“以人為本”創(chuàng)新社保檔案的管理機(jī)制

班麗娜

摘 要：科技的飛速發(fā)展和進(jìn)步為社保檔案管理機(jī)制的革新帶來了技術(shù)和方法上的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理機(jī)制的改革和創(chuàng)新，對檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和個(gè)性化服務(wù)，滿足不同受眾的多元化需求。同時(shí)，加強(qiáng)各部門間的合作，提高檔案開發(fā)利用率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，使檔案信息能夠?yàn)楦嗟氖鼙娞峁椭头?wù)。社保檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”理念，從加大宣傳教育、提高管理重視度入手，強(qiáng)化相關(guān)人員的服務(wù)觀念和責(zé)任意識，進(jìn)而創(chuàng)新管理機(jī)制，多舉措促進(jìn)檔案管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)符合時(shí)代發(fā)展和滿足實(shí)際需求的檔案管理效果。從專業(yè)管理技能和個(gè)人素質(zhì)兩方面入手，全面提升社保檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平，是“以人為本”創(chuàng)新管理機(jī)制的重要舉措之一。這就使以往硬性的管理手段變得柔性，檔案管理工作也從重館藏向積極開發(fā)利用轉(zhuǎn)型，檔案開發(fā)利用率顯著提升。在“以人為本”理念影響下，檔案管理機(jī)制的理念、技術(shù)、方法不斷創(chuàng)新，全面提升了社保檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：“以人為本”;社保檔案;管理機(jī)制;開發(fā)利用

在社保檔案的新管理機(jī)制下檔案價(jià)值得以彰顯，檔案服務(wù)對象類型也發(fā)生了改變，由以往只針對內(nèi)部開放，擴(kuò)大為個(gè)人用戶、集體用戶、中間用戶三大類。對此檔案管理機(jī)制采取了個(gè)性化服務(wù)的優(yōu)化措施，分門別類為不同受眾提供多元化服務(wù)，以提高受眾服務(wù)滿意度。在“以人為本”理念的引導(dǎo)下社保檔案管理機(jī)制在技術(shù)和方法等方面全面創(chuàng)新，全面提升了檔案管理質(zhì)量和效率。這不僅緩解了檔案管理人員的工作壓力，充分滿足不同受眾的多元化需求，還有利于檔案管理機(jī)制的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、社保檔案管理機(jī)制現(xiàn)狀

1.社保檔案管理工作不受重視

雖然社保檔案與人們生活和工作息息相關(guān)，近年來人們對社保檔案的認(rèn)知也有所提高，但是對檔案管理工作的重視程度差異化很明顯，從根本上影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。人們在需要用到社保檔案的時(shí)候才會使用，平時(shí)并不注重對社保檔案信息的管理，加之相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，直接造成了檔案管理人員的職業(yè)倦怠，難以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，不能樹立良好的服務(wù)觀念和責(zé)任意識，助長長期存在的不良風(fēng)氣，引發(fā)管理機(jī)制不健全、管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)低、建設(shè)資金投入不足等一系列后續(xù)問題，嚴(yán)重制約了管理水平的提高，影響管理機(jī)制的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.缺乏專業(yè)社保檔案管理人員

受以往落后管理機(jī)制的影響，檔案管理人員專業(yè)能力和素質(zhì)水平參差不齊，管理工作常出現(xiàn)崗位職責(zé)職能落實(shí)不明確、出現(xiàn)問題相互推諉、管理人員身兼多職、管理人員綜合素質(zhì)較差、管理混亂和落后等現(xiàn)象。究其原因主要是由于管理人員的任職太過隨意、專業(yè)人員儲備不足、崗位頻繁調(diào)動等，沒有建立起綜合素質(zhì)高、人才結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、管理制度健全的管理機(jī)制。社保檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，不僅需要有完整的理論基礎(chǔ)、管理方法、約束機(jī)制等，還對相關(guān)工作人員的法律基礎(chǔ)、責(zé)任意識、思想覺悟、專業(yè)技能等方面具有較高的硬性要求，如果檔案管理人員缺乏專業(yè)性且素質(zhì)較低，必然會引發(fā)檔案管理模式的落后，進(jìn)而引發(fā)檔案信息丟失、保存不完整、信息銜接不當(dāng)?shù)纫幌盗袉栴}。

