業(yè)檔案管理及利用效率得到有效提升。但是，在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，就業(yè)檔案管理工作面臨著前所未有的巨大挑戰(zhàn)，加上就業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀存在一些較為明顯的問題，因此持續(xù)推進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理工作刻不容緩。本文以檔案數(shù)據(jù)化管理特點(diǎn)為切入點(diǎn)，進(jìn)一步分析就業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀問題，并提出推進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理提升服務(wù)水平的措施，希望以此全面提升就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理工作的服務(wù)質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：就業(yè)檔案;數(shù)據(jù)化管理;特點(diǎn);現(xiàn)狀問題;服務(wù)水平;措施

進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展背景下，我國各行各業(yè)均呈現(xiàn)出較為快速的發(fā)展態(tài)勢。與此同時(shí)，各行各業(yè)對人才的需求也越來越大，在此情況下則需做好公共就業(yè)服務(wù)方面的工作。其中，就業(yè)檔案管理為公共就業(yè)服務(wù)工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。但是，從現(xiàn)狀來看，國內(nèi)就業(yè)檔案管理工作仍存在一些較為明顯的問題，比如：檔案管理模式較為傳統(tǒng)，未能與時(shí)俱進(jìn);檔案管理效用難以有效體現(xiàn);檔案管理方式方法滯后等。為解決這些問題，順應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展潮流，進(jìn)一步全面提升就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理服務(wù)質(zhì)量水平，鑒于此，本文圍繞“推進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理提升服務(wù)水平”展開分析研究，價(jià)值意義顯著。

一、檔案數(shù)據(jù)化管理的特點(diǎn)分析

檔案數(shù)據(jù)化管理，指檔案內(nèi)容信息量繁多，采取一般軟件很難高效承載及管理，在此條件下，通過互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等應(yīng)用，并以服務(wù)對象需求為依據(jù)，采集、分析、整理相關(guān)信息數(shù)據(jù)的一種形式。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)還需做好數(shù)據(jù)建模、深加工處理，以此使數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)涵及價(jià)值得到協(xié)同提升。顯然，檔案數(shù)據(jù)和普通檔案之間存在明顯差異，尤其是在特點(diǎn)方面。總結(jié)起來，檔案數(shù)據(jù)的具體特點(diǎn)如下：

1.思維方式創(chuàng)新性特點(diǎn)

檔案數(shù)據(jù)的思維方式具有鮮明的創(chuàng)新性特點(diǎn)，主要將服務(wù)對象的需求作為基礎(chǔ)導(dǎo)向，然后對檔案信息數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)的內(nèi)容進(jìn)行分析探討。在此種思維模式下，使以往在事件變化當(dāng)中尋找因果關(guān)系的思維方式被改變，可以在對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理分析基礎(chǔ)上，了解相關(guān)信息數(shù)據(jù)之間的內(nèi)部關(guān)系，有利于檔案大數(shù)據(jù)相關(guān)問題的解決，從而在思維方式創(chuàng)新性驅(qū)動(dòng)下，使檔案數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量及效果得到有效提升。

2.資源廣泛性特點(diǎn)

在檔案數(shù)據(jù)化管理模式下，可收集、存儲(chǔ)多樣化的海量數(shù)據(jù)信息資料，包括歷史文化信息資料、經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)信息文件、相關(guān)人員文件信息等，并以文字、圖片、音頻、視頻等多種形式存在，可以反映某一時(shí)期社會(huì)、國家、城市地區(qū)，乃至個(gè)人的情況，為相關(guān)事件的溯源提供有效參考憑據(jù)。

3.服務(wù)便捷性特點(diǎn)

長期以來，就業(yè)檔案管理工作側(cè)重于檔案資料的存儲(chǔ)管理，輕視檔案資料的開發(fā)利用。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息價(jià)值日漸突出，檔案資料數(shù)字化管理的重要性不言而喻，這使人們更加側(cè)重就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)水平的提升。在檔案數(shù)據(jù)管理、開發(fā)利用工作開展期間，需以社會(huì)化、先進(jìn)性、個(gè)性化為基本服務(wù)理念，結(jié)合各類型的服務(wù)對象，在深層次及多領(lǐng)域開發(fā)基礎(chǔ)上，使不同對象的個(gè)性化服務(wù)需求得到有效滿足。而對于檔案服務(wù)部門來說，則需對服務(wù)對象的實(shí)際需求進(jìn)行深入分析，以大數(shù)據(jù)智能化建模分析要求為依據(jù)，做好信息資源、獲取解決方案多層次服務(wù)方面的落實(shí)工作。同時(shí)，檔案服務(wù)部門依托先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)建就業(yè)檔案系統(tǒng)，即可基于檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷檢索，具體是通過檔案關(guān)鍵詞、類型等方式進(jìn)行檢索，系統(tǒng)將準(zhǔn)確、完整地呈現(xiàn)相關(guān)就業(yè)檔案信息，滿足檔案資料使用者的實(shí)際需求。除此之外，檔案服務(wù)部門還有必要對服務(wù)對象的查詢、瀏覽內(nèi)容的數(shù)據(jù)留檔中存在的內(nèi)涵進(jìn)行深入挖掘，進(jìn)而使檔案信息服務(wù)的社會(huì)性及時(shí)代性得到有效拓展，使服務(wù)對象能夠得到便捷性的檔案服務(wù)。

