企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作創(chuàng)新與動(dòng)力機(jī)制構(gòu)建

周明梅

摘要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)企業(yè)建設(shè)工程檔案管理產(chǎn)生了深刻影響。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)建設(shè)工程檔案管理工作的重要意義，適應(yīng)新形勢(shì)，在管理方式、方法上進(jìn)行創(chuàng)新，制定完善的檔案管理制度機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，提升企業(yè)建筑工程檔案管理質(zhì)量，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)建筑工程檔案;工作創(chuàng)新;動(dòng)力機(jī)制;實(shí)施路徑

建設(shè)工程檔案作為企業(yè)工程建設(shè)的重要組成部分，能夠集中、客觀、真實(shí)地反映工程建設(shè)的具體情況，為后續(xù)工程運(yùn)行及維護(hù)改造提供依據(jù)。有必要給予企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作足夠的重視，實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程檔案信息資源的有效保管和利用。新形勢(shì)下企業(yè)建設(shè)工程檔案管理，既要在工作方式方法上進(jìn)行創(chuàng)新，也要主動(dòng)采用現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理水平[1]。

1企業(yè)建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容及其重要性

建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)施工各個(gè)階段形成的各種有保存利用價(jià)值的真實(shí)記錄，包含施工文件檔案、工程竣工檔案、工程驗(yàn)收檔案等。建設(shè)工程一般工期長(zhǎng)，參與主體多，其檔案管理呈現(xiàn)分散性和復(fù)雜性特征。要想提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，就必須明確建設(shè)工程檔案管理的具體內(nèi)容。

從建設(shè)工程施工階段看，企業(yè)建筑工程檔案管理主要分為前期準(zhǔn)備階段檔案、設(shè)計(jì)過(guò)程檔案、施工階段檔案、竣工時(shí)期檔案、后期運(yùn)營(yíng)管理檔案等。前期準(zhǔn)備檔案主要包含項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性報(bào)告、項(xiàng)目選址、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、征地拆遷、環(huán)評(píng)、基建規(guī)劃、勘察測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、相關(guān)招投標(biāo)文件、開(kāi)工備案材料、合同協(xié)議和上級(jí)批復(fù)文件等。設(shè)計(jì)過(guò)程檔案包含工程施工圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明、改擴(kuò)建文件、設(shè)計(jì)文件、預(yù)算文件等。施工過(guò)程檔案主要包含施工各個(gè)階段施工準(zhǔn)備文件、施工情況文件、總結(jié)性文件等?？⒐r(shí)期檔案主要包含工程竣工圖、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證明、驗(yàn)收合格證書(shū)、工程決算書(shū)、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。后期運(yùn)營(yíng)和管理階段檔案主要包含投入使用過(guò)程中的改建、維修等一系列檔案。企業(yè)建設(shè)工程檔案管理時(shí)間跨度大，來(lái)源復(fù)雜，具有多樣性和復(fù)雜性特點(diǎn)，應(yīng)給予足夠重視，加大管理力度。

工程建設(shè)檔案及其管理工作貫穿工程建設(shè)的整個(gè)生命周期，其檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響企業(yè)建設(shè)工程的效用。工作中，應(yīng)注重檔案材料收集的全面性。選派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集，堅(jiān)持檔案收集與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。特別是在施工過(guò)程中存在著很多隱性環(huán)節(jié)，如果企業(yè)建設(shè)工程檔案收集不及時(shí)、不全面，可能會(huì)造成部分重要檔案信息丟失或損毀，在一定程度上影響檔案收集的系統(tǒng)性和完善性，對(duì)后續(xù)工程建設(shè)和管理利用非常不利，影響工程建設(shè)的正常推進(jìn)。因此，應(yīng)結(jié)合企業(yè)建筑工程施工的具體進(jìn)度和施工情況，及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)企業(yè)建設(shè)工程管理與工程檔案管理的有效契合，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮企業(yè)建設(shè)工程檔案信息的價(jià)值和作用[2]。

2當(dāng)前企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

2.1企業(yè)建設(shè)工程檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)

部分企業(yè)對(duì)建設(shè)工程檔案重視不夠，未安排得力人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，檔案管理工作人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案管理工作的重要意義，加之很多項(xiàng)目工期長(zhǎng)，工作任務(wù)重，往往將項(xiàng)目管理和工程進(jìn)度作為的主要方向，并沒(méi)有結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度安排專(zhuān)人抓好企業(yè)建筑工程檔案管理工作，導(dǎo)致很多重要的檔案信息沒(méi)有及時(shí)得到收集整理，有的檔案錯(cuò)漏或不齊全完整，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的推進(jìn)。此外，部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，在建設(shè)工程檔案管理工作中多是墨守成規(guī)，沒(méi)有結(jié)合建設(shè)工程的具體需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效整合，提煉出有價(jià)值的檔案信息服務(wù)于項(xiàng)目建設(shè)。有的工作中未嚴(yán)格落實(shí)保密要求，造成重要的檔案信息泄露，影響檔案信息安全，在一定程度上影響了企業(yè)建設(shè)工程檔案整體管理質(zhì)量，影響服務(wù)作用的發(fā)揮。

