談新時期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

張曉燕

摘 要：在我國各領(lǐng)域中，檔案已經(jīng)成為人事管理的主要路徑，人事檔案已經(jīng)成為我國現(xiàn)階段單位對人才進(jìn)行初步檢測的最佳手段。而對于我國事業(yè)單位來說，只有更加清晰明確人事檔案，才能夠作為工作人員個人信息來源和載體提高更加詳細(xì)的保障。隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，人才成為現(xiàn)階段的主要資源，隨后人事檔案管理工作也將成為事業(yè)單位最關(guān)鍵的基礎(chǔ)工作之一。對事業(yè)單位人事資源檔案管理進(jìn)行強化，能夠使社會中人才資源充分發(fā)揮出自身作用和價值。然而我國現(xiàn)階段，事業(yè)單位在人事檔案管理過程中還存在一些問題，例如，事業(yè)單位沒有對人事檔案管理工作引起足夠重視、沒有建立相應(yīng)人事檔案管理工作制度以及人事檔案管理工作人員自身素質(zhì)和專業(yè)水平不足。本文通過對新時期背景下事業(yè)單位人事檔案管理的特點進(jìn)行詳細(xì)闡述，重點分析和研究新時期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，并提出更加科學(xué)有效的人事資源檔案管理對策，為相關(guān)工作人員進(jìn)行人事檔案管理提供一定參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：新時期;事業(yè)單位;人事檔案管理;重要性

人事檔案主要指在單位進(jìn)行人力資源管理過程中慢慢形成，用于記錄和表現(xiàn)工作人員個人工作經(jīng)歷以及自身工作表現(xiàn)、并通過不同用人單位進(jìn)行相應(yīng)組合的文件資料。具體來說，事業(yè)單位的人事檔案主要應(yīng)用于勞資、組織以及人事選拔等各方面，以及對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)的各項工作活動，并且，人事檔案一般會詳細(xì)記錄工作人員的個人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系、工作情況、業(yè)務(wù)能力以及獎懲情況等。我國現(xiàn)階段事業(yè)單位開展人事檔案管理工作主要是將工作人員的人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用，并通過對人事檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計為相應(yīng)的人事單位提供相關(guān)活動證明。

一、新時期事業(yè)單位人事檔案管理的特點

1.現(xiàn)實性

因為人事檔案記錄著工作人員的個人基本信息這一性質(zhì)，從根本上決定了人事檔案的現(xiàn)實性特征。在我國現(xiàn)階段事業(yè)單位中，由于工作人員數(shù)量較多，各項工作職能比較煩瑣復(fù)雜，事業(yè)單位管理人員只有對工作人員的個人信息、優(yōu)勢專長、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷以及在職獎懲情況進(jìn)行充分了解和認(rèn)識，才能夠?qū)ぷ魅藛T與崗位匹配程度和發(fā)展前景有更好判斷。所以，將人事檔案作為參考依據(jù)，才能使事業(yè)單位管理人員對工作人員的任用做出正確選擇。并且，事業(yè)單位在進(jìn)行人才選聘過程中，都希望選取理論成績和專業(yè)技能更加優(yōu)秀的人才，并希望其能夠?qū)κ聵I(yè)單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃和發(fā)展發(fā)揮出自身作用和價值，因此，現(xiàn)實性成為事業(yè)單位人事檔案管理的最重要特點之一。

2.真實性

事業(yè)單位在進(jìn)行人才選聘過程中持有非常嚴(yán)格和謹(jǐn)慎的態(tài)度，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理過程中更加嚴(yán)謹(jǐn)。并且，在事業(yè)單位中設(shè)立人事檔案機構(gòu)能夠為事業(yè)單位提供更加正確的人事信息，使事業(yè)單位管理人員能夠在人力資源管理上做出更加科學(xué)合理的安排。所以，事業(yè)單位人事部門的人事檔案資料應(yīng)該是更加準(zhǔn)確和真實的，且必須是經(jīng)過工作人員本人進(jìn)行核對的信息。與此同時，工作人員在本單位中獲得的獎勵和懲罰、對本單位作出的貢獻(xiàn)以及工作人員在本單位中的經(jīng)歷和價值，都能夠在人事檔案中同步更新，使工作人員的檔案更具真實性與說服力。人事檔案中主要記錄的是工作人員的各項基本信息，使事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠更加直觀清晰地看到工作人員的個人價值，從而對工作人員的任命和選擇進(jìn)行充分考慮。需要注意的是，事業(yè)單位的人事檔案應(yīng)該對工作人員的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、表現(xiàn)和能力以及工作人員自身性格特點等進(jìn)行客觀表述。