3.社保檔案開發(fā)利用率低

社保檔案管理過程中偏重于檔案保管和收發(fā)工作，而對檔案的收集整理卻缺乏自主性，造成了檔案信息破損和不全，難以反映個(gè)人社保真實(shí)情況，直接影響社保檔案的開發(fā)利用率，無法滿足不同用戶的多元化需求。在管理制度不健全或者不匹配的情況下，檔案收集整理工作的有效落實(shí)直接受到影響，監(jiān)督和管理工作也落實(shí)不到位，進(jìn)而引發(fā)檔案信息收集不齊全、歸檔混亂和不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。社保檔案開發(fā)利用率低，直接影響資源共享效果，不利于管理機(jī)制順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

4.社保檔案管理信息化建設(shè)水平落后

傳統(tǒng)社保檔案管理以紙質(zhì)檔案館藏為主，在電子檔案不斷發(fā)展的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理中，特別是在信息時(shí)代各行各業(yè)均致力于信息化建設(shè)，在檔案管理需要處理的數(shù)據(jù)信息量激增的當(dāng)下，社保檔案管理信息化建設(shè)水平落后，直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量，無法有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，也不能夠滿足不同受眾的多元化需求，沒有積極引進(jìn)和利用新技術(shù)，致使很多單位依舊采用傳統(tǒng)的管理機(jī)制進(jìn)行檔案管理，方法老舊和技術(shù)水平低下，難以全面提升社保檔案管理效率。

二、“以人為本”創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制的措施

1.加大宣傳教育，提高社保檔案管理重視度

加大社保檔案管理宣傳教育是提高其管理機(jī)制重視度的最直接措施，可有效從思想上引起相關(guān)工作人員重視，進(jìn)而從行為上落實(shí)管理機(jī)制的創(chuàng)新措施。首先，要加大社保檔案管理理論和實(shí)踐的結(jié)合，確保全體相關(guān)人員都能夠上下齊心，形成重視檔案管理的風(fēng)氣，進(jìn)而創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，配合和落實(shí)新機(jī)制才能夠有效降低人為因素對檔案管理質(zhì)量和效率的影響。其次，相關(guān)工作人員應(yīng)提高政治覺悟，本著為人民服務(wù)和奉獻(xiàn)社會的思想覺悟，認(rèn)真負(fù)責(zé)，立場堅(jiān)定，確保檔案管理的安全保密性，嚴(yán)肅紀(jì)律性，避免違規(guī)操作和消極怠工等現(xiàn)象發(fā)生。最后，在加大宣傳教育的影響下，相關(guān)工作人員要統(tǒng)一落實(shí)教育效果，將新理念、方法、技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作中，創(chuàng)新檔案管理模式，解決管理問題，進(jìn)而提升管理水平和促進(jìn)管理機(jī)制的健康可持續(xù)發(fā)展。

2.加強(qiáng)社保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

一是應(yīng)注重人才引進(jìn)，明確各崗位職責(zé)職能，并將各崗位管理人員儲備充足，本著“以人為本”的理念，增加人才福利待遇，留住人才，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，不斷為管理隊(duì)伍注入新鮮血液，使管理隊(duì)伍始終具備核心競爭力。二是注重人才培養(yǎng)，定期組織管理人員學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，使其熟練掌握專業(yè)的檔案管理技能，并學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識，以熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)。本著“以人為本”理念進(jìn)行崗位安排和人才篩選，以長遠(yuǎn)眼光擇優(yōu)提拔管理人員，對思想覺悟高、專業(yè)技能熟練、服務(wù)觀念和責(zé)任意識強(qiáng)的管理人員要加強(qiáng)培養(yǎng)，并使其發(fā)揮榜樣力量，提升整體管理隊(duì)伍水平，形成服務(wù)人民和奉獻(xiàn)社會的良好管理風(fēng)氣。三是注重對相關(guān)工作人員的人性化后期教育培養(yǎng)，開發(fā)其潛力，為檔案管理工作貢獻(xiàn)更多的力量，以積極性和創(chuàng)造性推動檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，綜合提升檔案管理隊(duì)伍的核心競爭力和軟實(shí)力。四是成立專職檔案管理工作人員機(jī)制，保持人員穩(wěn)定，定期組織人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在培訓(xùn)方式和內(nèi)容上做好需求調(diào)研，突出實(shí)用性，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際從事的檔案管理工作相結(jié)合，針對不同崗位工作人員的職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)方案。