2.2企業(yè)建設(shè)工程檔案管理與項(xiàng)目施工不同步

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理需要與建設(shè)工程項(xiàng)目同步推進(jìn)，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的具體環(huán)節(jié)，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地對(duì)工程檔案信息進(jìn)行收集，確保工程檔案信息的完整性和系統(tǒng)性。但當(dāng)前部分企業(yè)建設(shè)工程檔案在施工過(guò)程中涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，且很多重要的檔案信息分布在不同主體之中，客觀上增加了建設(shè)工程檔案信息收集和管理的難度，加之專(zhuān)業(yè)人才較少，導(dǎo)致了建設(shè)工程檔案管理與項(xiàng)目施工不同步，很多重要的檔案信息還停留在不同主體手中，很多施工單位對(duì)于檔案管理重視程度不足，存在較大的隱患。一旦檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)施工不同步，沒(méi)有對(duì)龐雜的工程建設(shè)檔案資料進(jìn)行整合收集，很容易造成重要工程檔案信息的錯(cuò)漏或者丟失，不僅會(huì)增加檔案管理人員檔案信息收集的壓力，也會(huì)形成惡性循環(huán)，越是積壓檔案，就越增加檔案收集的難度。

2.3企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量不高

當(dāng)前部分企業(yè)在建設(shè)工程檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，影響了建設(shè)工程檔案的歸檔質(zhì)量。部分檔案資料內(nèi)容形成并不規(guī)范，很多重要的檔案資料并沒(méi)有署名，也沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)范形成具體的檔案內(nèi)容，甚至有些材料簽章手續(xù)不完備，不僅影響了工程檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也容易在后續(xù)檔案信息利用過(guò)程中出現(xiàn)紕漏。此外，還有一些重要的圖紙資料和文件資料不符合技術(shù)要求，并沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，即使這些材料收集上來(lái)之后也難以在后續(xù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用。由于企業(yè)建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量不高，想再重新對(duì)檔案進(jìn)行更新和完善必然會(huì)增加檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量[3]。

3企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

新時(shí)代企業(yè)有必要對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作給予足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程檔案管理工作的價(jià)值和作用。在具體實(shí)施過(guò)程中，一方面，主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升企業(yè)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量和水平。另一方面，完善建筑工程檔案管理制度機(jī)制，為建設(shè)工程檔案管理工作開(kāi)展提供扎實(shí)的制度依據(jù)。同時(shí)要結(jié)合工程建設(shè)的實(shí)際需要，對(duì)重要的檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和共享，更好地實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案信息的價(jià)值。

3.1積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)

很長(zhǎng)一段時(shí)間，企業(yè)建設(shè)工程檔案管理采取紙質(zhì)管理模式，檔案管理人員通過(guò)手工操作對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，不僅增加了工作壓力，也無(wú)法對(duì)建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行有效整合，服務(wù)企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為企業(yè)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)提供了外部條件，企業(yè)在建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中也越來(lái)越注重電子文件檔案的生成和管理，相應(yīng)地，未來(lái)企業(yè)在建設(shè)工程檔案管理過(guò)程中既要實(shí)現(xiàn)制度機(jī)制創(chuàng)新，也要積極推進(jìn)建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)。應(yīng)積極主動(dòng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，將其運(yùn)用到企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作之中，通過(guò)建設(shè)工程檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，在更大范圍內(nèi)對(duì)建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行收集，形成工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并結(jié)合工程檔案管理實(shí)際需要形成在線(xiàn)收集、檔案整理、在線(xiàn)歸檔、在線(xiàn)服務(wù)、在線(xiàn)利用等多種功能，更好地為企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)提供多樣化檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案信息資源的管理質(zhì)量和利用效率。

3.2完善建設(shè)工程檔案制度機(jī)制

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作只有遵循一定的制度規(guī)章，完善相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能提升管理質(zhì)量。為此，一方面，企業(yè)應(yīng)成立建設(shè)工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理體系規(guī)范進(jìn)行完善，集中開(kāi)展建設(shè)工程檔案制度機(jī)制建設(shè)工作，并結(jié)合當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)原有的制度機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和完善，進(jìn)一步增強(qiáng)制度機(jī)制的針對(duì)性和有效性。同時(shí)明確劃分檔案管理各單位的職責(zé)，明確建設(shè)工程檔案管理具體責(zé)任人，通過(guò)層層壓實(shí)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量。另一方面，應(yīng)完善工程建設(shè)參與單位檔案管理組織體系。為進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案收集的針對(duì)性、系統(tǒng)性和完成性，檔案管理部門(mén)應(yīng)與相關(guān)單位加強(qiáng)聯(lián)系和互動(dòng)，針對(duì)有關(guān)單位檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真梳理，并以問(wèn)題作為依據(jù)，對(duì)相關(guān)單位檔案管理進(jìn)行完善，形成相應(yīng)制度規(guī)范，為施工單位檔案生成、收集、移交提供制度保障，進(jìn)一步提升施工單位檔案管理質(zhì)量，確保建設(shè)工程項(xiàng)目檔案資料完整，為后續(xù)檔案收集、檔案移交、檔案資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)造有利條件[4]。

