國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理問題的完善

摘要：隨著國(guó)有農(nóng)場(chǎng)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，內(nèi)江市良種場(chǎng)的檔案管理也取得了較大成績(jī)。但會(huì)計(jì)檔案管理還存在一些不足。本文主要探討了當(dāng)前國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理在思想認(rèn)識(shí)、管理機(jī)制、基礎(chǔ)建設(shè)等方面存在的問題和短板，提出了完善解決對(duì)策，供參考。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;管理;國(guó)有農(nóng)場(chǎng);問題;完善

內(nèi)江市良種場(chǎng)建立于1952年，原屬內(nèi)江市農(nóng)業(yè)局管轄的副縣級(jí)事業(yè)單位，主要從事農(nóng)業(yè)良種的繁殖推廣。2015年職能改革后，內(nèi)江市良種場(chǎng)下放至市中區(qū)人民政府管理。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理的載體形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生變化。新修訂的《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》給予會(huì)計(jì)檔案管理以新的變化和要求，主要是完善會(huì)計(jì)檔案范圍及銷毀流程、管理要求，增加了電子檔案管理要求，相應(yīng)地調(diào)整了國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)限及保管期限等。隨著國(guó)有農(nóng)場(chǎng)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，內(nèi)江市良種場(chǎng)檔案管理有了較大的發(fā)展，但會(huì)計(jì)檔案管理還存在一些不足。主要表現(xiàn)在國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人員思想重視程度不高、會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制不夠健全、基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)、信息化水平較低，需要采取有效措施，盡快加以解決。

1國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題

1.1思想重視不夠，管理不夠到位

國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、全面地反映了農(nóng)場(chǎng)的日常會(huì)計(jì)核算活動(dòng)，也是農(nóng)場(chǎng)管理水平的重要體現(xiàn)，反映了單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效果[1]。但由于受資金、人員編制等因素的影響，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)作為全額撥款事業(yè)單位，經(jīng)費(fèi)主要來源于政府財(cái)政撥款，會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)人員不足。一些人員思想上重資金輕管理的現(xiàn)象依然不同程度存在，人力、物力、財(cái)力多投入日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠，會(huì)計(jì)檔案管理與財(cái)務(wù)工作未能有效銜接和統(tǒng)一，影響了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.2管理機(jī)制薄弱，制度不健全

從現(xiàn)有的財(cái)經(jīng)管理制度以及檔案管理機(jī)制來看，基本沒有關(guān)于國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理的專門性制度和規(guī)范。相應(yīng)的管理機(jī)制還主要立足于財(cái)務(wù)制度方面，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)的成本控制、資金管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)決算等機(jī)制運(yùn)行較為重視，也較為健全[2]，但關(guān)于國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、利用、借閱、查詢等，其管理制度尚不健全。近年來，隨著財(cái)經(jīng)規(guī)定越來越嚴(yán)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求越來越高，但相應(yīng)的歸檔制度、立卷標(biāo)準(zhǔn)、查閱利用規(guī)定等具體執(zhí)行層面的機(jī)制還存在操作性不強(qiáng)、執(zhí)行不嚴(yán)等問題，直接影響了國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常開展。近年來，隨著國(guó)有農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)方式、單位職能和管理模式的變化發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)了新情況、新問題，如電子憑證的歸檔等[3]。體制機(jī)制的不健全，也增加了財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3工作不夠規(guī)范，基礎(chǔ)不扎實(shí)

由于歷史原因、體制的變革，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理崗位人員配置較薄弱。如內(nèi)江市良種場(chǎng)從事會(huì)計(jì)檔案管理人員年齡偏大、專業(yè)知識(shí)薄弱，擁有會(huì)計(jì)核算及檔案管理兩個(gè)方面知識(shí)的復(fù)合型人才缺乏。會(huì)計(jì)檔案管理所需的軟件、硬件設(shè)施投入也滿足不了會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，會(huì)計(jì)核算資料無序、隨意堆放的現(xiàn)象依然不同程度存在?？傎~、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等填寫不規(guī)范，案卷封面內(nèi)容填寫不規(guī)范，裝訂不整齊。此外，會(huì)計(jì)資料移交不及時(shí)，影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常開展。會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有限，基礎(chǔ)薄弱。

1.4管理手段落后，信息化偏低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化、管理信息化正在深入發(fā)展。但從國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化、數(shù)字化進(jìn)展緩慢，整體信息化管理水平不高[4]等問題，主要還是依賴于傳統(tǒng)人工手段管理會(huì)計(jì)檔案，無論是檔案信息錄入，還是檔案信息存儲(chǔ)和管理，紙質(zhì)檔案較多，人力成本高，利用效率低，且安全性較差，在后期的頻繁查詢利用過程中，極易造成紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案損毀[5]。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案依然是較大的短板和弱項(xiàng)，會(huì)計(jì)檔案管理與財(cái)務(wù)工作之間的信息資源共享不暢，無紙化查閱的現(xiàn)實(shí)需要得不到有效滿足。

