檔案管理在單位內(nèi)部控制方面的作用及應(yīng)用措施

摘 要：檔案管理是對實體檔案進行收集、整理、保存、鑒別、統(tǒng)計和加以利用的一種活動，同時檔案管理也是進行信息管理的重要環(huán)節(jié)。在單位進行檔案管理和內(nèi)部控制之間有著非常密切的關(guān)系，單位內(nèi)部重視對重要文件及合同等進行合理保管，能夠?qū)挝坏睦娈a(chǎn)生保護作用，同時也可以促進單位內(nèi)部控制管理。但是，當(dāng)前許多單位并沒有樹立起檔案管理和單位內(nèi)部控制聯(lián)系的意識，不重視檔案管理，在檔案管理上還是采用人力進行收集和整理，并沒有形成檔案的系統(tǒng)化管理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄漏、遺失等情況，嚴重影響單位內(nèi)部正常管理。文中主要對檔案管理在內(nèi)部控制方面的作用以及應(yīng)用措施進行分析研究，以促使單位意識到檔案管理對內(nèi)部控制管理的重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;內(nèi)部控制;作用;應(yīng)用

當(dāng)前，一些單位對于檔案管理的重要性還沒有意識到，甚至有的單位根本沒有理解為什么要進行檔案管理，在檔案管理部門設(shè)立和人員的選擇上都是敷衍了事。殊不知，如果單位中檔案管理一旦出現(xiàn)問題，對檔案的保存管理就會受到影響，不僅會導(dǎo)致信息資料損毀或遺失，甚至還會影響到單位的制度、流程以及合同等不能得到證實或說明，沒有確鑿的依據(jù)，對單位管理產(chǎn)生嚴重的危害，降低單位的內(nèi)部管理效果，造成單位內(nèi)部產(chǎn)生管理上的混亂，同時也會危及到整個單位的運行及發(fā)展。想要發(fā)揮檔案管理的作用，就需要了解檔案管理和內(nèi)部控制之間的關(guān)系，明確檔案管理對內(nèi)部控制的作用，之后在根據(jù)單位的特點選擇檔案管理的應(yīng)用措施。

一、檔案管理在單位內(nèi)部控制方面的作用

對單位來講，檔案就是單位運行中的一些證明文件、制度文件以及對重要合同的留底等，對這些檔案文件進行保管，能夠起到依據(jù)和憑證的作用。如果單位在運行過程中出現(xiàn)某些問題，就能夠采用相關(guān)檔案加以證明，幫助單位運行更為穩(wěn)定，因此檔案管理對于單位內(nèi)部控制具有重要作用。為促使各單位重視檔案管理，促使單位經(jīng)濟效益提升，國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委三者聯(lián)合發(fā)布《企業(yè)檔案管理辦法》，目的是讓各單位能夠重視檔案管理工作。

1.提供合法合規(guī)的依據(jù)

檔案是單位內(nèi)部按照法律法規(guī)開展各種活動的原始記錄，是以文字、數(shù)據(jù)作為重要形式的記錄性材料，這些材料包含企業(yè)、單位中各種經(jīng)營活動、人事活動等相關(guān)過程和細節(jié)要素，能夠直接體現(xiàn)單位在內(nèi)部控制中的行為，為單位運轉(zhuǎn)、決策以及戰(zhàn)略方針的提出和實施提供詳細依據(jù)。企業(yè)、單位的經(jīng)營和管理是一種非常復(fù)雜的“工程”，所以，在企業(yè)、單位的運轉(zhuǎn)過程中借助檔案進行記錄能夠隨時讓單位相關(guān)責(zé)任人、管理人員進行審計和核查，也能夠在遇到管理問題時作為法律憑證進行使用。對檔案的證明依據(jù)作用不重視，會影響單位的正常運行和整體經(jīng)營，同時也會給單位造成不可估量的損失，導(dǎo)致單位在經(jīng)營上是否合法合規(guī)遭受質(zhì)疑，在簽訂業(yè)務(wù)合同或者勞務(wù)合同時可能會產(chǎn)生巨大的障礙。

例如，如果檔案中沒有合法的證明文件，在業(yè)務(wù)合同內(nèi)容的理解上就會出現(xiàn)分歧，使單位的合法權(quán)益受到損害，并且因為單位不能提供證明進行合法活動的文件，就會承受一定的法律制裁風(fēng)險，對單位的形象及其他方面產(chǎn)生難以預(yù)計的損失。

