高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全性研究

摘 要：安全性是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞必須堅守的底線。隨著高校畢業(yè)生規(guī)模和數(shù)量的不斷擴大，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞存在時間集中、方式多元、去向多樣、資料多樣和過程可追溯等特點。但因安全意識不高、安全防范措施跟進不足等原因，導致高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全問題時有發(fā)生。需要針對高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的特點、安全形勢及原因，采取有針對性的防范措施，切實增強高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全防線，為高校畢業(yè)生順利就業(yè)、維護學生權(quán)益做出應有貢獻。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生;檔案轉(zhuǎn)遞;安全

根據(jù)教育部統(tǒng)計，2022屆高校畢業(yè)生規(guī)模預計達到1076萬人，較2021年增加167萬人。畢業(yè)生人數(shù)首次突破千萬大關(guān)，規(guī)模和數(shù)量創(chuàng)歷史新高，對檔案轉(zhuǎn)遞工作也提出了新的更高的要求。根據(jù)規(guī)定，高校每年將在畢業(yè)前夕完成檔案轉(zhuǎn)遞工作，高校畢業(yè)生檔案按生源地及工作地，存放于縣級以上人社部門所屬公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)，以及經(jīng)省級人力資源和社會保障部門授權(quán)管理流動人員人事檔案的機構(gòu)，由其保管非公單位就業(yè)和離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案。在機關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)的畢業(yè)生，檔案由其人事部門保管。暫未找到就業(yè)單位的，可申請由高校免費保管，時間為兩年，兩年內(nèi)找到工作的，均可由保管學校開具報到證。嚴禁個人保管自己的檔案。在具體轉(zhuǎn)遞過程中，高校畢業(yè)生檔案安全性一直備受用人單位和學生的廣泛關(guān)注。檔案轉(zhuǎn)遞是否安全、及時、準確，不僅會影響高校畢業(yè)生的就業(yè)，甚至還會制約人才的流動和資源共享。因此，要高度重視高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中影響安全的問題，提前做好應急預案和各項準備工作，確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全、及時。

1 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞特點

根據(jù)“人隨檔走”的原則，高校應根據(jù)畢業(yè)生的去向決定其檔案轉(zhuǎn)遞的具體存放位置。隨著畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式、轉(zhuǎn)遞要求和轉(zhuǎn)遞內(nèi)容的變化，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作呈現(xiàn)以下特點：

1.1 轉(zhuǎn)遞時間集中化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞主要集中于7月份，雖然有些畢業(yè)生選擇將檔案繼續(xù)暫存于高校內(nèi)，但大部分高校畢業(yè)生因就業(yè)或因方便使用需要將檔案轉(zhuǎn)遞至專門機構(gòu)或場所。因此，高校必須在轉(zhuǎn)遞前完成畢業(yè)生檔案的提檔、資料接收、檔案袋密封、寄送信息審核等相關(guān)工作。時間緊，任務(wù)重，給檔案安全轉(zhuǎn)遞帶來巨大挑戰(zhàn)。

1.2 轉(zhuǎn)遞方式多元化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式也是隨著國家的相關(guān)規(guī)定變化而變化。2015年前，明確要求高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞要么選擇機要交通，要么采取專人取送，絕大部分都采取機要通信方式進行轉(zhuǎn)遞，學校、機要部門轉(zhuǎn)遞工作繁忙。2015年6月開始，國家郵政局、教育部、人社局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項的通知》，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞可采用“郵政EMS標準快遞”形式轉(zhuǎn)遞，對涉密高校、涉密專業(yè)和到涉密單位就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，要求繼續(xù)以“郵政機要通信或派專人轉(zhuǎn)遞”。自此，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞為以EMS轉(zhuǎn)遞為主，其他轉(zhuǎn)遞為輔的多元轉(zhuǎn)遞模式。