3.健全社保檔案管理制度

積極健全管理制度，加大檔案管理的監(jiān)管和執(zhí)行力度，有效解決管理漏洞，確保管理機(jī)制能夠在全面創(chuàng)新的條件下，開發(fā)出檔案價(jià)值和約束檔案管理工作。然后，有效落實(shí)檔案收集整理工作，檔案管理工作涉及信息采集鑒定、整理補(bǔ)充、登記傳遞等諸多環(huán)節(jié)，以往檔案管理制度的落后或者缺失，極易出現(xiàn)管理漏洞問題而影響工作質(zhì)量和效率。因此，還應(yīng)建立起相關(guān)管理機(jī)制，最大程度減少人為操作失誤引發(fā)的檔案丟失或者破損問題。例如，社保檔案在歸檔管理過程中，受人為因素、技術(shù)和設(shè)備落后等方面影響，極易發(fā)生歸檔失誤問題，這類人工操作失誤發(fā)生的概率高，因此相應(yīng)針對性機(jī)制的建立，明確落實(shí)管理流程和各崗位職責(zé)職能，利用信息管理系統(tǒng)，精細(xì)化管理每一個(gè)歸檔環(huán)節(jié)，確保管理工作安全可靠開展，有效避免有檔無人和有人無檔現(xiàn)象的發(fā)生。

4.加強(qiáng)社保檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理機(jī)制必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)行革新升級，才能夠全面提升檔案管理水平。

（1）要轉(zhuǎn)變管理理念，提高思想認(rèn)識。社保部門需要全面推進(jìn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程，并通過深入研究相關(guān)法律規(guī)定來保障檔案管理信息化模式的可行性。同時(shí)，社保檔案管理者與檔案管理部門人員應(yīng)及時(shí)打破傳統(tǒng)思想的局限性，通過對檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，促使各部門員工對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。除此之外，社保部門還應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的科技設(shè)備，通過提升設(shè)備以及技術(shù)水平，轉(zhuǎn)變服務(wù)及管理模式，進(jìn)而強(qiáng)化檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的意識。

（2）要加強(qiáng)信息管理，推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。社保檔案管理部門需要建立電子檔案并實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的革新，通過加強(qiáng)對社保檔案的管理，及時(shí)完善電子資料的采集、接收、歸納以及管理等方面的工作，實(shí)現(xiàn)對電子信息數(shù)據(jù)的合理化利用。同時(shí)，在社保檔案的存儲過程中還要明確各項(xiàng)電子文件的時(shí)間、范圍，實(shí)現(xiàn)對電子檔案歸檔工作的有序進(jìn)行，完成對數(shù)字資源的收集、鑒定與歸檔，再通過加大監(jiān)督與控制的力度體現(xiàn)社保電子檔案的及時(shí)性與完整性。此外，要實(shí)現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案的一體化管理，并將紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案過渡，利用好紙質(zhì)檔案具有長期性的特點(diǎn)，在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中為社保信息的查詢工作提供便利。

首先，要推進(jìn)社保檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，提高質(zhì)量以及效率，應(yīng)建設(shè)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對每個(gè)檔案管理工作環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理，例如，通過信息管理系統(tǒng)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門能夠以資源共享的方式，快速掌握員工多方面的情況，有助于崗位科學(xué)分配和優(yōu)化調(diào)整，進(jìn)而提高員工的工作效率和質(zhì)量。其次，完成電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步更新，當(dāng)前二者處于長期并存的狀態(tài)，因此，要雙管齊下進(jìn)行線上線下檔案的同步管理，應(yīng)用信息技術(shù)保障檔案原件的完整性和安全性，節(jié)省檔案調(diào)閱時(shí)間，全面提升社保檔案的管理效率。最后，在“以人為本”理念下，創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制，建立和應(yīng)用電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的線上管理，緩解管理人員的工作壓力。例如，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要管理人員到檔案館進(jìn)行查找，耗時(shí)耗力，電子檔案只需要在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞就可以獲取檔案信息，快捷、方便且可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程資源共享。