2.監(jiān)督控制提升

單位內(nèi)部的監(jiān)督控制影響著整個單位的持久發(fā)展，自我監(jiān)督控制能夠減少單位內(nèi)部各種問題和漏洞的出現(xiàn)，一旦單位監(jiān)督控制體系健全之后，就能夠有效規(guī)避各種風(fēng)險。單位在內(nèi)部監(jiān)督控制管理過程中需要明確標準，而且需要以文件的形式加以落實。

此時，檔案部門就會發(fā)揮其管理作用，可以對單位內(nèi)部制定的各種監(jiān)督控制制度內(nèi)容進行審查和檢驗，對其中不合適的地方進行修正更新，從而能夠讓內(nèi)部監(jiān)督控制制度內(nèi)容更加符合單位實際情況，更加合乎法律的規(guī)定。

與此同時，單位內(nèi)部監(jiān)督控制形成的制度性文件也需要放在檔案管理部門進行妥善保管，保證在之后的內(nèi)部管理控制工作執(zhí)行過程中有依據(jù)，并能夠進行查詢。

3.信息質(zhì)量提高

質(zhì)量水平較高的信息能夠幫助單位內(nèi)部控制活動更加高效，同時也是活動實施的基礎(chǔ)。重視檔案管理能夠讓單位內(nèi)部控制過程中得到的信息質(zhì)量水平提高。對信息質(zhì)量水平的高低主要從精確性、一致性、完整性和及時性四個方面判斷。檔案管理也是從四個方面入手，以提升單位內(nèi)部控制過程中所需要的各種信息的質(zhì)量水平。質(zhì)量水平高的檔案是單位進行各種活動的原始證明依據(jù)，因此符合精確性要求，同時，檔案需要從單位的初始創(chuàng)建、成長過程到逐漸發(fā)展等過程進行記錄，因此符合要求中的一致性和完整性，只有檔案管理的信息化水平不斷提升才能夠滿足單位在內(nèi)部控制過程中信息的及時性需求。

4.信息交流增強

如果單位內(nèi)部存在信息傳遞不順暢、及時性較差等問題，就會影響單位內(nèi)部的決策，制定的各種制度措施不能貫徹落實。現(xiàn)代單位進行內(nèi)部控制的過程中經(jīng)常采用ERP模式對不同部門、不同地區(qū)、不同時空中的信息進行收集，從而滿足單位進行內(nèi)部控制的信息需求。但是，檔案管理部門是單位中所有信息的匯聚點，ERP模式中發(fā)揮著重要的作用。如在ERP模式中將電子檔案系統(tǒng)進行擴展建設(shè)，在電子檔案系統(tǒng)中對各種證明、賬簿、表格等以往數(shù)據(jù)加以管理，能夠?qū)σ呀?jīng)形成的各種歷史數(shù)據(jù)進行安全保存，并且在部門之間進行傳遞，這樣可以降低單位在內(nèi)部管理上的成本消耗。

二、內(nèi)部控制過程中檔案管理的應(yīng)用措施

單位進行內(nèi)部控制需要在信息反饋的基礎(chǔ)上運行，檔案管理部門是各種信息的交匯中心，對于內(nèi)部控制管理有著非常重要的影響。因此，從內(nèi)部控制上講，應(yīng)該重視檔案管理的應(yīng)用，應(yīng)該強化檔案管理的作用，為單位內(nèi)部控制提供更充足的信息保證，有效促進內(nèi)部控制工作能夠正常運轉(zhuǎn)。

1.明確檔案管理的目標

黨委在對檔案資料的管理過程中要將其與單位內(nèi)部控制工作相結(jié)合，在加強內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)基礎(chǔ)上對關(guān)鍵性信息做出記錄，從而使信息健全、環(huán)節(jié)可靠，確保所收集資料的可靠性、全面性和真實性?；诖?，單位在收集資料、建立檔案時要明確目的性和針對性，使檔案可以全面反映出單位的各項經(jīng)營活動。這要求單位在記錄信息時靈活、生動，不要對單位中各項工作和經(jīng)營進行復(fù)刻性記錄，從而提高檔案在內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中的應(yīng)用價值。各單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部控制的具體工作、環(huán)境、目標對檔案做出分類匯總、分類整理，借助檔案資料考察內(nèi)部控制工作情況，及時找到其中存在的問題，并做出糾正、整改，進一步使單位內(nèi)部控制工作條理更清晰、制度更完善、系統(tǒng)更健全。

