信息技術(shù)在疾控中心文書檔案管理中的應(yīng)用分析

曹珊

摘 要：檔案管理是疾控中心工作的一項重要內(nèi)容，在各項工作中發(fā)揮著不可替代的作用。根據(jù)檔案屬性和功能，檔案管理工作被劃分為很多不同類別，比如專業(yè)檔案管理、文書檔案管理等。文書檔案管理與其他類檔案管理有本質(zhì)不同，但在實際管理工作中又存在交叉性和重復(fù)性，這在一定程度上影響了管理工作有效性。信息化時代下，大量功能性強的信息技術(shù)被應(yīng)用于疾控中心檔案管理工作中，為管理工作提供便利，提升管理質(zhì)量的同時也避免了很多由傳統(tǒng)管理方式所帶來的弊端。不同管理內(nèi)容和目的下，所采用的信息技術(shù)管理手段有明顯區(qū)別，比如應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可最大限度地提升檔案安全性，使疾控中心內(nèi)部信息傳遞更加暢通，而將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，將有助于更好發(fā)現(xiàn)疾控中心工作內(nèi)在需求，完善管理行為。文章以傳統(tǒng)模式下疾控中心文書檔案管理所存在的問題作為切入點，詳細(xì)介紹了信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用和價值，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)為例，對如何應(yīng)用信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：疾控中心;文書檔案管理;信息技術(shù);應(yīng)用分析

引言

文書檔案屬于疾控中心內(nèi)部一項非常重要的資源，它對研究疾病防控工作具有一定輔助性作用，可為某些具體工作內(nèi)容提供重要支持，很多資料都可以成為重要依據(jù)。因此，規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、科學(xué)化文書檔案管理內(nèi)容和制度十分必要。信息化時代下，我國很多地方疾控中心文書檔案管理工作正在發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，從內(nèi)容到模式，從人員到制度，那些無法跟上時代發(fā)展步伐，以及無法很好滿足實際應(yīng)用需求的管理方法和手段，已被信息技術(shù)所主導(dǎo)的現(xiàn)代化管理方式所取代。對于疾控中心文書檔案管理者來說，若要充分提升檔案管理質(zhì)量和效率，使管理方式和手段變得更加科學(xué)高效，滿足實際應(yīng)用需求，就要及時更新管理思想，努力增強檔案管理信息化屬性，積極應(yīng)用多種信息技術(shù)于工作實際，將那些長期存在于管理工作中的弊端剔除掉。

一、疾病控制機構(gòu)文書檔案分類中存在的問題

1.分類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性缺失

現(xiàn)階段，全國范圍內(nèi)還未建立起一套完整、統(tǒng)一、專業(yè)的疾控檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致疾控機構(gòu)文書檔案管理規(guī)范性不足。各省份自行編制的文書檔案分類方案雖具有一定現(xiàn)實意義，且能夠保證內(nèi)容與工作實際需求相迎合，但材料歸檔缺失問題仍時有發(fā)生。全部相關(guān)問題多產(chǎn)生于管理行為，傳統(tǒng)文書檔案管理觀念和思想在一定程度上制約了創(chuàng)新外延，同時也使分類標(biāo)準(zhǔn)豐富性和完整性受到限制。

2.檔案劃分層次不夠細(xì)致

絕大多數(shù)疾控中心在進(jìn)行文書檔案類別劃分時多采用一級劃分方式，宏觀上能夠滿足應(yīng)用需求，但需要更進(jìn)一步細(xì)致要求時，此種層次劃分方式的弊端便顯現(xiàn)出來，科學(xué)性和系統(tǒng)性不強。以病種和職業(yè)等作為依據(jù)對文書檔案進(jìn)行二次劃分是很多疾控機構(gòu)的需求，基于原有層次劃分體系作層級擴充和延伸，將有助于解決因不常見疾病和業(yè)務(wù)所引發(fā)出的檔案應(yīng)用混亂問題。比如將寄生蟲病劃分到地方疾病種類中;將一些常見非傳染性疾病劃分為流行病范圍，如高血壓病;又比如將針對特殊內(nèi)容的檢驗資料歸類到地方衛(wèi)生檢驗檔案中，如病毒毒理、微生物等。此類由檔案劃分層次不夠細(xì)致如引發(fā)的一系列問題值得關(guān)注，需要投入更多精力和時間著重解決，使檔案管理一致性、連貫性和系統(tǒng)性得到增強。

