精細(xì)化管理在核電項(xiàng)目工程檔案工作中的應(yīng)用

摘要：伴隨精細(xì)化管理理念和方法的日漸成熟，其與檔案管理工作的結(jié)合日益密切。核電項(xiàng)目工程檔案種類繁多，精細(xì)化管理方法的應(yīng)用有助于提高項(xiàng)目工程檔案管理效率和質(zhì)量。一些工程項(xiàng)目各階段檔案信息資源管理中存在聯(lián)系不緊密、信息化程度不高、精細(xì)化監(jiān)管不夠等問題，建議實(shí)施檔案的全流程精細(xì)化管理，解決這一問題。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;核電項(xiàng)目;檔案

隨著我國新能源戰(zhàn)略的不斷推進(jìn)，核電在新能源領(lǐng)域的作用越來越大，核電發(fā)展戰(zhàn)略也從“適度發(fā)展”向“積極發(fā)展”轉(zhuǎn)變。新時(shí)代，在核電項(xiàng)目工程建設(shè)中應(yīng)充分重視檔案信息的功能和作用。核電項(xiàng)目工程檔案管理是核電項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，通過“工具價(jià)值”和“信息價(jià)值”作用發(fā)揮，有利于核電項(xiàng)目工程建設(shè)，有利于核電工程的安全運(yùn)營和后期維護(hù)[1]。精細(xì)化管理作為一種較為先進(jìn)的管理模式，其在工程檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用不斷加深，有助于提高核電項(xiàng)目工程檔案的規(guī)范化管理水平，促進(jìn)核電產(chǎn)業(yè)發(fā)展升級(jí)。

1現(xiàn)階段核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理中存在的問題

核電站工程建設(shè)是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程，核電項(xiàng)目工程檔案也較為復(fù)雜，對(duì)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化要求比較嚴(yán)格，精細(xì)化管理模式和方法的引入，有助于改善檔案管理利用效率不高的局面。總的看，現(xiàn)階段核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理尚處于初級(jí)階段，存在一些問題。

1.1核電項(xiàng)目工程檔案信息收集機(jī)制不順

核電項(xiàng)目工程在建設(shè)過程中會(huì)生成大量與工程相關(guān)的檔案信息，這些檔案信息生成部門既包含核電項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)部門、施工部門，也包含后期參與維護(hù)的部門，如果僅僅依靠檔案管理部門對(duì)這些檔案信息進(jìn)行收集，很容易出現(xiàn)遺漏。部分檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間并沒有建立起信息連接機(jī)制，信息收集很容易出現(xiàn)斷點(diǎn)。對(duì)于核電項(xiàng)目工程檔案信息而言，如果無法保證信息收集的全面性、真實(shí)性和可靠性，就無法對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案信息進(jìn)行有效利用。

1.2核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化監(jiān)管不夠

核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理需要多個(gè)部門的共同參與，一旦在核電項(xiàng)目工程檔案管理過程中出現(xiàn)遺漏，就會(huì)對(duì)整個(gè)工程檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響。加之核電項(xiàng)目工程在施工過程中內(nèi)容繁多，程序復(fù)雜，環(huán)節(jié)多樣，如果精細(xì)化理念沒有真正融入到檔案管理過程中，就會(huì)僅僅停留于形式層面，很難產(chǎn)生實(shí)際效果。在核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理過程中，全程監(jiān)管難度較大，一些單位在檔案信息收集、歸檔、管理過程中存在監(jiān)管不力的問題，在一定程度上降低了核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理質(zhì)量。

1.3核電項(xiàng)目工程檔案信息化程度較低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理也產(chǎn)生了深刻影響，特別是大量聲像檔案、圖像檔案、聲音檔案、錄像檔案、視頻檔案的出現(xiàn)，需要核電項(xiàng)目工程檔案管理部門轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思路，在管理方式、方法上進(jìn)行創(chuàng)新，積極推進(jìn)核電項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)[2]。但目前部分核電項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)程度較低，在工程籌建、土建施工、設(shè)備采購、安裝調(diào)試等方面所形成的重要檔案信息資源并沒有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)要求上傳到數(shù)據(jù)庫，檔案信息資源不完整，影響核電項(xiàng)目工程的運(yùn)行和后期維護(hù)。核電項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)投入的人力、物力和財(cái)力不足，處于起步階段，難以滿足利用需要。