2.完善檔案管理制度建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)中有諸多的要素工作系統(tǒng)，其中有檔案管理體制、工作制度、信息管理等內(nèi)容。是相關(guān)人員進行檔案管理的具體行動指導(dǎo)和業(yè)務(wù)執(zhí)行標準，是進行檔案管理工作的運行標準以及開展依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中指出檔案工作制度的內(nèi)容應(yīng)該是一個重點，可以作為一個制度體系單獨列出，并且指出檔案工作制度中應(yīng)該有工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范三個基本內(nèi)容，這也從側(cè)面證明制定檔案制度的重要性。

當(dāng)前，國內(nèi)多數(shù)單位內(nèi)部檔案制度建立是比較完善的，但是隨著時代的發(fā)展以及內(nèi)部控制工作上的變化及需求，檔案工作制度也要隨之不斷改進和修正，從產(chǎn)生文件開始，到對文件進行傳遞和歸檔，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)該明確管理細則，保證權(quán)利和責(zé)任分明，保證管理檔案是真實且完整有效的，促使檔案管理工作效率提升，并符合相應(yīng)的規(guī)定規(guī)范。與此同時，還應(yīng)該對檔案管理工作進行檢查監(jiān)督，固定時間對檔案制度的執(zhí)行情況加以檢查，在執(zhí)行制度過程中始終堅持制度內(nèi)容貫徹落實，這樣才能滿足單位內(nèi)部控制過程中產(chǎn)生的變化需求。

3.實現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)變

檔案是對單位所有職能活動記錄最終產(chǎn)生的成果，是跟隨單位中各項職能活動的開展而不斷產(chǎn)生的。不管對于哪個部門來講，形成的各種檔案都是其在各項活動中最原始的記錄，能證明其職能作用，是進行工作績效評定時的憑證，內(nèi)部控制就是對于單位所有活動開展過程中產(chǎn)生的風(fēng)險評價以及審計上的監(jiān)督。因此，檔案的完整性、系統(tǒng)性，檔案管理的科學(xué)性、合理性，都會影響單位內(nèi)部控制工作是否能有效開展。在傳統(tǒng)的管理過程中，連接檔案管理工作和文件管理工作的接口是“歸檔”工作，檔案部門并沒有在文件歸檔之前對其進行合理控制，檔案管理工作在單位內(nèi)部控制管理中成為重點。想要促進檔案得到有效管理，就需要重視檔案管理的靈活多樣性，讓檔案管理工作范圍能夠延伸至單位中各種文件材料形成之初，對檔案管理工作中各個流程進行重新組合，從而形成對檔案管理的正確模式，如對文檔進行一體化管理或者促進單位信息一體化建設(shè)。應(yīng)該突破當(dāng)前有關(guān)文件管理的固定思維，從對文書管理以及檔案管理的整體出發(fā)，繼而形成文件產(chǎn)生、辦理再到檔案歸檔整個過程的管理，讓單位檔案管理實現(xiàn)從前端進行控制管理。這一模式的形成需要檔案管理部門與各項職能活動同步，對沒有歸檔之前的文件管理活動進行監(jiān)督和控制，完成從文件產(chǎn)生到檔案歸檔的整個過程和管理，實現(xiàn)歸檔工作效率提升。同時，還應(yīng)該重點關(guān)注歸檔范圍以及分類體系重新劃分，和各業(yè)務(wù)部門之間通力合作，要把單位重要活動的檔案跟蹤工作做好，將容易遺落的文檔及時歸檔，養(yǎng)成良好的檔案收集習(xí)慣，促使單位內(nèi)部控制活動能夠在足夠的檔案資源依據(jù)基礎(chǔ)上更進一步。

4.重視人員參與意識提升

在單位內(nèi)部控制中檔案管理起到的作用非常重大，而單位領(lǐng)導(dǎo)及員工具備的檔案意識會對檔案管理水平發(fā)展的高低程度產(chǎn)生直接影響。因此，想要充分發(fā)揮檔案管理在內(nèi)部控制中的積極作用，應(yīng)該在整體上將檔案管理的意識提升。首先，對于單位的管理者來講，應(yīng)該全面意識到檔案管理在內(nèi)部控制中起到的重要作用。

因為檔案產(chǎn)生和最終保存的地方都是在單位內(nèi)部，并沒有其外在的產(chǎn)品特性，因此經(jīng)常會被管理人員無視。但隨著單位內(nèi)部控制的不斷發(fā)展，檔案在內(nèi)部控制發(fā)展過程中起到的參考以及證明作用也愈加凸顯，檔案管理工作在單位各項活動中的重要價值也愈發(fā)顯著，只有管理人員對檔案管理工作加以重視，才能夠促進檔案工作在內(nèi)部控制過程中更加有序進行。

