數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用分析

張黎一

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字信息化技術(shù)已經(jīng)融入人們生活的方方面面。醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理工作中極其重要的部分，醫(yī)院必須加以重視，如果能夠把數(shù)字信息化技術(shù)融入醫(yī)院人事檔案管理，將在很大程度上提高醫(yī)院的工作效率，對于醫(yī)院今后的長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。因此，為了適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展要求，數(shù)字化管理模式已經(jīng)逐步成為我國醫(yī)院建設(shè)的重點(diǎn)。但在實(shí)際建設(shè)過程中，醫(yī)院還存在著各種各樣的問題，探索一條合適的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字信息化道路已經(jīng)成為醫(yī)院管理的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化;醫(yī)院;人事檔案管理

當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化、信息化時(shí)代，隨著5G技術(shù)、大數(shù)據(jù)等各項(xiàng)新技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，各行各業(yè)的人事檔案管理工作也在悄然間發(fā)生了轉(zhuǎn)型。醫(yī)院人事檔案管理一直存在著檔案信息龐大、統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜、人事信息變更頻繁等棘手問題，實(shí)施數(shù)字化模式可以有效簡化傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，提高人事檔案管理的工作效率，推動(dòng)醫(yī)院更好地發(fā)展。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化管理存在的問題

1.資金投入不足

現(xiàn)階段，我國許多醫(yī)院依然采取傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，歸根結(jié)底還是因?yàn)槿狈φ咧С郑瑢?dǎo)致許多醫(yī)院資金投入不足。醫(yī)院人事檔案管理在數(shù)字信息化的過程中離不開完善的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，但由于缺乏足夠的資金，目前我國醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)過程中普遍缺乏完善的設(shè)備設(shè)施，嚴(yán)重制約了數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用。即使是那些已經(jīng)進(jìn)行了數(shù)字信息化建設(shè)的醫(yī)院，建設(shè)設(shè)備設(shè)施應(yīng)運(yùn)而生速度慢、技術(shù)基礎(chǔ)薄弱、數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完整等問題層出不窮，究其原因還是因?yàn)獒t(yī)院的重視程度不夠，未能投入足夠的資金。在醫(yī)院傳統(tǒng)的觀念中，醫(yī)院的主要任務(wù)是救死扶傷，而檔案管理被認(rèn)為是沒有實(shí)際意義的工作，資金應(yīng)該主要花費(fèi)在醫(yī)療器材購買和醫(yī)務(wù)人員的培養(yǎng)等能夠提升醫(yī)院醫(yī)療水平的工作中，忽視了醫(yī)院人事檔案管理的重要性。只有那些財(cái)力雄厚、規(guī)模龐大的重點(diǎn)醫(yī)院才愿意投入大量資金到醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化中，而那些規(guī)模較小的醫(yī)院即使有充足的資金也會(huì)優(yōu)先投入其他地方，不會(huì)在檔案管理中投入太多資金?，F(xiàn)階段，我國大部分醫(yī)院的人事檔案管理缺乏政策支持，得不到足夠的重視，因此缺乏足夠的資金投入。

2.缺乏數(shù)字管理的專業(yè)人才

醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的過程中既需要完善配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施，也離不開數(shù)字化管理的專業(yè)人才。如果缺乏專業(yè)的數(shù)字化管理人才，那么再完善的設(shè)施也很難發(fā)揮出作用，嚴(yán)重影響醫(yī)院人事檔案管理的正常運(yùn)行。然而目前，我國大部分醫(yī)院依舊沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，這種方式對人才的要求并不高，許多醫(yī)院的檔案管理人員多為年齡偏大或調(diào)動(dòng)人員。隨著數(shù)字信息技術(shù)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用，這些工作人員的檔案管理觀念依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，他們的思想比較保守，對數(shù)字信息新技術(shù)的應(yīng)用有一定的抵觸心理。他們不善于緊跟時(shí)代發(fā)展潮流學(xué)習(xí)數(shù)字化信息管理技術(shù)，即使在培訓(xùn)過程中，他們對于新技術(shù)的理解與認(rèn)識(shí)也與專業(yè)的數(shù)字化管理人才存在著較大差距，造成醫(yī)院人事檔案管理人員普遍缺乏足夠的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，對數(shù)字化信息軟件應(yīng)用不夠熟練。此外，在醫(yī)院的管理體系中，人事檔案管理一直被視為可有可無的存在，醫(yī)院在該崗位人才分配中也并未給予足夠的重視，工作人員的檔案管理專業(yè)性較差，導(dǎo)致該崗位工作人員綜合素質(zhì)普遍達(dá)不到數(shù)字信息化管理的要求。