1.3 轉(zhuǎn)遞去向多樣化

隨著高校畢業(yè)生數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，國家也積極推動靈活就業(yè)模式。2020年，國務(wù)院專門出臺《關(guān)于支持多渠道靈活就業(yè)的意見》，就業(yè)領(lǐng)域更加多樣，就業(yè)方式更加靈活，就業(yè)時間更加寬泛。與之相對應，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向就呈現(xiàn)出更加多樣化的特點。在國家機關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)，且有編制的，將檔案直接郵寄其人事部門;沒有編制的非公人員檔案，則將檔案郵寄至用人單位委托的專業(yè)人事代理機構(gòu);就業(yè)于民營企業(yè)或私營企業(yè)的，檔案則郵寄回原籍所在縣級及以上人社部門下屬的人才服務(wù)機構(gòu)，或者就業(yè)單位所在地人才服務(wù)機構(gòu)妥善保管;暫未就業(yè)的，可暫存于高校;自主創(chuàng)業(yè)或暫未就業(yè)的，也可選擇將其人事檔案托管至原籍人才服務(wù)機構(gòu);選擇留學或暫存于高校（最長時間為2年）超過暫存期限的，由學生本人提出轉(zhuǎn)遞或由具有檔案接收權(quán)限的單位、機構(gòu)來函調(diào)檔。

1.4 轉(zhuǎn)遞資料多樣化

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞并非簡單的郵寄、轉(zhuǎn)交學生檔案，在此之前還需要做好畢業(yè)生檔案的歸檔工作。本科生、碩士生、博士生檔案材料不盡相同。其中，主要是錄取通知書、學生成績單、畢業(yè)生登記表、報到證、學位授予材料、在校期間的獎懲資料、取得的各類資格證登記資料、個人體檢材料，以及黨員發(fā)展材料，等等。畢業(yè)人數(shù)多，每人情況不同，材料不同，這就需要大量時間和人力對檔案材料進行核查，以保證檔案材料的完整性。

1.5 轉(zhuǎn)遞流程可追溯

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息化技術(shù)含量越來越高，使轉(zhuǎn)遞流程及結(jié)果可實時追溯，為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞提供可靠技術(shù)保障。每一次檔案轉(zhuǎn)遞，都可一鍵導入畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息，轉(zhuǎn)遞地域、行業(yè)、時間等信息快速統(tǒng)計，形成檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)信息，提高檔案轉(zhuǎn)遞效率。將EMS郵寄單號與檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)共享，能夠?qū)崟r跟蹤畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息。作為高校畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞主體，可實時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞流程，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，提前告知接收單位檔案轉(zhuǎn)遞的時間等信息，使檔案接收單位或部門把握接收時間節(jié)點。由于檔案轉(zhuǎn)遞軌跡可追溯、可查詢，減少了因檔案快遞環(huán)節(jié)引發(fā)的矛盾糾紛。

2 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全問題

高校畢業(yè)生檔案記錄了學生的成長經(jīng)歷，以及高校的培養(yǎng)過程，是用人單位考察、了解人才，以及后期提拔、晉升的重要依據(jù)。但由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞量大、轉(zhuǎn)遞時間集中、轉(zhuǎn)遞流動性強、轉(zhuǎn)遞去向廣泛等等，影響了檔案轉(zhuǎn)遞中的安全性和可靠性。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中存在的安全問題主要表現(xiàn)如下：

2.1 轉(zhuǎn)遞方式“多元”存隱患

安全，是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞必須堅守的底線，在轉(zhuǎn)遞過程中任何閃失都會給畢業(yè)生就業(yè)和成長、發(fā)展帶來不良影響。但從發(fā)生的檔案轉(zhuǎn)遞安全問題來看，除了機要通信轉(zhuǎn)遞具有較強的安全性外，因特快專遞郵寄而導致的檔案安全問題時有發(fā)生。還有畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至原籍后，學生未在指定時間內(nèi)報道，也未確認檔案是否郵寄到。極易造成不知檔案“所蹤”或不知在何環(huán)節(jié)，久而久之，發(fā)生的安全問題無法挽回。

2.2 轉(zhuǎn)遞資料多樣缺規(guī)范

高校畢業(yè)生檔案大多只經(jīng)簡單的收集、歸檔，并未按人事檔案管理要求進行系統(tǒng)的整理、編目，同時各個高校對材料的收集要求又不盡相同，材料內(nèi)容多樣化。轉(zhuǎn)遞檔案時，由于沒有詳細的目錄清單，收檔單位也很難及時發(fā)現(xiàn)資料是否缺少或不規(guī)范，常常難以及時解決。時有印章不全、裝錯材料等情況，給用人單位或人才服務(wù)機構(gòu)的檔案接收工作帶來不便。