1.5利用程度不高，作用不明顯

國(guó)有農(nóng)場(chǎng)普遍存在重會(huì)計(jì)檔案保管而忽視利用的問題，會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)時(shí)間“沉睡”于檔案室中，使得國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案在促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理過程中的作用和效果沒有得到充分的彰顯。會(huì)計(jì)檔案中涵蓋了大量經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)，重要的財(cái)經(jīng)信息，是財(cái)務(wù)管理的重要參考[6]。農(nóng)場(chǎng)要發(fā)展、壯大，就需要以史為鑒，面向未來，更好地利用好會(huì)計(jì)檔案，在財(cái)務(wù)檔案中挖掘過往成功的管理經(jīng)驗(yàn)。有時(shí)過于強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的安全性、保密性，加之投入不足，信息化管理水平不高，使得會(huì)計(jì)檔案的總體利用水平不高，利用效率低，影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。

1.6專業(yè)人員不足，素質(zhì)不夠高

財(cái)務(wù)檔案管理需要具備一定的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，也要掌握深厚的檔案理論知識(shí)，無論是國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案的立卷工作，還是歸檔和保管工作，乃至查閱、銷毀等都有著嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和要求，需要遵守相應(yīng)的規(guī)章和制度[7]。但國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理人員人員變動(dòng)大，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，后期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備和實(shí)際操作能力都不能適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要。由于國(guó)有農(nóng)場(chǎng)改制，一些較早時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案丟失或信息不全，為日后會(huì)計(jì)檔案管理利用造成了隱患。此外，由于缺少高素質(zhì)、復(fù)合型會(huì)計(jì)檔案管理人才隊(duì)伍，會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)，檔案管理的質(zhì)量和效率有待提升。

2完善國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理的主要措施

財(cái)務(wù)檔案管理與科技檔案、文書檔案、人事檔案一樣，必須嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定和要求，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，利用科學(xué)的、現(xiàn)代化管理手段[8]。應(yīng)根據(jù)《檔案法》《保密法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)章制度和要求，進(jìn)一步完善國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理體制機(jī)制，管好用好會(huì)計(jì)檔案，切實(shí)發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在國(guó)有農(nóng)場(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的功能和作用。

2.1提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于國(guó)有農(nóng)場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的重要性毋庸置疑。因此，從領(lǐng)導(dǎo)到普通檔案管理人員，都應(yīng)提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，以及財(cái)務(wù)方面的專業(yè)知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理在國(guó)有農(nóng)場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的重要性。會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)自覺執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，將會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定落實(shí)到具體行動(dòng)上。應(yīng)經(jīng)常性開展會(huì)計(jì)檔案管理工作的宣傳，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入工作重要議事日程，做到同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核，給予會(huì)計(jì)檔案管理工作必要的人財(cái)物支持。

2.2完善管理制度，健全會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓，制度是保障會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理的重要基礎(chǔ)，以及衡量管理行為是否符合要求的“尺子”。隨著《檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等陸續(xù)修訂，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)應(yīng)結(jié)合自身會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定符合本單位實(shí)際的會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度[9]。如《電子會(huì)計(jì)檔案歸檔細(xì)則》《電子會(huì)計(jì)文件歸檔與電子檔案管理細(xì)則》《紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化細(xì)則》《會(huì)計(jì)檔案蟲霉防治細(xì)則》等。應(yīng)確保制定的規(guī)章制度具有可操作性，并在日常的貫徹落實(shí)過程中，不斷地總結(jié)，查找制度的不足，根據(jù)國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展、變化，及時(shí)修訂、完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案管理制度與會(huì)計(jì)檔案管理要求一致。應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理納入國(guó)有農(nóng)場(chǎng)內(nèi)部質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)抓落實(shí)，增強(qiáng)制度的可執(zhí)行力。