3.缺乏數(shù)字信息化的長遠(yuǎn)規(guī)劃

數(shù)字信息化技術(shù)是一項(xiàng)近幾年來隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的新興技術(shù)，對于這項(xiàng)技術(shù)的多方面應(yīng)用還普遍處于探索階段。對于醫(yī)院人事檔案管理來說，過去一直使用的是紙質(zhì)人事檔案存儲(chǔ)信息，而數(shù)字信息化技術(shù)雖然有著諸多便利，但在應(yīng)用過程中，因?yàn)閿?shù)字信息化技術(shù)發(fā)展尚未成熟且前景缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃。醫(yī)院人事檔案管理工作如果一開始就缺乏長遠(yuǎn)、科學(xué)、合理的規(guī)劃，那么在以后的發(fā)展中，最終的發(fā)展方向就會(huì)偏離原先制定的目標(biāo)，很難取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)步。醫(yī)院缺乏數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)，也找不到成熟的應(yīng)用案例，只能把更多的注意力放在眼前的利益上，這就導(dǎo)致醫(yī)院的數(shù)字信息化應(yīng)用只能便捷地查找很短一段時(shí)間內(nèi)的檔案信息，如果時(shí)間線拉長則存在著檔案信息查找困難或者查找錯(cuò)亂的風(fēng)險(xiǎn)。此外，數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用過程中缺乏明確的管理規(guī)范，在信息查找方面也比較困難，如何利用好信息化技術(shù)依然需要醫(yī)院在不斷實(shí)踐過程中尋找答案。

綜上，出于種種原因，部分醫(yī)院并未以長遠(yuǎn)的眼光來看待數(shù)字信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而在數(shù)字化建設(shè)過程中失去了先機(jī)。

二、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的意義

1.能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息共享

數(shù)字信息化的一大特點(diǎn)就是加快了信息流通的速率，因此醫(yī)院在應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理過程中，可以整合醫(yī)院的各種人事資源，將人事信息整理得井井有條。通過人事檔案數(shù)字化技術(shù)、人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)等無紙化平臺(tái)，能夠?qū)⑨t(yī)院各部門的工作信息清晰地呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)中，有利于實(shí)現(xiàn)各部門的信息交流，保持各部門之間的相對開放性。通過實(shí)時(shí)的互聯(lián)網(wǎng)信息，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的智能化升級(jí)，確保醫(yī)院的各項(xiàng)工作更加具有時(shí)效性，避免了以往各部門因?yàn)樾畔⒐蚕砝щy而出現(xiàn)的問題。人事檔案數(shù)字化管理，為醫(yī)院信息的快速流通提供了有利條件，從而促進(jìn)醫(yī)院的信息化建設(shè)。

2.顯著提高醫(yī)院人事檔案管理效率

在我國傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理的工作周期較長，各類信息查詢檢索速度極慢，無法對整體檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化分析，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案管理工作效率。通過在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)，如果醫(yī)院出現(xiàn)頻繁的人事調(diào)動(dòng)，檔案管理人員只要在計(jì)算機(jī)上就能便捷地查詢到相關(guān)人員的檔案信息，進(jìn)一步降低了人事管理的難度。只要把醫(yī)院工作人員的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，即可隨時(shí)隨地對工作人員的檔案信息進(jìn)行查詢，即便管理檔案的人員離職，新職工也可以在計(jì)算機(jī)上檢索到相關(guān)信息。

3.有利于醫(yī)院人事檔案的持久保護(hù)

傳統(tǒng)的檔案管理方式都是以館藏的形式存在，不僅占用了寶貴的空間，而且原始檔案很容易發(fā)生折舊磨損。紙張檔案很容易受到環(huán)境的影響而被損害，在現(xiàn)實(shí)生活中，如果頻繁借閱、翻閱檔案材料，很容易提高人事檔案的損害率。數(shù)字化檔案管理把各種檔案信息存儲(chǔ)到云端，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的長期無紙化存儲(chǔ)，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存儲(chǔ)方式的束縛。數(shù)字化管理通過把紙質(zhì)檔案的信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)儲(chǔ)存到云端，有效降低對檔案信息查找的次數(shù)，節(jié)約查找檔案信息的時(shí)間，同時(shí)在一定程度上也能避免人為隨意篡改檔案信息，有利于檔案信息在較長時(shí)間內(nèi)保存完好。