4.管理現(xiàn)代化特點(diǎn)

傳統(tǒng)模式下，大多數(shù)企業(yè)、單位的檔案管理工作以紙質(zhì)管理為主，人工工作負(fù)荷較大，難以提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量，且檔案利用效率低下。而在檔案大數(shù)據(jù)理念模式下，檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)尤為鮮明，利用數(shù)據(jù)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化、信息化、智能化管理。與此同時(shí)，在檔案信息管理系統(tǒng)以及防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)的加持下，還可以使檔案信息管理的質(zhì)量及安全性大大提升，使檔案管理現(xiàn)代化的價(jià)值作用進(jìn)一步得到有效體現(xiàn)。

5.檔案存儲(chǔ)虛擬化特點(diǎn)

隨著時(shí)間的推移，我國各個(gè)地區(qū)的檔案存儲(chǔ)面臨空間不足的問題，主要原因在于當(dāng)前檔案資料增加速度過快，且檔案資料存儲(chǔ)具有一定的年限要求，導(dǎo)致我國各個(gè)地區(qū)普遍存在檔案脹庫現(xiàn)象，且此類問題日漸嚴(yán)重，使就業(yè)檔案管理工作難度不斷增加。在此背景下，傳統(tǒng)檔案管理手段難以滿足急劇增加檔案數(shù)量的存儲(chǔ)需求。而基于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的檔案管理，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，隨后依托技術(shù)創(chuàng)建就業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，即可使用極小空間來滿足海量就業(yè)檔案存儲(chǔ)需求，推動(dòng)就業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案信息虛擬化存儲(chǔ)，這樣即可解決傳統(tǒng)檔案資料存儲(chǔ)的困擾問題。與此同時(shí)，就業(yè)檔案虛擬化存儲(chǔ)一方面可以減少檔案室的需求，有效降低檔案室建設(shè)成本;另一方面能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化存儲(chǔ)，降低了就業(yè)檔案存儲(chǔ)成本，從而能夠整體降低就業(yè)檔案管理成本，進(jìn)一步為就業(yè)檔案管理工作綜合效益的提高賦能。

二、就業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

如前所述，檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)鮮明，而在機(jī)構(gòu)改革背景下，勞動(dòng)就業(yè)與人才服務(wù)單位合并，使勞動(dòng)就業(yè)人才服務(wù)成為勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)整體工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。從勞動(dòng)就業(yè)人才服務(wù)工作質(zhì)量水平提升角度考慮，做好就業(yè)檔案管理工作至關(guān)重要。但是，從現(xiàn)狀來看，我國大部分地區(qū)就業(yè)檔案管理工作尚且存在一些明顯問題。總結(jié)起來，具體問題如下：

1.檔案管理模式較為傳統(tǒng)，未能與時(shí)俱進(jìn)

雖然近些年，國內(nèi)大部分地區(qū)就業(yè)檔案管理工作體系及模式日漸完善，但人工管理方式仍占據(jù)較大權(quán)重，比如就業(yè)檔案資料收集、整理、歸納、裝訂等工作環(huán)節(jié)，一般由人工完成。與此同時(shí)，對于檔案的定期檢查、處理，一般也由相關(guān)檔案管理工作人員手工完成。值得注意的是，在就業(yè)檔案人工管理工作開展過程中，一般遵循“兩室一房”的管理方式，即辦公室、閱覽室、庫房分開;對于檔案數(shù)據(jù)比較多的部門，通常具備專門的就業(yè)檔案管理庫房，同時(shí)需做好檔案管理人員專人管理方面的工作。

由此可見，在傳統(tǒng)就業(yè)檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員需負(fù)責(zé)檔案管理庫房相關(guān)工作，同時(shí)，還需要對就業(yè)檔案的其他職責(zé)加以負(fù)責(zé)，使檔案管理人員的工作量大大增加。特別是在整理、裝訂檔案材料的過程中，需要重復(fù)進(jìn)行拆卸作業(yè)，耗費(fèi)大量的人力資源，且工作效率低下，難以實(shí)現(xiàn)就業(yè)檔案管理工作高效性的目標(biāo)。

2.檔案管理效用難以有效體現(xiàn)

