事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略探究

馬雪磊

摘要：檔案工作作為事業(yè)單位工作體系中的重要組成部分，不僅凝聚了事業(yè)單位整體的發(fā)展歷史，同時做好積極的歸檔和宣傳，也能夠為事業(yè)單位日后的發(fā)展提供依據和參考。但是由于事業(yè)單位外部環(huán)境的日益變化，檔案工作也存在諸多問題，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經不適應信息化的檔案存儲，需要事業(yè)單位管理者能夠積極探索檔案工作的人性化管理措施，一方面積極優(yōu)化管理制度，另一方面更新管理方法，為事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展提供有效的保障。據此，本文主要研究事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案工作；人性化管理

中圖分類號：F24文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.21.040

0引言

在事業(yè)單位各項工作中，檔案資料不僅記錄了單位各階段的決策執(zhí)行計劃以及重要活動方向，同時也針對重要文件進行了歸檔和存儲。因此，對這些檔案資料進行有效的分類和人性化管理，不僅能夠確保信息安全，同時也可以提高事業(yè)單位各項工作的執(zhí)行效率。因此，在落實人性化管理措施的實踐中，要求事業(yè)單位的管理人員能夠積極更新檔案管理觀念，優(yōu)化并升級管理制度，營造和諧良好的檔案管理環(huán)境，為事業(yè)單位各項工作的執(zhí)行和活動的開展提供安全依據。

1事業(yè)單位檔案人性化管理的依據

事業(yè)單位檔案工作的人性化管理需要滿足特殊的服務對象，通過開發(fā)管理人員的潛能，使其獲得相應的物質和精神獎勵以及應有的尊重，從而給予檔案管理者更多的發(fā)展空間。尤其對于大型的事業(yè)單位來講，檔案管理工作十分繁雜，而且重復性相對較強，傳統(tǒng)檔案管理機制下，部分管理人員過于重視文件的歸檔和資料的整理，本身缺乏服務意識和創(chuàng)新動力，日常工作就是按部就班地對檔案進行分類、歸檔和提取，一方面忽視了自主發(fā)展意識的開發(fā)，另一方面也難以生成具有創(chuàng)新性和人性化的管理機制。而通過人性化檔案管理措施的升級，要求事業(yè)單位的管理者能夠對檔案管理部門的人員進行積極的培育，使其制定好良好的升職計劃和職業(yè)規(guī)劃，主動學習新的檔案管理技術和管理理念，強化個人的服務意識和管理技能，這樣不僅符合事業(yè)單位檔案人性化管理的時代發(fā)展需要，同時也能夠推動事業(yè)單位各類工作的積極有序改革，突出整個單元為各類工作的服務性和價值性。

2當前事業(yè)單位檔案工作管理中存在的問題

2.1管理效率相對較低

隨著人們工作方式的逐漸變化，以及社會環(huán)境的日益更新，事業(yè)單位的檔案工作也需要進行重新地定位，除了要確保檔案信息的完整性和客觀性之外，同時也應該依托信息化技術，保障檔案信息的安全，并提高信息的提取應用效率。但是當前部分事業(yè)單位的檔案工作依然受困于傳統(tǒng)的工作模式和工作理念，將檔案工作的重點放到歸檔和整理方面，缺乏服務創(chuàng)新和思維創(chuàng)新。這就直接導致檔案管理工作效率相對較低。與此同時，部分事業(yè)單位忽視檔案工作，單位內部并沒有設置專門的檔案管理人員和專業(yè)的管理部門，導致信息在后續(xù)一旦需要被利用，很難及時地調取和搜集。除此之位，部分事業(yè)單位的檔案在服務方面，無法及時滿足相關工作人員的借閱和咨詢需要，再加上缺乏標準的細化內容和工作流程，導致檔案提取和調檔服務難以滿足現(xiàn)實需求，降低了用戶的體驗感，甚至無法為事業(yè)單位開展專業(yè)化工作和多類型活動提供有價值且具有前瞻性的信息，這不僅造成了檔案內容資源的浪費，同時也進一步降低了事業(yè)單位工作的效率。

2.2管理方式缺乏人性化

在現(xiàn)代化企業(yè)當中，無論是內部控制機制的設立，還是外部管理模式的形成，都選擇應用人性化措施，歸根結底便是突出以人為本的工作理念，一方面滿足員工各類型的物質、精神需要，另一方面為其提高工作效率，創(chuàng)造充滿活力和創(chuàng)造力的氛圍。但是部分事業(yè)單位在進行檔案工作的時候，無論是內部管理人員的分配還是后續(xù)工作內容的培訓，都缺乏人性化元素，導致檔案管理人員在工作中缺乏激情和主動性，認為檔案管理工作只是一些重復性的勞動，每天按部就班完成即可，不需要動腦或者與其他部門員工協(xié)調配合，這種單一的思想認知，很大程度上限制了檔案管理工作效能的發(fā)揮，同時也不利于人性化元素的積極滲透，對于加速事業(yè)單位成長以及推動各類工作業(yè)務持續(xù)展開來講，具有消極的影響。

3事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略

3.1人性化管理之制度的柔化

在事業(yè)單位檔案工作中引入人性化管理模式，需要制定更具有柔化特征的檔案管理制度，因為在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，人性化管理被概括到成本與資源管理的范疇中，并沒有給予每一位員工的實際情況來開展特定的職業(yè)培訓規(guī)劃，因此很難提高檔案管理工作人員的工作激情。而基于人性化管理的視角，想要提高檔案管理工作的效率，要求事業(yè)單位的管理者能夠制定具有柔化特征的檔案管理制度，例如檔案工作內容的分配并不是管理者一人的工作，要求檔案管理人員在發(fā)揮主觀能動性的基礎上，對檔案工作進行細致且創(chuàng)新的改造和升級，使其工作驅動性能夠積極有效地落實。除此之外，事業(yè)單位檔案工作相對瑣碎而且繁雜，為了突出人性化管理機制的優(yōu)越性要求，檔案管理人員能夠在落實一人多職實際情況的基礎上，獲得相應的物質獎勵和精神鼓勵，各部門員工也應該積極配合檔案管理工作的有序落實，確保事業(yè)單位各類工作規(guī)劃和活動的安排具有靈活性和準確性，使檔案工作能夠為其提供堅實的依據和參考。