三、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的措施

1.提高對醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的重視程度

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都加大了對數(shù)字信息化技術(shù)的重視程度，以便在未來競爭激烈的市場環(huán)境中脫穎而出。醫(yī)院人事檔案管理普遍存在著重復(fù)性工作多、紙質(zhì)材料泛濫等問題，醫(yī)院急需引入數(shù)字信息化技術(shù)加強(qiáng)對人事檔案的管理。醫(yī)院負(fù)責(zé)人要帶頭重視數(shù)字化管理工作，制定相關(guān)規(guī)章制度，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)數(shù)字信息化技術(shù)。

數(shù)字化建設(shè)過程中離不開各種數(shù)字信息化設(shè)備和專業(yè)人才，醫(yī)院要加大數(shù)字信息化的資金投入力度，除了配備完善的硬件和軟件設(shè)備設(shè)施外，還需要投入大量資金組織工作人員培訓(xùn)數(shù)字化知識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員用數(shù)字化思維去處理檔案管理中的各種問題。針對檔案管理人員在數(shù)字化應(yīng)用過程中遇到的各類問題，醫(yī)院負(fù)責(zé)人要高度重視，組織相關(guān)專家對存在的問題進(jìn)行詳細(xì)解答與指導(dǎo)?？偠灾t(yī)院必須改變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念，結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)，制定出一套完備的數(shù)字化檔案管理改革方案，推動(dòng)醫(yī)院的數(shù)字信息化建設(shè)。

2.提高人事檔案管理人員素質(zhì)

在數(shù)字信息化建設(shè)過程中，人才建設(shè)一直是整個(gè)建設(shè)過程的關(guān)鍵一環(huán)。目前，我國醫(yī)院的人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不太合理，缺少計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的專業(yè)人才，很難保證醫(yī)院數(shù)字信息化建設(shè)能夠順利完成。因此，醫(yī)院要加大信息化人才引進(jìn)力度，吸引優(yōu)秀的數(shù)字化人才到醫(yī)院任職，參與人事檔案管理，從而加快醫(yī)院的數(shù)字信息化建設(shè)速度。醫(yī)院在招聘人事管理工作人員時(shí)除了要注重人事管理方面的專業(yè)能力外，還要考察其對數(shù)字信息化的了解程度，要求具備一定的計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用能力，能夠熟練掌握工作過程中需要具備的數(shù)字信息化知識(shí)。檔案管理人員必須充分了解醫(yī)院內(nèi)部人事檔案相關(guān)規(guī)定和政策，具備良好的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，挖掘檔案管理的深層次需求，保證能在最大程度上發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值，為醫(yī)院的醫(yī)療水平、科研教學(xué)等活動(dòng)的開展創(chuàng)造條件，從而提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院還要積極組織人事檔案管理工作人員接受相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，重點(diǎn)對職工的數(shù)字信息化檔案管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，確保職工的工作能力符合醫(yī)院數(shù)字信息化要求。

3.規(guī)范醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理

在數(shù)字化建設(shè)過程中，醫(yī)院除了要加強(qiáng)軟硬件設(shè)備設(shè)施的建設(shè)外，還需要提高醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理水平。目前，我國醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)尚未成熟，但隨著數(shù)字化成為未來醫(yī)院建設(shè)的主流趨勢，數(shù)字化管理制度會(huì)越來越完善。為了確保數(shù)字化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，要制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度，嚴(yán)格規(guī)定檔案信息的錄入、變更、移動(dòng)、刪除等流程。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，必須嚴(yán)格審核檔案信息的真實(shí)性，杜絕虛假信息錄入系統(tǒng)，盡可能避免因?yàn)楣芾砘靵y而出現(xiàn)虛假信息的現(xiàn)象，信息審核的過程也必須堅(jiān)持公正公開原則，除非有明確的證據(jù)，否則不能對檔案信息進(jìn)行訂正，只能依據(jù)紙質(zhì)檔案的信息如實(shí)錄入。

在信息錄入計(jì)算機(jī)的過程中，如果個(gè)別檔案信息在此時(shí)發(fā)生了變更，要及時(shí)利用數(shù)字化管理的優(yōu)勢，根據(jù)相關(guān)規(guī)定對個(gè)人檔案信息進(jìn)行更改。醫(yī)院要完善檔案審核制度，制定嚴(yán)格的人事檔案信息審核程序，防止隨意篡改檔案信息的事件發(fā)生。對于人事檔案管理中的棘手問題，要進(jìn)行系統(tǒng)與理性的思考，根據(jù)合理的程序進(jìn)行處理。不同于其他傳統(tǒng)行業(yè)，醫(yī)院對人事檔案信息的管理應(yīng)該更加嚴(yán)格，因此必須制定明確的管理制度作為檔案管理的基本準(zhǔn)則。醫(yī)院要盡可能避免在檔案管理過程中出現(xiàn)重大失誤，即使出現(xiàn)個(gè)別檔案管理問題，也能迅速找到問題的根源，確定檔案管理責(zé)任人。