3.檔案收集與分類交叉問題嚴(yán)重

在疾控中心檔案管理工作中，文書檔案管理與專業(yè)檔案管理存在本質(zhì)不同，但在實際工作中也存在一定交叉性和重復(fù)性。舉例來說，與疾病專業(yè)內(nèi)容相關(guān)的計劃和指示以及全部規(guī)范性文件，在專業(yè)檔案管理中被劃分到專業(yè)檔案類范疇;相同的分類方式在文書檔案管理中會被列入行政管理類范疇，屬于疾病文書檔案類。另外，包括科研計劃和專業(yè)人員論文在內(nèi)的部分科研檔案歸屬于專業(yè)檔案類，但從專業(yè)技術(shù)人員角度來看，它們又都屬于個人業(yè)務(wù)檔案。同樣道理，對于那些因工作出色而受到表彰的疾控技術(shù)人員來說，他們所接收到的表彰通知和信息全部是針對專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)本身的，應(yīng)當(dāng)被歸類為專業(yè)檔案，但由于表彰決定、通知等一系列行為本身隸屬文書檔案管理工作范疇，因此具體內(nèi)容也會體現(xiàn)在文書檔案中。綜合以上，交叉重復(fù)現(xiàn)象在當(dāng)前檔案管理工作中還是比較普遍的。

4.分類檔案查找時間長

通常情況下，疾控中心文書檔案管理工作需要管理員能夠針對具體檔案類型進(jìn)行分類，在純?nèi)斯げ僮髂Ｊ较?，這樣顯然需要耗費大量時間，加之絕大多數(shù)管理人員不善于創(chuàng)新工作方法，始終堅持使用傳統(tǒng)、保守的檔案分類方式，因此很難大幅度縮減分類管理時間。另一方面，不少地方疾控中心文書檔案仍以紙質(zhì)文件為主，在缺少創(chuàng)新管理方法的前提下，單靠人工操作很難保證不出現(xiàn)錯誤，而糾錯本身也需要大量時間，這便進(jìn)一步增加了工作難度，致使管理質(zhì)量和效率遲遲無法得到提升。

二、應(yīng)用信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作的價值與作用

1.提升文書檔案管理質(zhì)量和效率

傳統(tǒng)理念下的文書檔案管理工作，主要是以人工方式來進(jìn)行檔案管理，工作人員需要根據(jù)具體管理要求和檔案存儲需求來對文書檔案進(jìn)行收集與整合、歸類與保存。顯然，這種管理方式會浪費掉大量時間、人力、物力，增加了工作成本，卻未能提高工作效率。運用信息技術(shù)于疾控中心檔案管理工作，可以將相關(guān)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息形式，這樣便節(jié)省檔案收集與整合、歸類與存放的時間，使文書檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化和升級，既減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又充分提升了文書檔案管理效率，檔案資源利用效率同樣也得到明顯改善。

2.提高疾控中心文書檔案管理安全性

對于疾控中心文書檔案管理工作來說，由傳統(tǒng)管理觀念和思想所支撐的管理行為以具體實物作為管理對象，所謂“實物”，主要是指紙質(zhì)檔案，也包括與之相關(guān)的事物，如書架、倉庫等，它們都很容易受外界環(huán)境因素影響而發(fā)生“改變”。比如隨著時間的推移，檔案紙張會變黃、脆弱;比如室內(nèi)濕度變高后會使檔案受潮;比如室內(nèi)雜物過多容易引發(fā)火災(zāi)等。在疾控中心文書檔案信息化管理中，將紙質(zhì)檔案替換為電子檔案，可有效改善和改變檔案存儲環(huán)境，在虛擬環(huán)境下，文書檔案不會受到火患威脅，也不會受其他環(huán)境因素影響，使其檔案安全性得到更好保障，滿足檔案管理的要求及需求，促使檔案管理工作更好發(fā)展。

3.便于查找和搜索資料

辦公管理類軟件屬于最淺顯的信息技術(shù)應(yīng)用，使用簡單的計算機軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可實現(xiàn)。基于不同工作內(nèi)容和性質(zhì)，實際應(yīng)用時對軟件功能要求也會有所不同。考慮到疾控中心工作的特殊性和重要性，需要對檔案管理行為給予足夠重視，建議使用功能豐富、強大的信息技術(shù)類管理軟件進(jìn)行檔案管理。既能夠方便文書檔案資料存儲，也有利于提高檔案存儲安全性。此外，在信息技術(shù)類管理軟件支持下，疾控中心檔案管理工作人員可以更加全面和系統(tǒng)地對檔案內(nèi)容進(jìn)行查閱。隨著紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代，文書檔案信息能夠被信息管理系統(tǒng)自動識別并存入后臺數(shù)據(jù)庫，對于管理人員來說，只要使用信息檢索功能即可完成檔案搜索和查找任務(wù)。