3.動態(tài)性

隨著人們年齡增長，學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷也在不斷增長，所以人事檔案就成為事業(yè)單位查看工作人員基本信息的有效渠道，這一信息系統(tǒng)應(yīng)該隨著工作人員的個人發(fā)展以及工作表現(xiàn)不斷增加。所以為了能夠更加客觀地展現(xiàn)工作人員自身的優(yōu)勢和能力，就必須保證單位人事檔案的真實性和動態(tài)性。對于事業(yè)單位的人事檔案來說，動態(tài)性特點能夠充分滿足事業(yè)單位在人才篩選的客觀條件下，準(zhǔn)確記錄工作人員的成長變化。人們只有在學(xué)習(xí)和工作中不斷磨煉自己，才能夠使自身更加優(yōu)秀、有更強的能力以及豐富經(jīng)歷，這一種變化能隨著事業(yè)單位人事檔案的不斷更新而增加，使工作人員的成長過程更加清晰，對工作人員自身能夠形成一種較強激勵，使工作人員能夠看到自身努力奮斗的結(jié)果。

二、新時期事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.推動工作人員的進(jìn)步和成長

對于事業(yè)單位來說，對人事檔案進(jìn)行高效管理能夠不斷更新和完善工作人員的基礎(chǔ)信息，對工作人員的工作能力和專業(yè)水平的評價有非常重要的參考價值，同時也會影響工作人員的薪酬福利以及社會保障。在新時期背景下，只有不斷完善人事檔案的考核機制，并對工作人員的基本情況進(jìn)行全面系統(tǒng)考核，才能促進(jìn)事業(yè)單位人力資源的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位留住人才和任用人才起到積極作用。對事業(yè)單位工作人員來說，人事檔案不僅要記錄工作人員的日常表現(xiàn)，還能夠為工作人員未來規(guī)劃和發(fā)展提供一定參考依據(jù)。并且，事業(yè)單位開展人事檔案管理工作還能夠充分體現(xiàn)出人事檔案的工作價值以及社會價值。

2.是事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的重要參考依據(jù)

對我國現(xiàn)階段事業(yè)單位而言，在進(jìn)行人才選聘或者人事任免過程中，會受到應(yīng)聘者工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及獎懲情況的直接影響，所以人事檔案為應(yīng)聘者的面試過程提供更加客觀的參考依據(jù)。并且，隨著我國現(xiàn)階段社會競爭越來越激烈，只有豐富人事檔案才能為工作人員提供更加有利的面試條件，但這些都是在保證工作人員學(xué)習(xí)經(jīng)歷和個人經(jīng)歷真實客觀條件下所擁有的。但是，如果應(yīng)聘者憑借自身豐富的經(jīng)歷進(jìn)入事業(yè)單位，但并沒有進(jìn)行努力學(xué)習(xí)，就會隨時被現(xiàn)實所淘汰。只有在工作中不斷學(xué)習(xí)、完善自身綜合實力，才能在激烈的社會競爭中不斷豐富經(jīng)歷，并在競爭中取得一席之地。工作人員自身能力和工作簡歷都十分重要，只有豐富的經(jīng)歷而沒有能力就會被取代，因此，我們要在日常學(xué)習(xí)和工作過程中不斷努力，使自己能夠有底氣面對工作中遇到的困難。

3.能夠提升事業(yè)單位人力資源管理的社會價值

在新時期背景下，事業(yè)單位人事檔案管理具有一定特殊性，所以在人事檔案管理實際工作中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)，切實履行自身社會職能。事業(yè)單位人事檔案管理工作需要處理好事業(yè)單位所有在編工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個人資質(zhì)、工作表現(xiàn)以及基本身份信息等各項內(nèi)容，使這些能夠為人力資源管理工作中的績效考核和薪酬福利提供一定參考依據(jù)。

4.事業(yè)單位進(jìn)行個人評價、人事考核和任免的基礎(chǔ)