對于就業(yè)檔案來說，其服務(wù)就業(yè)工作的作用尤為鮮明。基于現(xiàn)狀下，在就業(yè)檔案管理過程中，需確保就業(yè)檔案能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門及單位提供最為直接的查閱服務(wù)。而從就業(yè)檔案查閱的原因?qū)用娣治?，主要表現(xiàn)為：（1）學(xué)生畢業(yè)之后，在學(xué)生學(xué)籍檔案當(dāng)中，需要將報(bào)到證放入，進(jìn)一步通過學(xué)生所就讀學(xué)校把檔案轉(zhuǎn)交至學(xué)生就業(yè)單位的人事部門，或者委托給人才交流機(jī)構(gòu);（2）企事業(yè)單位在員工、國家公務(wù)員招聘選拔過程中，均需要對相關(guān)人員的檔案進(jìn)行審查，通過相關(guān)資訊的詳細(xì)記錄，作為選拔人才的有效參考憑據(jù);（3）在社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評定、各類相關(guān)證明、退役軍人安置等辦理工作過程中，均需要利用到就業(yè)檔案。

結(jié)合上述分析可知，在現(xiàn)狀下，檔案管理僅能體現(xiàn)出查閱效用，但就業(yè)檔案的利用價(jià)值效益則難以有效體現(xiàn)出來。

3.檔案管理方式方法滯后

現(xiàn)狀下，部分地區(qū)在就業(yè)檔案管理工作開展期間，針對檔案信息資料的錄入及打印，采取了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是由于受到諸多因素影響，使得數(shù)字化及自動(dòng)化管理模式難以有效實(shí)現(xiàn)。在此情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理仍占據(jù)主要地位，使就業(yè)檔案信息化程度水平偏低。部分地區(qū)就業(yè)檔案目錄填寫停留在傳統(tǒng)手工摘錄的初級階段，在工作效率方面偏低，且錯(cuò)誤率較高。此外，部分地區(qū)在就業(yè)檔案方面雖應(yīng)用就業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但錄入的人員信息、檔案目錄較少，檔案信息錄入不夠完善，使就業(yè)檔案管理系統(tǒng)的信息化水平難以有效提高?？傊?，現(xiàn)狀下各地區(qū)就業(yè)檔案管理方式方法滯后問題較為明顯，需認(rèn)識到就業(yè)檔案大數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)勢，比如能夠使檔案虛擬存儲(chǔ)目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)，并使檔案管理成本降低;提高檔案檢索的便捷性，使檔案信息資源共享目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)等，進(jìn)一步提升就業(yè)檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。

三、推進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理提升服務(wù)水平的措施分析

為了解決就業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀問題，則需樹立數(shù)據(jù)化管理思維理念，并采取有效措施，促進(jìn)數(shù)據(jù)化管理服務(wù)水平提高。具體而言，做好服務(wù)措施如下：

1.與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

在就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理工作開展期間，要想提升服務(wù)水平，則需樹立與時(shí)俱進(jìn)的理念，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式。與此同時(shí)，為有效滿足社會(huì)各界的需求，對于就業(yè)檔案管理，無論是在制度層面，還是在政策層面，均需采取規(guī)范化管理模式。并且，為了使社會(huì)、組織、個(gè)人等均參與就業(yè)檔案事業(yè)當(dāng)中，可以進(jìn)行“1+N”就業(yè)檔案管理模式構(gòu)建，以此使就業(yè)檔案服務(wù)水平得到有效提升。對于社會(huì)各級成員，需積極參與檔案管理模式創(chuàng)新工作當(dāng)中，使就業(yè)檔案“1+N”服務(wù)模式有效落實(shí)。此外，對于大型綜合檔案館來說，需發(fā)揮自身在公共服務(wù)方面的職能作用，而對于專業(yè)檔案館、企業(yè)檔案館、檔案中介機(jī)構(gòu)等，則需重視相關(guān)檔案信息資源的整合，使“1+N”服務(wù)模式的不足得到有效彌補(bǔ)，進(jìn)一步使檔案服務(wù)水平的提高得到有效促進(jìn)。