三、“以人為本”創(chuàng)新社保檔案管理機(jī)制的優(yōu)化措施

1.“以人為本”開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面

“以人為本”實(shí)現(xiàn)社保檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的情況下，開創(chuàng)了檔案事業(yè)新局面，對于重要工作環(huán)節(jié)還應(yīng)采取優(yōu)化措施，以提升檔案管理質(zhì)量和受眾服務(wù)滿意度。首先，要充分做好人的管理，檔案管理人員和檔案所有者都包含在內(nèi)，人是檔案管理中最活躍的因素，也是管理機(jī)制創(chuàng)新的重要影響因素，因此人的管理尤為重要。其次，牢記檔案管理的根本，社保檔案管理的根本歸根結(jié)底是為檔案所有者服務(wù)，因此應(yīng)堅(jiān)持這一根本，才能夠?yàn)楣芾頇C(jī)制的創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，在人和本關(guān)系明確的基礎(chǔ)上，將“以人為本”的理念融入檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新中，積極培養(yǎng)檔案管理人員人本服務(wù)意識，改變以往工作中消極怠工、態(tài)度惡劣的思想和行為，以微笑服務(wù)對待每一個(gè)辦理檔案業(yè)務(wù)的用戶，不但可以優(yōu)化自身管理內(nèi)容，高標(biāo)準(zhǔn)、高效率完成分內(nèi)工作，也可以樹立檔案管理新風(fēng)氣，推進(jìn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)檔案開發(fā)利用率的提升。

2.“以人為本”不斷完善檔案服務(wù)體系

首先，針對個(gè)人用戶要注重個(gè)性化服務(wù)，個(gè)人用戶具有檔案信息量有限、目的性較強(qiáng)、性格各異等特點(diǎn)，要注重檔案收納的信息與個(gè)人用戶需求間的關(guān)聯(lián)性，推送相關(guān)網(wǎng)站并給予其充分的思考空間，對于隨意型目的不明確的個(gè)人用戶，也要認(rèn)真對待，提供微笑服務(wù)，站在用戶的角度重視其同樣也是檔案主人的身份，避免對不同用戶區(qū)別對待的現(xiàn)象發(fā)生。

其次，針對集體用戶要考慮其穩(wěn)定性和持續(xù)性，了解其共同利用檔案信息的目標(biāo)，以此來安排個(gè)性化檔案服務(wù)。

最后，針對中間用戶要了解其并不是自身需要的檔案信息，而是幫助他人獲取，此類用戶有自己的服務(wù)對象，對于社保檔案的專業(yè)理解能力較強(qiáng)，因此要為其提供完整、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，才能夠幫其收獲更大的檔案價(jià)值。因此，只有在“以人為本”理念下創(chuàng)新管理機(jī)制，優(yōu)化個(gè)性化服務(wù)，不斷完善檔案服務(wù)體系，才能夠在創(chuàng)新管理機(jī)制的基礎(chǔ)上，提升管理效果，滿足受眾需求。

四、結(jié)語

科技的飛速發(fā)展和進(jìn)步為社保檔案管理機(jī)制的革新帶來了技術(shù)和方法上的支持，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理機(jī)制的改革和創(chuàng)新，購買硬件設(shè)備和更新軟件管理系統(tǒng)，對檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和個(gè)性化服務(wù)，滿足不同受眾的多元化需求。同時(shí)，加強(qiáng)各部門間的合作，提高檔案開發(fā)利用率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，本著“以人為本”理念改變傳統(tǒng)重館藏輕利用的落后管理理念，使檔案信息能夠?yàn)楦嗟氖鼙娞峁椭头?wù)。“以人為本”的管理理念，不僅可以為檔案管理人員和檔案所有者謀福利，還能夠?yàn)闄n案服務(wù)謀發(fā)展，值得借鑒并應(yīng)該大力弘揚(yáng)。

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（作者單位：臨沂市羅莊區(qū)人力資源和社會保障局）