論新形勢下檔案管理的信息化建設(shè)

張大鵬

摘要：互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，給我們的生活和工作帶來了巨大的便利，對于檔案管理的發(fā)展也有著重要的影響。檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術(shù)的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意?；诖耍恼轮饕治隽藱n案管理的信息化建設(shè)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);措施

我國檔案管理工作在新時(shí)期背景下發(fā)生了顯著變化，呈現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)資源海量增加、檔案信息類型多元化等特點(diǎn)，外加計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作方式、理念、制度等逐漸表現(xiàn)出諸多不適應(yīng)之處，難以滿足當(dāng)前社會(huì)對檔案管理工作的實(shí)際需求。在此背景下，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展勢在必行。因此，對新時(shí)期的檔案管理工作進(jìn)行深度研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，是當(dāng)前檔案管理部門重要的議題。

1檔案信息化管理工作概述

1.1檔案管理工作概念

信息時(shí)代檔案管理工作是指，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，采集、整理、歸檔各類資料數(shù)據(jù)，從而在實(shí)現(xiàn)整理檔案實(shí)體的同時(shí)，為檔案使用者提供有效信息服務(wù)。當(dāng)前，部分傳統(tǒng)的人工方式檔案管理已被淘汰，向高效智能化方式轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理效率得到了顯著提升，檔案管理工作重心也發(fā)生了改變，其相關(guān)價(jià)值得到了有效發(fā)揮。

1.2檔案管理工作特點(diǎn)

第一，管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、壓縮功能，以及傳輸功能等。第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲(chǔ)藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的收集、整理與儲(chǔ)存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2檔案管理信息化建設(shè)重要性分析

2.1檔案管理效率提升

在以往的檔案管理中，通常采用人工手動(dòng)方式，存在工作內(nèi)容繁瑣、工作難度大、工作強(qiáng)度大等問題，在檔案管理過程中，需要相關(guān)工作人員投入大量的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案處理，極容易因人為原因而對檔案的完整性、有效性造成影響。通過信息化技術(shù)的引入，對檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠使檔案管理效率有效提升，檔案完整性、可靠性得到切實(shí)保障。其中利用數(shù)字化技術(shù)，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行處理，使檔案管理歸檔、整理等速度大幅度提升。另外檔案管理人員工作量大幅度減輕，手工操作及工作步驟減少。因此，通過檔案管理信息化建設(shè)，管理人員能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，有效提升工作效率的同時(shí)，進(jìn)一步保證檔案信息準(zhǔn)確性。

2.2社會(huì)發(fā)展需求有效滿足

隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)海量增長的趨勢，作為數(shù)據(jù)信息的重要載體，檔案中所覆蓋的數(shù)據(jù)信息的數(shù)量也不斷增加，同時(shí)具有越來越高的應(yīng)用價(jià)值，檔案管理工作的重要性也日益凸顯。同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)和滿足現(xiàn)代社會(huì)及檔案事業(yè)發(fā)展需求，導(dǎo)致檔案管理效用無法有效發(fā)揮。因此，需要對檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，有效促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理方式的改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案管理工作能夠更好地滿足人們多樣化、個(gè)性化需求，使信息化檔案管理的重要價(jià)值得以體現(xiàn)。另外檔案管理信息化也進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，更好地順應(yīng)檔案管理方式的改革創(chuàng)新。

2.3創(chuàng)新檔案資源服務(wù)

現(xiàn)階段檔案管理工作面對越來越多的資源，需要通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展。其中通過整合資源以及有效改進(jìn)服務(wù)機(jī)制，使檔案管理工作不斷創(chuàng)新，有利于檔案信息的實(shí)時(shí)共享和及時(shí)傳遞得以實(shí)現(xiàn)，使得檔案服務(wù)能力不斷提升，使檔案資源創(chuàng)新進(jìn)得以充分體現(xiàn)。另外對檔案信息數(shù)字資源進(jìn)行充分開發(fā)利用，在檔案信息化建設(shè)中加強(qiáng)信息化協(xié)同服務(wù)的有效融合，檔案資料管理質(zhì)量和效率切實(shí)提高，使檔案信息服務(wù)水平大幅度增強(qiáng)，更好地滿足信息化檔案工作未來發(fā)展需要。