在事業(yè)單位人力資源管理工作逐漸完善過程中，應(yīng)該對工作人員的專業(yè)技能和工作素養(yǎng)進(jìn)行綜合考量，并且，人事檔案管理的動態(tài)化能夠為人力資源檔案管理工作提供更加全面系統(tǒng)的參考依據(jù)。雖然人的生平并不能被人事檔案來簡單定義，但人事檔案在一定程度上也能夠說明個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷。事業(yè)單位人力資源管理部門會在對應(yīng)聘者進(jìn)行考察的前期，根據(jù)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行初步篩選。因為事業(yè)單位的應(yīng)聘人員數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)和管理人員就會對簡歷豐富的工作人員優(yōu)先考慮，并對這部分人員進(jìn)行更進(jìn)一步的人事考察。但需要事業(yè)單位人力資源管理部門工作人員注意的是，簡歷并不代表一切，一個人的專業(yè)能力并不應(yīng)該只被簡歷決定，因此，事業(yè)單位應(yīng)該以人事檔案為參考依據(jù)，選擇真正有能力、有優(yōu)勢、能夠推動事業(yè)單位更好發(fā)展的人才，而不是僅僅依靠人事檔案就決定工作人員的任命。

5.有利于事業(yè)單位人力資源的優(yōu)化和改革

我國現(xiàn)階段事業(yè)單位在人事檔案管理工作開展過程中仍然存在一些問題，如果事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員并沒有對人事檔案改革和管理工作引起足夠重視，就會直接影響事業(yè)單位人力資源管理工作的科學(xué)性和有效性，使人力資源管理積極性降低，出現(xiàn)缺乏現(xiàn)代化人事檔案管理理念以及現(xiàn)代化人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用不科學(xué)的問題。因此，我國現(xiàn)階段應(yīng)該對人事檔案管理工作進(jìn)行全面分析和研究，使問題本質(zhì)暴露出來，并采取科學(xué)有效的人事檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化措施，以提高事業(yè)單位人事檔案的管理效率和質(zhì)量。

6.上級對工作人員進(jìn)行考察的重要歷史資料

在上級組織對事業(yè)單位的工作進(jìn)行視察時，如何對工作人員的實際工作情況進(jìn)行明確，人事檔案占有非常大比重。因為人事檔案會隨著工作人員經(jīng)歷的增長而不斷更新，就會更加真實客觀的保留工作人員各工作階段數(shù)據(jù)信息。所以，只有上級組織對事業(yè)單位工作人員自身能力和個人經(jīng)歷進(jìn)行明確，才能夠在工作任務(wù)安排過程中更具針對性，提高工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量，使工作人員能夠在合適崗位最大程度地發(fā)揮自身作用，并激發(fā)工作動力，從而獲得一定成就感和自豪感，在事業(yè)單位工作過程中實現(xiàn)自己的人生價值，并進(jìn)一步提升自身專業(yè)能力，使自己能夠更快成長，并為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的社會價值。

三、新時期背景下事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容

在事業(yè)單位建設(shè)規(guī)劃過程中，科學(xué)完善的認(rèn)識檔案管理結(jié)構(gòu)體系是保障認(rèn)識檔案管理規(guī)范性的重要內(nèi)容，具體來說，人事檔案管理的內(nèi)容主要包括以下幾點：

1.材料歸檔

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案建設(shè)的過程中，應(yīng)該對形成的人事檔案材料和人事文件進(jìn)行分類處理，人事檔案歸檔流程主要分為以下四個方面的內(nèi)容：

第一，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該根據(jù)人事檔案材料的種類，對檔案信息進(jìn)行有效劃分，詳細(xì)觀察檔案信息是否符合人事檔案歸屬的實際要求。

第二，人事檔案材料的歸檔應(yīng)該根據(jù)工作人員以及工作崗位檔案材料的基礎(chǔ)屬性，以及人事檔案材料的應(yīng)用方向，對人事檔案材料歸檔內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析和研究，從而確定人事檔案的具體位置。

第三，事業(yè)單位人事檔案在進(jìn)行歸檔制度操作的過程中，應(yīng)該針對事業(yè)單位人事檔案管理目錄的相關(guān)材料進(jìn)行及時補錄，最終確保人事檔案材料歸檔的科學(xué)性、真實性以及合理性。