2.構(gòu)建完善的就業(yè)智慧檔案館，提高檔案管理效用

在就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理工作開展期間，要想提高檔案管理效用，構(gòu)建完善的就業(yè)智慧檔案館至關(guān)重要。與此同時(shí)，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，通過就業(yè)智慧檔案館建設(shè)步伐的加快，對就業(yè)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案服務(wù)質(zhì)量水平得到全面提升。一方面，需合理科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)，比如，計(jì)算機(jī)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，促進(jìn)就業(yè)智慧檔案館管理效用的全面提升。以其中的射頻識別技術(shù)（RFID）為例，將此項(xiàng)技術(shù)合理應(yīng)用到就業(yè)智慧檔案館當(dāng)中，可以使檔案盤點(diǎn)與上下架需求得到有效滿足，并使快速閱讀登記目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。并且，系統(tǒng)還能夠?qū)σ呀栝啞w還或者未歸還的檔案進(jìn)行相對應(yīng)管理，并實(shí)現(xiàn)在線登記，使智慧檔案館的建設(shè)擁有良好的基礎(chǔ)條件。另一方面，基于數(shù)據(jù)背景條件下，可對新興數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行利用，實(shí)現(xiàn)對各地就業(yè)檔案的自動(dòng)化管理及監(jiān)控，使檔案信息作假、涂改等風(fēng)險(xiǎn)問題避免發(fā)生。此外，在構(gòu)建完善的就業(yè)智慧檔案館的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提高檔案管理效用，還需要重視防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)的應(yīng)用，提升就業(yè)智慧檔案館檔案管理工作的安全等級水平，預(yù)防病毒入侵、檔案信息失竊等風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生。

3.革新檔案管理方式方法，提供就業(yè)檔案管理部門數(shù)據(jù)一站式服務(wù)

在革新檔案管理方式方法的基礎(chǔ)上，才能夠促進(jìn)就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理服務(wù)水平的全面提升。因此，對于各個(gè)地區(qū)之間的就業(yè)信息，需要確保能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。基于“三證合一”的要求下，相關(guān)部門需對就業(yè)檔案管理模式加以明確，并確保就業(yè)檔案管理模式透明化。與此同時(shí)，對于各個(gè)地區(qū)就業(yè)數(shù)據(jù)，需維持一定開放性及統(tǒng)一性要求，對政府、公共就業(yè)部門的數(shù)據(jù)源加以統(tǒng)一，為社會(huì)提供集中性的開放服務(wù)模式。并且，需要重視區(qū)域檔案共享平臺(tái)構(gòu)建，對相關(guān)部門、相關(guān)門類檔案資源進(jìn)行整合，做好檔案建設(shè)強(qiáng)化工作，使各地區(qū)就業(yè)檔案信息資源共享得到有效實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)各地區(qū)就業(yè)檔案信息壁壘的打破，使信息孤島現(xiàn)象避免出現(xiàn)。此外，發(fā)揮就業(yè)檔案“云”管理信息系統(tǒng)的作用，對云計(jì)算技術(shù)充分利用，即利用云計(jì)算技術(shù)對就業(yè)檔案信息資源進(jìn)行整合，使就業(yè)檔案內(nèi)容在全國或者區(qū)域性共有大云的數(shù)據(jù)集中與共享得到有效實(shí)現(xiàn)，使基層靈活就業(yè)人員檔案管理部門能夠便于提供共有大云、私有小云的查閱服務(wù)，進(jìn)一步使就業(yè)檔案服務(wù)水平得到全面提高。

4.創(chuàng)新就業(yè)檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理工作的持續(xù)推進(jìn)，少不了管理制度的支持。因此，需要?jiǎng)?chuàng)新就業(yè)檔案管理制度。以目前推行的《國家檔案法》《檔案管理整理規(guī)則》《勞動(dòng)法》等法律法規(guī)為依據(jù)，為電子文件檔案管理提供有效支持，使就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理的規(guī)范化程度提升。同時(shí)，結(jié)合就業(yè)檔案制度建設(shè)要求，確保勞動(dòng)法律及國家大數(shù)據(jù)對就業(yè)檔案管理要求能夠集中有效地在檔案工作中體現(xiàn)出來，使就業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、法制化、科學(xué)化水平得到全面提升。此外，還需強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，重視懂檔案數(shù)據(jù)化管理方式方法的檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化服務(wù)能力水平。還有必要加強(qiáng)安全教育，提高檔案管理人員在就業(yè)檔案管理過程中的安全管理意識，使就業(yè)檔案管理的安全水平得到有效提高。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)據(jù)化管理工作的特點(diǎn)鮮明，主要包括思維方式創(chuàng)新性、資源廣泛性、服務(wù)便捷性、管理現(xiàn)代化等。當(dāng)然，現(xiàn)狀下部分地區(qū)就業(yè)檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。因此，樹立與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，創(chuàng)新檔案管理模式;并構(gòu)建完善的就業(yè)智慧檔案館，促進(jìn)檔案管理效用的提高;并且，還需要革新檔案管理的方式方法，重視就業(yè)檔案管理部門數(shù)據(jù)一站式服務(wù)模式的落實(shí);此外，還需創(chuàng)新就業(yè)檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等，以此全面提高就業(yè)檔案數(shù)據(jù)化管理服務(wù)質(zhì)量水平，進(jìn)一步為勞動(dòng)就業(yè)人才服務(wù)工作的持續(xù)推進(jìn)及發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：濱州市衛(wèi)生健康保障中心）