3.2人性化管理之意識的創(chuàng)新

首先，需要及時更新事業(yè)單位檔案管理人員的工作理念。事業(yè)單位的管理者需要切實鼓勵員工放棄傳統(tǒng)的理念，將人性化管理機制落實到檔案工作一線當中，讓員工可以感受到領導的栽培和鼓勵，從而進一步發(fā)揮主觀能動性。在日常工作中循序漸進地開發(fā)創(chuàng)新意識，使檔案工作可以積極可靠的落實，為管理者的科學決策提供依據。

其次，要提高檔案專職人員的業(yè)務水平和工作能力。事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備工作積極性和創(chuàng)新意識，在打破傳統(tǒng)工作束縛的情況下，結合事業(yè)單位自身的實際情況和需求，對當下的檔案管理模式進行積極的優(yōu)化和調整，從而提高工作效益。

再次，需要事業(yè)單位專職的檔案工作人員，能夠調整多樣化的檔案管理模式。尤其隨著時代的變革，事業(yè)單位中員工工作形式發(fā)生了巨大的變化，對檔案內容的需求也出現(xiàn)了一定的差異性。為了可以確保檔案被及時地獲取、傳輸和歸檔，需要專職人員能夠基于計算機系統(tǒng)對檔案內容進行能切實有效的更新、保管、分類和收集。尤其針對一些加密檔案，需要完善安全處理意識，并為其他部門的員工提供更科學且有效的服務。

最后，要求檔案專職管理人員能夠改革服務內容。針對不同的需求，確保檔案信息及時上傳，并具有一定的數(shù)量保證。尤其針對一些能夠反映事業(yè)單位未來發(fā)展趨勢的檔案信息，管理人員需要進行行情的把控，以便于挖掘出適合企業(yè)領導層決策部署的依據，提高事業(yè)單位的工作效益。

3.3人性化管理之方式的改革

首先，要求事業(yè)單位的檔案工作模式率先實現(xiàn)數(shù)字化。隨著我國信息科技的逐漸發(fā)展，事業(yè)單位在落實人性化檔案管理工作的實踐中，也應該將信息技術引入其中，通過對傳統(tǒng)紙質檔案存儲、管理、歸檔形式的轉變，使各類工作能夠實現(xiàn)數(shù)字化和智能化，一方面降低但歸檔和管理人員的工作壓力，另一方面提高信息傳遞、分享和安全存儲的效率。例如，事業(yè)單位通過引入特殊的文件加密系統(tǒng)，對各類型的文檔和資料進行分類存儲。只有通過輸入密碼，甚至面容解鎖，才能夠獲取到相應的信息。

其次，要提高現(xiàn)代化技術的應用效率。事業(yè)單位的技術管理團隊需要為檔案管理工作設計獨特且專門的系統(tǒng)，例如每一位檔案管理人員配備專屬的互聯(lián)網通訊賬戶，通過集成系統(tǒng)對內部信息資料進行最快的歸檔和最有效的傳輸，使信息共享通道能夠隨時被調用和提取。與此同時，為了提高人性化管理的效率，事業(yè)單位的檔案管理部門還要建立專門的數(shù)據庫和資源庫，對文字資料、視頻資料等不同類型的檔案進行匯總和分類，使相關用戶可以搜索關鍵詞提取。

最后，要建立高效的即時共享通道。同類型的事業(yè)單位在對檔案內容進行獲取和利用的時候，可以相互合作，建立共同的信息共享和流通渠道，這樣不僅能夠增強到的利用效率，同時也可以提高事業(yè)單位的服務水準。

3.4人性化管理之環(huán)境的優(yōu)化

根據以往的經驗，事業(yè)單位在落實人性化檔案管理工作的時候，需要為相關的工作人員提供舒心且適宜的工作環(huán)境，以便于調動員工的工作熱情，對檔案內容加以可靠的分類匯總，并為單位的管理者提供切實可靠的決策依據。具體來看，優(yōu)化工作環(huán)境可以細分為兩大內容，即內部工作環(huán)境的優(yōu)化和外部工作環(huán)境的整修。其中內部工作環(huán)境優(yōu)化需要事業(yè)單位管理者對檔案管理人員進行精神層面的鼓勵，使他們可以發(fā)揮個人的主觀能動性，使各類型的檔案管理項目能夠在規(guī)定的時間內高效落實。而外部環(huán)境的優(yōu)化則需要為檔案管理人員提供一個舒心且美觀的工作環(huán)境，讓他們在寬敞舒適的氛圍中工作和研究。具體包括通暢的網絡體系、寬敞的工作環(huán)境以及舒心的工作氛圍等。

4結束語

將人性化管理理念應用于事業(yè)單位檔案工作當中，不僅能夠提高檔案工作的管理成效，同時也可以為事業(yè)單位領導層的決策提供可靠的依據。在實踐中，要求事業(yè)單位的管理者能夠進一步更新檔案工作的人性化管理理念，制定柔化的制度，并確保管理意識的創(chuàng)新。與此同時，還要提高檔案管理方式的改革效率，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，從而為推動事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展提供可靠的依據。

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