4.樹立人事檔案信息管理安全意識(shí)

在數(shù)字信息化背景下，雖然該技術(shù)為人們?nèi)粘Ｉ顜砹酥T多便利，提高了工作生活的質(zhì)量，但信息安全問題一直是現(xiàn)代社會(huì)不可忽視的重大隱患。

當(dāng)今社會(huì)，隨著醫(yī)院數(shù)字信息化的建設(shè)，越來越多的人事信息被錄入了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一旦被不法分子網(wǎng)絡(luò)攻擊，很可能造成大量人事檔案信息泄露，對我國的醫(yī)療系統(tǒng)產(chǎn)生不利的影響。為了規(guī)避信息安全風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院必須時(shí)刻保持警惕，樹立信息管理安全意識(shí)，采取各種有效措施來保障信息安全。醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的審核，制定嚴(yán)格的檔案信息保密制度，督促檔案管理人員樹立信息安全意識(shí)，確保所有工作人員能夠嚴(yán)格按照醫(yī)院規(guī)定對人事檔案信息進(jìn)行處理。醫(yī)院要加大對信息軟件系統(tǒng)的檢查力度，更換為安全的網(wǎng)絡(luò)端口來提高數(shù)字信息系統(tǒng)的防御病毒能力。對重要的人事檔案數(shù)據(jù)需要進(jìn)行額外的備份，可以通過集中存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)離線存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)冷備份、異地鏡像備份、計(jì)算機(jī)操作入口身份認(rèn)證等方法，確保人事檔案信息的安全。

檔案管理人員還需要根據(jù)信息重要程度進(jìn)行分類，加大對重要的檔案信息的保護(hù)力度，為不同的檔案文件設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限，確保重要核心的檔案信息不會(huì)被一般人員接觸到，加強(qiáng)檔案信息保密功能。此外，醫(yī)院還需要做好數(shù)字信息化設(shè)備的維護(hù)工作，定期對醫(yī)院的硬件設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行全方位的檢查，確保設(shè)備能夠長久穩(wěn)定工作。此外，雖然要鼓勵(lì)醫(yī)院在檔案管理方面實(shí)施數(shù)字信息化，但醫(yī)院同時(shí)要繼續(xù)處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系，需要對紙質(zhì)檔案做好防護(hù)工作。

5.提升人事檔案的信息利用率

醫(yī)院開展人事檔案管理數(shù)字信息化主要目的之一就是為了提高醫(yī)院處理檔案信息的工作效率，因此醫(yī)院必須把提升信息化人事檔案綜合利用率作為主要目標(biāo)。首先，醫(yī)院要對人事檔案的創(chuàng)建過程進(jìn)行優(yōu)化，在檔案信息收集、檔案借閱、檔案保存等過程中實(shí)施數(shù)字化改革，確保在整個(gè)過程中能夠高效處理醫(yī)院人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作能夠快速平穩(wěn)過渡。醫(yī)院在收集檔案信息的過程中需要對人事檔案信息嚴(yán)格檢查，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，避免收集的資料出現(xiàn)信息遺漏和錯(cuò)誤，避免出現(xiàn)檔案信息重復(fù)收集，提高信息收集效率。醫(yī)院要制定嚴(yán)格的信息劃分標(biāo)準(zhǔn)，將收集的信息準(zhǔn)確錄入計(jì)算機(jī)中，明確每位工作人員的工作職責(zé)。醫(yī)院要發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢，將信息檢索快、信息更新及時(shí)等優(yōu)勢轉(zhuǎn)化成檔案利用效率的提高。此外，在醫(yī)院人事檔案信息的提取過程中必須高度重視信息的安全性，還要確保所提取的信息內(nèi)容適配準(zhǔn)確無誤。

四、結(jié)語

在數(shù)字信息化發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，因此醫(yī)院必須抓住數(shù)字化發(fā)展機(jī)遇，加快推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。醫(yī)院要充分重視數(shù)字信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的作用，通過融入數(shù)字化技術(shù)提高醫(yī)院檔案管理的工作效率，為醫(yī)院在新時(shí)期長遠(yuǎn)健康地發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：河南省生殖健康科學(xué)技術(shù)研究院）