1.4檔案工作人員配置與能力不足

核電項(xiàng)目工程具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，因此在核電工程項(xiàng)目檔案管理過程中應(yīng)為其配備專業(yè)的檔案管理人員。但部分核電項(xiàng)目工程沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作由業(yè)務(wù)部門或施工隊(duì)的外聘勞務(wù)人員兼任。這些人員流動(dòng)性較大，缺乏專業(yè)的檔案管理能力和素養(yǎng)，與核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理要求有很大差距，導(dǎo)致核電項(xiàng)目工程檔案收集不全、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)現(xiàn)象。雖然一些核電項(xiàng)目工程單位也為其配備了檔案管理人員，但這些檔案管理人員一般年齡較大，雖然具備豐富的核電文檔管理經(jīng)驗(yàn)，但信息化能力較差，面對(duì)新技術(shù)、新手段能夠采取的辦法不多，無法將這些技術(shù)與核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理相融合。特別是隨著核電項(xiàng)目工程大量使用物聯(lián)網(wǎng)、3D數(shù)字化設(shè)計(jì)系統(tǒng)、企業(yè)云、智慧工地和質(zhì)量記錄儀等技術(shù)，會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的數(shù)字化檔案，管理難度較大。

2精細(xì)化管理在核電項(xiàng)目工程檔案中應(yīng)用的體現(xiàn)

精細(xì)化管理在核電項(xiàng)目工程檔案中的應(yīng)用意味著全流程管理，要求核電項(xiàng)目工程檔案管理部門和檔案管理人員全程參與到工程建設(shè)之中，將檔案管理工作與核電項(xiàng)目工程建設(shè)緊密結(jié)合，確保項(xiàng)目推進(jìn)與檔案管理同步，將核電項(xiàng)目工程“一次性檔案管理”上升到“全過程精細(xì)化管理”。

2.1實(shí)施檔案的全流程精細(xì)化管理

2.1.1加強(qiáng)前端管理。首先，完善精細(xì)化檔案管理制度。梳理核電項(xiàng)目工程檔案管理制度，明確信息化背景下核電項(xiàng)目工程檔案管理的基本要求、執(zhí)行措施和具體流程，確保核電項(xiàng)目工程檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性和專業(yè)性[3]。明確核電項(xiàng)目工程施工單位負(fù)責(zé)檔案管理的部門及人員，由檔案管理部門和核電項(xiàng)目工程參建部門共同參與，確保核電項(xiàng)目工程所生成的各種檔案能夠及時(shí)有效地收集管理。其次，完善核電項(xiàng)目工程檔案信息精細(xì)化管理流程。對(duì)核電項(xiàng)目工程各類檔案管理流程制定詳細(xì)規(guī)劃，包含核電項(xiàng)目工程檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)、收集整理流程、檔案歸檔流程、交接流程、管理利用流程等，提升核電項(xiàng)目工程檔案信息管理的規(guī)范性。再次，配備專業(yè)人才。應(yīng)配備核電項(xiàng)目工程檔案管理專業(yè)人才，解決核電項(xiàng)目工程檔案管理因工作人員年齡偏大、信息素養(yǎng)不強(qiáng)所造成的檔案管理質(zhì)量不高問題。

2.1.2完善中間管理。加大對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理監(jiān)督審核，明確核電工程項(xiàng)目檔案管理審核重點(diǎn)，要求核電項(xiàng)目工程檔案相關(guān)部門嚴(yán)格履行各自職能，進(jìn)一步提升核電項(xiàng)目工程檔案的精細(xì)化管理質(zhì)量。在具體實(shí)施過程中，一方面，加強(qiáng)流程在線監(jiān)管。由檔案管理人員負(fù)責(zé)核電項(xiàng)目工程檔案資料各項(xiàng)申請(qǐng)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，實(shí)時(shí)掌握核電項(xiàng)目工程檔案信息動(dòng)態(tài)，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)錄入、歸檔數(shù)據(jù)、借閱數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)統(tǒng)計(jì)，利用核電項(xiàng)目工程檔案管理系統(tǒng)生成相關(guān)報(bào)表，對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理整個(gè)流程信息進(jìn)行全面把控。另一方面，加強(qiáng)過程監(jiān)管。參與核電項(xiàng)目工程檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)保持良好溝通，對(duì)核電項(xiàng)目工程建設(shè)不同環(huán)節(jié)、不同階段所產(chǎn)生的檔案信息要有整體把握，檔案管理部門要了解各部門、各單位檔案管理的具體工作情況，并結(jié)合實(shí)際問題進(jìn)行檢查，確保核電項(xiàng)目工程檔案信息的完整性和可靠性。