2.4滿足用戶檔案數(shù)據(jù)需求

在新時(shí)代背景下，用戶的檔案需求也逐漸朝著個(gè)性化和多樣化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息已無法滿足用戶的實(shí)際需求。用戶對檔案數(shù)據(jù)的需求趨于多樣性和個(gè)性化。因此，通過檔案信息服務(wù)力度加強(qiáng)的同時(shí)，需要對用戶的多主體、多元化、多種檔案數(shù)據(jù)需求進(jìn)行分析和總結(jié)，在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶需求，有效整合檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和互通，為用戶提供自主選擇相關(guān)檔案信息的平臺(tái)，從而充分體現(xiàn)檔案數(shù)字資源的協(xié)同性和靈活性，合理利用檔案數(shù)字資源，使檔案管理質(zhì)量、效率及用戶滿意度有效提高。

3新形勢下檔案管理的信息化建設(shè)措施

3.1強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作的最終目的是服務(wù)他人，因此需要檔案管理人員提高自身的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)意識(shí)，改變以往重保管輕利用的意識(shí)，建立一個(gè)利用保管并重的態(tài)度，讓自身有一個(gè)服務(wù)大眾的良好狀態(tài)，并且在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新、不斷提高，最終讓檔案管理工作的整體地位逐步提高，這也是發(fā)展檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。此外，根據(jù)檔案管理人員的服務(wù)進(jìn)行針對性培訓(xùn)，并針對服務(wù)的要求、服務(wù)的質(zhì)量、服務(wù)的態(tài)度定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，從而最大程度提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。

3.2提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

如今的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平普遍較低，這導(dǎo)致檔案管理工作的開展較為緩慢，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平迫在眉睫。筆者針對提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出以下幾點(diǎn)建議：（1）加強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，在檔案管理的過程中要秉承以人為本，為人民服務(wù)的宗旨，改善服務(wù)態(tài)度，讓更多的員工相信檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（2）針對檔案管理人員的聘用，應(yīng)該有一定的標(biāo)準(zhǔn)，不能隨便聘用一些不相關(guān)的人員管理檔案。為了保障檔案管理的長期發(fā)展，可以采用以下幾種聘用方式：其一，長期從事檔案管理工作的人員;其二，短期從事檔案管理的工作人員;其三，從其他工作中借用的工作人員。不管哪種方式都要確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)。（3）檔案管理部門需要培養(yǎng)自身的管理人才，因此對于檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，從而確保業(yè)務(wù)水平不斷提高。此外，對于相關(guān)工作人員要定期安排外出學(xué)習(xí)，讓管理人員多看多學(xué)，最大程度提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，最后根據(jù)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行定期的考核，成績優(yōu)異的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì);一些平時(shí)工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工也要定期評定，并根據(jù)評定結(jié)果給予獎(jiǎng)勵(lì)。這些建議的制定，都是為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，以保障檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.3加大檔案管理的力度

管理的成敗取決于管理的流程，因此在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要加強(qiáng)對管理環(huán)節(jié)和流程的重視，并將檔案管理從收集到整理進(jìn)行細(xì)致劃分。要根據(jù)檔案管理內(nèi)容建立相應(yīng)的管理平臺(tái)，還要從多角度、多方面制定管理制度。要讓每位檔案管理人員都參與到檔案管理的軟件應(yīng)用中。檔案管理規(guī)章制度的制定不僅能讓管理工作更加高效，還一定程度上影響著相關(guān)工作人員的態(tài)度，對檔案管理工作的開展和創(chuàng)新有著重要的影響，還會(huì)促進(jìn)檔案管理部門與其他部門的融合。

3.4加強(qiáng)電子文件的管理

目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用已經(jīng)普及到日常生活和工作中，而且目前我國對于相關(guān)文件的使用，也在向電子化轉(zhuǎn)變。因此加強(qiáng)檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。筆者針對電子文件的管理提出以下幾點(diǎn)建議： （1）成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進(jìn)行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果;（2）加強(qiáng)相關(guān)人員對電子文件的管理，需要管理人員及時(shí)注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進(jìn)行;（3）目前許多電子文件都存在時(shí)效性，因此需要相關(guān)工作人員關(guān)注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時(shí)間問題出現(xiàn)錯(cuò)誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進(jìn)行備份，防止電子文件缺失。4結(jié)語

總而言之，檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、長期的煩瑣工作，在檔案管理工作實(shí)施過程中，容易出現(xiàn)多樣化的紕漏而不利于檔案資源價(jià)值的利用。因此，在新時(shí)期檔案管理工作中，必須立足于檔案管理工作實(shí)際，采取完善檔案管理制度、推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才等良策，以不斷提高檔案管理水平，以推動(dòng)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

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（作者單位：公主嶺市委辦公室保密技術(shù)服務(wù)中心）