第四，人事檔案管理人員還應(yīng)該在實際工作中及時將全新的人事檔案材料歸納到人事檔案內(nèi)容中。

2.檢查檔案核對制度

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案制度核對的過程中，應(yīng)該確保人事檔案的完整性、真實性以及系統(tǒng)性，使人事檔案核對制度能夠真正成為確保人事檔案完整性的重要方式。并且，人事檔案檢查內(nèi)容非常復(fù)雜，不僅包括對人事檔案自身內(nèi)容的檢查，還包括對人事檔案自身錯誤信息的檢查。在這種情況下，事業(yè)單位才能詳細(xì)檢查人事檔案的儲存環(huán)境，例如：人事檔案儲存室的門窗是否完好、儲存環(huán)境是否安全等。

四、新時期背景下加強事業(yè)單位人力資源檔案管理的具體措施

1.加強重視和提高資金投入

在我國現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案建設(shè)過程中，因為人事部門工作人員大多數(shù)由其他部門進(jìn)行組織監(jiān)督和管理，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案管理有著較大隨意性。因此，人事檔案管理人員應(yīng)該取得領(lǐng)導(dǎo)和管理人員支持，并在人事檔案管理過程中加強財政資金投入，從而達(dá)到改善事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)備和條件目的。

例如，設(shè)立防潮防火人事檔案專用信息庫、為人事檔案管理部門配置鐵質(zhì)檔案柜、不斷完善相應(yīng)滅火以及祛濕設(shè)備，并建立辦公室、閱覽室以及專用的檔案庫房等。

2.把控人事檔案質(zhì)量，提高人事檔案公信力

對我國現(xiàn)階段事業(yè)單位人力資源管理工作而言，人事檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格遵循“社會公信力”以及“以人為本”原則。因為事業(yè)單位人事檔案管理工作本身就是一個非常全面系統(tǒng)的工程，所以要想在這一工程中體現(xiàn)出“社會公信力”和“以人為本原則”，就需要在檔案信息收集過程中更加全面和完整，使檔案信息收集渠道更加規(guī)范和準(zhǔn)確，并在檔案信息應(yīng)用過程中最大程度地做到安全和有序。只有對事業(yè)單位工作人員人事檔案中的基本信息進(jìn)行充分利用，才能夠在提供人事檔案服務(wù)同時，對其進(jìn)行全方位利用。

3.對事業(yè)單位人力資源檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新

事業(yè)單位人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)該對人事檔案信息資源進(jìn)行一定優(yōu)化和整合，并對人事檔案信息資源進(jìn)行集中保管和利用，從而實現(xiàn)對人事檔案統(tǒng)一管理。事業(yè)單位通過這種方式，能夠在保證人事檔案管理工作高效進(jìn)行的同時，還能夠充分適應(yīng)政府工作職能的轉(zhuǎn)變。與此同時，還應(yīng)該強化人事檔案管理和創(chuàng)新工作，積極探索新型事業(yè)單位人事檔案管理模式，充分提升人事檔案管理工作的信息化以及科學(xué)化，推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利有效進(jìn)行。

4.加強對事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位人事檔案管理作為一項煩瑣且政策性較強的工作，應(yīng)該在新時期背景下，提高對人事檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)強度，并通過建立高學(xué)歷高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才隊伍，培養(yǎng)更多高質(zhì)量的專業(yè)性檔案管理人才。這就要求事業(yè)單位應(yīng)該加強對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使其通過不斷學(xué)習(xí)來提高自身的人事檔案管理水平以及社會公關(guān)能力，從而不斷提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

事業(yè)單位為了能夠更高效地進(jìn)行人事檔案管理工作，首先就要對人事檔案管理的重要性有更全面深刻的認(rèn)識和了解。只有事業(yè)單位本身對人事檔案管理工作引起足夠重視，才能夠促進(jìn)人事檔案管理更加順利進(jìn)行和發(fā)展。與此同時，隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理過程中，應(yīng)該充分引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理。除此之外，還應(yīng)該設(shè)立專門的事業(yè)單位人事檔案管理培訓(xùn)機構(gòu)，采用更科學(xué)的培訓(xùn)體系提升人事檔案管理人員的專業(yè)水平，促使事業(yè)單位人事檔案管理健康穩(wěn)定的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：菏澤市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）