4.便于共享資料和節(jié)約存儲空間

大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息化技術(shù)的一種表現(xiàn)形式，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)日新月異的發(fā)展，同一系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)共享行為變得越來越普遍。眾所周知，流行病學(xué)統(tǒng)計是疾控中心一項重要工作內(nèi)容，具體統(tǒng)計行為需要在對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理和分析基礎(chǔ)上去實現(xiàn)，與人工梳理、分析、統(tǒng)計相比，借助統(tǒng)計學(xué)軟件、辦公軟件系統(tǒng)，以及區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)庫，可更加快速準(zhǔn)確地獲得結(jié)論和結(jié)果。特別是在面對各類應(yīng)急事件時，數(shù)字化和智能化特征明顯的信息技術(shù)可對疫情信息做快速分析和處理，并幫助工作人員制定有效策略，使疫情得到有效控制。此外，由信息技術(shù)所支持的檔案管理工作，可最大限度地節(jié)約存儲空間，能夠避免因環(huán)境問題所帶來的影響，如火災(zāi)、潮濕等。

5.推動疾控中心信息化發(fā)展

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，越來越多具有現(xiàn)代化特征的新技術(shù)被應(yīng)用于企事業(yè)單位工作中，工作人員對信息技術(shù)與信息化設(shè)備的應(yīng)用需求也越來越高。將信息技術(shù)應(yīng)用于疾控中心檔案管理工作，可有效促進(jìn)疾控中心信息化發(fā)展，使疾控中心各項與文書檔案管理相關(guān)的管理工作能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，實現(xiàn)自身價值最大化。

6.促進(jìn)疾控中心防疫工作順利開展

疾控中心信息發(fā)布質(zhì)量與有效性直接關(guān)系到社會大眾身體健康，面對相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營單位變化頻繁這一現(xiàn)象，將信息技術(shù)運用到疾控中心的檔案管理工作中，可以提升相關(guān)內(nèi)容監(jiān)測檔案更新的有效性與及時性，使疾控中心工作人員有效掌握相關(guān)區(qū)域生產(chǎn)經(jīng)營單位信息，及時調(diào)整相關(guān)的公共場所防疫工作，保證社會大眾的生命安全。

7.便于更新疾控中心健康信息

應(yīng)用多種信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作，可以有效提升文書檔案資料的整理與收集速度，使相關(guān)疾病健康信息得到及時更新。這一行為也間接性使社會大眾獲得最新疾病健康知識與疾病預(yù)防措施，在很大程度上阻止和控制了突發(fā)性疾病蔓延速度，降低社會大眾感染疾病的風(fēng)險，保證公共衛(wèi)生安全。對于疾控中心科研人員來說，科學(xué)研究工作需要有最新專業(yè)信息和資料做支持，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將有助于提升科研工作效率和水平。此外，公共衛(wèi)生專業(yè)領(lǐng)域的教育人員還可以有效利用最新的檔案數(shù)據(jù)信息來開展相關(guān)教育活動，讓學(xué)員可以了解社會健康問題最新情況，提升公共衛(wèi)生專業(yè)領(lǐng)域教育水平。

三、不同信息技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的具體應(yīng)用

信息技術(shù)涵蓋廣泛，其中最基礎(chǔ)的一項技術(shù)就是計算機技術(shù)。但計算機技術(shù)又分為很多分支技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)，軟件工程技術(shù)等，且每個分支又包含很多專項技術(shù)，這與計算機應(yīng)用方向廣泛有直接關(guān)系。下面以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為例進(jìn)行論述。