2.1.3強(qiáng)化后續(xù)利用。針對(duì)當(dāng)前“重管理、輕利用”問題進(jìn)行整改，轉(zhuǎn)變核電項(xiàng)目工程檔案管理人員思想意識(shí)，給予核電項(xiàng)目工程檔案開發(fā)利用足夠重視，并以精細(xì)化管理作為檔案信息資源開發(fā)基本要求，各個(gè)部門要相互配合，確保核電項(xiàng)目工程檔案信息能夠真正發(fā)揮作用[4]。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)核電項(xiàng)目工程檔案信息開發(fā)利用的重要性和必要性，并安排專項(xiàng)資金用于核電工程檔案信息編研開發(fā)，按照項(xiàng)目施工各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類，既要將精細(xì)化管理理念落實(shí)到項(xiàng)目施工各個(gè)環(huán)節(jié)，也要從整體上把握核電項(xiàng)目工程檔案信息開發(fā)利用進(jìn)度。通過檔案信息資源開發(fā)，為核電項(xiàng)目工程施工提供更為科學(xué)、系統(tǒng)的依據(jù)和參考，為核電項(xiàng)目工程管理人員決策提供檔案信息數(shù)據(jù)，為核電項(xiàng)目工程后期維護(hù)利用提供有價(jià)值的檔案信息支持。

2.2增強(qiáng)檔案管理規(guī)范性和創(chuàng)新性

2.2.1積極推進(jìn)核電項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)。為增強(qiáng)檔案管理規(guī)范性，有必要積極推進(jìn)核電項(xiàng)目工程檔案信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)融入到核電工程檔案管理之中，進(jìn)一步提升核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理水平。同時(shí)通過核電工程檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)一步擴(kuò)大核電工程檔案信息收集范圍，同時(shí)也能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位參與核電項(xiàng)目工程檔案管理工作提供平臺(tái)和載體。通過多元互動(dòng)，了解核電項(xiàng)目工程檔案管理的實(shí)施流程和規(guī)范性要求，更好約束參與人員的檔案管理行為，進(jìn)一步提升核電項(xiàng)目工程檔案管理規(guī)范化水平。同時(shí)借助現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步優(yōu)化核電項(xiàng)目工程檔案管理流程，提升核電項(xiàng)目工程檔案管理質(zhì)量。

2.2.2展示工程檔案管理精品和亮點(diǎn)。核電項(xiàng)目工程施工周期較長，多個(gè)部門共同參與，需要采用分階段的方式進(jìn)行施工，所形成的核電項(xiàng)目工程檔案信息年代跨度較長，在檔案信息收集、移交過程中很容易出現(xiàn)遺失或者破損。針對(duì)這一情況，有必要采取“以點(diǎn)帶面”的方式，打造樣板檔案，展示工程檔案管理的精品和亮點(diǎn)，更好地發(fā)揮作用，吸引相關(guān)單位和領(lǐng)導(dǎo)的目光，充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理的重要性和必要性[5]。同時(shí)，對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行集中探討，拿出切實(shí)可行的辦法，使整個(gè)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理系統(tǒng)得到優(yōu)化和完善。

3核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理的保障措施

對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案實(shí)施精細(xì)化管理，是一項(xiàng)新的嘗試和新的工作要求，會(huì)遇到一些新的困難和問題，需要有相應(yīng)的工作措施給予必要的保障。