3.3對(duì)建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和共享

檔案信息資源只有得到合理開(kāi)發(fā)和共享，才能發(fā)揮其功能和作用。因此，企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作應(yīng)將檔案信息資源開(kāi)發(fā)和共享作為重要任務(wù)。一方面，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)建設(shè)工程檔案只有得到利用才能體現(xiàn)其價(jià)值，特別是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為工程檔案信息資源開(kāi)發(fā)提供了更為多元化的手段，企業(yè)應(yīng)主動(dòng)采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)，對(duì)建設(shè)工程檔案信息資源進(jìn)行有效整合、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，更好地服務(wù)于企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)，服務(wù)企業(yè)中心工作。另一方面，應(yīng)突破信息壁壘，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)建設(shè)工程檔案信息管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，對(duì)于重要的建設(shè)工程檔案信息進(jìn)行快速收集和傳遞，無(wú)縫對(duì)接、協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案的服務(wù)效率。

4企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作的動(dòng)力機(jī)制

企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在檔案管理過(guò)程中應(yīng)以系統(tǒng)化管理手段、優(yōu)化組織調(diào)控、強(qiáng)化檔案應(yīng)用來(lái)推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新，進(jìn)一步提升企業(yè)建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量和成效。

4.1以系統(tǒng)化管理推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新

企業(yè)應(yīng)重視建設(shè)工程檔案管理工作的價(jià)值和作用，在檔案管理工作上形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，既要有檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)具體的檔案工作，也要在領(lǐng)導(dǎo)層面成立領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)檔案管理工作，通過(guò)落實(shí)責(zé)任制，最大限度地保障企業(yè)建設(shè)工程檔案各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。成立監(jiān)督檢查小組，對(duì)企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量。應(yīng)形成與監(jiān)督檢查工作相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制和制度體系，對(duì)建設(shè)工程在施工過(guò)程中的整個(gè)流程以及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。應(yīng)通過(guò)平時(shí)檢查和抽查的方式，確保工程檔案資料真實(shí)可靠、齊全完整，為后續(xù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

4.2以?xún)?yōu)化組織調(diào)控推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新

檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)經(jīng)常召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議，對(duì)企業(yè)建設(shè)工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行討論和研究，并結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目施工情況給出專(zhuān)業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn)，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。為確保檔案管理工作真正落地，還要定期召開(kāi)項(xiàng)目檔案管理推進(jìn)會(huì)，要求工程建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)共同參加，進(jìn)一步明確每個(gè)階段、每個(gè)參與單位檔案管理工作的重點(diǎn)，對(duì)建設(shè)工程檔案推進(jìn)情況進(jìn)行全面安排和監(jiān)督。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的技術(shù)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。既要讓檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，也要對(duì)工程檔案的特點(diǎn)有所了解，通過(guò)系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。此外，還要定期聘請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家，通過(guò)講座、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式，提升檔案管理人員的視野和實(shí)際操作能力，確保建設(shè)工程檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)理念創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、手段創(chuàng)新，不斷地強(qiáng)化建設(shè)工程檔案管理工作質(zhì)量[5]。

4.3以強(qiáng)化檔案應(yīng)用推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新

建設(shè)工程檔案能夠真實(shí)、全面地反映施工全過(guò)程，是評(píng)定工程質(zhì)量及后續(xù)工作開(kāi)展的重要依據(jù)，同時(shí)在工程維護(hù)和工程擴(kuò)建方面也能發(fā)揮重要作用。為確保工程檔案信息的真實(shí)性、客觀性和完整性，在工程項(xiàng)目竣工之后建設(shè)單位應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、接收、移交，為后續(xù)工程項(xiàng)目其他工作開(kāi)展提供扎實(shí)的檔案信息依據(jù)。同時(shí)，建設(shè)單位檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，結(jié)合工程建設(shè)需求對(duì)有價(jià)值的檔案信息資源進(jìn)行有效收集整理，強(qiáng)化檔案應(yīng)用，更好地發(fā)揮建設(shè)工程檔案的信息價(jià)值。此外，為保障建設(shè)工程檔案管理的系統(tǒng)性，各參建單位及有關(guān)部門(mén)應(yīng)密切配合檔案部門(mén)的檔案信息收集工作和信息開(kāi)發(fā)利用工作，營(yíng)造良好的檔案利用外部環(huán)境。

總之，新形勢(shì)下，企業(yè)必須給建設(shè)工程檔案管理工作足夠的重視，并將其作為企業(yè)管理工作的重要方面，為其配備專(zhuān)門(mén)人員，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提升建設(shè)工程檔案管理信息化水平，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案信息資源的價(jià)值和作用，更好地為企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)北海市路港建設(shè)投資開(kāi)發(fā)有限公司）