2.3推動(dòng)規(guī)范管理，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平

嚴(yán)密的制度是基礎(chǔ)，規(guī)范地落實(shí)和執(zhí)行是關(guān)鍵。制度規(guī)范人，人人遵守制度。首先，應(yīng)緊密結(jié)合國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理的特點(diǎn)和實(shí)際，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔制度落實(shí)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管和查閱。檔案管理人員應(yīng)帶頭落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，按照《會(huì)計(jì)檔案管理人員工作職責(zé)》要求，做好會(huì)計(jì)檔案管理和利用。入庫查詢和借閱，需要檔案借閱人員、檔案管理人員共同遵守《會(huì)計(jì)檔案室日常管理制度》。此外，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，抓好檔案室建設(shè)和日常管理，確保會(huì)計(jì)檔案管理安全[10]。其次，重點(diǎn)把好會(huì)計(jì)檔案出入庫規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案出庫的，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的調(diào)閱手續(xù)，做好會(huì)計(jì)檔案的出入庫移交、登記工作。保管到期的，要對(duì)其進(jìn)行鑒定，符合銷毀條件的，應(yīng)嚴(yán)格按照銷毀程序，經(jīng)分管負(fù)責(zé)人簽批，履行登記、簽字手續(xù)，有序規(guī)范銷毀。在財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱完畢后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、檢查，防止檔案發(fā)生遺失或損毀。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案遺失或損毀的，應(yīng)及時(shí)采取措施挽回?fù)p失，并追究有關(guān)人員責(zé)任。

2.4加大科技投入，夯實(shí)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)

無論是新修訂的《檔案法》，還是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，都將電子檔案納入了重要管理范疇。其中《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》還增設(shè)了電子會(huì)計(jì)檔案范圍、保管、移交、銷毀等方面的專門規(guī)定。因此，國(guó)有農(nóng)場(chǎng)應(yīng)重視電子會(huì)計(jì)檔案的資金投入和利用。一方面，加強(qiáng)硬件建設(shè)和投入，加大計(jì)算機(jī)、大容量存儲(chǔ)設(shè)備、除濕器、防盜系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等硬件設(shè)施的采購配備力度，滿足電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際需要。另一方面，積極引入會(huì)計(jì)檔案管理專門軟件，管好用好電子會(huì)計(jì)檔案。具體來說，一是建立符合國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，提升會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的利用效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和其他部門之間的數(shù)據(jù)信息傳輸、查詢和共享。二是完善會(huì)計(jì)檔案信息管理輔助系統(tǒng)。注重對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的分析和處理，借助人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，做好會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)分析，提高會(huì)計(jì)檔案利用潛能。三是搭建完善的會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。將會(huì)計(jì)檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化處理，設(shè)置規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案管理制度和流程，強(qiáng)化系統(tǒng)平臺(tái)訪問權(quán)限管理，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。

2.5注重檔案利用，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用

檔案的價(jià)值在于利用。國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案是其會(huì)計(jì)核算過程中形成的重要?dú)v史資料，原始憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等能夠較為全面、完整地展示各個(gè)時(shí)期國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)核算狀況。應(yīng)加大會(huì)計(jì)檔案利用的力度，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。一方面，可利用年度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，做好定期財(cái)務(wù)分析，總結(jié)財(cái)務(wù)管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。另一方面，注重利用信息技術(shù)手段，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息的挖掘、利用，例如，開展檔案編研等，為農(nóng)場(chǎng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供重要財(cái)經(jīng)信息。此外，在財(cái)務(wù)檔案利用過程中，應(yīng)注意保密管理，防止發(fā)生失泄密事件，確保會(huì)計(jì)檔案安全。

2.6加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理能力

國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理最終需要高素質(zhì)的檔案管理人員去落實(shí)和執(zhí)行。檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著管理的質(zhì)量和效率。一方面，應(yīng)要求會(huì)計(jì)檔案管理人員掌握一定的財(cái)經(jīng)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。另一方面，還需要掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，尤其是會(huì)計(jì)檔案領(lǐng)域的最新業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為此，一要做好專業(yè)人才的引進(jìn)。根據(jù)國(guó)有農(nóng)場(chǎng)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，針對(duì)自身人員編制情況，適當(dāng)向檔案崗位傾斜，加大檔案人才的引進(jìn)力度，尤其是要引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)，掌握一定信息技術(shù)和財(cái)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。二要做好現(xiàn)有人才培訓(xùn)。定期或不定期地開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，加大財(cái)務(wù)知識(shí)、檔案知識(shí)、信息技術(shù)等培訓(xùn)力度。通過請(qǐng)進(jìn)來、走出去的方式，邀請(qǐng)會(huì)計(jì)檔案管理專家、學(xué)者授課，也可以組織業(yè)務(wù)骨干赴先進(jìn)地區(qū)取經(jīng)，開闊眼界，增長(zhǎng)才干。

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作者簡(jiǎn)介：龍艷（1975—），大學(xué)學(xué)歷，四川省內(nèi)江市良種場(chǎng)館員，主要從事檔案管理研究。