3.1健全核電項(xiàng)目工程檔案管理制度

核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理需要完善的制度機(jī)制作為保障。在核電項(xiàng)目工程實(shí)施初期，就應(yīng)該建立和完善核電項(xiàng)目工程檔案管理制度，為檔案管理工作提供基本制度依據(jù)。在制度制定過程中既需要核電項(xiàng)目工程有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的牽頭和監(jiān)督，也需要核電項(xiàng)目工程檔案管理部門的主動(dòng)作為和相關(guān)單位的密切配合。一方面，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)國家檔案局關(guān)于《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》具體要求，對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，適當(dāng)細(xì)化相關(guān)內(nèi)容，便于操作。另一方面，要明確核電項(xiàng)目工程施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位、總承包單位在檔案精細(xì)化管理中的具體責(zé)任，要求參與核電工程檔案精細(xì)化管理的各單位各司其職，切實(shí)保障精細(xì)化管理工作的順利開展。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理制度及時(shí)進(jìn)行更新，將國家和行業(yè)最新出臺(tái)的文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為核電項(xiàng)目工程檔案管理制度更新的基本依據(jù)，進(jìn)一步提升核電項(xiàng)目工程檔案管理制度的針對(duì)性和科學(xué)性。

3.2強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

在推進(jìn)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理過程中應(yīng)充分認(rèn)識(shí)信息化和數(shù)字化建設(shè)的必要性，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與核電項(xiàng)目工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接，檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門通過平臺(tái)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)核電項(xiàng)目工程檔案信息的快速移交及有關(guān)事項(xiàng)的溝通協(xié)調(diào)，保證核電項(xiàng)目工程檔案信息的齊全完整和安全，降低檔案管理人員的工作壓力和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。一方面，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入到核電項(xiàng)目工程檔案管理前期調(diào)研工作之中，充分發(fā)揮其優(yōu)勢和特點(diǎn)，對(duì)工程項(xiàng)目前期調(diào)研資料進(jìn)行全面收集，為核電項(xiàng)目工程建設(shè)提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的引入，可以將核電項(xiàng)目工程檔案管理有關(guān)內(nèi)容匯編成為樹狀圖，更加清晰明了地看到上下條目之間的關(guān)聯(lián)性，切實(shí)保障檔案信息的利用效率。此外，通過調(diào)整精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，打破核電項(xiàng)目工程檔案“數(shù)據(jù)鴻溝”，實(shí)現(xiàn)信息有效共享，更好地助力核電項(xiàng)目工程建設(shè)。

3.3加強(qiáng)對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理工作的監(jiān)督

核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理，既需要完善制度機(jī)制，引入網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，也需要加大對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案管理工作的監(jiān)督，切實(shí)保障制度機(jī)制落實(shí)，不流于形式。因此，有必要對(duì)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理進(jìn)行全程監(jiān)督，確保核電項(xiàng)目工程檔案信息能夠及時(shí)收集、建檔、歸檔。應(yīng)通過核電項(xiàng)目工程檔案監(jiān)管，使精細(xì)化理念深入人心，成為核電項(xiàng)目工程建設(shè)企業(yè)的文化，確保參與核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理的各個(gè)部門、單位和人員能夠嚴(yán)格按照制度開展工作。還應(yīng)從細(xì)節(jié)把關(guān)，細(xì)化核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理各個(gè)崗位具體職責(zé)，使各個(gè)崗位工作內(nèi)容一目了然，讓工作人員在操作過程中有制度可依。同時(shí)，通過定期檢查、抽查方式，對(duì)在核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理中成績突出的給予嘉獎(jiǎng)，并將檢查結(jié)果與績效工資等掛鉤，激發(fā)各個(gè)單位和相關(guān)工作人員參與核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理的積極性和主動(dòng)性。

總之，加強(qiáng)核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理已經(jīng)成為核電項(xiàng)目工程建設(shè)實(shí)施的重要課題。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，對(duì)核電項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理存在的問題進(jìn)行認(rèn)真梳理，以精細(xì)化理念作為指引，全面做好前端控制、中間管控和后續(xù)利用工作，提升核電項(xiàng)目工程建設(shè)各個(gè)單位檔案管理意識(shí)，積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升核電項(xiàng)目工程檔案精細(xì)化管理水平，切實(shí)發(fā)揮好核電項(xiàng)目工程建設(shè)檔案信息的特殊功能和價(jià)值。

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作者簡介：韓燕，上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司館員。