2.3 轉(zhuǎn)遞回執(zhí)作用有缺失

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通常參照干部檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定和要求，需要有轉(zhuǎn)遞通知單，并要求收檔單位核對無誤后，在轉(zhuǎn)遞回執(zhí)簽名蓋章;完成轉(zhuǎn)遞后，逾期未退回者，發(fā)檔單位應予以催問，防止丟失。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞時，一般都附有“回執(zhí)”或“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，但在實際轉(zhuǎn)遞過程中，收檔單位未及時將回執(zhí)退回高校或者不予退回。高校對檔案轉(zhuǎn)遞結(jié)果不清楚，發(fā)生檔案丟失安全問題也未能及時追查。部分收檔單位退回回執(zhí)單或通知單，但回執(zhí)欄目填寫不完整，或未填寫，同樣易造成發(fā)生安全問題無法查證。

2.4 轉(zhuǎn)遞過程管理現(xiàn)失控

近年來，隨著高校畢業(yè)生規(guī)模的不斷擴大，重就業(yè)輕檔案轉(zhuǎn)遞的現(xiàn)象不同程度存在，轉(zhuǎn)遞過程中的管理存在失控現(xiàn)象。高校按照之前畢業(yè)生提供的就業(yè)單位或人才機構(gòu)進行檔案轉(zhuǎn)遞，在就業(yè)發(fā)生變化，或因為升學及其他原因未報道的，未及時與學校溝通，出現(xiàn)人檔分離。例如，一些用人單位通過考試擇優(yōu)錄取畢業(yè)生，發(fā)出調(diào)檔函，本人卻不知檔案所蹤，最終未被聘用或錄用，以致影響個人發(fā)展。

3 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全問題原因

3.1 安全意識不強

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞量大、轉(zhuǎn)遞時間較為集中，但從事檔案轉(zhuǎn)遞工作部門及人員的安全意識不強，對檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)安全規(guī)定和要求落實不到位。例如，未按照教育部27號文件，專門設(shè)置學生檔案機構(gòu)，配備的專職檔案人員力量薄弱。轉(zhuǎn)遞檔案前，未重視畢業(yè)生檔案歸檔、整理、裝檔、編目和封裝等，導致畢業(yè)生檔案資料不夠規(guī)范、完整，個別出現(xiàn)裝錯情況。每年檔案轉(zhuǎn)遞前，未有效組織具體從業(yè)人員安全培訓及核查，對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中可能存在的安全風險估計不足、防范措施跟不上。

3.2 轉(zhuǎn)遞信息不準

由于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫不準確、不規(guī)范而導致學生檔案轉(zhuǎn)遞不到位、不及時，埋下諸多安全隱患和問題。例如，接收單位填寫不規(guī)范，收件單位使用簡稱，郵寄至多校區(qū)的未標明具體校區(qū)，或者快遞至有分址單位而未明確具體地點。填寫接收單位不具有畢業(yè)生檔案接收權(quán)限，一旦發(fā)生退檔，高校檔案快遞部門還需要再次聯(lián)系畢業(yè)生進行二次轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞不成功的，便會長時間滯留學校，出現(xiàn)人檔分離，時間久了就會容易造成檔案丟失。此外，轉(zhuǎn)遞檔案信息查詢服務(wù)不及時，EMS終端投遞人員變動大，快件滯留代收點等情況時有發(fā)生，甚至未見回執(zhí)默認送達。

3.3 留滯檔案處理不及時

高校畢業(yè)生檔案因轉(zhuǎn)遞信息填寫錯誤而被退回高校，以及超過2年自主擇業(yè)期繼續(xù)保留檔案在學校而未聯(lián)系學校進行檔案轉(zhuǎn)遞，都屬于留滯檔案，此類問題處理不及時極易造成檔案安全問題。目前，高校也缺少留滯檔案處理的專門辦法和措施，要么坐等畢業(yè)生聯(lián)系學校，要么等待用人單位來函調(diào)檔。隨著高校畢業(yè)留滯檔案的增加，不僅占用了寶貴的高校檔案館公共空間資源，也降低了檔案轉(zhuǎn)遞效率，限制了高校畢業(yè)生檔案的查詢和利用。