1.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的應(yīng)用

應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于疾控中心文書檔案管理，需要借助具體的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用策略。所謂網(wǎng)絡(luò)，簡單理解起來，就是由多種不同功能硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備所構(gòu)成的信息傳輸體系，它可以實現(xiàn)不同部門在同一時間、不同地點進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，可加強各部門間的聯(lián)系。常用硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括：路由器、二層交換機、三層交換機、服務(wù)器、防火墻等，每一臺網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都可以根據(jù)實際應(yīng)用需要設(shè)置安全策略，因為數(shù)據(jù)信息在整個傳輸過程中很容易被竊取和篡改，所以加強網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)是每一個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展時期都最為重要的話題。由信息技術(shù)所支持的疾控中心文書檔案管理，會在局域網(wǎng)構(gòu)建起的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成工作任務(wù)。局域網(wǎng)屬于內(nèi)網(wǎng)，所使用的IP地址是內(nèi)網(wǎng)IP，一般認(rèn)為，只要管理好核心路由，嚴(yán)格防火墻策略，就可以保證內(nèi)網(wǎng)主機和二層交換機應(yīng)用安全。實則不然，由于工作需要，主機直接訪問外網(wǎng)IP的行為時有發(fā)生，若病毒被嵌入進(jìn)主機所感興趣的網(wǎng)頁或網(wǎng)站，主機就會面臨嚴(yán)重安全風(fēng)險，一旦病毒通過中間介質(zhì)進(jìn)入主機，局域網(wǎng)環(huán)境下的其他主機也會被感染，因為局域網(wǎng)環(huán)境下，不同主機間的通信行為十分頻繁。因此在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于疾控中心文書檔案管理時，不僅要關(guān)注表象層信息技術(shù)應(yīng)用效果，更要加強內(nèi)網(wǎng)設(shè)備安全防御能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員需要定期檢查路由策略和交換策略是否安全可靠，是否能夠滿足檔案管理工作需求，同時詳細(xì)制定應(yīng)急方案，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題，立刻啟用備選方案。

由下至上看，底層主機主要依靠核心交換機光纖接口實現(xiàn)與外網(wǎng)通信，通常情況下，內(nèi)網(wǎng)通信行為主要被限定在由普通二層交換機、服務(wù)器、集線器、打印機、掃描儀、繪圖儀、客戶端所構(gòu)成的應(yīng)用型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在此條件下，服務(wù)器系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)運行環(huán)境是關(guān)鍵，要保證操作系統(tǒng)功能足夠強大，這樣可以滿足工作需求，同時也要制定安全策略，這樣可以提升系統(tǒng)安全性。而作為銜接內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵設(shè)備，核心交換機與核心路由器的功能和安全等級必須最高，只有這樣，高級別安全策略才能得以發(fā)揮。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時代，維護(hù)數(shù)據(jù)信息已成為人們的共識，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)就是掌握大數(shù)據(jù)資源，只有掌握更多數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)存儲價值才會得到提升。對于疾控中心文書檔案管理來說，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)于工作實際，能夠更好洞悉檔案管理行為，把握管理工作尺度，從而有效提升檔案管理工作質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)技術(shù)可看成是很多類技術(shù)的集成或匯總，因為這些技術(shù)應(yīng)用目的和行為都與數(shù)據(jù)有關(guān)，且數(shù)據(jù)量非常巨大，因此被稱作大數(shù)據(jù)技術(shù)。其主要內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)收集與存取、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘、模型預(yù)測等。站在不同維護(hù)和空間，大數(shù)據(jù)所代表的意義也有所不同，站在行業(yè)角度，比如銷售，相關(guān)部門和技術(shù)人員可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和統(tǒng)計分析技術(shù)對消費者消費行為進(jìn)行整理、分析，將重要元素提取出來，揣摩消費者心理，然后制定更容易被消費者接受，或更能滿足他們心理的營銷策略。對于疾控中心文書檔案管理工作來說，若要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，最大限度地使檔案管理工作變得更為合理以及通過技術(shù)應(yīng)用來糾正管理行為，預(yù)判事件發(fā)生行為，提高文書檔案管理有效性，首先要基于檔案數(shù)據(jù)資料收集與存儲需求來建立數(shù)據(jù)模型，然后通過統(tǒng)計分析對檔案收集和存儲行為做進(jìn)一步數(shù)據(jù)挖掘。

四、結(jié)束語

在疾控中心實際工作進(jìn)程中，為獲得更多令人滿意的發(fā)展結(jié)果，需要在緊密銜接各項工作內(nèi)容時，最大限度地發(fā)揮每一項工作所具有的價值和作用。作為整個檔案管理工作中一項比較重要的內(nèi)容，文書檔案管理對推動疾控中心業(yè)務(wù)發(fā)展有著重要幫助。作為文書檔案管理人員，需要在提升自身管理能力和更新管理理念的同時，充分利用現(xiàn)代化管理手段于實際工作，使文書檔案管理信息化水平得到顯著提升，確保檔案管理工作的開展符合實際需求，為檔案資源的理想應(yīng)用提供有效支持與保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]佘春紅.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[2]李暉華.疾病預(yù)防控制中心檔案信息化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021

[3]金 鵬.大數(shù)據(jù)環(huán)境下疾控檔案信息化建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2021

[4]江 歆.疾控檔案管理信息化建設(shè)的分析[J].科技資訊，2020

（作者單位：臨沂市疾病預(yù)防控制中心）