其次，對于實際的檔案管理人員來講，他們對于檔案管理工作的了解水平，也會對檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣產(chǎn)生重要影響。因此，應(yīng)該重視提升檔案管理人員對檔案管理工作的認識，增強對檔案相關(guān)領(lǐng)域工作內(nèi)容的認知，促進檔案管理思想水平提升，對現(xiàn)代企業(yè)管理制度以及與檔案管理相關(guān)的知識內(nèi)容進行學(xué)習(xí)，充分認識檔案管理在內(nèi)部控制過程中起到的重要作用和影響，確保其在平常的檔案管理工作中認真履行職責(zé)，并積極開展各項檔案工作內(nèi)容，保證檔案管理工作能夠促進單位的內(nèi)部控制。

最后，對其他部門人員來講，應(yīng)該幫助其意識到檔案管理對單位發(fā)展的重要性，這就需要檔案管理人員不斷向其他部門員工進行檔案管理宣傳講解，幫助其他人員意識到檔案管理是對單位各項活動記錄的原始憑證，檔案管理和單位各部門活動的開展以及單位內(nèi)部控制工作的有序運行都是密切相關(guān)的。重視其他業(yè)務(wù)部門人員對檔案意識的提升，幫助檔案管理工作和內(nèi)部控制工作形成同步，促進單位文檔一體化或者是信息一體化建設(shè)，才能有助于檔案管理的所有環(huán)節(jié)工作可以在單位內(nèi)部控制體系中有序進行。

4.重視檔案管理法律法規(guī)建設(shè)

國內(nèi)已有的檔案管理法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為單位檔案管理提供了相應(yīng)標準和依據(jù)，《基本規(guī)范》則為單位合理的內(nèi)部控制進行指導(dǎo)?！痘疽?guī)范》中經(jīng)常提到資料、記錄等字樣，證明檔案管理工作是重要的，雖在詳細的內(nèi)容中沒有確切指出，但對檔案管理法律法規(guī)以及內(nèi)部控制規(guī)范進行分析得出，兩者存在一定的相互關(guān)聯(lián)性，想要有序?qū)崿F(xiàn)單位內(nèi)部控制就需要得到檔案管理的保障。國內(nèi)已經(jīng)發(fā)布的各種法律文件中雖沒有明確對檔案管理工作進行規(guī)定，但是隨著單位內(nèi)部控制不斷發(fā)展，我國的社會檔案意識也在不斷提升。

近幾年，在各種內(nèi)部控制規(guī)章制度中也逐漸出現(xiàn)對檔案管理的要求，如建議相關(guān)部門對有關(guān)企業(yè)的法律法規(guī)進行制定和修訂時，應(yīng)該明確企業(yè)內(nèi)部建立的業(yè)務(wù)檔案和財務(wù)檔案等要求，對保管期限進行合理設(shè)置，形成企業(yè)內(nèi)部檔案工作制度，以便檔案的原始性及完整性得到保持，促進企業(yè)內(nèi)部控制管理。重視企業(yè)檔案管理的重要性，加強檔案管理有關(guān)的各項法律法規(guī)的建設(shè)，不僅讓內(nèi)部控制和檔案管理之間形成更為密切的關(guān)系，還能夠讓兩者互相促進發(fā)展，同時從國家層面提議，建立完善單位內(nèi)部控制和檔案管理的長期合作機制是促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要措施。

三、結(jié)語

檔案管理是單位進行內(nèi)部控制不能缺少的重要環(huán)節(jié)，同時也是單位活動符合法律規(guī)定的重要證明。檔案管理有效運行能夠促進單位內(nèi)部的監(jiān)督管理工作，能夠?qū)χ匾畔⑦M行保存，還可以幫助單位內(nèi)部進行信息交流，充分發(fā)揮檔案管理在內(nèi)部控制的積極作用。明確檔案管理在單位內(nèi)部控制的意義及功能，促進相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力及檔案管理的質(zhì)量水平提升，明確檔案管理中每一個流程的主要責(zé)任人，充分發(fā)揮檔案管理在單位內(nèi)部管理控制中的作用，讓檔案管理工作有序進行。

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（作者單位：濰坊市奎文區(qū)圖書館）

基金項目：大數(shù)據(jù)時代公共圖書館圖書資料管理的創(chuàng)新方向項目編號：JKSC2762

作者簡介：劉新麗（1968—），女，漢族，山東濰坊人，大專，館員，研究方向：圖書資料。