4 高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞安全保障措施

4.1 增強檔案意識

要切實增強高校師生的檔案意識，尤其是畢業(yè)生檔案，通過各種途徑引導和鼓勵師生參與到檔案轉(zhuǎn)遞工作。首先是加強檔案宣傳。既要在平時做好檔案宣傳，也要在臨近畢業(yè)學年有重點的加強檔案知識宣傳，通過校園網(wǎng)站、官方微信、微博平臺，以及班級QQ群等，加強畢業(yè)生檔案相關(guān)知識及注意事項的宣傳，潛移默化地影響和引導師生正確認識畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的重要性。其次是把握宣傳重點。在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，重點就檔案轉(zhuǎn)遞的途徑、方法、要求等進行宣傳教育，讓師生了解檔案的重要性、檔案轉(zhuǎn)遞流程，按照要求提供檔案準確的轉(zhuǎn)遞信息，時刻關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞去向，監(jiān)督高校檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，從而形成檔案轉(zhuǎn)遞工作合力，防止出現(xiàn)“死檔”、留滯檔案等，確保檔案安全。

4.2 規(guī)范檔案整理

把檔案安全關(guān)口前移，一是檔案管理人員要注重日常管理，按照人事檔案管理有關(guān)要求，及時收集檔案材料、整理、編目，把工作做在平時，每一案卷內(nèi)既有統(tǒng)一編號，又有詳細案卷目錄;二是加強材料內(nèi)容的甄別，核對印章是否齊全，材料前后是否連續(xù)，無錯裝、漏裝。檔案翔實規(guī)范，也為接收單位提供了準確檔案信息。

4.3 嚴格轉(zhuǎn)遞手續(xù)

要嚴格遵守高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序和要求，始終把安全放在第一位。在轉(zhuǎn)遞學生檔案前，履行必要的檢查程序，確保高校畢業(yè)生檔案的完整性。

在轉(zhuǎn)遞過程中，要認真填寫回執(zhí)單或轉(zhuǎn)遞通知單，詳細寫清楚轉(zhuǎn)遞檔案卷數(shù)、分數(shù)，以及頁數(shù)，確保通知單中所填的信息內(nèi)容與轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案實際內(nèi)容完全一致。嚴格封包，包口封條處加蓋密封印戳。規(guī)范填寫郵寄單，保存記錄備查。

轉(zhuǎn)遞后，要做好“回執(zhí)單”的接收整理，轉(zhuǎn)遞完成收到接收單位的“回執(zhí)”，應逐件附于對應的“檔案轉(zhuǎn)遞通知單存根”之后，存檔備查。重點關(guān)注退回檔案，要檢查其是否與原樣保持一致，是否有拆封等情形。逾期一個月未收到轉(zhuǎn)遞檔案回執(zhí)的，要及時向接收部門或機構(gòu)發(fā)函或去電索取。

4.4 完善轉(zhuǎn)遞查詢

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞完成并非轉(zhuǎn)遞工作的真正結(jié)束，還需要做好檔案去向查詢工作，利用現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)，將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過程全程“留痕”，開通信息查詢渠道，方便學生或用人單位，甚至是高校自身實時查詢檔案，了解畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞進展。具體來說，要求高校提前做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢方案，及時將查詢路徑和方法通過校園網(wǎng)等渠道公布，后期將檔案轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞人員、轉(zhuǎn)遞EMS單號等信息實時錄入系統(tǒng)，畢業(yè)生根據(jù)其學生號或EMS單號及時查詢檔案轉(zhuǎn)遞情況。高校應提供網(wǎng)絡(luò)查詢、電話查詢、短信查詢和人工查詢等各種查詢手段，滿足畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息查詢需求，維護當事人利益。

4.5 強化業(yè)務(wù)培訓

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項專業(yè)且重要的工作，關(guān)乎學生、學校及用人單位多方權(quán)益。要加強業(yè)務(wù)知識培訓，既要讓師生掌握一些基本的檔案轉(zhuǎn)遞知識，更要做好具體從事檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識培訓，重點要做好檔案轉(zhuǎn)遞安全方面的宣傳教育，讓相關(guān)人員熟練掌握檔案流轉(zhuǎn)規(guī)定和要求，始終在思想上繃緊安全防線，做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，為檔案的利用提供方便。

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作者簡介：王梅（1979— ），西安市鄠邑區(qū)人才交流中心館員，研究方向檔案管理。